Превратите свой длинный список дел в список успеха
29 декабря 2023 г.Я познакомился с концепцией списков дел в начале своей карьеры. Идея показалась простой и интересной, поэтому я решил попробовать.
Я начал заносить все, что пришло мне в голову, в список дел. Поначалу это работало хорошо. В конце концов, у меня было всего несколько обязанностей. Таким образом, размещение их на листе бумаги и пометка каждого по мере продвижения не требовало особого планирования и усилий. В начале каждого дня я просматривал список и решал каждую задачу одну за другой.
Списки дел работали как волшебная формула: записывание задач гарантировало, что я ничего не пропущу, знание того, что у меня все это в одном месте, приводило к меньшему стрессу и беспокойству, а самое приятное было чувство удовлетворения от этих отметок на моем компьютере. список дел, который, как мне кажется, сделал меня счастливым и мотивированным.
По мере моего карьерного роста пять задач в моем списке дел превратились в 20, 30, 40… и так далее. Различные виды обязанностей и разные ожидания, как на работе, так и дома, были непосильными. Итак, я продолжал добавлять все в свой список дел, и, прежде чем я это осознал, он был забит большим количеством дел, чем я мог выполнить.
Из-за длинного списка дел было сложнее выбрать что-то значимое и ценное и приступить к этому. Я смотрел на бесконечный список, выбирал задачи наугад и старался сделать в течение дня как можно больше. Но, несмотря на долгие часы работы, в конце дня я чувствовал себя побежденным — моя работа была менее эффективной и более утомительной, и в моем списке дел все еще оставалось множество дел, которые продолжали требовать моего внимания.
Невыполнение того, чего я ожидал, поначалу демотивировало. Но я не был готов сдаваться. Я знал, что проблема не в моем списке дел, а в моем процессе. Поэтому я решил попробовать несколько разных стратегий: одни сработали, другие нет.
Вот пять практик, которые помогут вам лучше всего использовать список дел, исходя из моего опыта.
<блок-цитата>Долгие часы, потраченные на проверку списка дел и завершение дня с полной мусорной корзиной и чистым столом, не являются добродетельными и не имеют ничего общего с успехом. Вместо списка дел вам нужен список успеха — список, который целенаправленно создается вокруг выдающихся результатов. Списки дел обычно бывают длинными; списки успехов короткие. Один тянет вас во все стороны; другой направляет вас в определенном направлении. Один из них представляет собой неорганизованный каталог, а другой — организованную директиву. Если список не построен вокруг успеха, то он вас приведет не туда. Если в вашем списке дел есть все, то, скорее всего, он приведет вас куда угодно, но только не туда, куда вы действительно хотите.
— Гэри Келлер, «Одна вещь»
5 шагов, чтобы максимально эффективно использовать список дел
Создавайте письменный список дел
Большое или маленькое, невозможно запомнить все, что вам нужно сделать. Когда вы ничего не записываете, трудно расставить приоритеты в сложных, долгосрочных и перспективных задачах над простыми, краткосрочными и отнимающими много времени действиями.
Отсутствие записи имеет еще одну проблему. Отслеживание всех незавершенных задач создает ненужную нагрузку на мозг. Мозговые циклы, которые лучше потратить на выполнение задачи, тратятся на составление мысленного списка всего, что вам нужно сделать.
Что еще хуже, так это эффект Зейгарник: мысли о незавершенных задачах продолжают возникать в вашей голове, когда вы приступаете к работе или изо всех сил пытаетесь сосредоточиться.
Эти навязчивые мысли, отвлекающие ваше внимание даже на долю секунды, мешают сконцентрироваться и выполнить какую-либо осмысленную работу. Отвлекающие факторы из-за незавершенной работы не позволяют вам войти в состояние потока — когда вы полностью погружены в задачу, а время как будто стоит на месте. Поток сводит к минимуму отвлекающие факторы, предотвращает прокрастинацию и ведет к высокой производительности и продуктивности.
Позволять мозгу постоянно напоминать вам, что вы чего-то не сделали, на самом деле весьма неприятно и даже может привести к стрессу, тревоге и выгоранию.
Простое записывание вещей делает ваш мозг более эффективным: меньшее количество мыслей освобождает ваш мозг для более продуктивной работы. Но выбросить все мысли в список — это только начало. Если просто записывать все, это не поможет вам оставаться продуктивным.
