techrepublic

Какие документы по расчету заработной платы нужны для выплаты работникам?

18 октября 2023 г.

Это полный список документов по расчету заработной платы, необходимых для законной выплаты работникам, и способов их получения.

Расчет заработной платы является важной частью бизнес-операций. В конце концов, это не волонтерская работа, поэтому сложно удержать людей в штате, если вы не можете им платить. Но если вы никогда раньше не обрабатывали расчет заработной платы, получение всех уток подряд в первый раз может показаться совершенно пугающим. Или, по крайней мере, разочаровывает.

Потенциал здесь, по большей части, заключается в том, что после правильной настройки расчета заработной платы это просто вопрос постоянного обслуживания. Другими словами, самое сложное — начать. Эта статья должна помочь сделать это проще.

Давайте разберем основы того, какие документы и документы вам понадобятся, чтобы начать работу, и как сделать весь процесс, от запуска до регулярных выплат, максимально простым.

Перейти к:

Что следует учитывать и иметь в виду Документация по заработной плате со стороны бизнеса Документация по расчету заработной платы на стороне работника Внедрение заработной платы Последние мысли

Что следует учитывать и иметь в виду

Честно говоря, при расчете заработной платы в любой компании действительно существует немало деталей и нюансов. Это одна из причин, почему CPA так важны в деловом мире. Но даже предприятиям, у которых в штате нет выделенных бухгалтеров, приходится вести расчет заработной платы, и не все из них передают эту функцию третьим лицам.

Для команд, которые хотят самостоятельно выполнить расчет заработной платы (или, по крайней мере, самостоятельно настроить систему), есть части процесса, которые можно выполнить довольно легко, если вы знаете, что учитывать:

Некоторые из соображений применимы по всей стране: федеральный подоходный налог, социальное обеспечение и данные Министерства труда являются одними из основных пунктов в этом списке. Некоторые из них ограничены конкретными населенными пунктами: стоит упомянуть государственные и местные подоходные налоги, компенсации работникам, страхование по безработице и справки об удержании пособий. Некоторые потребуют ввода данных от самих сотрудников: формы I-9 и W-4, информацию о прямом депозите и так далее.

Рассмотрим более подробно каждую из этих категорий.

Документация по заработной плате со стороны бизнеса

Общенациональные требования

Когда предприятия готовы установить свой расчет заработной платы, есть несколько вещей, которые являются обязательными, независимо от того, в какой части США они работают. Кроме того, есть некоторые вещи, которые являются региональными. Сначала мы рассмотрим общенациональные требования.

Бизнес-счет в банке

Возможно, это немного очевидно, но для того, чтобы осуществлять выплаты сотрудникам и персоналу, вам необходим банковский счет. Конечно, деньги должны откуда-то приходить, но с точки зрения бухгалтерского учета дело не только в этом. Это вопрос ведения записей, чтобы доказать, что было (а что не было) сделано. Да, и это должен быть бизнес-аккаунт, а не личный.

Идентификационный номер работодателя

Вам понадобится EIN, который действует аналогично номеру социального страхования, но для юридических лиц и также выдается IRS. Это позволяет предприятию правильно отчитываться о доходах сотрудников и удержаниях, взимаемых с них.

Учет труда сотрудников

Вам необходимо вести учет труда сотрудников. Вероятно, вы уже отслеживаете это, чтобы определить оплату персонала, но это нужно не только для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Министерству труда требуются эти записи специально для целей аудита.

Требования различаются в зависимости от штата, но основная идея одна и та же: запись DOL помогает доказать, соблюдаете ли вы трудовое законодательство и правдиво ли сотрудники (и бывшие сотрудники) сообщают подробности в случае возникновения каких-либо споров.

Региональные требования

Вот тут-то дела и начинаются запутанно. В каждом штате есть свои законы и системы. И даже в пределах одного штата разные муниципалитеты и местные органы власти будут иметь дополнительные мандаты, требования и правила. Неравенство между разными регионами в вопросах соблюдения требований является одной из причин, по которой крупные корпорации будут разборчивы в выборе места открытия филиалов.

Государственный подоходный налог

Налоги, опять же, являются основным компонентом. В некоторых штатах есть свой собственный подоходный налог (помимо федеральных налогов), как и в некоторых отдельных городах, и все их необходимо учитывать. В некоторых случаях им потребуются собственные идентификационные номера налогоплательщиков (например, EIN, но для органов власти штата или местных органов власти).

Страхование по безработице и компенсации работникам

Подобным же образом некоторые штаты используют собственную систему страхования по безработице и компенсационного страхования работников. Большинство штатов функционируют более или менее одинаково и подчиняются федеральным стандартам. Однако некоторые из них более конкретны в своем законодательстве, и им требуются идентификаторы, привязанные к конкретному местоположению.

