Компоненты цикла упрощают совместную работу в приложениях Office и Microsoft 365.

30 марта 2023 г.

Microsoft называет компоненты Loop в Office и другом программном обеспечении «единицами производительности, которые синхронизируются и свободно перемещаются между приложениями Microsoft 365». Думайте о компонентах Loop как о структурированном блоке данных, который находится в Microsoft Dataverse и может быть просмотрен и обновлен в различных приложениях.

Перейти к:

Возможные варианты использования компонентов Loop Когда и где я могу найти компоненты Loop? Как использовать компоненты цикла Могу ли я использовать компоненты Loop, если у меня нет последних приложений Office? Как защитить информацию в компонентах Loop Как сделать свои собственные компоненты Loop

Возможные варианты использования компонентов Loop

Вот примеры того, как вы можете использовать компоненты Loop:

Интеграция данных с инструментами проекта и CRM: если вы создаете опрос в чате Microsoft Teams, чтобы решить, какой продукт продвигать в следующем месяце, или делитесь списком дел с заинтересованными сторонами проекта, было бы полезно, если бы эти данные также отображались в ваши инструменты планирования проектов и управления взаимоотношениями с клиентами без необходимости их копирования и вставки? Встроенные обновления статуса в режиме реального времени: если вы отправляете электронные письма со сбором обновлений статуса, не было бы удобно, если бы они попадали прямо в документ, где вы составляете свой еженедельный отчет, и вам не нужно было бы обновлять его, когда кто-то отправляет последний -минутная коррекция? Решения технической поддержки, интегрированные между платформами: когда клиент обращается в службу технической поддержки, как насчет того, чтобы скопировать его информацию из Dynamics 365 CRM в чат Teams, чтобы обсудить проблему с инженерами? Оттуда, что, если информация о том, как решить проблему, вернется в их записи, если они перезвонят с той же проблемой через три месяца? Актуальные опросы в режиме реального времени. Пользователи также могут создать таблицу с плюсами и минусами и голосовать за идеи в компоненте Loop, который остается актуальным (рис. A).

Рисунок А

Создайте таблицу с плюсами и минусами и проголосуйте за идеи в компоненте Loop, который остается актуальным. Изображение: Майкрософт

Когда и где я могу найти компоненты Loop?

Компоненты циклов теперь доступны во многих различных приложениях Office и Microsoft 365, включая SharePoint и OneNote, а также в приложении «Цикл», которое представляет собой единое место для просмотра всех компонентов цикла, созданных вами или которыми другие люди поделились с вами. Приложение Loop не заменит Word или Teams; скорее, это для совместного планирования в документах, которые почти полностью состоят из компонентов цикла (рис. B). Пока приложение Loop находится в общедоступной предварительной версии, организациям необходимо включить его для своих пользователей. Рисунок Б

Приложение Loop предназначено для совместного планирования документов, почти полностью состоящих из компонентов Loop. Изображение: Майкрософт

Вы можете использовать некоторые компоненты цикла в чате Microsoft Teams — но пока не в каналах — в Windows, Mac, Linux, iOS, Android в Windows и в Интернете, а также в Outlook в Windows и в Интернете. Компоненты циклов доступны для Microsoft Whiteboard на рабочем столе, в Интернете, внутри Teams и на устройствах Surface. Функциональность также постепенно развертывается в Word для Интернета (не для настольных компьютеров или мобильных устройств) только для рабочих и учебных учетных записей, если ваша организация позволяет создавать ссылки, которые может редактировать или просматривать любой. Как обычно, не у всех будет доступ к Loop сразу.

ПОСМОТРЕТЬ: Google Workspace и Microsoft 365: параллельный анализ с контрольным списком (TechRepublic Premium)

Чтобы использовать компоненты Loop, вам необходимо иметь коммерческую лицензию Office 365 или Microsoft 365 (E3 или E5); вам также необходимо использовать выпуски программы предварительной оценки Microsoft 365 (новое название программы предварительной оценки Office) либо в бета-канале, либо в текущем канале (предварительная версия).

