Как остановить безумие совещаний, если у вас слишком много рабочих совещаний

Слишком много встреч. В том месяце я произнес эти три слова слишком много раз. Иногда как мимолетный комментарий самому себе. В других случаях в форме жалости к себе как чрезмерного, эгоцентричного недовольства текущим состоянием моей работы.

Вместо того, чтобы кричать во все горло и выбираться из колеи, в которую я попал, я просто принял это как образ жизни «так и должно быть, и я ничего не могу с этим поделать». Это." В конце концов, я сознательно решил стать менеджером, и слишком много совещаний каким-то образом казалось частью работы менеджера.

Прошло несколько месяцев, а потом стало еще хуже. Мои масштабы увеличились, размер моей команды увеличился более чем в два раза, как и количество совещаний. Я совершенно потерял контроль над своим временем. Я был в постоянном безумии в течение дня, переходя от одной встречи к другой только для того, чтобы остаться измученным, дезориентированным и сварливым.

Я любил свою организацию и свою команду. Но мне не очень нравилась моя работа. Слишком много совещаний стало легким бегством и предлогом, чтобы избежать того, что требовало моего времени и внимания — планирования будущего, определения лучших возможностей для моей команды или инвестирования в собственное обучение.

В конце дня я часто задавался вопросом, принес ли я какую-либо реальную пользу в тот день. Да, я руководил множеством отличных проектов на работе, но я не чувствовал себя эффективным в своей работе. И из-за того, что я не чувствовал себя эффективным в своей работе, я чувствовал себя выгоревшим.

Я позволил отговоркам «слишком много совещаний» и «это жизнь менеджера» продолжаться слишком долго. Пришло время мне стать настоящим. Взглянуть на свою жизнь и взглянуть правде в глаза. Я хотел избавиться от собственной чепухи и начать вкладывать смысл в свою работу.

Процесс начался с простой цели - вернуть контроль над моим временем, чтобы делать работу, приносящую пользу.

«Найди время» — это основа для выбора того, на чем вы хотите сосредоточиться, создания энергии для этого и разрыва цикла по умолчанию, чтобы вы могли начать более осознанно относиться к тому, как вы проживаете свою жизнь — Джейк Кнапп.

Конечно, оптимизация времени, затрачиваемого на встречи, была очень важным компонентом для достижения этой цели. Вот с чего я начал. Я решил начать с небольших изменений, чтобы не возвращаться к моему режиму по умолчанию, опасаясь того, как все это сработает.

Каждую неделю я смотрел в свой календарь и задавал себе следующие вопросы:

1. Как я могу повысить ценность этой встречи?

1. Чему я могу научиться на этой встрече?

1. Есть ли кто-нибудь еще, кто может занять мое место?

1. Что произойдет, если я не приду на эту встречу?

Эти простые вопросы вызвали чувство осведомленности о встречах, а не мой режим по умолчанию, чтобы идти на каждую встречу, которая появлялась в моем календаре. В конце концов я все же посетил довольно много из них, но чувство контроля над своим расписанием вдохновило меня на то, чтобы вывести этот процесс на новый уровень.

Я решил пойти ва-банк и создал пошаговый процесс, который каждый может использовать, чтобы лучше управлять своим временем, перестав использовать встречи как способ заполнить время и начать создавать ценность.

Преодоление синдрома «слишком много совещаний на работе»

Если вы не знакомы с матрицей срочного/важного Эйзенхауэра, я предлагаю вам сначала установить базовое понимание структуры. Этот фреймворк будет очень полезен, когда вы приступите к практической реализации стратегий, описанных ниже.

Шаг 1: Предварительное время для важных задач (без совещаний)

Важные задачи создают долгосрочную ценность для вас и вашей организации. Это высокоэффективные мероприятия, которые поднимут вашу команду и вашу организацию на новый уровень.

Как менеджер и лидер, большая часть вашей работы заключается в том, чтобы тратить время на размышления о будущем вашей команды, планирование того, как это будущее сработает, и принятие мер, чтобы превратить его в реальность. Никто другой в команде не может этого сделать.

Первая практика — спросить, что нужно сделать. Обратите внимание, что вопрос не в том, «Что я хочу делать?» Спросить, что нужно сделать, и серьезно отнестись к этому вопросу, имеет решающее значение для управленческого успеха. Неспособность задать этот вопрос сделает неэффективным даже самого способного руководителя — Питер Друкер

Каждую неделю заранее выделяйте время в своем календаре, чтобы освободить место для этих занятий. Заблаговременно выделяя время на эти действия, вы не можете поддаться срочности за счет задержки важных дел. Это также заставляет вас сознательно расставлять приоритеты в работе, требующей вашего внимания, тем самым сокращая время, которое вы тратите на собрания.

