30 основных терминов управления проектами, которые должен знать каждый профессионал

В быстро меняющемся мире управления проектами понимание ключевых терминов имеет решающее значение для успеха. Это всеобъемлющее руководство рассматривает 30 основных терминов управления проектами, предоставляя знания для профессионалов на всех уровнях. Независимо от того, являетесь ли вы опытным менеджером проектов или только начинаете свою карьеру, освоение этих терминов повысит вашу способность планировать, выполнять и доставлять успешные проекты.

Оглавление

1. Термины начального уровня

2. Термины среднего уровня

3. Термины продвинутого уровня

Примечание:Это руководство обновляется ежеквартально, чтобы гарантировать, что вся информация, особенно рекомендации по программному обеспечению, остаются актуальными. Последнее обновление: 15 августа 2024 г.

Краткий справочник

Прежде чем углубиться в подробности, проверьте свои знания с помощью нашего быстрого теста:

Тест по терминологии управления проектами

1. Что означает WBS?
2. Какая методология делает упор на итеративную разработку и гибкость?
3. Каково назначение матрицы RACI?
4. Каковы три ограничения в модели тройного ограничения?
5. Что означает EVM в управлении проектами?

Термины начального уровня

1. Заинтересованная сторона

Заинтересованная сторона — это любое лицо, группа или организация, на которых влияет проект или которые могут повлиять на него.

Важность:

• Обеспечивает согласованность проекта с различными интересами
• Способствует эффективному общению
• Помогает управлять ожиданиями и результатами проекта

Проблемы:

• Управление конфликтующими интересами
• Поддержание взаимодействия на протяжении всего жизненного цикла проекта
• Приоритезация потребностей и ожиданий заинтересованных сторон

Инструменты:

• Программное обеспечение для картирования заинтересованных сторон (например, Miro, Lucidchart)
• Коммуникационные платформы (например, Slack, Microsoft Teams)
• Шаблоны анализа заинтересованных сторон

Исследование случая: При разработке Сиднейского оперного театра неспособность эффективно управлять заинтересованными сторонами привела к значительному перерасходу средств и задержкам. Проект занял 14 лет, на 10 лет больше, чем планировалось, что демонстрирует критическую важность управления заинтересованными сторонами.

2. План работы

План работы — это подробный документ, описывающий порядок выполнения проекта, включая задачи, сроки, ресурсы и обязанности.

Важность:

• Предоставляет дорожную карту для реализации проекта
• Помогает в распределении ресурсов и планировании
• Облегчает отслеживание прогресса и составление отчетов

Проблемы:

• Сохранение гибкости для непредвиденных изменений
• Обеспечение соблюдения плана всеми членами команды
• Баланс между деталями и практичностью

Инструменты:

• Программное обеспечение для управления проектами (например, Microsoft Project, Asana)
• Инструменты диаграммы Ганта (например, TeamGantt)
• Шаблоны структуры декомпозиции работ (WBS)

Загрузите пример шаблона плана работы дляЭксель | Майкрософт Ворд | Google Таблицы

3. Веха

Веха — это значимая точка или событие в проекте, знаменующее завершение основного результата или этапа.

Важность:

• Помогает отслеживать ход проекта
• Предоставляет четкие контрольные точки для общения заинтересованных сторон
• Помогает мотивировать команду проекта

Проблемы:

• Установление реалистичных и достижимых целей
• Избегайте соблазна создать слишком много контрольных точек
• Управление ожиданиями заинтересованных сторон относительно важных достижений

Инструменты:

• Программное обеспечение для ведения временной шкалы проекта (например, Smartsheet)

• Функции отслеживания этапов в инструментах управления проектами

• Шаблоны отчетов о пройденных этапах

Загрузите 11 бесплатных шаблонов временной шкалы проекта

4. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальное представление графика проекта, показывающее даты начала и окончания различных элементов проекта.