Чтобы максимально эффективно использовать этот список дел, вам нужно превратить его из набора бессмысленных пунктов в более значимый список, ориентированный на действия. Создание списка дел не означает, что вы должны отмечать в нем каждый пункт. Вам нужно навести порядок и организовать его так, чтобы его можно было легко найти и приступить к более эффективной работе.
<блок-цитата>Список задач не является инструментом для выполнения всего. Скорее, это инструмент, который гарантирует, что вы сделаете правильные вещи. Важно понимать разницу.
— Дэймон Захариадес, «Формула списка дел».
Составьте свой список дел.
Большой список дел поначалу может показаться пугающим. Но как только вы его хорошо организуете, вам будет легче решать, что делать каждый день, какие задачи запланировать на будущее и как добиться большего, выполняя работу через других.
Для этого разделите список дел на четыре группы:
Группа 1: Срочные задачи, которые немедленно заслуживают вашего внимания. Это могут быть важные задачи, которые вы слишком долго откладывали и теперь превратились в срочные или незапланированные проблемы, обсуждения или встречи, требующие вашего времени и усилий.
Группа 2. Важные задачи, которым вы отказываетесь расставлять приоритеты, потому что они либо сложны, и не имеют конкретной даты выполнения, либо срок их выполнения находится далеко в будущем. Зачастую это задачи, требующие долгосрочного мышления, планирования и работы, ориентированной на будущее.
Группа 3. Задачи, которые вам не нужно выполнять самостоятельно, но которые можно делегировать другим. Трудно делегировать, если вы ожидаете 100%-го совершенства или хотите, чтобы другие делали все так же, как вы. Если кто-то может оправдать 70–80 % ваших ожиданий, делегируйте полномочия и считайте это хорошо выполненной задачей.
Группа 4: Действия, которые заставляют вас чувствовать себя хорошо после выполнения, но на самом деле не приносят никакой пользы, или задачи, которые долгое время лежали в вашем списке дел и которые вы, вероятно, никогда не выполните. . Это отнимающие много времени и непродуктивные единицы работы, которые в данный момент кажутся незначительными, но в сумме приводят к значительной потере времени и усилий.
Полезной практикой при выполнении этого упражнения является цветовое кодирование задач: используйте разные цвета для каждой группы. Один взгляд на список дел, и вы получите представление о том, как распределены ваши задачи — у вас длинный список несущественных дел? Большая часть вашего списка дел сосредоточена на важных перспективных мероприятиях или реагировании на срочные? Экономите ли вы время, достаточно делегируя полномочия, или боитесь его отпустить?
Теперь ваш список дел упорядочен и готов к действию.
Сделайте это действенным
Самое сложное позади. У вас есть хорошо организованный список дел, который позволяет легко планировать и расставлять приоритеты. Список дел предназначен не только для решения сегодняшних задач, но и для планирования того, что вам нужно сделать в будущем.
Чтобы действовать в своем списке дел, просмотрите каждую группу, созданную на предыдущем шаге, и сделайте следующее:
* Вычеркните все из группы 4. Сияйте гордостью, ведь вы только что сэкономили себе огромное количество времени. Давайте направим все сэкономленное время с пользой. * Делегируйте все группе 3. Выделите небольшое количество времени на координацию и последующие действия. Тот факт, что вы не делаете этого сами, не означает, что эта работа займет у вас ноль времени. * Расположите задачи во 2 группе по важности и интересу. Возьмите 5 задач с наибольшим количеством баллов по шкале важности и интереса и отметьте их для выполнения в первую очередь.
<блок-цитата>Если вам нужно съесть двух лягушек, сначала съешьте самую уродливую.
Это еще один способ сказать: если перед вами стоят две важные задачи, начните сначала с самой большой, сложной и важной задачи.
— Брайан Трейси, «Съешь эту лягушку»
* Расположите задачи в группе 1 по срочности и отметьте 2–5 задач, над которыми вам лучше всего работать сегодня, в зависимости от их сложности и требуемых усилий.
Четкий список действий удобен для начала, но его недостаточно, чтобы вы могли максимально эффективно использовать свое время и доводить дела до конца.
Если вы не создадите конкретный план с подробным описанием того, когда и где вы собираетесь инициировать желаемое поведение, вы можете упустить множество возможностей, представленных в течение дня, когда вы могли бы добиться прогресса в выполнении этих задач.
