В заголовке каждого факса обязательно должно быть 3 элемента

Вы можете проявить фантазию в отношении других частей документа, но для заголовка факса достаточно трех вещей:

Дата и время. Имя отправителя. Номер факса отправителя.

Ниже мы рассмотрим все, что вам нужно знать о заголовках факсов, форматировании и титульных листах факсов. Что бы вы ни отправляли по факсу, это, вероятно, важно — я помогу вам это сделать.

Три основные части заголовка факса

Заголовки факсов содержат важную информацию, необходимую для идентификации отправителя и обеспечения успешной доставки документа по назначению. Без правильного заголовка факсы могут теряться и задерживаться — что может быть невероятно раздражающим и неудобным для каждой из вовлеченных сторон.

Заголовок факса — это не то же самое, что титульный лист факса, который может содержать гораздо больше информации, например, логотипы компании, заметки. На самом деле, заголовок факса состоит всего из трех основных частей, и если вы используете онлайн-сервис факсов, обновить эту информацию должно быть довольно просто.

1. Дата и время

Дата и время в заголовке факса отмечают момент начала передачи. Это позволяет получателю определить, как давно был отправлен факс и когда он должен был быть получен.

В ситуациях, когда есть какие-либо задержки или ошибки, дата и время будут показывать точное время отправки факса. Это защитит вас в ситуации, когда получатель пропустит важный факс — вы получите подтверждение от вашего аппарата с указанием даты и времени.

Речь идет не только о подстраховке на неформальном уровне — временная метка в заголовке факса может также служить доказательством в случае юридической или финансовой ответственности.

Большинство факсимильных аппаратов и онлайн-факсимильных сервисов указывают дату и время отправки каждой страницы факса, поэтому, если вы отправляете факс с несколькими страницами, они могут отображаться с немного разным временем.

И последнее: убедитесь, что ваш факсимильный аппарат настроен на правильный часовой пояс, чтобы избежать путаницы.

2. Имя отправителя

Убедитесь, что заголовок вашего факса включает ваше полное имя и/или название компании, чтобы получатель знал, кто отправил ему документ. Факс-сервер в загруженном офисе или государственном учреждении может получать сотни факсов в день, поэтому это важно.

Включение этой информации в заголовок помогает получателю, который ожидает передачу от вас или вашей компании. Если они используют облачный факс, сообщение может быть направлено непосредственно в почтовый ящик получателя.

Это важно и с юридической точки зрения на случай возникновения проблем с передачей факса.

3. Номер факса отправителя

Заголовок факса должен включать номер факса отправителя, чтобы определить, кто его отправил, и проверить его подлинность. Это упрощает задачу, если получателю нужно будет отправить вам факс обратно.

Если вы отправляете факс из офиса с несколькими линиями, укажите добавочный номер, чтобы получатель знал, какую линию использовать.

Можете ли вы включить больше информации в заголовок факса?

Хотя дата, время, имя и номер являются единственными необходимыми элементами, могут возникнуть ситуации, когда вам захочется включить в заголовок дополнительные элементы.

Когда вы отправляете профессиональный факс, вы также должны включить титульный лист со всей соответствующей информацией. Оставьте дополнительную информацию, которую вы хотите включить, на титульном листе, и добавьте только то, что вы считаете абсолютно необходимым, в заголовок. Подробнее об этом ниже.

Тем не менее, вот некоторые элементы, которые вы можете включить в свой заголовок:

Количество страниц: Если вы отправляете многостраничный факс, включение общего количества страниц может помочь получателю отслеживать, сколько страниц он должен получить, а также может помочь ему сохранять порядок страниц. Описание: Несколько слов или фраза, которые идентифицируют тип документа, например «Договор аренды».

Опять же, большинство факсов не включают эти элементы в заголовок. Включите в заголовок только то, что вы считаете абсолютно необходимым, а остальное оставьте для титульного листа факса.

Заголовок факса и титульный лист факса

Заголовок факса и титульный лист факса — это два отдельных элемента факса.

Заголовок факса располагается в верхней части каждой страницы и обычно содержит самую основную информацию: дату и время передачи факса, имя отправителя и номер факса отправителя.

Титульный лист факса — это приложение к факсу. Иногда требуется отправить титульный лист вместе с факсом, но вы также можете включить его в качестве любезности. Как отдельный документ, титульный лист дает вам больше места для включения такой информации, как:

Уровень срочности документов. Заявления о конфиденциальности или приватности. Тема и объем факса. Краткое сообщение о факсе. Логотип и информация о вашей компании. Дополнительная контактная информация. Имя получателя и номер факса.

Другое заметное различие между титульным листом и заголовком факса заключается в том, что первый будет включен только один раз, тогда как последний повторяется на каждой странице. Причина этого проста: заголовок содержит очень базовую информацию, призванную помочь вам и вашему получателю отслеживать страницы факса. Заголовок факса объединяет все элементы набора факсимильных документов, так что все листы факса автоматически связываются друг с другом.

Титульный лист факса служит введением к набору факсимильных документов, которые могут включать полезную информацию для получателя. Если это то, что вы ищете, смело используйте эти шаблоны титульных листов факса, чтобы начать.

Заключительные мысли о заголовках факсов

Заголовки факсов можно легко пропустить, но это простой способ добавить ясности и профессионализма вашим факсам. Это особенно важно, когда речь идет о передаче конфиденциальной информации.

Хотя более современные средства связи, такие как электронная почта, текстовые сообщения и VoIP-телефония, могут быть быстрее, факс по-прежнему используется многими важными учреждениями. Безопасные решения для факсимильной связи соответствуют требованиям HIPAA, что означает, что они отвечают строгим стандартам конфиденциальности и безопасности. Они также созданы для обработки больших объемов, что позволяет легко помечать, хранить и извлекать факсы.

Даже несмотря на это, факсы теряются и пропадают. Если вы пытаетесь отправить факс крупной организации, включите соответствующую информацию в заголовок факса. Уделение времени правильному форматированию факсов гарантирует, что они дойдут до получателя без проблем или путаницы.