Важность:

• Предоставляет четкое визуальное представление временной шкалы проекта и зависимостей
• Помогает в распределении ресурсов и планировании
• Облегчает коммуникацию о ходе проекта

Проблемы:

• Обновление диаграммы по мере развития проекта
• Управление сложными проектами со множеством взаимозависимостей
• Избегание чрезмерной зависимости от графика в ущерб гибкости

Инструменты:

• Специализированное программное обеспечение для построения диаграмм Ганта (например, GanttPRO)

• Инструменты управления проектами с функциями диаграммы Ганта (например, Trello Power-Ups)

• Шаблоны Excel или Google Таблиц для простых проектов

5. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта — это последовательность фаз, через которые проходит проект от его инициации до закрытия.

Важность:

• Обеспечивает структурированный подход к управлению проектами
• Помогает эффективно планировать и распределять ресурсы
• Облегчает понимание заинтересованными сторонами хода проекта

Проблемы:

• Адаптация жизненного цикла к различным типам проектов и методологиям
• Управление переходами между фазами
• Обеспечение выполнения всех необходимых мероприятий на каждом этапе

Инструменты:

• Методологии управления проектами (например, PMBOK, PRINCE2)

• Шаблоны диаграмм жизненного цикла

• Контрольные списки этапов проекта

6. Исходный уровень

Базовый уровень — это первоначально утвержденный план проекта, используемый в качестве точки отсчета для измерения прогресса и эффективности.

Важность:

• Предоставляет стандарт для измерения эффективности проекта
• Помогает выявить отклонения от первоначального плана
• Облегчает управление изменениями

Проблемы:

• Установление реалистичной и достижимой базовой линии
• Управление изменениями в базовой линии
• Информирование заинтересованных сторон об изменениях базового уровня

Инструменты:

• Базовые функции программного обеспечения для управления проектами

• Инструменты управления заработанной стоимостью (EVM)

• Формы запросов на изменение базового уровня

7. Снижение риска

Снижение рисков включает разработку стратегий по снижению вероятности или воздействия выявленных рисков проекта.

Важность:

• Помогает в проактивном управлении потенциальными проблемами проекта
• Снижает вероятность провала проекта
• Повышает доверие заинтересованных сторон к управлению проектами

Проблемы:

• Выявление всех потенциальных рисков
• Баланс затрат на снижение рисков с потенциальными выгодами
• Поддержание фокуса на управлении рисками на протяжении всего проекта

Инструменты:

• Программное обеспечение для управления рисками (например, Active Risk Manager)

• Матрицы оценки риска

• Шаблоны плана снижения рисков

8. Управление изменениями

Управление изменениями — это процесс управления и контроля изменений в объеме проекта, графике или ресурсах.

Важность:

• Обеспечивает контролируемое внедрение изменений
• Помогает поддерживать целостность проекта и соответствие целям
• Облегчает принятие изменений заинтересованными сторонами

Проблемы:

• Баланс между необходимостью изменений и стабильностью проекта
• Управление ожиданиями заинтересованных сторон относительно изменений
• Внедрение эффективного процесса контроля изменений

Инструменты:

• Программное обеспечение для управления изменениями (например, Clarity PPM)
• Формы и журналы запросов на изменение
• Шаблоны оценки воздействия

9. Тройное ограничение

Тройное ограничение, также известное как «железный треугольник», относится к балансу между объемом проекта, временем и стоимостью.

Важность:

• Помогает понять компромиссы проекта
• Облегчает принятие решений при возникновении изменений
• Предоставляет основу для оценки успешности проекта

Проблемы:

• Поддержание баланса между тремя ограничениями
• Информирование заинтересованных сторон о компромиссах в отношении ограничений
• Адаптация модели для включения в нее качественных и других факторов

Инструменты:

• Шаблоны диаграмм тройного ограничения
• Программное обеспечение для управления проектами с функциями отслеживания ограничений
• Матрицы решений для оценки компромиссов

10. План коммуникации

План коммуникаций определяет, как информация о проекте будет передаваться заинтересованным сторонам, включая методы, периодичность и ответственных лиц.