Следующий шаг сведет к минимуму упущенные возможности и позволит вам выполнить больше работы.
Поместите это в свой календарь
Загляните в свой календарь на завтра, следующую неделю и следующий месяц.
Ваш календарь полон встреч? Какие из них полезны, а от каких можно отказаться?
Есть ли у вас в календаре задачи из группы 4, которые больше не нужны?
Какие места в вашем календаре заполнены делами, которые можно делегировать другим?
Отметьте их в своем календаре и удалите, переназначьте или перенесите, чтобы освободить место для занятий из группы 1 и группы 2. Если у вас нет привычки использовать календарь для планирования и планирования своих задач, не волнуйтесь. Вы можете начать прямо сейчас.
Предварительное планирование задач облегчает начало работы, поскольку вам больше не нужно решать, что делать дальше, или ждать, пока придет вдохновение. Вы можете инициировать запланированную реакцию, просто действуя в соответствии со своим планом.
Заблаговременное планирование и распределение задач по времени путем помещения их в календарь дает ряд важных преимуществ:
- Вам не нужно принимать решение в последний момент, что часто приводит к нерешительности и пустой трате времени.
- Вы можете планировать и расставлять приоритеты важной работы над простыми или срочными задачами.
- Дает ощущение контроля над своим временем.
- Сохраняет спокойствие и сосредоточенность, поскольку не дает вам паниковать из-за незнания, что делать дальше.
- Для сосредоточения на поставленной задаче доступно больше мозговых циклов.
- Вы с меньшей вероятностью потратите все свое время на встречи, заранее заблокировав важную работу.
- Дает вам возможность сделать работу, которую вы долго откладывали и откладывали.
- Хорошим началом будет запись всего, что вам нужно сделать, в список дел. Это гарантирует, что вы ничего не пропустите, и освободите свой мозг, чтобы сосредоточиться на текущей задаче.
- Список дел без чувства важности и срочности бесполезен. Разделите список дел на несколько групп, чтобы легко отделить важную работу от несущественной.
- Наведите порядок и исключите делегатов, а затем выберите несколько срочных и важных задач, чтобы начать работу.
- Не оставляйте то, что вам нужно сделать, чтобы измениться. Запланируйте все действия в календаре, чтобы они были выполнены в нужное время.
- После завершения отметьте пункт в списке дел. Вы почувствуете себя счастливым и удовлетворенным.
Вы также можете использовать календарь, чтобы выделить время для повторяющихся задач, проверки электронной почты, ответа на сообщения и т. д. Как только ваш разум настроится на использование определенных временных блоков для этих действий, вы с меньшей вероятностью будете отвлекаться на них в наиболее продуктивные часы. .
<блок-цитата>Вы должны составить основополагающий график, который придаст структуру и целенаправленность вашим дням и неделям. Базовый график – это заранее определенный повторяющийся график, состоящий из отдельных блоков времени, посвященных вашим наиболее приоритетным действиям.
— Хэл Элрод, «Чудесное утро для предпринимателей».
Отметьте выполненные задачи.
Вы выполнили свою работу. Вы выполнили задание. Теперь самое важное.
Не забудьте отметить этот пункт в списке дел. Отмечая выполненную задачу, возникает определенное чувство удовлетворения и удовольствия. Отметка задач высвобождает в нашем мозгу дофамин, который не только делает нас счастливыми, но и делает задачу более приятной в следующий раз.
Вы можете извлечь выгоду из отметки завершенных пунктов несколькими способами. Тратьте 15 минут еженедельно и ежемесячно на просмотр выполненных задач. Эффективно ли вы проводите время? Что вам нужно, чтобы начать делать? Что вы можете устранить? Что еще вы можете делегировать? Как вы можете расставить приоритеты в более перспективной деятельности? Как можно сократить время, затрачиваемое на срочные и срочные задачи?
Эффективное управление списком дел — это не разовый процесс. Это требует мышления, позволяющего постоянно учиться и совершенствоваться. Не спешите просматривать список дел. Потратьте время на то, чтобы это работало на вас.
<блок-цитата>Люди не воспринимают что-либо серьезно, пока это не записано и не станет частью их ежедневного расписания. Это может занять некоторое время, но как только это войдет в привычку, вы сможете сделать все, что запланировали, просто потому, что это часть вашего списка дел на день.
— Джим Квик