Рассказывает о продуктивности: Евгения Малина — руководитель отдела процессов и автоматизации Whiz

В погоне за личной продуктивностью я решил запустить серию интервью с первоклассными экспертами в этой области и начал с моей подруги, которая известна своей способностью наводить идеальный порядок в любой стартаперской путанице в паре. месяцев.

Позвольте представить Евгению Малину, специалиста по стратегии, операциям и управлению продуктами с более чем 8-летним опытом руководства крупномасштабными программами, проектами и запуском продуктов в сфере пищевых технологий, финансовых учреждений и профессиональных услуг. Специалист-аналитик с обширными знаниями и практическим опытом разработки инновационных бизнес-моделей, использования передовой аналитики и внедрения сложных технологических решений.

Евгения дала мне прекрасно структурированные советы (как и ожидалось). И не только от личной, но и от командной продуктивности и эффективности совместной работы, что является важнейшим компонентом успеха — никто не может построить единорога в одиночку. В качестве бонуса она поделилась некоторыми мыслями о культурных различиях в производительности труда как в США, так и в Европе, поскольку она строила свою карьеру на обоих континентах. Пожалуйста, погрузитесь в процесс и получите максимальную отдачу от своих процессов!

По вашему опыту, какие ключевые качества или навыки необходимы для эффективного руководителя оперативного управления?

<ли>

Всестороннее понимание бизнес-процессов:

<ли>

Способность понимать все основные процессы в бизнесе.

1. Помогает решать проблемы, определять области для улучшения и оценивать риски.

Это послужит отличной подготовкой как к внутренним, так и к внешним вызовам и позволит быстрее адаптироваться к меняющимся или новым обстоятельствам.

Это особенно важно для стартапов, которые сталкиваются со многими проблемами и нуждаются в быстрой адаптации. Зная процессы, вы сразу получаете представление о том, как запустить процесс MVP или обслужить/настроить существующий процесс, чтобы проверить гипотезу.

<ли>

Осведомленность о рынке и постоянное обучение:

<ли>

Будьте в курсе тенденций рынка, законодательства и деятельности конкурентов.

1. Участвовать в обмене знаниями с другими компаниями.
2. Изучите новые подходы для повышения операционной эффективности.

Я несколько раз менял отрасль, но мой опыт оказался применимым на каждой должности и в каждой компании, в которой я работал, поскольку часто для решения разных бизнес-задач используются схожие подходы и схожие решения. На самом деле, крайне важно применять эти навыки и знания, поскольку они представляют другую точку зрения.

<ли>

Практическое участие и вовлечение сотрудников:

<ли>

Регулярно участвуйте в полевых исследованиях, чтобы лучше понимать происходящее.

1. Выполнять задачи вместе с сотрудниками, чтобы выявить неэффективность.
2. Собирайте отзывы от сотрудников, работающих на переднем крае, чтобы получить ценную информацию и возможности для улучшения.

Важно не быть топ-менеджером, с которым трудно связаться. У меня есть опыт активного участия в повседневной работе, тестируя каждую должность в компании, чтобы лучше понимать их задачи и проблемы. Меня нередко можно найти в магазине рядом с представителями службы поддержки клиентов или в поле с моей командой по возвращению имущества.

Я уверен, что мои сотрудники знают, что они могут обратиться ко мне, если что-то не работает, и что они могут стать частью решения - это участие также в первую очередь повышает у них ответственность и мотивацию.

<ли>

Постоянная оценка и улучшение процессов:

<ли>

Проанализируйте существующие процессы, чтобы определить области, требующие улучшения.

1. Адаптируйте процессы в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса.
2. Тестируйте и совершенствуйте процессы для обеспечения масштабируемости.

Для стартапов масштабируемость часто становится серьезной проблемой, и многие великие компании могут потерпеть неудачу, даже после того, как собрали миллионы долларов. Крайне важно думать заранее и тестировать свои процессы на масштабируемость. Ключом к успеху является создание гибких и масштабируемых операций, которые будут поддерживать бизнес, а не становиться препятствием при его расширении до нескольких магазинов, нескольких городов или по всему миру.

<ли>

Желание экспериментировать и тестировать:

<ли>

Применяйте эксперименты и инновации в процессах.

1. Безбоязненно тестируйте новые подходы на предмет масштабируемости и эффективности.
<ли>

Поддерживайте культуру постоянного совершенствования и адаптации. н

<ли>

Создайте сильную и сплоченную команду:

<ли>

Важно иметь команду, на которую можно положиться и которая сможет поддержать ваши идеи

2. Важно создать культуру, в которой человек не боится пробовать и учиться на своих предыдущих ошибках и готов двигаться вперед.

