Как использовать конференц-мост для проведения гладкой встречи

Конференц-мост — идеальное решение для компаний, которым необходимо собрать много людей на одном звонке. Большинство современных телефонных систем могут установить этот тип звонка с минимальными усилиями.

Участники набирают один номер телефона из любой точки мира, чтобы присоединиться к вашему конференц-мосту. Эти звонки могут быть защищены с помощью кода идентификатора конференции, который предотвращает присоединение неавторизованных лиц.

Даже если вы никогда раньше не настраивали конференц-мост, скорее всего, ваша телефонная система может это сделать, будь то стационарная линия или VoIP. Это просто, но есть несколько вещей, которые сбивают с толку начинающих организаторов и участников.

Как настроить конференц-мост за считанные секунды

Мы иллюстрируем, как настроить конференц-мост с Nextiva, популярным сервисом VoIP-телефонии. Если у вас еще нет системы VoIP-телефонии, ознакомьтесь с моим обзором Nextiva, чтобы узнать, подходит ли она вам.

Точные шаги будут немного отличаться, если вы используете другой продукт, но основные шаги будут более или менее такими же — на самом деле это не так уж и сложно!

Небольшое примечание: приведенные ниже шаги были актуальны на момент публикации этой статьи, но приложения развиваются и меняются со временем.

1. Создайте конференц-мост

Первый шаг — создать новый конференц-мост с номером телефона, который люди будут использовать для звонков. Помните, что по умолчанию только администраторы имеют разрешение на создание новых конференц-мостов в Nextiva. Это также установлено по умолчанию во многих других телефонных системах.

После входа в панель управления Nextiva выполните следующие действия, чтобы создать новый конференц-мост:

В верхнем меню перейдите в Функции > Конференц-связь. Нажмите Конференц-мост+. Добавьте описательное имя для вашего моста. Выберите номер конференции из раскрывающегося списка. Установите уведомление, когда абоненты присоединяются/выходят (необязательно). Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы должны увидеть сведения об аудиоконференции, включая номер телефона, добавочный номер, идентификатор конференции и PIN-код модератора.

Примечание: Для создания персонального конференц-моста в Nextiva у вас должен быть номер конференции местоположения. Вы можете создать номер конференции местоположения, перейдя на главную панель управления и выбрав Местоположение > Функции > Конференц-связь.

2. Пригласите участников конференц-моста

После создания конференц-моста вам необходимо убедиться, что у всех участников есть информация, необходимая для присоединения.

Вот что должно быть в вашем пригласительном сообщении участникам:

Номер телефона. Добавочный. Идентификатор конференции.

В Nextiva идентификатор конференции — это шестизначный код доступа, который нужен звонящим, чтобы присоединиться. Не забудьте его отправить!

Не прячьте эту информацию в электронном письме — сделайте так, чтобы ее было как можно проще найти. Любой, кто опоздает на вашу конференц-связь, будет благодарен, что ему не пришлось копать.

Проведение первой встречи с использованием конференц-моста

Использование конференц-моста обычно просто и удобно. Пользователям нужно только набрать номер телефона или щелкнуть ссылку, чтобы присоединиться к звонку.

Тем не менее, технологии не всегда работают так, как запланировано. Вот несколько советов, чтобы все прошло гладко.

Проверьте свой конференц-мост

Перед первой реальной встречей рекомендуется проверить настройки конференц-моста по умолчанию и выполнить тестовый запуск, чтобы убедиться, что все работает так, как и ожидалось.

Во время пробного звонка вы проверяете, соответствуют ли качество звука и другие функции приемлемому стандарту. Если у вас есть интегрированные видеоконференции, доски или другие интерактивные функции, вам следует также протестировать их.

Это позволяет вам выявлять и устранять потенциальные проблемы или проблемы с сетью. Лучше заняться всем этим сейчас, чем пытаться устранить неполадки вашего конференц-моста, пока люди пытаются войти в собрание.

Понять общие проблемы конференц-моста

Вы можете столкнуться с проблемами, связанными с подключением некоторых участников к конференции. Большинство из них обычно являются техническими неполадками, которые можно решить довольно легко.

