Как подготовить телефонную систему VoIP к будущему и снизить расходы

Voice over Internet Protocol — это быстрый и простой способ обновить стек коммуникаций вашего бизнеса до облака. Как интернет-решение, телефонная система VoIP более рентабельна, чем традиционные системы, подключаемые к коммутируемой телефонной сети общего пользования.

Но нет двух одинаковых телефонных систем VoIP. Существует множество моделей развертывания, различные уровни сложности и различные структуры ценообразования.

Какой лучший способ защитить ваши инвестиции в будущем, сохранив при этом низкие затраты? Давайте выясним.

Получите наименее сложную и работающую систему VoIP-телефонии

В целом, система VoIP-телефонии — это легкое решение на основе Интернета, которое может упростить вашу инфраструктуру, предлагая большую гибкость в работе. При таком количестве функций на выбор, сборка правильной системы может показаться сложной задачей, независимо от того, как вы к этому подойдете.

Мой лучший совет: найдите самое простое решение, которое соответствует вашим потребностям.

Для этого вам сначала нужно будет кристально ясно сформулировать свои требования. Возможно, будет полезно задать себе следующие вопросы:

Какие функции необходимы для вашей работы прямо сейчас? Что не работает с вашей текущей телефонной системой? Сколько пользователей у вас будет сегодня и через год? Какие бизнес-инструменты вам нужно интегрировать? Какие отраслевые нормы вам необходимо соблюдать? Насколько важна настройка? Вы ищете что-то для регулярного использования в бизнесе или для среды контакт-центра с большим объемом данных?

Не усложняйте свои требования. Это может привести к тому, что вы потратите больше денег, чем нужно.

Если вы нашли решение, которое предлагает большинство необходимых вам функций, но требует обновления для нескольких дополнительных функций, продолжайте искать. Вероятно, есть другое решение, которое предлагает немного другой пакет.

Хотя важно учитывать то, что вам понадобится в дальнейшем, легко застрять, обдумывая все возможности.

Ваши потребности через год должны учитываться, но не позволяйте им помешать вам двигаться вперед.

Советы по покупке любого типа телефонной системы VoIP

Существуют различные типы систем и уникальные типы развертывания. Лучшие советы для вас зависят от типа рассматриваемой вами системы VoIP.

Простые системы plug-and-play, поддерживающие только голосовую связь

У вашего бизнеса, вероятно, уже есть основной компонент для этого облачного решения: подключение к Интернету.

Настройка новой системы может быть такой же простой, как настройка нескольких дополнительных маршрутизаторов для расширения покрытия. Вам также могут понадобиться адаптеры, если ваши существующие телефоны не поддерживают IP. Но это, по сути, все.

Одно из самых больших преимуществ plug-and-play заключается в том, что вам не придется иметь дело с расходами или хлопотами по замене оборудования. Он разработан, чтобы дополнить вашу текущую настройку для простого, оптимизированного переключения со стационарной линии на интернет — идеально для новых предприятий или небольших операций с очень небольшой существующей инфраструктурой.

Если вам нужно купить телефоны, проще всего сделать это через вашего провайдера VoIP. Они будут предварительно настроены, и все, что вам нужно будет сделать, это подключить их.

Однако вы можете сэкономить деньги, используя восстановленные телефоны. Если вы это сделаете, обязательно рассмотрите совместимость, марку и производителя.

Однако самый дешевый вариант — вообще отказаться от телефонов. Ваша команда может использовать свои мобильные устройства и компьютеры для всего.

Одной из самых больших проблем с такими типами систем является долгосрочная масштабируемость. Хотя вы можете легко добавлять или удалять пользователей по мере необходимости, в конечном итоге вам может понадобиться более мощная аналитика, варианты маршрутизации вызовов и возможности автоматизации. Но трудно превзойти простоту и удобство простой системы VoIP.

СМ.: Ознакомьтесь с лучшими системами VoIP-телефонии для малого бизнеса.

Бесконечно масштабируемые облачные коммуникационные платформы

Облачные коммуникационные платформы также довольно быстро подключаются и работают. Ваш провайдер управляет всем программным и аппаратным обеспечением за кулисами от вашего имени. И ваша команда может обрабатывать звонки, используя существующие телефоны, мобильные устройства или настольный компьютер.

Но в отличие от простой системы VoIP, они предлагают множество функций, дополнительные каналы связи, планы на выбор и неограниченную масштабируемость.

Вы можете начать с плана начального уровня и переходить на более высокие уровни по мере изменения ваших потребностей — это лучший способ сэкономить деньги с помощью такого типа системы.

Многие также предлагают высоконастраиваемые решения контакт-центра для управления входящими и исходящими вызовами в масштабе. Другими словами, есть много возможностей для роста.

Они также обычно предлагают текстовые сообщения, видеоконференции, командный чат, обмен файлами и онлайн-факс (это называется UCaaS). Вы можете получить практически любой канал, который вам понадобится для внутреннего сотрудничества и внешней коммуникации

Наиболее существенными недостатками являются сложность, стоимость и гибкость.

Эти системы делают гораздо больше, поэтому их сложнее настроить, сложнее изучить и они дороже. Вдобавок ко всему, вы потеряете все свои каналы связи, если когда-нибудь решите перейти на другую телефонную систему.

