Установка VoIP: 9 советов для легкой настройки
17 августа 2024 г.Установка системы VoIP для вашего бизнеса немного сложнее, чем та, что у вас может быть дома. Установка домашнего VoIP осуществляется по принципу plug-and-play — все, что вам нужно сделать, это настроить адаптер, подключить устройства и начать звонить.
Для настройки корпоративного VoIP есть больше факторов, которые следует учитывать при реализации. Но есть несколько способов сделать процесс простым, даже если у вас нет внутренней ИТ-поддержки.
Совет 1: Выбирайте хостинг VoIP
В настоящее время доступны три типа развертывания VoIP:
- Hosted VoIP: также называется облачным VoIP, это означает, что ваш поставщик VoIP поддерживает, обновляет и защищает всю инфраструктуру вашей телефонной системы (за исключением физических устройств, которые у вас есть). Все, что нужно сделать вашей команде, — это войти в систему из веб-браузера или приложения, чтобы использовать ее.
On-premise VoIP: это полная противоположность. Вы размещаете, поддерживаете и защищаете всю систему, от серверов данных и точек подключения до обновлений программного обеспечения. Хотя это отлично подходит для предприятий с особыми требованиями к соблюдению требований и безопасности, это очень дорого и требует больших ресурсов. При таком количестве замечательных поставщиков размещенного VoIP я редко рекомендую этот вариант.
Hybrid VoIP: иногда одно или другое невозможно или экономически невыгодно. Многие предприятия уже вложили десятки или сотни тысяч долларов в свою собственную инфраструктуру, в значительной степени полагаются на безопасность своей устаревшей системы или имеют некоторых пользователей, которым нужны более современные функции. В этих случаях предприятия могут поддерживать некоторые компоненты, получая остальное от своего поставщика VoIP.
Среди этих вариантов хостинг VoIP является самым простым в развертывании. Вам не придется беспокоиться о программном обеспечении, пространстве на сервере, резервировании или обновлениях. Кроме того, вы получите помощь от поставщика на этом пути, что делает его отличным выбором для компаний, у которых нет собственных ИТ-специалистов.
Прежде чем начать выбирать, я рекомендую проверить уровень вашего интернет-соединения. Пропускная способность, скорость и ограничение повлияют на качество звонков и количество звонков, которые вы можете сделать в любой момент времени. Если ваш интернет недостаточно сильный, я предлагаю обновить или добавить отдельную сеть только для вашей системы VoIP.
После того, как вы выбрали провайдера VoIP, вы сможете купить новый номер телефона или перенести свой существующий номер бесплатно. Перенос номера может занять несколько недель, поэтому вам нужно будет продолжать использовать существующую систему, пока процесс не будет завершен.
Совет 2: приобретите предварительно настроенные телефоны
Вы можете купить новые настольные телефоны у любого поставщика, если они совместимы с вашей новой системой. Но самый простой способ — получить их напрямую у вашего провайдера VoIP.
Они настроят все для вас, включая адрес управления доступом к среде (MAC) каждого телефона. Это 12-значный код, назначаемый каждому устройству, который позволяет ему получать доступ к Интернету через вашу сеть.
Они также внесут их все в белый список для вас, так что каждое устройство готово к использованию прямо из коробки. Не требуется сложных конфигураций или авторизаций.
Многим предприятиям вообще не нужны настольные телефоны. Возможности программного телефона позволяют любому, кто вошел в систему, совершать или принимать вызовы непосредственно со своего компьютера или мобильного устройства. Если пойти по этому пути, реализация станет еще проще, но это не всегда возможно. Кроме того, вы также можете купить отремонтированные или бывшие в употреблении устройства, чтобы сэкономить немного денег.
Совет 3: Отдайте приоритет стабильности сети
Качество VoIP-звонков зависит не только от скорости интернета. Для большинства VoIP-звонков требуется всего 0,15 мегабит в секунду; типичные домашние интернет-подключения имеют скорость около 3 Мбит/с, что примерно в 20 раз быстрее, чем вам нужно.
Стабильность сети обычно является настоящей причиной эха, задержек и прерывистых звонков. Поэтому будет хорошей идеей проверить это, прежде чем ваша команда начнет использовать новую систему. Ниже приведено несколько распространенных проблем со стабильностью сети, которые вам, возможно, придется устранить.
Качество обслуживания
По сути, это означает использование вашей полосы пропускания для приоритизации VoIP-вызовов. С небольшой настройкой вы можете настроить маршрутизатор на приоритизацию VoIP-трафика и отодвинуть другие действия, такие как загрузки или серфинг в Интернете, на задний план. Чтобы сделать еще один шаг вперед, некоторые маршрутизаторы позволяют приоритизировать трафик с отдельных устройств.
Задержка
Это время, необходимое пакетам данных для перемещения от источника (того, кто говорит) до пункта назначения (человека на другом конце). Высокая задержка означает большую задержку, что приводит к болезненным и раздражающим разговорам. 150 миллисекунд — это хороший стандарт, к которому следует стремиться, чтобы избежать сбоев и заметно медленной реакции вашей системы.
Джиттер
Это относится к задержке полученных пакетов данных в сети. После того, как пакет данных достиг места назначения, под джиттером понимается любая задержка, которую имеет принимающая сеть при его распаковке. Одним из наиболее эффективных способов борьбы с джиттером является подключение к сети Ethernet. Альтернативно, сильный сигнал Wi-Fi также поможет.
Совет 4: Относитесь к безопасности как к требованию
Злоумышленники и хакеры с плохими намерениями встречаются чаще, чем когда-либо, поэтому безопасность является важнейшим компонентом вашей системы, а не второстепенной задачей.