Можете ли вы рассказать о каких-либо конкретных ритуалах, которые являются неотъемлемой частью вашего стиля работы, и как они способствуют вашему успеху в интеграции с новой командой или организацией?

• Обучение у команд. Для меня приоритетом является погружение в повседневную деятельность команд, с которыми я работаю. Взаимодействуя напрямую с членами команды, понимая их роли, проблемы и потребности, я получаю бесценную информацию о существующих процессах и болевых точках. Такой практический подход не только расширяет мои знания об операциях, но также устанавливает взаимопонимание и доверие к членам команды, поскольку они видят во мне менеджера, который заинтересован в понимании их точки зрения.

* Укрепление доверия: с самого начала я ясно даю понять членам команды, что моя роль — не наказывать, а поддерживать и способствовать позитивным изменениям. Такое прозрачное общение создает среду, в которой члены команды чувствуют себя комфортно, делясь своими проблемами, идеями и отзывами. Укрепление доверия является основой эффективного сотрудничества, поскольку оно дает членам команды возможность открыто участвовать и активно участвовать в процессе улучшения.

* Внедрение изменений шаг за шагом: я верю в постепенный и стратегический подход к осуществлению изменений. Вместо того чтобы перегружать команды радикальными преобразованиями, я разбиваю инициативы на выполнимые шаги или пилотные проекты. Это позволяет членам команды увидеть немедленные результаты и ощутить преимущества изменений на собственном опыте, что повышает их заинтересованность и готовность участвовать в будущих инициативах.

Например, в Whizz наше решение разместить штаб-квартиру рядом с основным магазином подчеркивает нашу приверженность доступности и сотрудничеству, обеспечивая беспрепятственное взаимодействие и сотрудничество между сотрудниками штаб-квартиры и рядовыми сотрудниками.

Как вы сотрудничаете с межфункциональными командами при планировании и внедрении автоматизации процессов? Как добиться эффективности?

В сотрудничестве с межфункциональными командами по автоматизации процессов я придерживаюсь системного подхода, направленного на обеспечение ясности, эффективности и соответствия целям организации:

1. Согласование и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Я инициирую процесс, четко формулируя цель и преимущества автоматизации, получая отзывы от ключевых заинтересованных сторон и обеспечивая их поддержку. Это способствует согласованности действий и повышает вероятность успешной реализации.
1. Стратегическое планирование. В моем подходе планирование имеет первостепенное значение. Я разбиваю сложные задачи на управляемые компоненты, устанавливаю сроки и систематически распределяю обязанности. Включая буфер в наши сроки, мы обеспечиваем гибкость и эффективно снижаем риски.
1. Построение команды и подотчетность: я собираю межфункциональную команду, состоящую из людей, участвующих в процессе, обеспечивая представительство каждого участвующего отдела. Регулярные встречи облегчают общение, решение проблем и отслеживание прогресса, воспитывая у членов команды чувство причастности и подотчетности.
1. Постоянный мониторинг и корректировка. Регулярный мониторинг прогресса позволяет заблаговременно выявлять отклонения и потенциальные проблемы, что позволяет своевременно вносить коррективы, например, посредством еженедельных совещаний. Операционные панели мониторинга и инструменты анализа данных помогают отслеживать показатели, обеспечивая соблюдение сроков и стандартов качества.
1. Обратная связь и постоянное совершенствование. Я уделяю приоритетное внимание получению обратной связи от членов команды на протяжении всего процесса, созданию атмосферы сотрудничества и постоянного совершенствования. Активно прислушиваясь к предложениям по улучшению, мы оптимизируем процессы и эффективно повышаем эффективность.

Как совместить необходимость автоматизации процессов с сохранением человеческого контроля и принятия решений в условиях развития технологий? Есть ли у вас какие-нибудь советы и подсказки для других команд?

Для достижения баланса между необходимостью автоматизации и сохранением человеческого контроля и принятия решений в условиях развития технологий требуется стратегический подход, который использует сильные стороны как автоматизации, так и вмешательства человека. Вот несколько советов и рекомендаций, которые помогут командам эффективно достичь этого баланса:

Прежде всего, я думаю, важно признать, что автоматизация не всегда является немедленным решением, особенно в ситуациях, когда время имеет решающее значение или стоимость автоматизации непомерно высока.

* При необходимости нужно быть готовым адаптировать процессы вручную, особенно в ситуациях, когда проверка гипотез или подтверждение необходимости автоматизации имеют важное значение.