Локальные системы VoIP-телефонии с широкими возможностями настройки

Локальная система VoIP — это решение, которое подразумевает наличие локального сервера, которым управляете вы, а не ваш провайдер, который управляет серверной частью за вас.

Некоторые владельцы бизнеса предпочитают именно этот подход, поскольку он дает вам полный контроль над структурой, безопасностью и конфигурацией вашей системы.

СМ.: Узнайте о наиболее важных рекомендациях по обеспечению безопасности VoIP.

Такие аспекты, как настройка SIP-транка, добавление или удаление пользователей и обновление функций безопасности системы, находятся в ваших руках. Поставщик VoIP просто расширяет возможности телефонной сети на основе интернета до вашей существующей структуры.

Однако это решение, скорее всего, потребует крупных первоначальных инвестиций. Вам придется покупать серверы, нанимать персонал для их управления и платить за лицензии на программное обеспечение.

У вас также могут вырасти счета за электроэнергию и вам придется приобретать дополнительное программное обеспечение для обслуживания серверов.

Однако текущие расходы на само программное обеспечение VoIP могут быть гораздо ниже, чем на типы систем, которые мы рассматривали до сих пор.

Вы можете принять меры для поддержки долговечности вашей локальной системы, инвестируя в высококачественное оборудование и сильную команду поддержки. Вам понадобится выделенный ИТ-персонал, который будет управлять системой, координировать дополнительные функции и оставаться в курсе самых последних практик безопасности.

Гибридные телефонные системы

Если у вас есть стационарная телефонная система и долгосрочные контракты с различными провайдерами, от которых вы не можете отказаться, гибридный подход означает, что часть вашей команды использует ее, а другие — VoIP.

Вы сохраните стабильность и надежность вашей существующей системы, одновременно с этим снизив расходы для ваших пользователей VoIP, обеспечив лучшую масштабируемость и дополнительные функции VoIP, которых вы бы не получили в противном случае.

Это также отличный способ постепенного перехода на интернет-коммуникации. Вы можете распределить расходы на миграцию во времени, а не обновлять всю систему до VoIP сразу.

Кроме того, вы получаете полный контроль над решением, какие команды используют VoIP, а какие — традиционные линии.

Команды, которые много звонят по междугородним или международным звонкам, скорее всего, являются лучшими кандидатами для перехода на VoIP. Большинство планов VoIP включают безлимитные звонки внутри страны, а некоторые предлагают безлимитные международные звонки. Это само по себе, скорее всего, сэкономит вам деньги сразу.

Для крупных предприятий с сотнями или тысячами пользователей эта экономия будет многократно увеличена.

Решения виртуального колл-центра

Если у вас всего один или два представителя по продажам или обслуживанию клиентов, вам, вероятно, будет достаточно использовать обычную телефонную систему.

Но большие команды, управляющие большим объемом вызовов, часто нуждаются в более продвинутых функциях. К счастью, они могут использовать функциональность VoIP через программное обеспечение для колл- и контакт-центров.

Как и обычная система, программное обеспечение виртуального колл-центра может полностью управляться вашим провайдером, развертываться на принадлежащем вам облачном сервере или на физическом сервере в вашем офисе.

Это самые сложные системы, включающие в себя ряд функций для:

Направляйте звонящих в нужное место. Помогайте руководителям контролировать производительность. Синхронизируйте критически важные данные о клиентах. Контролируйте соблюдение требований и процесс. Общайтесь через приложения для обмена сообщениями и социальные сети. Предоставляйте исключительный опыт для клиентов. Автоматизируйте повторяющиеся задачи. Поддерживайте вовлеченность агентов. Поддерживайте последовательность.

Лучший способ сэкономить деньги — выбрать систему, которая интегрируется с вашим программным обеспечением CRM, включает в себя все необходимые вам основные функции и дает вам достаточно возможностей для роста.

Расширенные возможности колл-центра могут легко отвлечь внимание, но важно понимать, что вам действительно нужно, а что хотелось бы иметь.

Системы телефонии VoIP против SIP-транкинга

SIP-транкинг возможен только в том случае, если вы в настоящее время используете стационарную телефонную систему или у вас есть частная телефонная станция.

Подобно гибридной системе VoIP, это экономически эффективный способ перехода на интернет-коммуникации без отказа от существующей инфраструктуры.

Однако SIP-транкинг работает поверх вашей системы, а не заменяет ее.

Для стационарных телефонов требуются медные провода, идущие к телефонному провайдеру. Их содержание обходится дорого. Кроме того, чем дальше находится ваш получатель от вашего физического местонахождения, тем больше работы требуется для подключения. Следовательно, вам придется платить больше за междугородние звонки.

С SIP-транкингом вы заменяете эти медные провода виртуальными линиями через Интернет. Междугородние звонки сразу же уходят в прошлое.

Вы также увидите значительную экономию средств, поскольку услуги SIP-транкинга оплачиваются за канал (также называемый транком). Каждый канал может обрабатывать один вызов за раз, поэтому вам понадобится 15 каналов для поддержки 15 одновременных вызовов.

С другой стороны, VoIP-системы взимают плату за пользователя. Вам нужно гораздо меньше каналов, чем у вас пользователей, что дает вам немедленное снижение затрат.

Поскольку большинство поставщиков услуг SIP-транкинга настраивают все удаленно, на внедрение уходит всего несколько часов или один день.