Что такое план счетов? Как это работает и примеры

В плане счетов перечислены все имена счетов в главной книге компании. Этот инструмент финансовой организации классифицирует эти счета по типам и дает более четкое представление о финансовом состоянии компании. Понимание и создание плана счетов является одним из первых важных шагов к ведению бухгалтерского учета для вашего собственного малого бизнеса.

Перейти к:

Как работает план счетов? Почему важен план счетов? Каковы преимущества плана счетов? Как устроен план счетов? Как настроить план счетов Примеры плана счетов Лучшие практики плана счетов

Как работает план счетов?

План счетов можно рассматривать как систему хранения ваших финансовых счетов. План счетов не только сортирует эти финансовые счета по категориям, но также присваивает каждому из них уникальное имя и числовой код. По сути, план счетов представляет собой единый централизованный справочник, в котором перечислены и систематизированы все финансовые счета по всему бизнесу.

Почему важен план счетов?

План счетов объединяет финансовые счета вашего бизнеса в простые для понимания группы. Многие важные финансовые отчеты, такие как баланс и отчет о прибылях и убытках, создаются с использованием информации из плана счетов. План счетов является одним из основных краеугольных камней, используемых для оценки финансового состояния вашего бизнеса, и ключевой частью любого программного обеспечения для финансового учета малого бизнеса.

Каковы преимущества плана счетов?

Уменьшение ошибок

План счетов гарантирует, что каждая транзакция будет сопоставлена ​​с правильным счетом, что снижает финансовые ошибки во всем бизнесе. Это поддерживает лучшее управление денежными средствами и улучшает общее финансовое состояние бизнеса.

Улучшенная видимость

В плане счетов каждому финансовому счету и субсчету присвоено собственное идентификационное имя и цифровой код. Это дает руководителям очень четкое представление о том, как деньги движутся по компании, что позволяет им принимать более эффективные бизнес-решения.

Более точная отчетность

План счетов также поддерживает более качественную финансовую отчетность, повышая как точность, так и конкретность бизнес-отчетов. План счетов формирует основу, на которой строятся финансовые отчеты.

Большее соответствие

Использование плана счетов в сочетании с другими передовыми практиками бухгалтерского учета может помочь вашему бизнесу соблюдать все соответствующие федеральные, государственные и местные налоговые законы. Информация, содержащаяся в плане счетов, также позволяет вашему бухгалтерскому программному обеспечению автоматически создавать соответствующие финансовые отчеты, такие как налоговые формы.

Как устроен план счетов?

Планы счетов могут иметь множество различных структур и могут быть изменены для соответствия практически любому размеру и типу бизнеса. Гибкость означает, что их можно адаптировать в соответствии с вашими потребностями, но это может немного усложнить создание вашего первого плана счетов.

Если вы еще не выбрали шаблон для своего плана счетов, мы рекомендуем перечислять счета в том порядке, в котором они будут отображаться в финансовых отчетах. Итак, начните с балансовых счетов, затем счетов отчета о прибылях и убытках и так далее. Базовый план счетов будет содержать следующие пять категорий:

Ресурсы. Обязательства. Капитал. Доход. Затраты.

Если у вас много финансовых счетов, вы можете разбить их на дополнительные подкатегории, например, операционные доходы или внеоперационные убытки, чтобы все было организовано. При необходимости вы даже можете разбить их по бизнес-функциям или подразделениям компании, но большинству владельцев малого бизнеса не нужна такая детальная информация.

Как настроить план счетов

Важно правильно настроить план счетов с первого раза, так как для обеспечения единообразия вам придется использовать одну и ту же систему из года в год.

Чтобы настроить план счетов, сначала перечислите все свои финансовые счета, а затем отсортируйте их по пяти категориям, перечисленным выше. При необходимости продолжайте сортировать учетные записи по различным подкатегориям, функциям и подразделениям, пока списки вас не удовлетворят.

После того, как у вас есть полностью отсортированный список, пришло время дать каждой учетной записи уникальное, но краткое имя и описание, например «расходы по налогу на заработную плату» или «возвраты продаж и надбавки». Каждой учетной записи также должен быть присвоен уникальный цифровой код для ее идентификации. Многие компании используют разные числовые последовательности для каждого типа счетов. Например, в счетах активов могут использоваться номера 100–199, а в счетах пассивов — номера 200–299.

Некоторые бухгалтерские приложения, такие как QuickBooks, автоматически создают план счетов для вашего бизнеса, что чрезвычайно удобно. Вы можете настроить план счетов с помощью различных действий, таких как добавление следующих счетов, пометка старых счетов как неактивных или редактирование номеров счетов.

Примеры плана счетов

Чтобы дать вам пример того, как может выглядеть план счетов, мы собрали примеры из трех популярных программных платформ для бухгалтерского учета для малого бизнеса: QuickBooks, Freshbooks и Xero Accounting.

Лучшие практики плана счетов

Следуйте принципам GAAP

Хотя для плана счетов не существует обязательной структуры, при разработке плана вам все равно следует следовать рекомендациям, установленным GAAP или МСФО.

GAAP (общепринятые принципы бухгалтерского учета) созданы и поддерживаются Советом по стандартам финансового учета (FASB) и применяются к бизнесу в Соединенных Штатах. МСФО (международные стандарты финансовой отчетности) применяются к компаниям за пределами США. Ознакомьтесь с нашим руководством по GAAP, чтобы узнать больше об этих принципах бухгалтерского учета.

Выберите правильный уровень детализации

Вы не хотите, чтобы ваш план счетов был слишком детализированным или слишком широким. Чтобы быть полезным, он должен иметь достаточную подкатегоризацию и детализацию, но не настолько, чтобы почти для каждой транзакции требовалась отдельная учетная запись. Большинство предприятий обнаружат, что числовые коды длиной от трех до пяти цифр обеспечивают хороший баланс информации.

Воспользуйтесь преимуществами бухгалтерской программы

Как мы уже говорили выше, бухгалтерское программное обеспечение действительно может создать для вас план счетов, что очень удобно. Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета также будет использовать информацию из вашего плана счетов для автоматического создания финансовых отчетов, чтобы вы могли принимать обоснованные решения.

Правильно рассчитывайте время любых изменений

В идеале вы изначально правильно настроите свой план счетов, чтобы вам не пришлось сразу вносить в него изменения. Но по мере роста вашего бизнеса вам может понадобиться внести некоторые обновления в план счетов. Любые необходимые изменения должны производиться в конце финансового периода, например финансового квартала или финансового года, чтобы предотвратить перебои в транзакциях.

Нужна помощь в выборе подходящего бухгалтерского программного обеспечения для ваших нужд? Ознакомьтесь с нашими информативными руководствами и лучшим программным обеспечением.