8 лучших шаблонов планирования мероприятий «включай и работай» [БЕСПЛАТНО]

Независимо от того, являетесь ли вы профессиональным организатором мероприятий, организуете важную конференцию для работы или просто устраиваете большую вечеринку, шаблоны планирования мероприятий помогут вам оставаться организованным. От отслеживания расходов до контактной информации поставщиков и RSVP гостей, правильная система может гарантировать, что все пройдет по плану, сохраняя при этом ваше здравомыслие.

monday.com: Панель управления планированием мероприятий для управления несколькими мероприятиями, проектами и сотрудниками

Планирование мероприятия во многом похоже на управление проектом, особенно если вы жонглируете несколькими мероприятиями наряду с другими проектами и командой одновременно. Поскольку monday.com является одним из лучших решений для управления проектами на рынке сегодня, он идеально подходит для управления всеми тремя на одной платформе.

В него входит все необходимое (и даже больше), чтобы поддерживать порядок, а также есть бесплатный тарифный план для двух пользователей, если вы хотите попробовать его перед переходом на платный тариф.

Подробнее на monday.com: Обзор monday.com | monday.com против Wrike | monday.com против Pipedrive.

Помимо возможности управлять практически любым типом проекта или элемента, который вам необходимо отслеживать, мне больше всего в этом шаблоне планирования мероприятий нравится наличие встроенных функций отслеживания бюджета.

Он позволяет вам установить бюджет на целый квартал или год и распределить эти деньги по всем вашим мероприятиям. В качестве альтернативы вы можете установить уникальный бюджет для каждого мероприятия и отслеживать расходы по категориям.

Независимо от того, как вы к этому подойдете, вы можете следить за своими цифрами и убедиться, что вы остаетесь в рамках бюджетных ограничений.

Мне также нравится, что monday.com помогает вам оптимизировать процесс RSVP. Вы можете легко отправить форму RSVP для автоматического отслеживания участников, не имея дела с ручным вводом данных, который отнимает много времени и подвержен человеческим ошибкам.

Каждый ответ RSVP будет отображаться в вашей системе со всеми данными, предоставленными пользователем.

ClickUp: Шаблоны планирования мероприятий для команд, работающих сообща

Система управления проектами ClickUp создана для совместной работы из коробки, включая командный чат, создание документов, вложенные потоки комментариев и многое другое. Это делает ее отличным вариантом для команд, которые планируют мероприятия вместе. ClickUp также позволяет легко отслеживать прогресс и понимать обязанности каждого.

Вы можете начать работу с ClickUp бесплатно и работать с неограниченным количеством пользователей без каких-либо затрат. Однако большинство команд получат максимальную отдачу от него, перейдя на платный план.

Подробнее о ClickUp: Обзор ClickUp | ClickUp против Asana | ClickUp против Notion.

Шаблон 1: Лучший для делегирования обязанностей и отслеживания приоритетов

Этот первый шаблон ClickUp для планирования мероприятий хорошо подходит для небольших и средних мероприятий. Я думаю, что он безопасно поддерживает мероприятия с количеством участников до 250 человек, и он одинаково хорошо подходит для небольших мероприятий со списками гостей от 50 до 100 человек.

Вся ваша команда может использовать это для согласования ресурсов мероприятия, визуализации того, что должно произойти, и обеспечения того, чтобы все было сделано вовремя и в рамках бюджета.

Шаблон по умолчанию поставляется с шестью представлениями, включая списки, календари и многое другое. Мне больше всего нравится то, что вы можете задать уровни приоритета один раз и использовать цветные флаги, чтобы визуально понять приоритет в любом представлении с первого взгляда.

Вдобавок ко всему, есть отдельная доска приоритетов, где все сгруппировано по приоритету.

Вы можете легко перетаскивать задачи в разные разделы, чтобы ваша команда всегда работала над самым важным.

Встроенная функция комментариев и упоминаний ClickUp позволяет оповещать ответственного об изменениях приоритета, чтобы все всегда были в курсе. Пользователи могут просматривать всю назначенную им работу, сортировать ее по приоритету и работать по списку.

Это само по себе может помочь вам избежать повторяющихся встреч, поскольку все будет хорошо видно.

Мне также нравится, что менеджеры проектов или мероприятий могут посмотреть на рабочую нагрузку каждого человека и перераспределить все по мере необходимости, перетаскивая задачи на кого-то другого.

