Как проводить встречи, которые вы не ненавидите
9 ноября 2022 г."У вас есть собрание, чтобы принять решение, а не решить вопрос". — Билл Гейтс
Эта цитата прекрасно описывает все мое разочарование по поводу совещаний. Многие исследования подчеркивают неэффективность совещаний на работе. Тем не менее, встречи становятся все более продолжительными и частыми, до такой степени, что руководители проводят около 23 часов. в неделю в них (в 1960-х было менее 10 часов). Было бы неплохо, если бы все собрания были полезными, но все мы знаем, насколько неэффективны большинство из них. Я много экспериментировал с собраниями в своей компании и научился извлекать из них максимальную пользу — вот что я обнаружил и хочу поделиться с вами, чтобы вы могли эффективно использовать свое время и проводить продуктивные и эффективные собрания.
Совещания вредны для вашей продуктивности
Обычно мы работаем по двум разным графикам: графику производителя и графику менеджера.
Эта концепция впервые была описана основателем Y Combinator Полом Грэмом в его эссе 2009 года. В этом эссе Грэм объясняет, почему создатели ориентированы на задачу и им нужно много времени, чтобы сосредоточиться (типичными примерами являются программисты или писатели). С другой стороны, менеджеры в основном используют общение и встречи, чтобы добиться прогресса. Интересно то, что в большинстве случаев нам всем приходится совмещать два графика в своей работе.
Когда вы находитесь в расписании создателя, одно прерывание встречи может сильно ударить по вашей продуктивности. График создателя наиболее эффективен, когда вы можете войти в поток, состояние глубокой концентрации, когда ваша концентрация максимальна, а время, кажется, течет незаметно. Возврат к потоку после прерывания может стоить до 23 минут< /а>! Попытка совместить график работы вашего производителя и менеджера всегда свидетельствует о неэффективности.
Проблема также может исходить извне. Менеджеры с большей вероятностью нарушат график производителя из-за характера своей должности. Из-за иерархии менеджеры также имеют право решать, когда проводить собрания. Эта сила связана с большой ответственностью (Человек-паук, цитата).
Прерывание графика создателя совещанием — большая трата времени. Хороший менеджер должен осознавать это и применять методы совещаний, которые позволяют производителям максимально использовать свое время. Руководители также должны понимать, что они могут проводить меньше совещаний и высвободить больше времени для себя.
Пол Грэм — очень востребованный человек — посвящает совещаниям только последние часы своего дня. Остаток дня посвящается выполнению дел. В современных компаниях большинству из нас необходимо придерживаться двойного графика. Итак, как вы реализуете это в своей повседневной работе?
Узнайте, на каком собрании вы находитесь
В своем бестселлере High Output Management Энди Гроув (бывший председатель и главный исполнительный директор Intel) описывает два вида совещаний: совещания, ориентированные на процесс, и совещания, ориентированные на выполнение миссии. Чтобы получить максимальную отдачу от ваших совещаний, важно понимать, к какому типу вы относитесь.
Совещания, ориентированные на процесс
Встречи, ориентированные на процесс, направлены на обмен знаниями и информацией. Обычно они происходят на регулярной основе. Классическими примерами совещаний, ориентированных на процесс, являются встречи один на один, собрания сотрудников или обзоры проектов.
Большинства совещаний, ориентированных на процесс, можно избежать (я исключаю встречи один на один из этого утверждения). Возьмем, к примеру, собрания сотрудников. Компании очень часто организуют регулярные встречи сотрудников для обмена статусами или обновлениями проекта. Основная цель часто состоит в том, чтобы получить более полную картину того, как продвигаются задачи в команде или компании. В настоящее время довольно распространено проводить ежедневные стендап-встречи в начале дня. Проблема с этими встречами в том, что большую часть времени они мешают создателям. Даже если организовать встречу заранее, она всегда нарушит чей-то план. И когда вы берете это прерывание на всю компанию, потеря эффективности очень высока.
