Гибридные и виртуальные мероприятия: основное руководство

Нельзя отрицать, что за последние два года ландшафт мероприятий изменился. Домашние рабочие станции заменили традиционные офисы, звонки в Zoom заменили групповые собрания, а виртуальные и гибридные мероприятия в значительной степени заменили личные встречи.

Многие организации потратили годы, полагаясь на ключевые личные мероприятия, чтобы облегчить взаимодействие и поддержку. Переход к преимущественно виртуальному опыту может показаться неудобной временной мерой.

Однако переход к виртуальным и гибридным мероприятиям открывает для вашей некоммерческой организации множество новых разнообразных и обширных возможностей.

Никогда не было лучшего времени, чтобы погрузиться в онлайн-мероприятия для вашей организации. При планировании гибридных и виртуальных мероприятий наиболее важными факторами являются функциональность платформы, возможности партнерства, взаимодействие с аудиторией, организация мероприятий и тщательно подобранные впечатления для ваших гостей.

Гибридный и виртуальный бум

Виртуальные и гибридные мероприятия имеют расширенные возможности для организаторов, открывающие двери для большей аудитории и больших доходов.

Некоторые виртуальные мероприятия даже имеют >удвоил свою посещаемость по сравнению с традиционными очными мероприятиями, предоставив безопасный и удобный опыт для тех, кто иначе не может посещать очные мероприятия.

И чем больше посещаемость, тем больше доход. Это связано с тем, что онлайн-мероприятия лучше ориентированы на более широкую аудиторию, больше не ограничивают участников. в определенную область.

Кроме того, сокращаются общие расходы при организации виртуальных мероприятий, сокращении бюджета на бронирование отелей, аренду помещений для мероприятий, ужины, декор и многое другое.

Многие люди, в том числе доноры, волонтеры и сотрудники, на самом деле стали предпочитать виртуальные мероприятия. Личное посещение мероприятий занимает гораздо больше времени в их расписании.

Гибридные и виртуальные мероприятия в настоящее время становятся основным продуктом в сфере технологий и некоммерческих организаций, и похоже, что они здесь, чтобы остаться.

Проведение гибридных и виртуальных мероприятий

Энн-Мари Павлицки Динкель — старший менеджер мероприятий для CMX и Беви. В течение года она отвечает за проведение образовательных мероприятий для CMX, которая предоставляет программы, помогающие профессиональным строителям сообщества расти и вовлекать свои сообщества.

Bevy, материнская компания CMX, предлагает корпоративное программное обеспечение для виртуальных конференций и общественных мероприятий.

Энн-Мари хорошо знала о переходе от личных к виртуальным и гибридным мероприятиям в 2020 году, когда она приняла участие в их ежегодной флагманской конференции CMX Summit<. /a>, полностью виртуальный впервые.

Несмотря на беспрецедентный разворот, саммит имел огромный успех: число регистраций увеличилось в пять раз, а социальная активность выросла на 190 %.

Энн-Мари с оптимизмом смотрит на переход к гибридным и виртуальным технологиям: «Это не ограничение, это открывает двери для взаимодействия». По словам Энн-Мари, любое успешное, активное гибридное или виртуальное мероприятие требует пяти основных направлений деятельности.

Платформа и функциональность

Одним из первых основных решений, которые предстоит сделать вашей организации, является выбор платформы. Однако прежде чем остановиться на платформе, важно определить, какие функции помогут вам достичь намеченной цели.

Например, если вы хотите сосредоточиться на нетворкинге на своем виртуальном или гибридном мероприятии, убедитесь, что на платформе есть виртуальные сетевые столы.

Если важно участие аудитории, убедитесь, что платформа включает в себя функцию вопросов и ответов. Если это спонсируемое мероприятие, убедитесь, что вы можете предоставить цифровые стенды для спонсоров и партнеров на платформе.

В зависимости от вашего бюджета и размера мероприятия ваша организация может использовать широкий спектр подходов.

Для более крупных мероприятий, таких как саммит CMX, Энн-Мари работает с продюсерской компанией и использует программное обеспечение Bevy, чтобы включить фирменные фоны, звуковые эффекты аплодисментов, интерактивные опросы, визитные карточки и многое другое.

Она даже размещает фирменные рекламные ролики, в которых можно выделить спонсоров, доноров или другие инициативы.

Но крупные постановки — не единственный путь к успешному мероприятию. На недавней виртуальной конференции Энн-Мари провела участников через сессии, построенные вокруг тщательно спланированной программы мероприятия.

Конференция завершилась виртуальными сетевыми столами для участников. Несмотря на простоту, это событие стало одним из самых популярных: количество подписок на новостную рассылку увеличилось на 75 %.