Шаблон 2: Лучше всего подходит для крупных корпоративных мероприятий и конференций

Если вам нужно планировать и проводить более крупные мероприятия, такие как конференции или корпоративные выездные мероприятия, вам понадобится что-то с немного большей мощностью. Этот второй шаблон ClickUp предлагает именно это — он более продвинутый, чем первый, и требует немного больше времени на настройку, но это того стоит для сложных вентиляционных отверстий, которые имеют много движущихся частей.

Это особенно эффективно, если у вас есть спонсоры, экспоненты, гости и множество других элементов, за которыми вам нужно следить.

Самое лучшее то, что он поставляется с предварительно созданной формой для ввода расходов, что позволяет вашей команде отслеживать свои расходы по отношению к вашему бюджету. Каждый расход может быть категоризирован, поэтому он также хорошо подходит для возмещений.

Вы даже можете создать отдельную форму для спонсоров, гостей или поставщиков, если вам необходимо собрать от них дополнительную информацию.

В разделе спонсоров вы можете сгруппировать их по уровням (если хотите). Например, у вас могут быть разные статусы в зависимости от суммы пожертвования. Вы также можете отслеживать платежи и пожертвования, их посещаемость на вашем мероприятии и даже различные действия для выполнения обещаний спонсора.

Для RSVP есть надежный трекер регистрации, настроенный для управления различными типами билетов. Вы можете упростить, если вам все это не нужно, но приятно иметь его уже готовым.

Еще одной отличительной особенностью этого шаблона является то, что он поможет вам собрать отзывы после окончания мероприятия.

Wrike: шаблон планирования текущих внутренних событий

Wrike — это высокоструктурированный инструмент управления проектами, который подходит для команд любого размера. В отличие от других платформ управления проектами, которые ограничивают количество пользователей на бесплатном уровне, бесплатный план Wrike позволяет вам подключать столько пользователей, сколько вы хотите.

Он также имеет ряд встроенных представлений, которые могут помочь управлять повторяющимися событиями, а также всей работой, необходимой для их реализации.

Подробнее о Wrike: Обзор Wrike | Wrike против Smartsheet | Wrike против Asana.

Независимо от того, управляете ли вы регулярными конференциями, презентациями продуктов или неформальными вечеринками, этот шаблон позволяет легко визуализировать все и оставаться в курсе всех задач, необходимых для подготовки каждого мероприятия.

Каждое событие может иметь своего владельца, дату выполнения, приоритет и задачи. Если спуститься на один уровень ниже, то каждая задача может также иметь своего назначенного, статус и многое другое.

Вы можете планировать мероприятия для всей компании в одном месте или разбить их на несколько проектов или рабочих пространств.

Каждое рабочее пространство можно свернуть в представление более высокого уровня, что делает его отличным для менеджеров, которым нужно видеть всю работу в одном месте. Кроме того, вы можете использовать встроенную в шаблон систему планирования и формы запросов для отслеживания посещаемости.

Мой любимый элемент — это то, что вы можете отображать всех на диаграмме Ганта с зависимостями. Однако, чтобы использовать диаграммы Ганта в Wrike, вам нужно быть на платном плане.

Командная работа: планировщик мероприятий для маркетологов

Teamwork — это надежная система управления проектами для клиентского бизнеса. Она также может хорошо работать для других типов моделей, но она специально создана для агентств и фрилансеров.

В нем есть все типичные функции управления проектами и задачами, которые вы ожидаете, а также такие функции, как управление гонорарами, планирование ресурсов, встроенное выставление счетов, отслеживание времени, настраиваемые представления для клиентов и рабочие процессы проверки.

Если вы хотите попробовать, доступен бесплатный тарифный план для пяти человек, но большинству предприятий придется перейти на платный тарифный план.

Подробнее о работе в команде: Обзор работы в команде | Работа в команде против monday.com | Альтернативы работе в команде.

Мой любимый шаблон планирования мероприятий для Teamwork специально предназначен для маркетологов, которым нужно организовывать и продвигать мероприятия. Вы сможете планировать заранее, отслеживать всю необходимую работу и управлять всеми движущимися частями в одном месте.