Как правило, встречи, ориентированные на процесс, можно заменить электронными новостями. Письменное обновление имеет большую ценность, чем сообщение, которым делятся на собрании. Его можно прочитать в любое время, он устраняет микроуправление и укрепляет доверие в компании.
Например, ежедневные или еженедельные обновления. Такие приложения, как Basecamp или Range.co, включают в себя функции, предназначенные для устранения ежедневных статусных совещаний. Каждый день эти инструменты приглашают ваших сотрудников ввести обновление. Они могут выбирать, когда написать это, и не отвлекаться на встречу, когда они находятся в расписании своего создателя. Обновления передаются коллегам, поэтому они также могут читать их в любое время, не отвлекаясь на выполнение задачи. Эти системы сохраняют все преимущества встреч и избегают недостатков.
Тем не менее, совещания, ориентированные на процесс, не так уж и плохи. Я упомянул встречи один на один как исключение, потому что главное преимущество таких встреч — личные отношения, которые они создают между менеджерами и членами команды. Конечно, вы можете сделать общение один на один более эффективным с помощью некоторых методов, которые я опишу ниже, но попытка избежать социального взаимодействия на этих встречах была бы излишеством.
Встречи, ориентированные на миссию
Встречи, ориентированные на миссию, направлены на решение конкретной проблемы или выработку решения. В отличие от совещаний, ориентированных на процесс, они обычно проводятся спонтанно, и их нельзя предсказать заранее.
Неэффективность совещаний, ориентированных на миссию, связана с тем, что спонтанное принятие решений связано со многими когнитивными искажениями. Например, предвзятость побеждающей стороны предполагает, что, когда мы находимся в группе, мы начинаем думать так же, как и другие люди в группе. Другая, предвзятость подтверждения, очень часто возникает на встречах и показывает, что мы с большей вероятностью прислушаемся к информации, которая подтверждает наши предубеждения.
Лучший способ избавиться от когнитивных искажений на встречах, ориентированных на миссию, — пройти долгий этап подготовки в письменной форме. Когда менеджер организует встречу, ориентированную на миссию, лучше не торопиться с ней и заранее уделить время сбору аргументов, отзывов или вопросов. Создание письменного обсуждения проблемы для ее решения может привести к лучшему процессу принятия решения. Спешка на совещание, как только возникает проблема, — лучший способ спровоцировать когнитивные искажения. Это также создает ложную срочность и нарушает расписание других людей.
После того, как все стороны будут хорошо проинформированы с помощью предварительной документации, может состояться короткая встреча, ориентированная на миссию, и завершить процесс принятия решения. Это хороший способ убедиться, что все стороны согласны с решением или, по крайней мере, привержены ему. Также было бы полезно организовать встречу такого типа в случае конфликтов или эскалации в процессе принятия решения.
Понимание того, на каком собрании вы находитесь, поможет вам понять, как внедрить лучшую практику. В случае совещаний, ориентированных на процесс, попробуйте заменить их цифровыми обновлениями. Для собраний, ориентированных на миссию, тщательно подготовленная документация поможет уменьшить предвзятость, связанную с принятием решений.
7 правил проведения встреч
Некоторых встреч нельзя избежать. В этом случае собрания всегда должны следовать семи правилам, приведенным ниже:
- Предопределенная цель. Встреча без цели — лучший способ попусту потратить время. Будь то собрание, ориентированное на миссию или проект, у всех собраний должна быть цель, понятная всем участникам (например, собрание один на один направлено на оценку работы сотрудника).
- Временная шкала. Совещание не является открытым и должно соблюдаться отведенное время. Чем короче отведенное время, тем эффективнее будет встреча. Если вы планируете четырехчасовую встречу, можете быть уверены, что участники найдут способ заполнить это время. Вы можете сократить его до 30 минут и получить такой же результат, если собрание будет хорошо подготовлено и будет включать все пять других правил.