Шаг 2. Запланируйте все обязательные встречи

Это похоже на шаг 1, но на этом шаге вы предварительно блокируете время встречи. Да, я знаю, что мы пытаемся сократить количество встреч, и важным шагом для этого является определение тех встреч, которые определенно неизбежны и в то же время достаточно ценны, чтобы их сохранить. На этом этапе, если вы не уверены в какой-либо встрече, просто припаркуйте ее.

Все встречи на самом деле не пустая трата времени. Если вы являетесь менеджером или лидером, такие встречи, как встречи один на один, пропущенные уровни, обновления заинтересованных сторон и собрания персонала, на самом деле весьма ценны.

Запланировав их заранее, вы отдаете предпочтение практически любой встрече над встречами, важными для вас и вашей команды. Будьте осторожны, выполняя это действие. Поначалу будет очень сложно расставить приоритеты только для тех встреч, которые абсолютно важны. Чтобы не попасть в ловушку, когда вы втиснете все в свой календарь, используйте стратегию из шага 3.

Шаг 3. Делегируйте и расширяйте полномочия

Легко поверить, что вы и только вы лучше всего подходите для участия в собрании, и никто другой не может занять ваше место. Отчасти правильно и во многом неправильно.

Да, другие не могут занять ваше место. Но вопрос, который вам нужно задать себе, заключается не в том, сможет ли кто-то заменить вас. Вместо этого вам нужно спросить:

• Кто может достаточно хорошо работать на собрании?

• Кому вы можете доверить больше обязанностей?

• Кто готов принимать такие решения?

Если хочешь сделать несколько мелких вещей правильно, сделай их сам. Если вы хотите делать великие дела и оказывать большое влияние, научитесь делегировать полномочия — Джон С. Максвелл

Если вы думаете, что никто в вашей команде не сможет занять ваше место на любом совещании, это явный признак того, что вы не расширяете возможности своей команды. Вы являетесь узким местом при принятии решений в своей команде, и это подталкивает вашу команду к посредственности, а не к совершенству. Расширение прав и возможностей сотрудников не только высвобождает значительную часть вашего времени, но и создает здоровую рабочую среду, поскольку сотрудники чувствуют себя счастливыми, когда им доверяют их руководители.

Эффективное делегирование — важная часть вашей работы, в том числе делегирование совещаний. Определите, какие встречи вы можете делегировать или как вы можете развить навыки в команде, чтобы члены вашей команды были готовы взять на себя часть ваших встреч.

Не посещая эти собрания самостоятельно и используя обновления для синхронизации с вашей командой, вы добьетесь гораздо большего за небольшую долю времени, чем вы бы потратили, если бы вы присутствовали на собрании самостоятельно.

Шаг 4: Наведите порядок и устраните

Наконец, не стоит делегировать то, что вообще не следует делать. Научитесь говорить «нет» встречам, которые абсолютно бессмысленны. Совещания, которые не соответствуют миссии и целям компании или не приносят пользы вам и вашей команде, — это те, от которых вам нужно полностью избавиться.

От некоторых встреч трудно избавиться, потому что они дают вам чувство признания и значимости. Они как ракета-носитель для вашей самооценки. Когда вы чувствуете себя в ловушке этого решения, просто спросите себя: что бы вы предпочли: время или ложное чувство собственного достоинства?

Эти встречи не просто стоят вашего времени. Вам будет лучше без них, и ваша команда определенно станет намного лучше, если вы потратите время и энергию на то, что важно в долгосрочной перспективе.

Другие стратегии эффективного управления временем совещаний

Применяя описанные выше стратегии, вы сможете значительно сократить время встречи. Однако вы еще не закончили. Вы можете сделать гораздо больше, чтобы вернуть свое драгоценное время:

1. Оптимизируйте частоту и продолжительность встреч

Вы действительно нуждаетесь один на один с каждым членом вашей команды каждую неделю? А если раз в две недели? В чем ценность еженедельной встречи по сравнению с двухнедельной? В чем ценность двухнедельной встречи по сравнению с ежемесячной?

Посмотрите на все ваши еженедельные, двухнедельные и ежемесячные встречи. Зачем они вам на текущей частоте? Определите, какие еженедельные встречи можно превратить в двухнедельные встречи, а какие двухнедельные встречи можно превратить в ежемесячные встречи. Принимайте помощь от своей команды и задавайте вопросы своим заинтересованным сторонам. Выровняйте что-то, что имеет смысл для вас обоих.