Важность:

• Обеспечивает последовательную и эффективную коммуникацию по проекту
• Помогает управлять ожиданиями заинтересованных сторон
• Снижает риск недопонимания и конфликтов

Проблемы:

• Адаптация коммуникации к потребностям различных заинтересованных сторон
• Поддержание последовательной коммуникации на протяжении всего проекта
• Баланс количества и частоты общения

Инструменты:

• Шаблоны плана коммуникации

• Программное обеспечение для управления проектами с функциями коммуникации

• Матрицы коммуникации с заинтересованными сторонами

Термины среднего уровня

11. Структура декомпозиции работ (WBS)

Структура декомпозиции работ представляет собой иерархическую декомпозицию общего объема работ, которые должна выполнить команда проекта для достижения целей проекта и создания требуемых результатов.

Важность:

• Обеспечивает четкое визуальное представление масштаба проекта
• Помогает в оценке затрат и планировании
• Облегчает назначение задач и распределение ресурсов

Проблемы:

• Определение соответствующего уровня детализации
• Обеспечение фиксации всех работ по проекту
• Поддержание WBS по мере развития проекта

Инструменты:

• Программное обеспечение WBS (например, WBS Schedule Pro)

• Инструменты ментальных карт для создания WBS

• Шаблоны WBS в программном обеспечении для управления проектами

12. Ползучесть области действия

Расширение масштаба проекта — это неконтролируемое расширение масштаба проекта без корректировки сроков, затрат и ресурсов.

Важность:

• Помогает сохранять фокус проекта и предотвращать ненужное расширение
• Гарантирует, что проект останется в рамках бюджета и сроков
• Способствует правильному распределению ресурсов

Проблемы:

• Выявление и управление ожиданиями заинтересованных сторон
• Баланс гибкости и контроля объема работ
• Внедрение эффективных процессов контроля изменений

Инструменты:

• Планы управления областью действия

• Изменить платы управления

• Матрицы прослеживаемости требований

13. Метод критического пути (CPM)

Метод критического пути — это метод, используемый для определения наиболее длинной последовательности зависимых задач в графике проекта, определяющий наиболее короткую возможную продолжительность проекта.

Важность:

• Помогает определить критические действия, которые напрямую влияют на продолжительность проекта.
• Способствует оптимизации расписания
• Помогает в определении приоритетов распределения ресурсов

Проблемы:

• Точная оценка длительности задач
• Управление изменениями на критическом пути
• Доведение концепций критического пути до заинтересованных сторон

Инструменты:

• Программное обеспечение для планирования проектов с возможностями CPM

• Инструменты для построения сетевой диаграммы

• Таблицы расчета CPM

14. Оценка стоимости

Оценка стоимости — это процесс прогнозирования количества, стоимости и цены ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Важность:

• Обеспечивает основу для бюджетирования проекта и финансового планирования
• Помогает в оценке осуществимости проекта
• Облегчает контроль затрат на протяжении всего проекта

Проблемы:

• Работа с неопределенностями и рисками в оценках
• Баланс между точностью и усилиями, необходимыми для оценки
• Корректировка оценок по мере реализации проекта

Инструменты:

• Программное обеспечение для оценки стоимости (например, Sage Estimating)
• Параметрические инструменты оценки
• Шаблоны структуры разбивки затрат

15. Управление заработанной стоимостью (EVM)

Управление освоенным объемом — это метод управления проектами, позволяющий объективно оценивать эффективность и прогресс проекта.

Важность:

• Обеспечивает раннее предупреждение о проблемах с эффективностью проекта
• Позволяет точно измерять прогресс
• Улучшает прогнозирование проекта

Проблемы:

• Сложность реализации и интерпретации
• Требует последовательного и точного ввода данных
• Может быть излишним для небольших проектов.

Инструменты:

• Программные модули EVM в инструментах управления проектами

• Таблицы расчета EVM

• Шаблоны отчетов EVM

16. Распределение ресурсов

Распределение ресурсов подразумевает назначение и управление ресурсами наиболее эффективным способом для достижения целей проекта.

