Канбан против диаграмм Ганта: может ли канбан эффективно заменить диаграммы Ганта?
8 апреля 2023 г.Планирование проекта лежит в основе того, как технические команды выполняют свою работу. Как технические лидеры, мы часто отвечаем за различные стратегические проекты, для успешной реализации некоторых из которых могут потребоваться месяцы напряженной работы и миллионы долларов.
Инструменты и процессы, которые мы используем для управления этими проектами, могут облегчить жизнь проектным группам и руководителям и помочь успешно реализовать проект, испытывающий затруднения.
SEE: Используйте этот набор для найма, чтобы найти идеального менеджера проектов, который приведет ваши проекты к успеху.
Важнейшая функция этих инструментов — позволить командам и заинтересованным сторонам видеть текущее состояние проекта и понимать, какую работу необходимо выполнить. Традиционно это делалось с помощью сложных списков задач или интегрированного плана проекта, отображаемого на диаграмме Ганта. Тем не менее, многие команды считают, что доски канбан предлагают оптимизированную, но очень эффективную альтернативу.
Диаграммы Канбан и диаграммы Ганта: краткий обзор
На высоком уровне доски канбан и диаграммы Ганта служат для достижения той же цели: показать, какие задачи необходимо выполнить и какой прогресс был достигнут. Диаграммы Ганта подчеркивают временную шкалу проекта и отношения между задачами, в то время как доски канбан фокусируются на объеме работы, которая уже завершена, выполняется и еще не начата.
Как и у большинства инструментов, у каждого есть свое время и место. Тем не менее, канбан-доски обеспечивают простоту и естественный элемент совместной работы, что делает их очень эффективными для небольших проектов и команд в рамках более крупных проектов. Оперативность, простота и тактильная природа Канбана делают его инструментом, который стоит использовать в каждом проекте, даже если Канбан сочетается с более сложной диаграммой Ганта.
Что такое канбан?
Канбан — это японское слово, которое можно перевести как «карта, которую вы видите». Это простое, хотя и несколько загадочное описание точно описывает его суть. Канбан зародился в автомобилестроении, где Toyota разработала процесс, использующий набор карточек для запуска производственных и складских операций. В этой системе, если вы использовали последнее рулевое колесо в мусорном ведре, вы кладете в этот мусорный бак красную карточку, побуждая кого-то пополнить контейнер и заказать еще рулевых колес.
При применении канбана к техническим проектам самым простым вариантом является создание трех групп с такими именами, как «Не начато», «Выполняется» и «Завершено». Карточка — или заметка, в зависимости от того, как вы хотите настроить этот процесс — представляет собой задачу; добавить задачу в проект так же просто, как написать краткое описание и поместить карточку в графу «Не начато».
ПОСМОТРЕТЬ: Узнайте, как некоторые из лучших программ канбан могут оцифровать этот процесс.
Когда кто-то начинает работу над этой задачей, он перемещает заметку в столбец «Выполняется» и, возможно, также пишет свое имя в заметке. После завершения заметка перемещается в корзину «Завершено».
Преимущества канбан
Это может показаться слишком простым и, возможно, даже детским, но сила канбана основывается на двух ключевых элементах. Во-первых, доска дает визуальное представление о состоянии проекта в любой момент времени.
Если карточки не переходят из состояния «В процессе» в состояние «Завершено», это сразу становится очевидным, и можно предпринять корректирующие действия. Если отдельные карты кажутся «застрявшими» или никто не хочет брать карту из корзины «Не начато», быстро становится очевидным, что действие, представленное картой, может потребовать некоторого дополнительного вмешательства.
Второй ключевой элемент канбана заключается в том, что он обеспечивает тактильную и психологическую составляющую. При перемещении карточки в корзину «Выполняется» сразу возникает чувство сопричастности, а при перемещении карточки в столбец «Завершено» — чувство удовлетворения.
Кроме того, канбан-доска служит координационным центром для ежедневных совещаний. Команда может использовать доску для обсуждения «зависших» задач и быстрого обсуждения того, как перемещать карточки в процессе.
Таким образом, канбан превращает управление проектами в «командный вид спорта», а не в исключительную область менеджера проекта и переменчивый инструмент, доступ к которому есть только у них.