Еще одна отличная стратегия экономии времени, затрачиваемого на совещания, — оптимизация времени проведения совещаний. Наблюдайте за своими собраниями и попытайтесь понять, сколько времени на самом деле тратится на ценные обсуждения, а сколько уходит на то, чтобы просто заполнить выделенное время.

Согласно__Закону Паркинсона__, работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение. Это касается и совещаний.

1. Складывать и объединять встречи

Некоторые встречи, возможно, стоит объединить из-за присущей природе зависимости между ними. Они не просто более полезны, они намного меньше тратят ваше время. Потратьте некоторое время на определение того, какие встречи стоит объединить.

Еще одна полезная стратегия — складывать похожие встречи подряд. Они могут не сократить общее время, затрачиваемое на встречи, но они сокращают время, затрачиваемое на переключение контекста.

Например. Вместо того, чтобы делать только один 20 минут 1-1, может быть полезно сделать два из них подряд. Ваш мозговой ритм, заданный с помощью первой встречи 1-1, значительно облегчит вторую.

Как только вы начнете использовать стекирование в качестве подхода, ваши встречи будут автоматически оптимизированы, что по своей сути потребует от вас применения стратегии № 1 — сократить время этих встреч.

1. Просматривайте ежемесячно и ежеквартально

Саморефлексия с использованием цикла обратной связи — мощная практика, позволяющая со временем становиться лучше. Если у вас слишком много совещаний, ситуация не улучшится за день или даже за месяц. Вы должны постоянно практиковать хорошие привычки, которые будут удерживать вас от плохих.

Вы не можете сделать все это упражнение только один раз. Вы еще не закончили пока. Чтобы привести свои действия в соответствие с желаемым будущим, вам нужно постоянно возвращаться к этому упражнению. Извлеките уроки из своего прошлого и используйте эти знания в своем будущем. Посмотрите на календарь за последний месяц и спросите:

• Где я проводил большую часть своего времени?

• Сколько из этих встреч были действительно полезными?

• Почему я в конечном итоге посещал встречи, которые позже казались ошибкой?

• Что я могу сделать еще, чтобы сократить время, затрачиваемое на встречи?

• Что я могу сделать меньше, чтобы сократить время, затрачиваемое на встречи?

Регулярное выполнение этого упражнения поможет вам оставаться в здравом уме, одновременно выполняя работу, которая повысит ценность вашей жизни и окружающих вас людей. В следующий раз, когда вы обнаружите, что говорите «слишком много встреч», сделайте паузу, дайте словам усвоиться и немедленно запланируйте время в своем календаре, чтобы повторить стратегии, изложенные здесь. Всего наилучшего!

Заканчивая этой мыслью Кэла Ньюпорта -

Ваша цель не придерживаться заданного графика любой ценой; вместо этого всегда поддерживать вдумчивое мнение о том, что вы делаете со своим временем в будущем

Резюме

1. Если вы обнаружите, что говорите «слишком много совещаний», не думайте, что это часть вашей работы. Вероятно, вы посещаете встречи, которые не приносят пользы вам и вашей команде.

1. Вам нужно лучше управлять своим временем, включая время, проведенное на собраниях. Никто другой не может сделать это за вас.

1. Для начала каждую неделю заранее выделяйте в своем календаре время для важных мероприятий, таких как планирование будущего для вашей команды. Заблокировав это время заранее, вы в конечном итоге будете тратить меньше времени на встречи, выполняя работу, которая будет продвигать вас и вашу организацию вперед.

1. Следующий шаг — выделить место для совещаний, которые абсолютно важны для вашей команды, таких как встречи один на один, обмен информацией с заинтересованными сторонами, собрания персонала и т. д. Планируя их заранее, вы оставляете меньше места для несущественных совещаний.

1. Определите, какие встречи можно делегировать членам вашей команды. Предоставляя вашей команде возможность самостоятельно принимать решения, вы не только сокращаете время, затрачиваемое на совещания, но и создаете счастливую и здоровую рабочую атмосферу.

1. Наконец, наведите порядок в своем календаре и исключите встречи, которые вообще не должны проводиться. Эти встречи могут повысить вашу самооценку, но они ничего не делают для того, чтобы продвинуть вас и вашу команду в направлении ваших целей.

1. Как только вы освоите эти стратегии, сделайте шаг вперед и высвободите больше времени, оптимизировав частоту и продолжительность совещаний, объединив и сгруппировав совещания и выработав привычку анализировать свой прогресс каждый месяц и каждый квартал. Самоанализ — это мощная техника, позволяющая извлечь уроки из своего прошлого и спроектировать лучшее будущее для себя и окружающих вас людей.

Ранее опубликовано здесь.