- Повестка дня: отсутствие повестки означает отсутствие собрания! Встреча без повестки дня — это просто предлог, чтобы запереть людей в комнате (или позвонить в Zoom) на определенный период времени. Всегда начинайте встречу с повестки дня обсуждения.
- Подготовка. Повестка собрания всегда должна быть доступна заранее (не менее чем за 24 часа), чтобы все участники могли подготовить свои мысли по теме. Наилучшей практикой является проведение письменной беседы перед собранием, чтобы вопрос мог продвинуться как можно дальше без личного общения (и, таким образом, устранить проблему экстравертных личностей, которые берут на себя обсуждение на собраниях).
- Лидер. У каждой встречи должен быть назначенный лидер, чтобы все шло своим чередом. Если это собрание, ориентированное на миссию, за руководителем также должно быть последнее слово в случае нерешительности.
- Писатель. Всегда назначайте писца для ведения заметок на собрании. Справедливости ради, писцом не всегда должен быть один и тот же человек. Без записей не останется и следа того, что было решено на собрании. Заметки помогут вам в случае будущих провалов в памяти или поделиться содержанием встречи с людьми, которые не присутствовали. Писец также должен очистить записи после встречи, чтобы сделать их полностью понятными для читателей.
- Не больше людей, чем необходимо. У Джеффа Безоса есть известное правило проведения совещаний: ни одно совещание не должно быть настолько большим, чтобы двух пицц не хватило на всю компанию. Участники встречи всегда должны приносить пользу, иначе они могут просто прочитать заметки о встрече и получить обновленную информацию о том, что обсуждалось. Добавление дополнительных участников на встречу — это хороший способ замедлить процесс принятия решений или просто потратить время, которое можно было бы потратить на что-то другое.
Использование этого набора правил в вашей компании обеспечит эффективность всех ваших совещаний. Тем не менее, вас могут отвлекать хорошо организованные и эффективные встречи. Помимо хорошей организационной практики, здоровые личные правила также могут повысить вашу продуктивность.
Сократите время, проводимое на собраниях
Соблюдение упомянутых выше правил уже должно сократить встречи до наиболее эффективных. Однако, если встречи будут прерывать график вашего создателя, они все равно будут мешать вашей продуктивности. Ниже приведены некоторые личные советы, которые помогут вам вернуть время вашего создателя.
- Пиши больше, говори меньше. Письменная беседа значительно экономит время. Представьте себе количество встреч, которые можно решить с помощью письменного (и подробного) разговора. Я говорю не о хаотичных тредах в Slack, а о реальных, подробных подробностях о проектах, проблемах и решениях, которые необходимо принять. Я регулярно пишу 200-300 обновлений, которыми делюсь со своей командой в нашем программном обеспечении для управления проектами. Это позволяет мне привести свои мысли в порядок, прежде чем поделиться ими. Эти обновления можно прочитать в любое время, поэтому я не прерываю постоянно свою команду встречами. Я бы буквально убил продуктивность своей команды, если бы постоянно делился своими мыслями на собраниях, а не в письменной форме.
- Включить метаданные в приглашение календаря. В приглашения календаря можно добавить такие метаданные, как местоположение, ссылку для звонка, заметки и повестку дня. Особенно это касается людей за пределами вашей организации. Предоставление контекста и информации внешним сторонам еще более важно, так как они могут иметь меньше знаний по теме встречи, чем ваши коллеги.
- Сохраняйте присутствие и сосредотачивайтесь на повестке дня. Мы все видели людей, которые начинают писать сообщения во время встречи. Помимо того, что это неуважительно, это также показывает, что встреча не имеет к ним отношения. Чтобы привлечь внимание участников, вы можете ввести простые правила, такие как наличие только одного компьютера в комнате или запрет на использование смартфонов во время совещаний. Также важно оставаться сосредоточенным на повестке дня. Отклонение от курса — лучший способ провести 30-минутную встречу в последний час. Если повестка дня требует дальнейшего обсуждения, подготовьте последующую встречу вместо того, чтобы запирать своих коллег в комнате на слишком долгое время.
