Вы все еще можете использовать факс-модем, но есть способ получше

Факс-модем — это устройство, позволяющее компьютерам отправлять и получать факсимильные документы по телефонной линии. Он преобразует цифровые данные, такие как PDF, в аналоговые сигналы, такие как гудки и тоны, которые позволяют передавать данные по телефонной сети общего пользования (PSTN) и получать их с помощью традиционного факсимильного аппарата.

Как только традиционный факсимильный аппарат получает аналоговые сигналы, он преобразует сигнал в данные, необходимые для печати факсимильных страниц. Современные факсимильные аппараты и многофункциональные принтеры обычно сохраняют факсы в виде цифровых файлов, что позволяет сотрудникам получать доступ к факсам со своих компьютеров и мобильных телефонов.

Если все это кажется немного старомодным, вы можете воспользоваться онлайн-факс-сервисом, который обрабатывает все кодирование и передачу. Это то, что мы рекомендуем. Онлайн-факс является законным и юридически обязательным — вы не получаете бонусные баллы за отправку аналоговых сигналов по медному проводу.

У меня уже есть факс-модем?

Некоторые устройства оснащены встроенными факс-модемами, особенно старые ноутбуки и многофункциональные принтеры.

Чтобы узнать, есть ли у вашего ноутбука или принтера факс-модем, посмотрите на порты на устройстве. Если есть порт RJ-11, скорее всего, у вас есть факс-модем. Порт RJ-11 подходит для телефонной линии и часто обозначается как «Телефон» или «Линия».

Вы также можете проверить характеристики вашей системы, если это Mac, или диспетчер устройств, если это компьютер Windows. Если вы видите факс-модем, указанный в одном из этих мест, скорее всего, он есть на вашем ноутбуке.

Нужен ли мне факс-модем, если у меня есть VoIP?

Короткий ответ — да. Вам нужен факс-модем, потому что передача факса по протоколу Voice over Internet-Protocol (VoIP) ненадежна. Это может работать, но поскольку люди обычно отправляют по факсу важные документы, они не хотят оставлять это на волю случая.

Многие поставщики услуг VoIP-телефонии также предоставляют факс как возможность, но это часто дополнительная функция. И даже там, где услуги факса объединены с VoIP, эти услуги работают на основе другой технологии.

Поэтому, если у вас есть VoIP и вы не уверены, сможете ли вы отправлять факсы, уточните у своего провайдера — услуги факсимильной связи могут быть уже включены в пакет или доступны в качестве дополнительной услуги.

В некоторых случаях поставщики VoIP вообще не предлагают факс, в таком случае вам придется приобрести отдельную услугу факса. Вот разбивка расходов на телефонную систему VoIP и то, что вам следует знать перед подписанием контракта VoIP.

Типы факс-модемов

Хотя существует множество различных видов факс-модемов, чаще всего их делят на внутренние факс-модемы и внешние факс-модемы.

Внутренние факс-модемы — это платы расширения, которые устанавливаются внутри компьютера, обычно подключаемые к слоту PCI или PCIe на материнской плате. Когда-то они были довольно распространены в старых настольных компьютерах, но иногда их можно встретить в более новых настольных компьютерах или ноутбуках.

В наши дни более распространены внешние факс-модемы, которые являются автономными устройствами, подключаемыми к компьютеру через порт USB или последовательный порт, также называемый портом RS-232. Они выглядят как маленькие коробочки, которые подключаются к компьютеру, чтобы через них можно было направлять факсимильный трафик.

Большинство стандартных внешних факс-модемов стоят около $30–$45 и оснащены базовыми функциями для отправки простых факсов с вашего компьютера. В некоторых случаях эти модемы могут добавлять дополнительные средства доступа к Интернету на ваш компьютер, что может быть полезно, если вам нужно использовать проводное соединение.

Факс-модемы бизнес-уровня часто работают с несколькими устройствами и способны обрабатывать гораздо более высокие скорости передачи данных, чем стандартные факс-модемы. Предприятия все еще используют факс, потому что он работает. Возможно, у них много старого оборудования, которое они собираются использовать, пока оно не сломается. Иногда их поставщики или клиенты полагаются на факс, поэтому предприятия держат факсимильный аппарат поблизости.