В Outlook коллекция компонентов цикла находится на главной вкладке ленты «Сообщение». в Word и Teams коллекция компонентов цикла находится в разделе «Вставка». Доступные в настоящее время компоненты контура перечислены ниже и на рисунке C.

Маркированные и нумерованные списки. Контрольные списки, в которых вы и люди, с которыми вы делитесь списками, можете отмечать элементы по мере их выполнения. Списки задач, в которых вы можете назначать задачи людям, упомянув их @. Вы также можете установить сроки выполнения, которые будут отображаться в их календаре и сообщать, сколько дней осталось, а затем отслеживать статус задач по мере их выполнения. Эти списки задач синхронизируются между Microsoft Planner и To Do. Абзацы текста, которыми вы можете поделиться для совместного написания и редактирования. Таблицы, которые вы можете использовать для мозгового штурма (возможно, с колонкой для неофициального голосования), запроса идей, сбора информации или управления регистрационными листами. Вы можете проводить вопросы и ответы, делясь вопросом и собирая несколько ответов или позволяя людям улучшать и обновлять лучший ответ. Другие люди также могут добавлять свои вопросы, на которые каждый может ответить. В настоящее время есть еще один компонент Loop, доступный в закрытой предварительной версии для Outlook и Word в Интернете: опросы на базе Microsoft Forms позволяют создавать вопросы с несколькими вариантами ответов, викторины, рейтинги, рейтинги и облака слов, которые растут по мере того, как люди вводят свои предложения.

Рисунок С

Основные компоненты цикла, которые вы можете вставить в Outlook. Изображение: Майкрософт

Что такое инструмент AI Copilot в приложении Loop?

В приложении Loop есть инструмент искусственного интеллекта под названием Copilot, который будет предлагать вам контент, но он доступен только в очень ограниченном частном предварительном просмотре с небольшим количеством компаний. Инструмент Jumpstart на базе ИИ может предлагать файлы из SharePoint или OneDrive для бизнеса, которые вы, возможно, захотите использовать в рабочей области цикла; теперь он доступен для корпоративных пользователей, и вы можете включить его на вкладке «Эксперименты».

Как использовать компоненты цикла

Люди, с которыми вы делитесь компонентом Loop, могут начать редактировать его, как только вы его отправите, и вы будете видеть их обновления; в качестве альтернативы вы можете отредактировать компонент Loop, если вы что-то придумаете после его отправки. Если вы поместите компонент Loop в электронное письмо, вы можете вернуться к своему сообщению, чтобы увидеть, что люди добавили, и ввести дополнительную информацию даже после отправки сообщения.

Вы можете видеть, когда люди печатают, и вы можете видеть, кто печатает каждую часть текста, пока они печатают; вы также можете навести указатель мыши на различные правки позже и посмотреть, кто их ввел, но не когда. Если вы хотите поставить свое имя на чем-то более заметном, например, чтобы не согласиться или начать обсуждение, введите // внутри компонента и выберите «Комментарий». Это позволит вам вставить свое имя и значок комментария, который показывает, когда комментарий был написан, когда люди наводят на него курсор.

После создания компонента Loop в одном месте, например в документе Word, вы можете щелкнуть значок «Копировать ссылку» в правом верхнем углу и скопировать его в электронное письмо или чат Teams; вы можете поделиться им в сообщении другого типа, но это будет только ссылка, а не интерактивный компонент.

В качестве альтернативы, если вы наберете @ в чате Teams, документе Word или электронной почте Outlook в Интернете, чтобы открыть меню Editor Context IQ, вы можете вставить существующие компоненты Loop так же, как вы бы вставили файл, тему из Viva Topics. или человека, которого вы хотите @упомянуть. Если он обнаружит, что вы говорите о клиентах или продажах, Context IQ предложит информацию из Dynamics 365, которую вы можете вставить в качестве компонента цикла, чтобы она всегда была актуальной, когда люди ее просматривают.

Если вы используете только Word или Outlook на рабочем столе (где Editor — это просто средство проверки орфографии, а упоминания @ доступны только в комментариях к документу или для добавления кого-либо в список адресов электронной почты), вы не увидите меню Editor Context IQ, когда вы тип @. Однако в настоящее время он развертывается в Word в Интернете.

