Человеческий фактор: почему ваши процессы обречены на провал

Все, что мы делаем как люди, требует усилий. Сложность поставленной задачи определяет, сколько усилий — умственных или физических — нам потребуется приложить, чтобы выполнить работу. Наш мозг устроен таким образом, чтобы построить поток вокруг того, как мы выполняем задачи. Это может быть сделано сознательно или нет, и поток может быть последовательным или нет. Дело в том, что нам придется пройти через эти намеченные шаги, чтобы достичь желаемой конечной цели.

Процессы — это последовательность действий или шагов, предпринимаемых для достижения определенной цели. Они придают стабильность и помогают организовывать сложные идеи или проекты, а также потому, что люди — существа привычки. Мы склонны «обрабатывать» каждую задачу, с которой сталкиваемся, и затрачивать на это наименьшее количество усилий. Мы врожденно изобретаем процедуры для выполнения даже самых простых задач, включая то, как мы собираемся на работу или в школу, как мы едим, где и как мы покупаем продукты, как мы учимся, как мы готовим и так далее. По сути, есть процесс для всего в рамках «нормального человеческого поведения».

С точки зрения бизнеса, цели компании, как правило, включают в себя повышение прибыли для акционеров, повышение ценности для клиентов, повышение уровня удовлетворенности сотрудников среди других критических факторов, определяющих успех.

:::Информация

Роль совершенствования процессов заключается в том, чтобы гарантировать, что ценность, прибыль или удовлетворение на любом уровне постоянно максимизируются за счет оптимизации бизнес-процессов по мере развития стратегических целей компании и потребительского спроса.

Улучшать или проектировать технологические потоки, не фокусируясь на людях, которые будут их использовать, и не вовлекая их, это все равно, что разрабатывать потрясающий предмет одежды на заказ для клиента из лучшей ткани, с использованием ультрасовременных машин и великолепной отделки без каких-либо усилий. снятие мерок с тела клиента, который будет носить изделие.

Процессы созданы для людей

Когда пользователи, которые в первую очередь будут управлять процессом, не вовлечены в этот процесс Ab Initio, есть все основания полагать, что этот процесс провалится. Прогресс в технологиях и появление высокооптимизированных инструментов легко заставить думать иначе. Компании часто поглощены рвением к внедрению инструментов или внедрению усовершенствованных методов ведения бизнеса и часто забывают о людях, которые должны быть в центре проекта. Часто именно уровень принятия пользователями определяет, будет ли проект или улучшение процесса успешным в реальном мире. При разработке процессов или ремоделировании существующих менеджеры процессов должны знать, что необходимо учитывать три момента:

Что должно работать = лучшие практики

Что может сработать = Ожидание

Что НА САМОМ ДЕЛЕ работает = Реальность

«Что должно работать» включает в себя принципы или модели процессов, которые следует использовать, а также способы реализации и этапы. «Что может работать» — это человеческий взгляд на вещи — организационные структуры, человеческие предубеждения, нюансы существующей системы и то, как они влияют на процесс проектирования.

«Что работает» — это загадка, с которой приходится сталкиваться руководителям процессов. Нахождение тонкого баланса между передовым опытом и ожиданиями.

Хотя нам нужны принципы, которыми мы будем руководствоваться при проектировании процессов, мы никогда не должны забывать, что они должны соответствовать ожиданиям людей, которые будут их использовать, иначе ваша реальность станет просто набором рутинных задач, которые хорошо… ничего не приносят.

Когда люди не знают, им все равно

При анализе причин сбоев процессов 4 из 5 пунктов были связаны с людьми:

• Люди забудьте

• Низкое принятие людьми

• Людям не хватает зрения

• Люди не понимают своей роли в этом процессе.

Когда люди не видят общей картины или того, как процесс прямо или косвенно влияет на них, они отключаются. Отсутствие общего видения является явным признаком того, что проект, вероятно, заглох. Когда процесс сразу терпит неудачу, это, вероятно, потому, что люди никогда не понимали задание.

Участники должны быть вовлечены. Постоянно быть в курсе внесенных изменений и обновлений процесса и, что более важно, иметь правильное представление о ценности улучшения процесса. Они должны понимать важность оценки процессов, чтобы убедиться, что их цели соответствуют корпоративным целям.

Когда процессы разрабатываются, в центре внимания должны быть пользователи, но когда процессы терпят неудачу или успешны, процессы должны быть изучены

Когда результат процесса отрицателен и отклоняется от намеченного плана, существует тенденция поспешно выявлять и обвинять проигравшего, но это [процесс, а не люди] (https://www.industryweek.com/talent/article). /21937365/это-процесс-не-люди) следует винить. Обзывание и обвинение отвлекают менеджеров от того, чему они должны отдавать приоритет – процессу.

Люди меняются

Процессы создаются, чтобы помочь людям, которые будут использовать эти процессы, выполнять свою работу наиболее эффективным, бесшовным и прозрачным способом для достижения конечных целей. преимущества управления бизнес-процессами чрезвычайно важны. Повторяющиеся процессы составляют основу бизнеса. что в конечном итоге помогает увеличить прибыль, снизить затраты, повысить производительность, способствовать внутреннему сотрудничеству и улучшить качество обслуживания клиентов. Эксперты говорят, что бизнес-процессы должны аудитироваться, оптимизироваться и обновляться не реже одного раза в год. В основном это указывает на то, что процессы не длятся вечно, то есть в какой-то момент они должны будут измениться.

Поскольку потребности потребителей меняются, бизнес-климат должен приспосабливаться к этим изменениям. Сопутствующие процессы должны приспосабливаться к этим изменениям наиболее эффективным способом. Пользователи процесса также должны знать, как эти изменения влияют на их деятельность.

Поскольку потребности потребителей меняются, бизнес-климат должен приспосабливаться к этим изменениям

Правда в том, что иногда менеджеры процессов не всегда могут предотвратить возникновение сбоев, потому что, как бы вы ни старались, почти невозможно предвидеть каждую точку сбоя в структуре вашего процесса. Таким образом, когда процессы терпят неудачу, фокус мышления, ориентированного на людей, заключается в выявлении и изучении точек сбоя в текущем процессе и поиске решений с учетом того, что процессы необходимо будет регулярно оптимизировать, чтобы они соответствовали динамичному характеру пользователей. .