- Отказ от спонтанных прерываний. Когда вам нужно сосредоточиться, последнее, что вам нужно, — это прерывание. Тем не менее, некоторые рабочие места более подвержены этому, и иногда вы сами несете ответственность за то, чтобы другие не отвлекали вас. Простой способ — быть откровенным со своими коллегами. Например, если вам нужно много времени, чтобы сосредоточиться, четко сообщите своей команде, что вы не будете регулярно проверять электронную почту или сообщения. Если вы работаете в переполненном офисе и вас часто отвлекают, вы также можете надеть наушники, чтобы показать, что вы заняты.
- Отказ от совещаний. Это самый радикальный вариант, но зачастую и лучший. Отказ от совещаний — лучший способ вернуть время вашего создателя. Например, вы можете заблокировать свой календарь событием «без встреч», чтобы люди не могли захватить ваше расписание. Я регулярно отказываюсь от встреч, у которых нет четкой цели или повестки дня. Не забывайте, что когда вы соглашаетесь на встречу, вы автоматически отказываетесь от других задач в своем списке.
- Объединяйте собрания в пакеты. Как и задачи, собрания можно объединять в пакеты. Это особенно полезно для людей со смешанным графиком работы производителя/менеджера. Если все ваши встречи проходят один или два раза в неделю после обеда, вы полностью освобождаете оставшееся время для глубокой концентрации. Выделение определенного временного окна для ваших совещаний также позволяет вам поддерживать время, проводимое на собраниях, на достойном уровне. Для тех, у кого много спонтанных перерывов, вы также можете создать «рабочие часы» (наподобие того, что делают профессора в университетах). С рабочими часами вы открываете определенное окно времени в своем календаре, чтобы ответить на вопросы. Это особенно полезно для людей, которым необходимо регулярно отвечать на вопросы.
- Не делайте его слишком длинным. Большинство приложений-календарей по умолчанию создают одночасовые мероприятия, но встречи не всегда должны быть такими длинными! Имейте в виду, что 30-минутный разговор может охватить многое, если встреча будет хорошо подготовлена. Откажитесь от часового интервала и начните проводить более короткие встречи. Это также заставит участников быстрее добраться до сути.
- Облегчение собраний с помощью инструментов. Организация собрания может быть сложной. Довольно часто приходится получать длинное электронное письмо туда и обратно, пытаясь найти время, которое устроит все стороны. Один из простых способов избежать этого — использовать такие инструменты, как Calendly (это бесплатно). Это приложение позволяет вам делиться открытыми временными интервалами с внешними контактами. Процесс организации полностью автоматизирован, и вам просто нужно поделиться ссылкой с другими, чтобы найти время, которое соответствует вашей собственной повестке дня. Спасибо, технологии!
Социальные преимущества совещаний
Каждая компания уникальна и имеет разные потребности во внутренней коммуникации. Несмотря на то, что я убежден, что большинству компаний было бы полезно сократить число совещаний до строгого минимума, я также признаю социальную пользу совещаний.
Иногда нужно пропустить неудачные встречи. В моей компании мы делаем один из них каждую неделю, добровольно. Раз в неделю мы организуем короткую всеобщую встречу (поскольку нас меньше 10 человек, это еще решаемо). Эта встреча посвящена обмену двумя короткими еженедельными событиями, одним профессиональным и одним личным. Хотя это вполне можно было бы заменить письменным отчетом (а он у нас фактически есть параллельно), польза от этой встречи в том, чтобы собрать команду и провести непринужденную дискуссию. Личная изюминка также помогает нам сблизиться и довольно часто смеяться вместе.
Иногда нужно признать пользу простого разговора. Но мы можем разрешить эту встречу, потому что знаем, что все остальные встречи эффективны.
Если вы последуете совету из этого поста, то сможете легко сократить время, проводимое на собраниях, до нескольких часов в неделю, даже если вы управляете командой или компанией. Вам не нужно ненавидеть встречи, если все они актуальны.
Оригинал