Важность:

• Обеспечивает эффективное использование имеющихся ресурсов
• Помогает избежать конфликтов ресурсов и их чрезмерного распределения
• Облегчает планирование проекта и управление затратами

Проблемы:

• Балансировка потребностей в ресурсах между несколькими проектами
• Разрешение проблем с нехваткой ресурсов и конфликтами
• Адаптация к изменениям в доступности ресурсов

Инструменты:

• Программное обеспечение для управления ресурсами (например, Resource Guru)
• Инструменты планирования мощностей
• Функции выравнивания ресурсов в программном обеспечении для управления проектами

17. Матрица RACI

Матрица RACI — это схема распределения обязанностей, которая отображает каждую задачу, этап или решение и назначает роли членам команды: Ответственный, Подотчетный, Консультируемый и Информированный.

Важность:

• Разъясняет роли и обязанности
• Улучшает коммуникацию и эффективность проекта
• Уменьшает путаницу и конфликты

Проблемы:

• Обеспечение понимания и соблюдения обозначений RACI всеми членами команды
• Поддержание матрицы в актуальном состоянии по мере развития проекта
• Баланс между деталями и удобством использования

Инструменты:

• Шаблоны матриц RACI
• Программное обеспечение для управления проектами с функциями RACI
• Совместные онлайн-таблицы для создания RACI

18. Управление закупками

Управление закупками включает приобретение товаров и услуг из внешних источников для удовлетворения требований проекта. Оно включает планирование, снабжение и управление закупочной деятельностью.

Важность управления закупками:

• Выбор поставщика:Обеспечивает выбор квалифицированных поставщиков и продавцов.
• Управление контрактами:Управляет контрактами и соглашениями с внешними поставщиками.
• Контроль затрат:Помогает контролировать расходы на закупки и управлять бюджетами.

Проблемы:

• Выбор поставщика:Выявление и выбор надежных поставщиков и продавцов.
• Управление контрактами:Управление условиями контрактов и разрешение споров.
• Планирование закупок:Разработка и реализация эффективных планов закупок.

Инструменты для управления закупками:

• Программное обеспечение для управления закупками:Такие инструменты, как SAP Ariba или Coupa.
• Программное обеспечение для управления контрактами:Инструменты для управления контрактами и соглашениями.
• Шаблоны закупок:Шаблоны для планирования и управления закупочной деятельностью.

19. Стартовое совещание

Стартовое совещание — это первая встреча с командой проекта и заказчиком проекта, на которой определяются цели, график и план коммуникаций.

Важность:

• Согласовывает цели проекта с членами команды и заинтересованными сторонами

• Устанавливает четкие ожидания относительно реализации проекта

• Устанавливает каналы и нормы коммуникации

Проблемы:

• Обеспечение присутствия и участия всех ключевых заинтересованных сторон

• Баланс между деталями и сохранением вовлеченности

• Задайте правильный тон для совместной работы над проектом

Инструменты:

• Шаблоны повестки дня стартового совещания

• Презентации устава проекта

• Инструменты совместной работы для удаленных организационных совещаний

20. Журнал выдачи

Журнал проблем — это документ, используемый для регистрации и отслеживания проблем, требующих внимания и решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Важность:

• Помогает отслеживать и решать проблемы проекта
• Облегчает общение о проблемах и их статусе
• Предоставляет исторические данные для будущего планирования проектов

Проблемы:

• Поощрение членов команды своевременно сообщать о проблемах
• Эффективное определение приоритетов и решение проблем
• Ведение журнала без перегрузки

Инструменты:

• Программное обеспечение для отслеживания проблем (например, Jira)

• Шаблоны журналов проблем в инструментах управления проектами

• Совместные электронные таблицы для простого отслеживания проблем

Термины продвинутого уровня

21. Гибкий

Agile — это итеративный подход к управлению проектами и разработке программного обеспечения, который помогает командам быстрее и с меньшими усилиями предоставлять клиентам ценную информацию.