* Запуск процесса вручную позволяет быстро принимать решения и предоставляет ценную информацию, которая может помочь в разработке автоматизированных решений в будущем.

Другой вариант — использовать существующие решения автоматизации:

• Изучите и используйте существующие решения по автоматизации, прежде чем инвестировать в разработку индивидуальных решений.

* Многие готовые инструменты и платформы автоматизации предлагают надежные возможности, которые могут удовлетворить широкий спектр потребностей бизнеса, экономя время и ресурсы по сравнению с созданием индивидуальных решений с нуля. Особенно, когда мне нужно быстро проверить гипотезу.

Я думаю, что здоровый растущий стартап должен уметь делать и то, и другое, поскольку все развивается быстро и решения необходимо принимать быстро, что является суперсилой стартапов и делает интересной работу в них. Это то, что мы делаем в Whizz; мы комбинируем разные стратегии, пока не узнаем, что:

* Какая автоматизация нам нужна и где; * Каково будет его прямое влияние на бизнес, его доходы, качество обслуживания клиентов; * Как это должно выглядеть.

Более того, как только решение об автоматизации принято, человеческий контроль идет рука об руку с ее реализацией; ни одна технология не достигает успеха сама по себе. Операционным менеджерам необходимо:

* Регулярно отслеживайте и контролируйте автоматизированные процессы, особенно на начальном этапе внедрения.

* Проводить тщательное тестирование и проверку, чтобы гарантировать точность и эффективность автоматизированных рабочих процессов.

* Постоянно совершенствуйте автоматизированные процессы на основе показателей производительности и отзывов пользователей для оптимизации эффективности и надежности.

После того как автоматизированные процессы будут установлены и докажут свою надежность, сведите к минимуму участие человека в надзоре и контроле ключевых показателей. Предоставьте членам команды возможность сосредоточиться на задачах более высокого уровня, таких как анализ данных, принятие стратегических решений и оптимизация процессов на основе информации, полученной в результате автоматизированных рабочих процессов.

Я знаю, что вы получили свой профессиональный опыт в нескольких странах, взгляните на США и Великобританию. Заметили ли вы какие-либо различия в технологической культуре этих стран?

Это сложный вопрос, поскольку в Великобритании и США я работал на совершенно разных должностях и в разных компаниях, но я постараюсь ответить на этот вопрос в меру своих знаний и опыта.

n США славятся своим предпринимательским духом; когда кто-то думает о технологиях и стартапах, он в первую очередь думает о США. Возможно, поэтому:

1. Правила: в США, как правило, более мягкая нормативно-правовая среда, которая может способствовать быстрому экспериментированию и инновациям, которые также могут варьироваться от штата к штату, что также дает определенную свободу выбора места запуска (неудивительно, почему многие предприятия регистрируются в США). Делавэр, но работают где-то еще). И наоборот, Великобритания часто отдает приоритет более строгим правилам, которые могут повлиять на развитие и внедрение технологий (там меньше возможностей для маневра). Хорошим примером этого является GDPR. Недавно я работал с европейской компанией, которая должна была соблюдать GDPR, и это была огромная часть переговорного процесса, поскольку мы не могли поддержать их на рынке США из-за этих инструкций, поскольку США не требуют того же.< /ли>
   1. Доступ к капиталу и сети поддержки. США привлекают значительные инвестиции от венчурных капиталистов и инвесторов-ангелов, поддерживая рост инновационных стартапов. В стране также существует более зрелая экосистема акселераторов, инкубаторов и наставников. Хотя в Великобритании также процветает инвестиционная среда, доступ к финансированию может быть сравнительно более ограниченным.
   1. Кадровый резерв: благодаря различным программам образования и иммиграции (визы для талантов O-1, программа STEM) США получают выгоду от надежного резерва талантливой и образованной рабочей силы, в то время как Великобритании всегда было труднее освоить эти навыки. зазор. Например, будучи выпускником Великобритании, я помню, что все, о чем мы мечтали, это найти стабильную крупную компанию, которая имела бы спонсорские права для выдачи нам рабочих виз, не было времени мечтать о великом или думать об инновациях - все было в прошлом году в университете. о поиске аспирантуры, или тебя не будет. Думаю, сейчас Великобритания немного меняет эту ситуацию.
   1. Отраслевая направленность: в Великобритании вы просто устроены по-другому: будучи финансовым центром, вы думаете о том, чтобы обратиться в Goldman Sachs или Citi, в то время как в США такие компании, как Google, Apple и Amazon, находятся в авангарде экономической деятельности. сектор и, таким образом, вдохновит многих пойти в технологический сектор.