Энн-Мари связывает успех с таргетингом мероприятия, который определил глобальную аудиторию, восприимчивую к повестке дня их мероприятия.

Возможности партнерства

Виртуальный или гибридный формат может не только расширить вашу аудиторию, но и открыть больше возможностей для спонсорства. Компании всегда ищут творческие и экспансивные способы позиционировать себя. На живых мероприятиях спонсоры могут апеллировать только к тем, кто присутствует лично.

Однако благодаря расширенному потенциалу глобального присутствия в виртуальном пространстве гибридные мероприятия предлагают спонсорам гораздо более распределенную и заинтересованную аудиторию.

На недавнем мероприятии Энн-Мари стала партнером компании, которая спонсировала живую резьбу по льду. Хотя такой творческий подход может улучшить живые мероприятия, он также привлекает более широкую виртуальную аудиторию, предлагая как развлечения, так и инновационные возможности спонсорства.

Вовлеките свою аудиторию

Основной подход Энн-Мари к гибридным мероприятиям заключается в том, чтобы привлечь аудиторию: "Я всегда устраиваю шоу".

Она рекомендует начать с чего-то вроде диджитал-лобби — это первое, с чем аудитория столкнется на вашем мероприятии. «Небольшое приветствие имеет большое значение». Это может быть полностью отснятый рекламный ролик, объясняющий, что аудитория может ожидать, или что-то простое, например, приветственное сообщение.

Одним из самых важных элементов вашего мероприятия является ваш ведущий. «Всегда имейте ведущего. Ваш ведущий — ваша звезда. Убедитесь, что этот человек может направлять аудиторию и вовлекать ее в течение всего мероприятия».

Интерактивность имеет важное значение. Анн-Мари любит начинать мероприятия с вводных вопросов и ледоколов. "Откуда вы? Как дела? Где вы находитесь? Какой ваш любимый смайлик? Это один из моих любимых смайликов."

Она говорит, что чат будет наполнен смайликами, и мероприятие начнется с веселой интерактивной ноты.

Гибридные мероприятия — это больше, чем просто лекции и ответы на вопросы. Виртуальные посетители тоже хотят общаться. Всегда старайтесь устраивать столы для нетворкинга в конце мероприятия, что будет ценно для аудитории и будет поддерживать ее интерес.

Организация — это ключ к успеху

Гибридное мероприятие — это сочетание онлайн-мероприятия и личного мероприятия. По сути, вы планируете два мероприятия одновременно.

Если у вас есть несколько потоков информации, предназначенных для пересекающихся аудиторий, очень важно заранее спланировать контент и правильно организовать все.

Энн-Мари предпочитает иметь один основной документ для всего мероприятия, в котором выделяются отдельные протоколы как для виртуальных, так и для личных мероприятий. В этом документе содержатся такие сведения, как бюджеты, создание объектов, повестка дня, информация о докладчиках, спонсоры и т. д.

Для виртуальных мероприятий подготовьтесь к неизбежным техническим проблемам, установив виртуальный стол консьержа или службу поддержки. Кроме того, вы можете провести мини-тренинг перед своим мероприятием или составить руководство по технической помощи, которое вы можете предоставить своим гостям.

Подберите опыт

Важно понять, чего хочет ваше сообщество, а затем спланировать опыт с учетом этого. Если ваша аудитория хочет поговорить и пообщаться, убедитесь, что нетворкинг встроен в вашу повестку дня.

Если ваша аудитория хочет узнать спикеров поближе, запланируйте более длительные сеансы вопросов и ответов. Если посетители хотят немного развлечься, подойдите к планированию развлекательных мероприятий для них творчески.

Ключ к адаптации опыта — спросить участников, чего они хотят. Соберите эту информацию, распространяя опросы после мероприятия, используя свой канал Slack или встречаясь один на один с самыми активными участниками вашего сообщества.

События продвигаются вперед

Ограничения, вызванные пандемией, обременительны, но они также выявили множество преимуществ перехода на виртуальный опыт. Географические барьеры для взаимодействия были устранены, что позволило небольшим организациям принимать участников со всего мира.

Теперь некоммерческие организации могут обойти непомерные логистические расходы, организуя увлекательные интерактивные мероприятия для гостей, которые посещают их, не выходя из собственного дома. Гибридные и виртуальные мероприятия действительно могут открыть двери для более значимого и динамичного взаимодействия с вашей аудиторией.

Автор Майкл Роберсон

Совместно опубликовано здесь< /эм>

Фото Кельвина Хана на Unsplash