Вот некоторые из наиболее распространенных проблем и советы по их решению:

Нестабильное подключение к Интернету: если вы используете систему VoIP-телефонии, всем участникам вызова необходимо стабильное подключение к Интернету. VoIP не занимает много полосы пропускания, но даже незначительные задержки вызывают серьезные проблемы для разговора в реальном времени. Пользователи, испытывающие задержку или прерывистый звук, могут переместиться ближе к маршрутизатору или подключиться напрямую. Проблемы с кэшированием: если звонящие не могут войти в систему, вы можете попросить их очистить файлы cookie и кэш браузера, а затем перезапустить его, когда они закончат. Это может помочь тем, чьи компьютеры буферизуются, отстают или загружаются со скоростью улитки. Устаревшая операционная система и/или браузер: если они используют старые или устаревшие версии операционных систем или браузеров, попросите их обновить их до версии, совместимой с текущим приложением моста конференции. Если это повторяющаяся проблема, рассмотрите возможность попросить людей убедиться, что их ОС/браузер обновлены, в рамках вашего сообщения-приглашения на мост конференции. Идентификатор конференции не работает: участники могут столкнуться с сообщениями об ошибках при попытке позвонить в мост с помощью своего идентификатора конференции. Эта ошибка может возникнуть, если вы недавно назначили номер службы недавно созданному мосту конференции или участник пытается присоединиться с идентификатором для другой конференции.

Если ничего из этого не помогло или качество звонка не соответствует вашим ожиданиям, есть еще несколько распространенных проблем VoIP с простыми решениями. А если звонки по-прежнему идут плохо, обратитесь к своему провайдеру VoIP. Проведение конференц-связи в 2024 году не должно стать большой проблемой для вашей телефонной системы.

Как начать телефонную конференцию

Начните звонок вовремя. Это проявление уважения к участникам и поощрение любого, кто зарегистрировался с опозданием, прийти вовремя на следующий звонок. Если вы постоянно начинаете с опозданием, никто не будет пытаться прийти вовремя.

Обязательно сообщите людям, что звонок записывается. Это важно. В некоторых штатах и ​​юрисдикциях вы должны сообщить своей аудитории, если их записывают. Вместо того, чтобы беспокоиться о законах штата, лучше включить шаблонное заявление об отказе от ответственности, что звонок записывается, если вы планируете это сделать.

Еще одна лучшая практика, которую мы рекомендуем, — попросить всех участников отключать микрофоны, если они не говорят. Как ведущий, вы сможете отключать микрофоны людей, если это необходимо. Это может показаться грубым, но даже небольшой фоновый шум может действительно повлиять на качество связи.

Следите за тем, чтобы обсуждения не отклонялись от повестки дня, чтобы все шло по плану во время встречи и не превышали отведенное время.

Соблюдайте этикет встреч

Если возможно, мы рекомендуем вам завершить порядок выступлений и поделиться им со всеми участниками до начала встречи. Это поможет вам не отвлекаться от дела и гарантировать, что вы охватите всю повестку дня.

Поощряйте всех объявлять о себе, когда они присоединяются к звонку. На очень больших конференц-звонках это может быть нецелесообразно, но для небольших звонков или тех, где относительно мало говорящих, это, как правило, хорошая идея.

Будьте сами хорошим примером этикета, будьте вежливы, отключайте микрофон, когда не говорите, и четко артикулируйте свои слова. Закончите то, что вам нужно сказать, и переходите к следующему.

Следите за участниками, которые злоупотребляют своим временем. Как организатор, поймите, когда следует вмешаться, и поддерживайте течение встречи. Если слишком много ораторов будут выступать долго, вы потеряете возможность услышать вопросы или получить обратную связь.

Будьте тверды с разговорчивыми ораторами, но не грубите. Это одно из самых больших различий между этикетом аудио- и видеоконференций. Во время видеозвонка есть всевозможные визуальные подсказки, которые люди поймут. Когда это просто голос, вы должны быть прямолинейны с людьми, которые не перестают говорить.