Могу ли я использовать компоненты Loop, если у меня нет последних приложений Office?

Если у вас недостаточно последних версий приложений Office для работы с компонентами Loop, вы все равно можете совместно работать над содержимым, которое вам отправляют другие пользователи Loop. Вместо того, чтобы видеть компоненты цикла в электронном письме или чате Teams, вы получите ссылку для открытия файла, содержащего их, на веб-портале Microsoft 365, где вы можете просматривать, добавлять и редактировать содержимое. Вы также сможете увидеть, кто что печатает, добавляя текст в документ (рис. D).

Рисунок D

Если вы не видите компоненты Loop непосредственно в Outlook, вы все равно можете присоединиться в Интернете. Изображение: Мэри Бранскомб

Если вы делитесь компонентами Loop, вы найдете этот файл в папке «Вложения» в своей учетной записи OneDrive для бизнеса. Имя файла будет заголовком, который вы вводите при создании компонента; тип файла может быть более старым .fluid или более новым .loop, в зависимости от того, когда вы его создали. Вы увидите файл в списке последних файлов на OneDrive и Office.com, а также можете выполнить поиск в OneDrive. Откройте файл Loop, и вы можете поделиться ссылкой на него, как и на любой другой документ, но будьте осторожны при перемещении файла .fluid: для работы он должен находиться в OneDrive.

Как защитить информацию в компонентах Loop

Компоненты цикла могут использоваться для важной информации компании, которая является конфиденциальной и не должна широко распространяться; большая часть этой информации настолько конфиденциальна, что на нее необходимо нанести водяной знак.

Компоненты циклов в Teams Chat будут защищены первыми, с раскрывающимся списком меток, которые вы можете использовать для пометки конфиденциальной информации с помощью соответствующей политики конфиденциальности компании от Microsoft Purview Information Protection. Для Purview Data Loss Protection требуется лицензия Office 365 или Microsoft 365 E5.

Компоненты цикла будут сканироваться на наличие информации, которую согласно политике компании вы не должны собирать или передавать, например данные кредитной карты, номера социального страхования или информацию, помеченную меткой конфиденциальности. Эта функция должна была быть выпущена в конце 2022 года, но, похоже, пока недоступна.

Поскольку вы можете искать файлы .fluid и .loop, вы можете найти их с помощью eDiscovery, и для этого есть рабочий процесс в Microsoft Purview, хотя новое приложение Loop еще не поддерживает рабочие процессы eDiscovery. В eDiscovery Premium поддерживается автономный формат экспорта HTML, или вы можете загрузить файлы, а затем отправить их в OneDrive для бизнеса для просмотра. Microsoft также работает над форматом экспорта компонентов Loop, который будет работать со сторонними инструментами соответствия.

Как сделать свои собственные компоненты Loop

Прежде чем называться Loop, технология синхронизации, управляющая этими компонентами, называлась Fluid, отсюда и название файла с расширением .fluid. Fluid — это проект с открытым исходным кодом, который могут использовать другие поставщики программного обеспечения, а разработчики служб Azure — для создания приложений для совместной работы, работающих с Teams.

Но если вы просто хотите создать простой компонент Loop, в котором вы можете выбрать форматирование и пользовательский интерфейс для части информации, которую вы хотите совместно использовать, синхронизировать и совместно использовать, Adaptive Cards позволит вам это сделать. Как сказал TechRepublic Райан Каннингем, вице-президент Microsoft Power Apps, «[фреймворк Adaptive Cards] во многом использует те же базовые технологии, что и компоненты Loop».

Вскоре разработчики смогут превратить эти адаптивные карты в полноценные компоненты Loop, которые могут вносить фрагменты полезной информации там, где они нужны вам для совместной работы. Zoho Projects и ServiceDesk Plus Cloud создали компоненты Loop, которые позволяют вам назначать задачу или закрывать инцидент в чате Teams с помощью частного предварительного просмотра компонентов Loop на основе Adaptive Card. Также будут компоненты Adaptive Card Loop от GitHub и SAP.

Читать дальше: изменения в программе Microsoft Windows Insider включают новый Canary Channel (TechRepublic)

---

Оригинал