Как отслеживать и управлять технологиями вашей организации

Как вы отслеживаете все технологические инструменты, которые использует ваша организация? В качестве упражнения просто попробуйте перечислить их. У вас есть ноутбуки, настольные компьютеры, мониторы, принтеры и телефоны. Возможно, у вас есть серверы и маршрутизатор Wi-Fi.

Можете ли вы также перечислить марки и модели каждого — и знаете ли вы, сколько им лет и когда они, вероятно, потребуют замены?

Что насчет вашего программного обеспечения? Независимо от того, установлено ли оно или находится в облаке, у вас есть программное обеспечение для повышения производительности, управления составляющими, презентаций и видеоконференций, учетных записей для социальных сетей и многого другого. Знаете ли вы, сколько у вас лицензий или какие у вас регистрационные ключи?

Чем больше технологий становится частью нашей работы, тем сложнее становится отслеживать их.

Однако, потратив время на организацию, ваша организация сможет более эффективно использовать свои технологии, сэкономить деньги и лучше планировать будущее.

!)

Почему ваши технические активы нуждаются в управлении?

Когда технология работает, мы склонны не думать об этом. Но когда дело доходит до работы, сбой может быстро перерасти в кризис. Сломанный компьютер или сломанный маршрутизатор могут расстроить сотрудников и снизить их эффективность.

Управление техническими активами вашей организации помогает вам узнать, когда оборудование подходит к концу, чтобы вы могли спланировать его замену до того, как оно перестанет работать. Точно так же отслеживание программного обеспечения помогает вам планировать обновления, особенно когда крупное обновление может означать изменение вашей работы.

Например, если вы используете более старую версию WordPress, обновление может повлиять на дизайн ваших страниц или их функциональность. Таким образом, вы должны спланировать, как обновить свой веб-сайт таким образом, чтобы он хорошо работал в последней версии без незапланированных простоев.

Отслеживание вашей технологии может помочь убедиться, что у вас есть правильные лицензии на программное обеспечение для сотрудников. Это также может предотвратить дублирование, особенно если отдельные сотрудники имеют право самостоятельно принимать технические решения.

Нужны ли вашей организации все эти компьютерные мониторы? Почему существует три разных аккаунта Survey Monkey? Процесс, позволяющий избежать приобретения ненужных инструментов или покрытия ненужных расходов в вашей технологической экосистеме, может быть большим преимуществом.

Управление вашими технологиями также может помочь вам спланировать будущее. Вы надеетесь расширить существующую программу? Или пришло время оптимизировать вашу организацию, чтобы сосредоточиться на том, что вы делаете лучше всего?

Проводя инвентаризацию и управление своими техническими активами, вы можете выяснить, есть ли у вас уже необходимое количество лицензий на программное обеспечение или учетных записей пользователей, или вам нужно инвестировать в новые инструменты. Это упрощает составление бюджета, а также помогает вам представить реальность того, что потребуется, чтобы осуществить эту смелую новую идею.

Давайте посмотрим, что нужно для эффективного управления вашими технологическими активами.

Проведите инвентаризацию

Начните со знакомства с аппаратным и программным обеспечением, которым в настоящее время владеет ваша организация. Как правило, в вашем перечне оборудования должны быть указаны тип и модель, сколько ему лет и кому оно назначено. Для программного обеспечения вам нужны имя поставщика и тип продукта, а также версия, которую вы используете, а также когда необходимо продлить лицензии или подписки и когда запланированы обновления поставщика.

Эта информация обеспечивает основу для понимания вашей технологической среды.

Использование электронной таблицы для отслеживания вашего инвентаря позволяет вам просматривать записи с течением времени, предоставляя вам историю технологий вашей организации, а также возможность поиска и сортировки по мере необходимости. Для небольших организаций, у которых нет большого количества оборудования или программного обеспечения для отслеживания, этого, вероятно, достаточно.

Но более крупные организации с десятками пользователей и сотнями инструментов могут использовать систему управления ИТ-активами. С помощью системы управления ИТ-активами вы можете отслеживать, контролировать и документировать все аппаратное и программное обеспечение.