Чаще всего факс используется организациями в строго регулируемых секторах. Например, больницы, банки, юридические конторы и компании финансовых услуг по-прежнему используют факс, хотя многие организации отказались от многофункциональных принтеров и полностью перенесли факс в облако.

Использование факс-модема

Использование факс-модема обычно довольно просто. Сначала подключите факс-модем, подключив его к компьютеру, подключите телефонную линию и убедитесь, что драйверы обновлены.

Затем возьмите документ, который вы хотите отправить по факсу, и откройте программное обеспечение для факса. На компьютере с Windows это обычно будет Windows Fax and Scan.

Когда вы будете готовы, введите номер факса человека, которому вы хотите отправить факс, и прикрепите документ. Точный способ сделать это зависит от используемого вами программного обеспечения, но обычно вы выбираете документ из файловой системы вашего компьютера или перетаскиваете его в программу.

Последний шаг — нажать «Отправить» и дождаться, пока программа факса покажет вам подтверждение.

Как вообще отказаться от использования факс-модема

Хотя факс-модемы по-прежнему справляются со своей задачей, существует множество альтернатив, которые гораздо дешевле покупки внешнего устройства.

В вашей местной библиотеке может быть факсимильный аппарат или многофункциональный принтер, которые вы можете использовать. Если в вашем городе есть магазин UPS или другой тип типографии, они определенно могут помочь.

Но самая простая, дешевая и быстрая альтернатива — это использование онлайн-факса. Если вам нужно отправить всего несколько страниц, вы обычно можете сделать это бесплатно.

Онлайн-факс-сервисы выполняют то же кодирование и передачу, что и старый школьный факс-модем, но весь процесс обрабатывается в облаке. Со стороны пользователя это похоже на отправку электронного письма, за исключением того, что вместо адреса электронной почты вы вводите номер телефона.

После регистрации в онлайн-факс-сервисе вы сможете отправлять и получать факсы с вашего ноутбука, телефона или компьютера. Самое лучшее то, что все ваши факсы будут храниться в цифровом виде для легкого доступа — вам никогда не придется распечатывать ни одного факса, если вы этого не хотите.

Отказ от традиционных факс-модемов

Использование онлайн-факса имеет ряд преимуществ, главным из которых является удобство.

Вы можете отправлять и получать факсы из любого места, где есть Интернет, не беспокоясь о том, что вам нужно находиться в офисе или искать работающий факсимильный аппарат.

Онлайн-факс-услуги также обычно очень дешевы, большинство из них предлагают фиксированную ежемесячную плату или оплату по факту использования. Это, как правило, гораздо практичнее, чем традиционный факсимильный аппарат, в основном потому, что вам не нужно покупать бумагу и тонер или обновлять свой аппарат каждые несколько лет.

Кроме того, поскольку цифровая опция устраняет необходимость распечатывать и отслеживать физические факсы, управление документами становится намного проще. Любые отправляемые и получаемые вами факсы могут храниться в облаке, что упрощает организацию и извлечение файлов.

С точки зрения бизнеса, онлайн-факс-услуги могут стать отличным способом расширить ваш стек технологий связи без необходимости добавлять кучу дорогого нового оборудования в ваш офис. Даже организации, которые подчиняются строгим требованиям конфиденциальности и безопасности, могут использовать факс.

Имейте в виду, что не каждая служба онлайн-факсов соответствует этим нормативным требованиям. Например, если ваша организация подчиняется Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), вам необходимо убедиться, что поставщик готов подписать Соглашение о деловом партнерстве (BAA), обеспечивает контроль доступа на основе ролей (RBAC) и т. д.

Если ваша организация подчиняется таким законам, безопасные онлайн-факс-сервисы просто необходимы. SRFax, eFax и iFax — все это хорошие примеры онлайн-факс-сервисов, которые приложили дополнительные усилия, чтобы помочь своим клиентам гарантировать, что все факсимильные сообщения являются безопасными, конфиденциальными и надежными.