Независимо от того, нужно ли вам создать кампанию по электронной почте, целевую страницу мероприятия, завершить список поставщиков, в этом шаблоне есть все необходимое, чтобы оставаться организованным и охватить больше нужных людей.

Еще одной выдающейся функцией является возможность создания повторно используемых рабочих процессов, которые можно скопировать в новый проект за несколько щелчков мыши.

Как только вы определитесь с лучшим способом продвижения своих мероприятий, вы сможете легко повторить его, не добавляя все задачи и исполнителей с нуля. Это может сэкономить много времени, особенно если вы используете его для планирования повторяющихся мероприятий или множества коротких мероприятий одно за другим.

Если вам нравится командная работа, но вы не маркетолог, этот шаблон можно легко адаптировать и для других отделов.

Ознакомьтесь с нашим тщательно отобранным списком лучших бесплатных шаблонов маркетинговых планов, если вы ищете что-то более широкое, что поможет вам разработать общий маркетинговый план.

Понятие: Персональный шаблон планирования вечеринки

Notion — это онлайн-платформа производительности, которая объединяет таблицы, электронные таблицы, документы и элементы совместной работы. Она начинается с чистого листа и позволяет вам создать персонализированное рабочее пространство, которое соответствует вашим потребностям.

Если вы пользуетесь приложением самостоятельно, вы можете пользоваться бесплатным планом без необходимости обновления в течение длительного времени, что делает его идеальным для планирования личных вечеринок.

Подробнее о Notion: Обзор Notion | Notion против Asana | Notion против OneNote.

Планировщикам-одиночкам не нужны все эти навороты, которые идут со всеми инструментами управления проектами, которые мы рассмотрели до сих пор. Этот шаблон, с другой стороны, прост и предназначен для личного использования.

Это замечательно, если вы что-то планируете и не хотите упустить ни одной детали.

Вы сможете добавлять все свои элементы действий, отслеживать, кто что приносит, и даже назначать задачи другим людям. Но самое лучшее то, что вы можете публиковать свое рабочее пространство бесплатно — это делает его видимым для всех, у кого есть ссылка, поэтому вы можете использовать его как цифровое приглашение.

Участники смогут подтвердить свое участие, упомянуть дополнительных гостей, зарегистрироваться, чтобы принести с собой необходимые вещи, сообщить вам о пищевых аллергиях или получить любую другую информацию, которая может вам понадобиться.

В целом, это простой способ гарантировать, что ваша следующая вечеринка пройдет без сучка и задоринки.

Бесплатные шаблоны планирования мероприятий для Excel

Если вы частное лицо или небольшая команда, планирующая одноразовое мероприятие, вам, вероятно, не нужно программное обеспечение для управления проектами. Электронной таблицы будет более чем достаточно, особенно если у вас есть шаблон, который поможет вам начать.

Планируете ли вы вечеринку по случаю рождения ребенка, семейную встречу или праздничную вечеринку на работе, Excel или Google Таблицы, а также групповой чат или электронная почта — зачастую все, что вам нужно.

Шаблон 1: Подробный контрольный список планирования мероприятия для Excel

TeamGantt отлично подходит для построения диаграмм Ганта, но также предлагает массу бесплатных шаблонов для Excel и Google Sheets. Один из лучших шаблонов для планирования мероприятий — это готовый контрольный список, охватывающий десятки различных элементов, которые вам, возможно, придется отслеживать.

Вы можете легко добавлять собственные задачи или редактировать существующие в соответствии со своими потребностями.

Вместо использования стандартного раскрывающегося списка статусов вы сможете задать проценты, отражающие прогресс каждой задачи. Затем он вычисляет общий процент для каждой категории.

Каждая задача может иметь свою собственную дату начала и окончания, исполнителя, предполагаемое и фактическое количество часов, чтобы вы могли сравнивать.

Хотя этот шаблон прост, зачастую достаточно простого контрольного списка.

Он также доступен для использования в TeamGantt, если вам нужны более надежные возможности визуализации и отслеживания. С платным планом вы сможете создавать диаграммы Ганта, настраивать уведомления и сотрудничать с командой, используя похожую настройку.

Шаблон 2: Простой календарь событий для малого бизнеса

Knack — это конструктор приложений без кода, который также предлагает бесплатные шаблоны для малого бизнеса для Excel и Google Sheets. Один из их лучших шаблонов — простой планировщик событий, который идеально подходит для совместного использования корпоративного календаря.