Затем этот центральный репозиторий данных об ИТ-активах позволяет оценить потенциальные риски и принять меры для их снижения. Многие системы также позволяют автоматически устанавливать исправления для программного обеспечения и отправлять обновления на несколько устройств одновременно. Как правило, вы можете отслеживать даты продления и истечения срока действия, собирать счета-фактуры, хранить контракты и гарантии, а также управлять информацией о поставщиках.

Недорогие системы управления ИТ-активами включают UpKeep, Freshservice и EZOfficeInventory, каждая из которых может использоваться для отслеживания широкого спектра активов и может быть расширена для управления техническим обслуживанием, управления затратами и т. д.

Для организаций с выделенным ИТ-персоналом системы службы поддержки, такие как SolarWinds, Jira или SeamlessDesk, предлагают управление ИТ-активами как часть более комплексной системы управления ИТ, которая позволяет регистрировать проблемы и запросы на обслуживание, а также удаленно управлять устройствами, чтобы помочь пользователям вернуться к работе. работать быстрее.

Одним из способов, с помощью которого небольшие организации могут получить преимущества управления ИТ-активами без найма ИТ-персонала, является сотрудничество с поставщиком управляемых ИТ-услуг. Поставщики управляемых ИТ, такие как TechSoup и Tech Impact, обычно используют платформы, которые позволяют им выполнять сложный мониторинг как для обслуживания, так и для обнаружения угроз.

Ваш поставщик управляемых ИТ-услуг может запускать программное обеспечение для отслеживания в фоновом режиме и предупреждать вас о действиях при возникновении проблем или при появлении возможности переориентировать ваш подход к вашей технологической экосистеме.

Подумайте о своих активах целостно

Инвентаризация — это только первый шаг. Важно то, что вы делаете с инвентарем.

Если ваш инвентарь находится в электронной таблице, вам необходимо разработать систему для регулярного обновления или принятия мер в предстоящие сроки.

Для жизненных циклов оборудования вам может потребоваться проверять только ежеквартально. Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что оборудование следует заменять в течение четырех лет, хотя у ноутбуков может быть более короткий жизненный цикл в зависимости от того, насколько часто они используются.

И вы захотите следить за своим оборудованием, чтобы искать признаки износа. Если компьютер замедляется или маршрутизатор не обеспечивает ожидаемую скорость, возможно, пришло время заменить его.

Подписки и продления вы можете отслеживать более регулярно — например, ежемесячно. Обновления программного обеспечения или исправления будет трудно отследить на бумаге, потому что они часто бывают срочными и нерегулярными, но было бы разумно убедиться, что все обновления сделаны единообразно, и, по крайней мере, отметить время, чтобы вы могли видеть, когда есть большие пробелы. или несоответствия.

Одним из преимуществ многих облачных программных систем, таких как Microsoft Office 365, является то, что поставщик автоматически обновляет программное обеспечение — вам не нужно ничего делать. Однако облачные веб-сайты и системы баз данных могут по-прежнему требовать обновления вручную, особенно если обновление изменяет способ форматирования или просмотра данных.

Развитые организации также обращают внимание на то, как технологические активы соединяются и взаимодействуют. Часто само соединение может быть активом для отслеживания, потому что то, как оно настроено, может повлиять на другие технологии.

Например, если вы замените брандмауэр, вы должны убедиться, что настройки для определенных приложений перенесены в новый брандмауэр. Если нужный порт в брандмауэре не открыт, приложение не будет работать, и сотрудники будут разочарованы.

Отслеживание портов брандмауэра — это всего лишь один из способов документирования взаимодействий, чтобы гарантировать учет любых изменений вверх и вниз по потоку информации.

Помимо обслуживания, вы можете отслеживать подозрительную активность. Системы управления ИТ-активами часто позволяют управлять входом в систему и контролировать, кто имеет доступ к какому оборудованию или программному обеспечению. Они также могут сообщить вам, когда сотрудник входит в систему на устройстве или в приложении из необычного места.

Вы также можете отслеживать, сколько людей и как часто используют приложение, что позволит вашей организации принимать решения о количестве необходимых лицензий или рабочих мест или о полном прекращении его использования.

Эта информация будет особенно полезна во время составления бюджета. Точное знание того, какие технологии необходимо заменить или прекратить использование, может помочь вам обосновать свой бюджет и позволит вам работать с вашей организацией, чтобы планировать расходы за пределы одного бюджетного цикла.