Важность:

• Обеспечивает гибкость и приспособляемость к изменениям
• Способствует постоянному совершенствованию и доставке
• Повышает удовлетворенность клиентов за счет своевременной и непрерывной поставки

Проблемы:

• Требует культурного сдвига во многих организациях
• Может быть сложно реализовать в отраслях с высоким уровнем регулирования
• Может столкнуться с сопротивлением со стороны сторонников традиционного управления проектами

Инструменты:

• Программное обеспечение для гибкого управления проектами (например, JIRA Software)

• Scrum-доски (физические или цифровые)

• Инструменты планирования спринта и ретроспективы

22. Скрам

Scrum — это Agile-фреймворк, используемый для управления и завершения сложных проектов. Он делает акцент на итеративной разработке, регулярной обратной связи и командном сотрудничестве для достижения целей проекта.

Важность Scrum:

• Итеративная разработка:Обеспечивает постепенные улучшения посредством итеративных спринтов.
• Сотрудничество в команде:Улучшает сотрудничество и коммуникацию между членами команды.
• Прозрачность:Обеспечивает наглядность хода и эффективности проекта.

Проблемы:

• Планирование спринта:Эффективное планирование и управление спринтами и элементами бэклога.
• Динамика команды:Управление динамикой команды и обеспечение эффективного сотрудничества.
• Изменения в области применения:Обработка изменений в объеме и приоритетах проекта во время спринтов.

Инструменты для Scrum:

• Программное обеспечение Scrum:Такие инструменты, как Jira или Scrumwise.

• Шаблоны Scrum:Шаблоны для планирования спринта и управления бэклогом.

• Инструменты для совместной работы:Такие инструменты, как Zoom или Microsoft Teams для проведения командных совещаний.

23. Kanban

Канбан — это визуальная система управления работой по мере ее продвижения по процессу, направленная на выявление потенциальных узких мест в процессе и их устранение.

Важность:

• Обеспечивает четкую видимость хода работ и узких мест
• Помогает в управлении и улучшении рабочего процесса
• Способствует непрерывной доставке и совершенствованию

Проблемы:

• Требуется дисциплина для поддержания и обновления доски Канбан.
• Может не подходить для всех типов проектов или работ.
• Может оказаться сложным для внедрения в организациях с глубоко укоренившимися традиционными процессами.

Инструменты:

• Программное обеспечение для доски Kanban (например, Trello, KanbanFlow)

• Физические доски Kanban для совместно расположенных команд

• Инструменты отслеживания лимита незавершенного производства (WIP)

24. Моделирование Монте-Карло

Моделирование методом Монте-Карло — это компьютеризированный математический метод, позволяющий учитывать риск при количественном анализе и принятии решений.

Важность:

• Предоставляет вероятностные результаты для графиков и затрат проекта
• Помогает в понимании и количественной оценке рисков проекта
• Способствует принятию более обоснованных решений

Проблемы:

• Требует значительного ввода данных и опыта моделирования
• Может быть сложно интерпретировать и сообщать результаты.
• Некоторые заинтересованные стороны могут воспринять это как излишне теоретическое.

Инструменты:

• Программное обеспечение для моделирования Монте-Карло (например,@риск, Хрустальный шар)

• Инструменты статистического анализа

• Специализированное программное обеспечение для управления рисками проекта

25. Технико-экономическое обоснование

Технико-экономическое обоснование — это оценка практичности и жизнеспособности предлагаемого проекта или решения.

Важность:

• Помогает определить, стоит ли продолжать проект
• Выявляет потенциальные проблемы и риски на раннем этапе
• Обеспечивает основу для принятия решений «годен/не годен»

Проблемы:

• Баланс глубины анализа с ограничениями по времени и стоимости
• Избегание предвзятости в отношении желаемых результатов
• Точное прогнозирование будущих условий и требований

Инструменты:

• Шаблоны SWOT-анализа
• Программное обеспечение для финансового моделирования
• Инструменты исследования рынка

26. Извлеченные уроки

Извлеченные уроки — это знания, полученные в процессе реализации проекта, включая как успешные, так и неудачные практики.

