Безбумажный офис: какие шаги вы можете предпринять сегодня?
ecofriendly mobile-apps office-culture paperfree

Безбумажный офис: какие шаги вы можете предпринять сегодня?

7 ноября 2022 г.

Что мы можем сделать, чтобы сэкономить деньги и одновременно помочь окружающей среде? Стать безбумажным офисом — один из вариантов. В преддверии Всемирного дня без бумаги (6 ноября) я хотел бы рассказать вам о некоторых простых шагах, которые вы можете предпринять, чтобы сократить количество бумаги. Мои рекомендации будут особенно полезны для тех, кто только задумывается о том, чтобы сделать свой офис более экологичным, однако я мог бы дать несколько менее очевидных советов и тем, кто уже придерживается экологических принципов.

Вы можете легко подсчитать, сколько денег вы можете сэкономить, отказавшись от бумаги. Просто добавьте сумму денег, которую вы тратите каждый месяц на бумагу, картриджи, канцелярские принадлежности и картотечные шкафы. Не забудьте добавить стоимость времени сотрудника, необходимого для поиска бумажного документа среди бесчисленных папок.

Преимущества перехода на безбумажные документы весьма значительны и для окружающей среды. Для производства тонны бумаги требуется около 24 деревьев. Оцените, сколько пачек бумаги для принтера используется в вашем офисе каждый год, и вы легко подсчитаете, сколько деревьев можно спасти, если ваш офис станет экологически чистым. В среднем ежегодно для производства бумаги вырубается 4 миллиарда деревьев. Это примерно один процент тропических лесов Амазонки.

Вот мои рекомендации о том, как сократить количество бумаги в офисе или вообще отказаться от нее.

Замените бумажные ежедневники и календари онлайн-сервисами

Многие люди используют бумажные органайзеры, календари и стикеры для планирования своего дня. Но сегодня десятки сервисов и приложений помогут спланировать свой день и не забыть ни одной вещи. Более того, если вы используете такие приложения, как Календарь Google или Trello, вы можете делиться информацией с коллегами, прикреплять ссылки или документы и устанавливать напоминания для задач. Важно то, что вы будете выше ограничений листа бумаги, о котором легко можете забыть дома или в кафе во время обеда. Ваши заметки будут синхронизированы на всех ваших устройствах, так что вы сможете легко проверить свой рабочий график из дома на телефоне или планшете.

Сканировать документы и сохранять их в облачном хранилище

Если вы планируете использовать документ более одного раза, имеет смысл сохранить его в облачном хранилище. В этом случае вы сможете найти его одним нажатием кнопки. Вам не придется искать десятки папок и файлов, если они сохранены в облаке. Кроме того, цифровые документы устойчивы к пятнам от кофе и чернил. Если коллега просит копию документа, вы можете просто отправить ему ссылку. Это займет гораздо меньше времени, чем идти к копировальному аппарату, распечатывать копию и искать коллегу, который передаст ее.

В настоящее время вам даже не нужен сканер в вашем офисе, чтобы иметь возможность сканировать. Мобильные приложения, такие как iScanner, позволяют выполнять высококачественное сканирование с помощью мобильного устройства. Кроме того, с помощью приложения iScanner вы можете удалять складки и искажения, редактировать документ и подписывать его. Вы можете отправить документ коллегам по электронной почте или поделиться им на своем Google Диске или iCloud прямо в приложении, что позволяет получить к нему доступ с любого устройства.

Пересмотрите список документов, которые вы обычно печатаете

Каждый раз, когда вы отправляете документ на печать, подумайте, нужна ли вам печатная копия. Многие документы, такие как программы или презентации, мы печатаем просто по привычке. Отправка их участникам по электронной почте или прикрепление их к событию Календаря Google может работать так же хорошо. Если вам удобнее просматривать определенные документы в печатном виде, имейте в виду, что вы можете распечатать их на другой стороне использованных документов.

Используйте инструменты для создания карт памяти для мозгового штурма

Если вы работаете в распределенной команде, вы, вероятно, привыкли использовать XMind или MindMeister, а не флипчарты или доски. Помимо экономии бумаги, такой подход экономит время, поскольку вам не нужно потом оцифровывать заметки.

Избавьтесь от старых бумаг и переработайте их

День без бумаги — отличный повод разобраться с бумажным беспорядком на вашем столе и книжных полках, а также сдать старые документы, которые больше не актуальны. Во-первых, вы можете избавиться от старых каталогов продаж, руководств пользователя, листовок и блокнотов. Каждая тонна переработанной бумаги экономит 380 галлонов нефти, 7000 галлонов воды и около 3 м3 места на свалке.

В некоторых офисах принята система горячих рабочих столов, в которой сотрудникам не назначены рабочие столы. Это побуждает людей быть осторожными с тем, сколько они печатают, потому что им приходится брать с собой все свои документы каждый раз, когда они переезжают. Вы можете подумать об этом и для своего офиса.

Расскажите коллегам о Всемирном дне без бумаги и найдите единомышленников

Стать безбумажным офисом — непростая задача. Кроме того, это не проект, которым вы можете управлять самостоятельно. Но если ваши коллеги понимают важность этого шага для вашего бизнеса и окружающей среды, вместе вы сможете преодолеть все трудности. Делитесь идеями и советами о том, как можно сократить использование бумаги в офисе, изучайте новые способы перехода на безбумажный формат, и в конечном итоге вы увидите, как маленькие шаги могут помочь вам добиться отличных результатов.

н

Оригинал

Recent Post

Categories

PREVIOUS ARTICLE
NEXT ARTICLE