Оставаться в расписании

Цель сбора информации об ИТ-активах — действовать на ее основе — на благо пользователей и вашей организации. Чтобы действовать, вам нужен график проверки ваших активов.

Новые покупки требуют тщательного планирования. Процесс покупки может быть долгим и сложным, поскольку он может включать исследования, многочисленные беседы с заинтересованными сторонами и демонстрации. Процесс бюджетирования также может задержать покупку, в зависимости от того, когда она попадает в процесс бюджетирования вашей организации.

Ваш график закупок означает, что вам нужно будет следить за своим графиком, когда активы должны быть выведены из эксплуатации, и начать процесс до того, как вы истечете дату выбытия.

Точно так же многие лицензии на программное обеспечение со временем заканчиваются. Это означает, что поставщик программного обеспечения больше не будет поддерживать исправления или защищать от уязвимостей. Ваш инвентарь должен включать возможные периоды истечения срока действия и план покупки и развертывания новой версии программного обеспечения или перехода на новую систему или услугу.

Подписки также требуют пристального внимания к вашему расписанию. Продление происходит ежегодно, но вы не можете ждать месяца, когда будет продлена услуга, чтобы решить, продолжать ее или нет. Если вашей организации необходимо заменить службу, вам нужно будет начать переход за несколько месяцев.

Если услуга не используется, полезно сначала выяснить, почему и изменились ли каким-либо образом потребности организации. Это также может занять некоторое время, в зависимости от рассматриваемых вопросов, поскольку даже неиспользуемое программное обеспечение часто содержит полезные данные, которые необходимо перенести или сохранить.

А наблюдение за своими подписками может помочь вам в принятии стратегических решений. Например, многие поставщики технологий периодически меняют структуру своих лицензий. Возможно, вы сможете сократить расходы или получить новые функции, перейдя на новую лицензию, но только в том случае, если будете регулярно проверять, внес ли ваш поставщик какие-либо изменения.

Автоматизировать там, где это возможно

Использование электронных таблиц для отслеживания ваших активов является практичным подходом для многих организаций, но это также может занять много времени. Автоматизация обновлений и исправлений безопасности может сэкономить время и обеспечить душевное спокойствие. Даже самые маленькие организации могут извлечь выгоду из автоматизации, поскольку она способствует более быстрому реагированию на критические действия.

Например, большинство систем управления ИТ-активами могут отправлять вам автоматические напоминания, чтобы помочь вам спланировать обновления или замены. Вы также можете настроить оповещения, чтобы уведомлять вас о появлении нового устройства в вашей сети или об установке нового программного обеспечения на компьютер организации, чтобы вам не приходилось рыться в технологиях вашей организации, чтобы узнать, что изменилось.

В то время как большинство систем управления ИТ-активами позволяют автоматизировать установку исправлений и обновлений, небольшие организации без них могут по-прежнему использовать более дешевые системы управления исправлениями, которые развертывают обновления — во многих случаях на нескольких компьютерах одновременно.

Это не только сэкономит время, не позволяя вам переходить от компьютера к компьютеру, но также поможет обеспечить согласованность и отслеживаемость ваших действий.

Конечно, автоматизация не означает, что вы можете настроить ее и забыть. Каждое изменение может иметь последующие последствия, особенно когда соединяются две технологии. Важно продолжать отслеживать свои активы, чтобы выявлять проблемы до того, как они станут критическими.

Совершенство — враг хорошего

Хотя каждая организация должна поддерживать определенный тип управления активами, не каждая организация может или должна делать это с одинаковым уровнем детализации. Если вы работаете в очень маленькой некоммерческой организации, и технология — это только часть вашей роли, начните с малого. Собирайте только ту информацию, которая вам полезна, и отслеживайте ее, насколько это возможно. Что-то лучше, чем ничего.

Тем не менее, в управлении вашими техническими активами есть большая ценность. Данные, которые вы собираете о своей технологической экосистеме, могут помочь вам принимать более взвешенные решения и лучше сопоставлять эти решения с бюджетом и потребностями персонала, исключая время простоя, повышая эффективность и даже способствуя улучшению морального духа персонала.

Сценарист: Дэн Ривас

Совместно опубликовано здесь: https://blog.techsoup.org/posts/asset-management-why-and-how-to-track-your-organizations-technology