Важность:

• Способствует постоянному совершенствованию методов управления проектами
• Помогает избежать повторения ошибок в будущих проектах
• Способствует обмену знаниями внутри организации

Проблемы:

• Поощрение честной и открытой обратной связи
• Эффективное внедрение уроков в будущие проекты
• Поддержание доступного хранилища извлеченных уроков

Инструменты:

• Базы данных извлеченных уроков
• Шаблоны обзоров после действий
• Системы управления знаниями

27. Диаграмма PERT

Диаграмма PERT (метод оценки и обзора программ) — это инструмент управления проектами, используемый для планирования, организации и координации задач в рамках проекта.

Важность:

• Помогает оценить продолжительность проекта с неопределенным временем выполнения работ
• Определяет критические и некритические действия
• Способствует оптимизации расписания

Проблемы:

• Может стать сложным для крупных проектов
• Требует точной оценки времени для эффективности
• Может чрезмерно упрощать отношения между видами деятельности

Инструменты:

• Программное обеспечение для построения диаграмм PERT (например, Microsoft Project, Lucidchart)

• Калькуляторы PERT

• Инструменты для построения сетевой диаграммы

28. Оптимизация стоимости

Стоимостная инженерия — это систематический метод повышения «стоимости» товаров, продуктов и услуг путем изучения их функций.

Важность:

• Помогает оптимизировать затраты на проект без ущерба качеству
• Поощряет инновации в дизайне продуктов и услуг
• Увеличивает общую ценность проекта

Проблемы:

• Требуются межфункциональные знания и сотрудничество
• Может восприниматься как сокращение расходов, а не повышение ценности
• Может занять много времени, если не управлять эффективно

Инструменты:

• Диаграммы метода системного анализа функций (FAST)

• Семинары по ценностной инженерии

• Инструменты анализа затрат и выгод

29. Управление портфелем проектов (PPM)

Управление портфелем проектов — это централизованное управление процессами, методами и технологиями, используемыми менеджерами проектов и офисами управления проектами (PMO) для анализа и коллективного управления текущими или предлагаемыми проектами.

Важность:

• Обеспечивает соответствие проектов организационной стратегии
• Оптимизирует распределение ресурсов между несколькими проектами
• Облегчает принятие решений на основе данных об инвестициях в проекты

Проблемы:

• Балансировка конкурирующих приоритетов между проектами
• Внедрение стандартизированных процессов в различных проектах
• Поддержание точных и актуальных данных портфеля

Инструменты:

• Программное обеспечение PPM (например, Clarity PPM, Planview)

• Инструменты анализа портфеля и расстановки приоритетов

• Программное обеспечение для планирования ресурсов

30. Управление контрактами

Управление контрактами включает в себя контроль и управление созданием, исполнением и анализом контрактов для максимизации операционных и финансовых показателей при минимизации рисков.

Важность:

• Обеспечивает соблюдение договорных условий
• Помогает эффективно управлять отношениями с поставщиками
• Снижает юридические и финансовые риски

Проблемы:

• Управление сложными и разнообразными типами контрактов
• Обеспечение согласованности между различными контрактами и поставщиками
• Отслеживание выполнения и соблюдения контрактов

Инструменты:

• Программное обеспечение для управления контрактами (например, Icertis, SAP Ariba)
• Системы управления жизненным циклом контрактов (CLM)
• Средства электронной подписи для исполнения контрактов

Заключение

Освоение этих 30 терминов управления проектами значительно повысит вашу способность планировать, выполнять и доставлять успешные проекты. Помните, управление проектами — это развивающаяся область — оставайтесь любознательными и продолжайте учиться!

Дополнительные ресурсы

• Глоссарий Института управления проектами (PMI)
• Бесплатные шаблоны управления проектами
• Рекомендуемые книги по управлению проектами

Надеемся, это руководство оказалось для вас полезным! Не забудьте проверить наши ежеквартальные обновления!

Свяжитесь со мной

Давайте подключимсяLinkedIn! ❤

Подписывайтесь на меняТвиттер! 🐦

Посмотрите мои проекты наGitHub! 👨‍💻