Недостатки канбан
Простота канбана также может быть недостатком. Помимо некоторого творческого расположения карточек, трудно представить зависимости или отношения между задачами. Канбан-доски также представляют один момент времени, поэтому нелегко увидеть важные вехи или будущие сроки, которые могут не требовать действий в данный момент.
Когда следует учитывать канбан
Каждый раз, когда вы работаете с небольшой командой и ищете инструмент для обмена прогрессом и поддержания динамики, канбан-доска — отличное место для начала. Это совершенный инструмент управления командой, обеспечивающий необходимый объем управленческих затрат, обмен информацией и простоту.
Канбан-доски также являются отличным инструментом планирования. Разработать план так же просто, как наклеить стикер (или цифровой эквивалент) на доску и внести соответствующие изменения.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это графическое представление задач, необходимых для завершения проекта, на временной шкале. Столбцы представляют каждую задачу, а длина столбца обозначает расчетное время, которое потребуется для выполнения задания.
Задачи могут быть далее разбиты на структуры декомпозиции работ, а отношения задач могут быть связаны, когда они должны выполняться последовательно, что обычно называется зависимостью.
SEE: Узнайте больше о диаграммах Ганта и о том, как они работают.
Преимущества диаграмм Ганта
Возможно, наиболее значительным преимуществом диаграмм Ганта является то, что они заставляют руководителей проектов и участников программы учитывать продолжительность и взаимосвязь между задачами. Сложные проекты с множеством взаимосвязей между задачами можно наметить и определить «критический путь», который выделяет задачи, которые должны быть выполнены, прежде чем другие смогут продолжить работу.
Это значительное преимущество в сложных и многоэтапных процессах, таких как строительство или крупномасштабное развертывание программного обеспечения.
Во время выполнения проекта каждую задачу можно отслеживать и управлять ею, а общее «состояние проекта» можно быстро сгенерировать, при условии, что план проекта поддерживается в актуальном состоянии.
Недостатки диаграмм Ганта
Самым большим недостатком диаграмм Ганта является их сложность и склонность к быстрому «устареванию». Разработка сложного плана проекта сама по себе является искусством, и в крупных проектах может быть несколько человек, которые тратят большую часть своего дня на обновление и уточнение плана проекта и диаграммы Ганта.
Диаграммы Ганта обычно требуют программного обеспечения для управления проектами, которое может быть доступно не всем в команде. Это делает управление проектами деятельностью специалистов, а не совместными усилиями всей команды.
Если вы не будете регулярно обновлять план, ваша диаграмма Ганта может быстро устареть. В этом случае информация о состоянии, которую он предоставляет, может быть неточной, что приводит к тому, что заинтересованные лица перестают доверять инструменту.
Когда следует рассмотреть возможность использования диаграмм Ганта
Диаграммы Ганта лучше всего подходят для проектов, чувствительных ко времени и имеющих несколько взаимосвязей между задачами. Они отлично справляются с отслеживанием взаимосвязей между действиями, которые могут быть неочевидны для того, кто выполняет действия.
Они также являются полезным инструментом планирования, поскольку позволяют планировать в обратном направлении от даты выполнения или вперед от начальной даты. Это может быть ценным подспорьем для оценки потребностей в ресурсах или предоставления данных о том, почему невозможно выполнить дату выполнения, исходя из требуемых усилий для достижения этой даты.
Основные выводы
- Канбан использует визуальные подсказки, чтобы показать рабочую нагрузку и прогресс, в то время как диаграммы Ганта используют временную шкалу с графическим представлением длительности задач и взаимосвязей.
Диаграммы Канбан и Ганта не должны быть выбором «или/или» для ваших проектных команд. В крупном проекте ключевые задачи и зависимости могут быть отображены на диаграмме Ганта, в то время как отдельные команды управляют своей рабочей нагрузкой с помощью канбан-доски.
Как правило, диаграммы Ганта лучше всего подходят для срочных или сложных проектов. Однако для разработки и поддержания диаграммы требуются значительные усилия и более глубокое понимание управления проектами.
Если вы сомневаетесь, попробуйте для начала использовать доску канбан. Вы можете создать его за считанные минуты на доске или с помощью онлайн-инструментов, таких как Wrike или Trello.
Некоторые из лучших программ для управления задачами включают диаграмму Ганта и типы представления доски канбан. Узнайте больше о том, как они могут помочь вам с вашими потребностями в управлении проектами.
Оригинал