Что такое надстройка DynamicDocs для Excel и как ее использовать?

Одной из основных функций API DynamicDocs является возможность создания PDF-файлов из JSON в шаблоны PDF. На сегодняшний день библиотека шаблонов JSON в PDF состоит из контрактов, расценок, счетов-фактур, заявлений, предложений и многого другого. Чтобы использовать эту функцию в дальнейшем, мы разработали надстройку DynamicDocs Excel, которая может формулировать JSON загружает полезные данные и интегрируется с API DynamicDocs непосредственно из Excel. В частности, пользователи могут использовать надстройку Excel для вызова любой конечной точки шаблона и загрузки вновь созданного PDF-файла в указанную папку одним нажатием кнопки.

Чтобы упростить начало использования надстройки, мы создали библиотеку шаблонов Excel в PDF, содержащую файлы XLSX, уже настроенные для создания большого количества PDF-файлов. В этой статье мы кратко опишем надстройку DynamicDocs для Excel и предоставим краткое руководство по началу работы с ней.

Преимущества надстройки Excel для PDF

Преобразование Excel в PDF невероятно полезно, если ваши данные доступны в Excel и вам необходимо включить эти данные в документ PDF. Популярность Excel обусловлена ​​его удобным интерфейсом, который можно использовать для настройки различных средств автоматизации с помощью встроенных функций и макросов VBA.

Используя эту функциональность, надстройка DynamicDocs Excel позволяет пользователям создавать файлы JSON, которые затем используются для отправки в API для создания документов PDF. Excel также действует как уровень, на котором пользователи могут вносить коррективы в данные непосредственно перед созданием документов, предоставляя пользователю дополнительный уровень контроля. Если пользователю потребуются дальнейшие изменения после создания PDF-файла, это можно сделать одним нажатием кнопки.

Шаблоны Excel в PDF настроены таким образом, чтобы их можно было обрабатывать в пакетном режиме. Каждый шаблон может создавать 3 PDF-файла одновременно, и можно легко добавлять дополнительные документы. Вызовы API выполняются одновременно, что означает, что ожидание 3 или 20 PDF-файлов занимает примерно одинаковое количество времени.

Дополнительные функции, такие как присвоение имен файлам или установка пароля для PDF, легко доступны через функции надстройки.

Инструкции по началу работы с надстройкой DynamicDocs для Excel

Чтобы начать работу с надстройкой DynamicDocs Excel, вам необходимо выполнить следующие шаги:

1. Надстройка DynamicDocs для Excel доступна для загрузки с ADVICEment.io.< /li>
2. После установки вам нужно будет сгенерировать ключ API (называемый Adv-Security-Token) из вашей учетной записи, перейдя на панель инструментов -> Сведения об учетной записи -> Изменить -> Настройки безопасности -> Создайте токен безопасности аккаунта.
3. Вам нужно записать или скопировать этот ключ в безопасное место. Обратите внимание, что вы не можете повторно получить к нему доступ, и если вы потеряете его из соображений безопасности, вам придется создать новый.
4. В настоящее время надстройка DynamicDocs доступна только в платных планах (начиная с 49 долларов США в месяц), поскольку надстройка не работает с бесплатным планом. Вы по-прежнему можете загружать и использовать его функции, но вызовы API выполняться не будут.
5. После получения ключа API скопируйте его в настройки на ленте DynamicDocs в верхней части Excel. Это будет аутентифицировать ваши вызовы API. В меню "Настройки" вы можете указать папку для сохранения по умолчанию, в которую вы хотите сохранять только что созданные PDF-файлы.
6. Теперь вы готовы создавать PDF-файлы из Excel. Перейдите на лист «Создать PDF», выберите одну из ячеек с функцией «DynamicDocsApiCall» и нажмите «Активная ячейка» на ленте DynamicDocs. Это действие вызовет конкретный вызов API и создаст документ PDF.
7. Чтобы сделать все вызовы API одновременно, нажмите кнопку "Все" на ленте DynamicDocs.
8. Дополнительную информацию об использовании надстройки DynamicDocs см. на странице DynamicDocs Excel. Документация надстройки.

Если вам нужен определенный шаблон, отправьте нам сообщение.

Структура шаблона Excel в PDF

Теперь давайте рассмотрим один из шаблонов Excel в PDF, чтобы понять, как его использовать, и изменить его в соответствии с вашими требованиями. Мы рассмотрим Создайте PDF-файл с QR-кодом в Excel v1, который можно загрузить на странице шаблона.

В файле XLSX есть четыре основных листа: Инструкции, Создание PDF-файлов, Настройки документа и Содержимое документа.

Лист Инструкции содержит краткое руководство по началу работы, аналогичное предыдущему разделу этой статьи.

Лист Настройки документа позволяет пользователю изменять набор текста документа, включая шрифты, цвета и размеры страницы. Обратите внимание, что цвета соответствуют цветовым кодам HEX.

Лист Содержимое документа позволяет пользователю редактировать и изменять сведения и содержимое отдельного шаблона. В этом случае QR-код может быть закодирован любым текстом или URL-адресом, а к документу может быть добавлена ​​подпись.

Лист Создать PDF-файлы создает PDF-файлы с помощью функции DynamicDocsApiCall. Обратите внимание, что перед созданием PDF-файлов пользователь должен добавить свой уникальный Adv-Security-Token (ключ API) и место сохранения по умолчанию в меню «Настройки» на ленте надстройки. На листе также создается полный JSON и объединяется JSON из листов Настройки документа и Содержимое документа. Все шаблоны Excel в PDF имеют одинаковую структуру.

Обзор

Подводя итог, можно сказать, что надстройка DynamicDocs Excel решает проблему интеграции API и использует Excel в качестве интерфейса для оптимизации процесса создания PDF-файлов. Предположим, ваши данные находятся в Excel (или их можно легко импортировать), и вам нужно создать высококачественные PDF-файлы. В этом случае надстройка DynamicDocs Excel является сильным претендентом на решение этой конкретной проблемы.