Шифрование — один из лучших способов защитить вашу систему, но это не настройка по умолчанию для многих систем VoIP. Это особенно верно, если вы собираетесь использовать локальное или гибридное развертывание. При размещении VoIP в облаке вы должны иметь возможность запросить его или включить самостоятельно, если он еще не активирован. Ищите систему, которая использует TLS 1.3 как минимум.
Помимо шифрования, вам также следует рассмотреть:
Совет 5: Выбирайте высококачественное оборудование
От настольных телефонов до гарнитур, инвестиции в высококачественное оборудование окупаются. У вас не только будет меньше проблем с долговечностью, но вы также получите больше функциональности и сможете максимально использовать свою новую систему.
Не всем нужны телефоны высшего класса, но для тех, кому они нужны, это стоит дополнительных расходов. То же самое касается гарнитур, адаптеров и устройств для конференц-залов. Плата за качество авансом может в конечном итоге обойтись дешевле в долгосрочной перспективе, поскольку вам не придется заменять их позже.
При принятии решений о покупке учитывайте тип работы, выполняемой вашей командой, и функции, которые могут потребоваться им ежедневно. Например, если представители проводят много часов в гарнитуре, обязательно выбирайте продукт, который будет прочным и удобным для длительного использования. Или, если ваш колл-центр работает по модели «горячих столов», вам понадобятся телефоны, поддерживающие вход с любого устройства.
Лучше изначально убедиться, что оборудование соответствует всем вашим требованиям, иначе вы можете потерять и время, и деньги на его модернизацию.
Совет 6: Настройте свою систему VoIP
От простых и оптимизированных до сложных автоматизаций, сочетаний клавиш и рабочих процессов — стоит приложить дополнительные усилия для настройки вашей системы VoIP перед ее развертыванием.
Вот несколько стандартных функций, которые стоит рассмотреть в начале:
- Переадресация вызовов: позволяет перенаправлять вызовы на другой номер. Допустим, кто-то звонит в вашу компанию в нерабочее время — вы можете настроить ее так, чтобы она звонила на телефон владельца, чтобы гарантировать, что ничего не останется без ответа.
Автоматическое распределение вызовов: маршрутизирует вызовы за кулисами, чтобы облегчить жизнь всем. Система ACD изучает все, что ей известно о звонящем, и решает, кому следует направить вызов. Она особенно хорошо работает при подключении к вашему программному обеспечению CRM.
Не беспокоить: не хотите, чтобы вас отвлекали? Вы можете включить эту функцию, чтобы временно приостановить уведомления о вызовах. Она даже может перенаправить эти вызовы кому-то другому.
Интерактивный голосовой ответ: если вы когда-либо следовали голосовой подсказке, чтобы нажать номер для перенаправления вашего вызова, вы взаимодействовали с системой IVR. Она позволяет звонящим маршрутизировать себя в зависимости от того, что им нужно. Она может работать в тандеме с ACD, чтобы освободить агентов и как можно быстрее доставить звонящих туда, куда они хотят.
Совет 7: Уделите время обучению своей команды
Многие люди в вашей команде могут самостоятельно разобраться, как использовать вашу новую систему. Это здорово, но это также может привести к несоответствиям в обслуживании, что впоследствии вызовет еще больше проблем.
Воспользуйтесь всеми ресурсами, которые есть у вашего провайдера VoIP, для адаптации людей к новой системе. Многие из них предлагают учебные модули и материалы в Интернете, а если развертывание достаточно масштабное, они могут даже предложить специального представителя компании для обучения сотрудников. Некоторые также предлагают обучающие материалы в приложении для программных телефонов.
Я настоятельно рекомендую провести хотя бы один общий учебный сеанс, чтобы все получили одинаковые инструкции и информацию об ожидаемых рабочих процессах. Проведение специального семинара с тестовыми звонками также дает менее технически подкованным людям возможность задать вопросы, попробовать все самостоятельно и узнать, что им нужно, в безопасной среде.
Совет 8: Предварительно устанавливайте приложения на рабочие устройства
Даже если вы используете настольные телефоны, установка приложения на рабочем мобильном устройстве или компьютере каждого пользователя дает им еще один способ использования системы. Это также даст тем, кто способен, возможность настраивать собственные параметры без необходимости связывать ресурсы ИТ-отдела.
Важно предварительно установить эти приложения до того, как система VoIP будет введена в эксплуатацию, чтобы было время решить любые проблемы или вопросы по функциональности. После установки пользователи смогут совершать и принимать звонки из любой точки мира, что открывает больше возможностей для удаленной работы или экстренных операций.
Совет 9: используйте интеграцию с другим программным обеспечением
Интеграции соединяют вашу систему VoIP с другими бизнес-инструментами, которые ваша команда использует каждый день. Я вижу, что многие компании игнорируют их, поскольку считают, что интеграцию будет сложно настроить.
Однако большинство поставщиков VoIP имеют функции интеграции в один клик, которые делают установку действительно простой. Системы VoIP могут интегрироваться с решениями CRM, инструментами для совместной работы и программным обеспечением для планирования. Если у вас есть разработчик в штате, вы можете использовать API для индивидуальных подключений и еще лучшего пользовательского опыта.
Бонусный совет: следите за бюджетом
VoIP печально известен скрытыми платежами, включая налоги, сборы за соблюдение и расходы на основе использования. Нередко ваш первый счет оказывается полной неожиданностью, а текущие счета меняются от месяца к месяцу. Вам также следует подумать о расходах на обновление вашего интернета, установку VPN, международное использование, устройства, адаптеры и многое другое.
Я бы рекомендовал вам прочитать это руководство по ценообразованию VoIP, чтобы получить полное представление о том, чего ожидать и как составить бюджет для системы VoIP.
Оригинал