Вашему штату или местному органу власти может потребоваться уникальный идентификационный номер подоходного налога, идентификационный номер по безработице или идентификационный номер компенсации работнику, в зависимости от того, где вы находитесь.

Документация по расчету заработной платы на стороне работника

Теперь, когда мы рассмотрели, что вы можете организовать самостоятельно, без участия сотрудников, которым вы будете платить, есть некоторые документы, которые вам придется заполнить вашим командам, прежде чем можно будет выписать первые чеки.

Налоговые формы сотрудников (W-4 и I-9)

Прежде всего, это отчеты по федеральному подоходному налогу. Это формы W-4 для внутреннего персонала и формы I-9 для фрилансеров. Эта информация, включая почтовый адрес и номер социального страхования, поможет вам сообщить в IRS об их труде и доходах.

Информация о прямом депозите

Если вы не планируете фактически сокращать физические чеки, вам также понадобится информация о прямом депозите ваших сотрудников — банковские счета и номера маршрутов. Без них вы не сможете внедрить автоматические платежи.

Свидетельство о государственном удержании пособия

Наконец, существует как минимум одно региональное требование, зависящее от штата, в котором вы работаете, и это сертификат штата об удержании налога. В некоторых штатах требуются дополнительные документы, касающиеся удержания подоходного налога с сотрудников, вместо использования только федеральных форм. Вот тут-то и приходят на помощь эти сертификаты, и они вам понадобятся, если вы хотите правильно документировать автоматическое удержание налогов.

Внедрение заработной платы

Хорошо, предположим, что вы все собрали (если нет, прекратите читать и займитесь этим — не волнуйтесь, мы будем здесь, когда вы вернетесь), и вы готовы приступить к настройке реальной системы расчета заработной платы.

Это означает, что вам нужно принять некоторые решения.

Определитесь с графиком оплаты

Вам необходимо определиться с графиком оплаты. Это может оказать большое влияние на другие вещи, например, на то, как рассчитываются пособия (подробнее об этом ниже) и на то, как определяются некоторые значения заработной платы.

Выберите, какие преимущества вы предложите

Вам также необходимо будет определить, какие льготы, если таковые имеются, вы будете предлагать сотрудникам. Многие льготы влияют на размер заработной платы до уплаты налогов, а некоторые предполагают дополнительные взносы работодателя.

Найдите или создайте систему расчета заработной платы

И последнее, но не менее важное: вам нужно будет выбрать метод фактического отслеживания, расчета и выплаты выплат сотрудникам. Как упоминалось в других частях этой статьи, это можно сделать несколькими способами, некоторые из которых более масштабируемы, чем другие.

Самым простым решением является отслеживание с помощью электронных таблиц и выдача физических чеков. Это, безусловно, один из способов расчета заработной платы. Но вы, скорее всего, сочтете это несостоятельным, если у вас будет более дюжины сотрудников.

Большинство растущих предприятий выбирают либо программное обеспечение для расчета заработной платы, такое как QuickBooks Payroll или Gusto, либо аутсорсинговую поддержку расчета заработной платы, например, профессиональные организации работодателей. Каждый из них имеет свои преимущества в зависимости от размера вашей организации и особенностей, которые могут усложнить расчет заработной платы для ваших команд. Таким образом, лучше всего присмотреться к ценам, чтобы найти наиболее подходящий для вашего случая использования. И не удивляйтесь, если то, что работает сегодня, не будет так же хорошо работать через год или три из-за роста.

Вам нужно программное обеспечение для расчета заработной платы? Упростите расчет заработной платы с помощью Gusto. Gusto — наш лучший выбор в области программного обеспечения для расчета заработной платы — и на это есть веские причины. Он имеет обычные удобные средства автоматизации и трюки, но также включает в себя базовые возможности найма и адаптации. Кроме того, он может интегрироваться с QuickBooks Online, чтобы синхронизировать ваш учет и расчет заработной платы. Попробуйте вкус

Последние мысли

Расчет заработной платы важен, и это может быть довольно сложной задачей. Но это определенно то, что вы хотите сделать правильно. Помимо всего прочего, лучше всего избегать создания проблемных прецедентов на первых порах. Устранение незначительных проблем с процессами или исправление ошибок соответствия в небольших масштабах может показаться простым делом, но они имеют тенденцию выходить из-под контроля по мере увеличения численности персонала.

Однако, в конце концов, если вы соблюдаете правила и платите команде, вы на правильном пути.

Читать далее: 8 лучших программ и услуг для расчета заработной платы в 2023 году