   Как вы справляетесь с проблемами сопротивления переменам при реализации инициатив по автоматизации процессов внутри организации? И какие стратегии вы считаете эффективными для преодоления этого сопротивления?

   Чтобы преодолеть сопротивление изменениям при реализации инициатив по автоматизации процессов внутри организации, требуется стратегический подход, ориентированный на коммуникацию, участие и поддержку. Вот несколько эффективных стратегий преодоления сопротивления:

   <ли>

   Сообщите о цели и преимуществах:

   <ли>

   Четко объясните, почему организации необходимо внедрить автоматизацию процессов и как это соответствует общим бизнес-целям.

   * Делитесь историями успеха и практическими примерами, чтобы проиллюстрировать потенциальные преимущества автоматизации для организации, команд и отдельных сотрудников.

   <ли>

   Поощряйте участие и обратную связь:

   <ли>

   Вовлекайте сотрудников в процесс внедрения, позволяя им опробовать новые инструменты и процессы автоматизации.

   * Создавайте возможности для сотрудников оставлять отзывы о своем опыте автоматизации, активно прислушиваясь к их проблемам и предложениям. Не только до реализации, но и на протяжении всего процесса и, что наиболее важно, в дальнейшем, прежде чем вы сможете с уверенностью объявить реализацию успешной.

   * Учитывайте отзывы сотрудников при разработке и совершенствовании решений по автоматизации, чтобы они отвечали потребностям организации и ее сотрудников.

   <ли>

   Позвольте сотрудникам внести свой вклад:

   <ли>

   Поощряйте сотрудников предлагать идеи и улучшения для инициатив по автоматизации, способствуя развитию культуры инноваций и постоянного совершенствования.

   * Обеспечьте постоянное обучение и поддержку, чтобы помочь сотрудникам развить навыки и знания, необходимые для эффективного использования инструментов и процессов автоматизации.

   <ли>

   Создайте четкую структуру подотчетности и поддержки:

   <ли>

   Определите четкие роли и обязанности для сотрудников, участвующих в инициативе по автоматизации, чтобы они понимали свой вклад и ожидания.

   * Внедряйте механизмы контроля и мониторинга для отслеживания прогресса, определения областей для улучшения и решения любых проблем или проблем, возникающих в процессе внедрения и после него.

   Можете ли вы поделиться прогнозом или тенденцией, которую вы предвидите в области автоматизации процессов, которая повлияет на бизнес в ближайшие несколько лет?

   Одной тенденцией в автоматизации процессов, которая, вероятно, повлияет на бизнес в ближайшие несколько лет, является растущая интеграция искусственного интеллекта и робототехники в операционные рабочие процессы.

   * Расширенные приложения ИИ. Поскольку ИИ продолжает внедряться в нашу жизнь (особенно это становится очевидным после запуска ChatGPT, когда на рынок выходит множество новых решений и услуг на основе ChatGPT), предприятия будут находить для него все более сложные приложения в различных операционных процессах. Это может включать в себя прогнозную аналитику для управления запасами, обработку естественного языка для взаимодействия со службой поддержки клиентов и алгоритмы машинного обучения для оптимизации графиков работы персонала с учетом вызовов, погоды и т. д.

   Например, в Food Rocket мы использовали машинное обучение для планирования смен водителей, а затем распределения заказов для обеспечения эффективности работы. При назначении маршрутов водителям алгоритм учитывал такие факторы, как: погода, загруженность дорог, близость адресов доставки, время добираться туда и обратно.

   * Автоматизация процессов робототехники (RPA). Роботы, как физические, так и виртуальные, будут играть более важную роль в автоматизации повторяющихся задач в различных отраслях. Физические роботы в производстве и логистике повысят эффективность работы, выполняя такие задачи, как сборка, упаковка и транспортировка. Виртуальные роботы или программные боты будут автоматизировать рутинные задачи бэк-офиса, такие как ввод данных, обработка счетов, управление персоналом и даже юридические вопросы.

   * Интеграция искусственного интеллекта и робототехники. Компании будут все чаще интегрировать технологии искусственного интеллекта с робототехникой для создания более интеллектуальных и адаптивных систем автоматизации. Роботы на базе искусственного интеллекта будут способны учиться на основе окружающей среды, принимать решения в режиме реального времени и адаптироваться к изменениям спроса или условий эксплуатации. Эта интеграция приведет к более эффективным и гибким производственным и эксплуатационным процессам.

   ---

   Оригинал