Вместо того чтобы планировать всю работу, которую необходимо выполнить до, во время и после мероприятия, этот шаблон представляет собой простой календарь, который позволяет вам и вашей команде добавлять события по мере необходимости.

Он может хорошо подойти отдельным лицам или небольшим группам, которым нужен простой способ отслеживать предстоящие события. Независимо от того, организуете ли вы автограф-сессии и авторские чтения, художественные классы для детей, живые выступления или специальные скидки, он невероятно прост в использовании.

Для каждого месяца предусмотрена отдельная вкладка, и вы можете создавать дополнительные копии, чтобы продолжать использовать ее год за годом.

Каждый раз, когда кому-то нужно забронировать мероприятие, они могут проверить календарь, чтобы увидеть, когда есть свободная дата. Они также смогут добавить свою, чтобы никто другой ее не занял.

Когда использовать шаблон планирования мероприятий

Если вы планируете мероприятие и вам нужно что-то более организованное, чем простой список дел в телефоне, шаблон планирования мероприятия поможет гарантировать, что все будет сделано вовремя.

Вот несколько сценариев, в которых шаблон определенно может помочь:

Мероприятие с более чем 50 гостями. Повторяющиеся мероприятия или несколько мероприятий одновременно. Сложная логистика (например, поставщики, экспоненты и спонсоры). Участники будут подтверждать свое участие и, возможно, добавлять дополнительных гостей. Ваше мероприятие длится дольше нескольких часов. Требуется сотрудничество с другими. Вам необходимо отслеживать расходы.

Не уверены, стоит ли вам его использовать? Составьте список всего, что вам нужно сделать. Если вы все еще чувствуете себя подавленным, шаблон может помочь вам стать еще более организованным, пока вы не почувствуете уверенность, что все учтено.

Шаблоны, инструменты управления проектами и платформы повышения производительности также предлагают другие преимущества, такие как автоматизация, уведомления и аналитика.

Вы не получите их из таблицы или заметки на вашем телефоне. Если вам нужна или вы хотите что-то из этого, обновление до чего-то более мощного и использование одного из шаблонов в этом руководстве даст вам доступ к большему количеству функций.

Как выбрать правильный шаблон планирования мероприятия

Так же, как и события бывают разных видов, шаблоны для их планирования тоже бывают. Некоторые позволяют вам планировать всю необходимую работу, другие представляют собой простой календарь, чтобы информировать других о том, когда происходят события, а большинство находятся где-то посередине.

В большинстве случаев вы можете использовать любой из представленных здесь шаблонов. На самом деле не имеет значения, какой из них вы используете, поскольку вы сможете настроить его в соответствии со своими потребностями.

Тем не менее, лучше начать с шаблона, который близок к вашему, если вы не хотите вносить много изменений, чтобы заставить его работать.

Следующие соображения могут помочь вам сузить круг поиска:

Индивидуальные и совместные мероприятия — некоторые шаблоны явно предназначены для отдельных лиц, в то время как другие предлагают больше функций для работы с командой. Разовые и постоянные потребности — планировать одно мероприятие намного проще, чем планировать повторяющиеся мероприятия или несколько мероприятий одновременно. Таким образом, шаблоны для разовых мероприятий, как правило, просты и понятны, в то время как другие более сложны. Количество гостей — мероприятия с 25 гостями, 250 гостями и 2500 гостями требуют совершенно разных уровней планирования и координации. Планирование бюджета — вам нужно или вы хотите отслеживать расходы по вашему бюджету? Не каждый шаблон планирования мероприятий предлагает эту функцию из коробки. Хронология — вы можете использовать что-то простое, например электронную таблицу, если планируете мероприятие, которое состоится в ближайшие пару недель, в то время как вам понадобится что-то более продвинутое для планирования мероприятия, которое состоится через 3–6 месяцев и более. То же самое касается планирования мероприятия, которое длится несколько часов, и планирования мероприятия, которое охватывает несколько дней или недель. Сложность отслеживания задач — Хотите ли вы управлять зависимостями задач, приоритетами, сроками выполнения, уведомлениями и исполнителями? Если да, то лучшим вариантом будет выбор шаблона, который работает в инструменте управления проектами, который вам нравится.