Как программное обеспечение для управления расходами может помочь повысить производительность
8 сентября 2023 г.У технологических компаний есть десятки важных проблем: от найма и удержания талантов до обеспечения того, чтобы продукты и проекты уложились в сроки. Административные задачи, как правило, отодвигаются на второй план, поскольку считается, что ограниченные время и ресурсы следует сосредоточить на основном бизнесе; Программное обеспечение для управления расходами — это один из способов облегчить задачи финансового администрирования.
ПОСМОТРЕТЬ: Набор для найма: финансовый менеджер по ИТ/директор по бюджету (TechRepublic Premium)
Преимущества использования программного обеспечения для управления расходами
В растущих компаниях управление расходами может состоять из общей электронной таблицы и полуготового процесса утверждения и возмещения расходов. Это обеспечивает ограниченный надзор; Кроме того, если кто-то не будет тщательно собирать и суммировать расходы, ваша компания, скорее всего, не будет иметь четкого представления о том, какие отделы и что тратят. Кроме того, ваша организация может быть завалена регулярными платежами за все, от лицензий на программное обеспечение до офисных услуг, которые больше не используются или являются дубликатами. Короче говоря, эта административная работа, вероятно, приведет к ограниченному пониманию.
Что такое программное обеспечение для управления расходами?
Программное обеспечение для управления расходами решает эти проблемы путем интеграции платежных карт, инструментов для сотрудников, а также отчетности и управления на единой платформе. Эти инструменты управления расходами обычно были прерогативой более крупных компаний, которые могли заключать соглашения с компаниями-эмитентами кредитных карт и приобретать дорогое программное обеспечение. Совсем недавно такие компании, как BILL Spend & Expense (рис. A), сделали инструменты управления расходами доступными для небольших компаний; и, в частности, с BILL Spend & Expense (ранее Divvy), подход, основанный на технологическом прогрессе, отлично подходит для растущих технологических компаний.
Рисунок А
Как использовать программное обеспечение для управления расходами BILL Spend & Expense
Ваша компания может начать использовать BILL Spend & Expense с упрощенной заявкой на получение кредита, которая распределяет кредит для компании в целом, уменьшая нагрузку, возлагаемую на отдельных сотрудников. Затем ваш администратор может настроить сотрудников и предоставить им персональные кредитные лимиты, привязанные к кредитной карте компании, которую предоставляет БИЛЛ.
Вместо того, чтобы удивляться чрезмерным расходам в течение нескольких недель, все платежи мгновенно отображаются в BILL Spend & Expense, и платежи отклоняются, как только сотрудник превышает свой лимит.
Приложение БИЛЛА делает управление расходами удобным
В мобильном приложении BILL сотрудники и администраторы могут сразу просматривать транзакции; Кроме того, отчетность о расходах упрощается, поскольку сотрудники могут индивидуально классифицировать транзакции и фиксировать поступления без каких-либо специальных отчетов или ввода вручную. Кроме того, сотрудники могут мгновенно запросить увеличение своих кредитных лимитов, чтобы можно было как можно скорее утвердить чрезвычайные расходы.
BILL Spend & Expense предлагает бюджетирование нового уровня
BILL имеет надежные функции бюджетирования. Ваши администраторы могут создавать бюджеты для различных статей: от маркетинговой кампании до поездки на конференцию. Бюджеты могут иметь одного или нескольких владельцев, которые управляют средствами, и нескольких сотрудников, которые могут получать бюджетные ассигнования. Эти ассигнования отображаются на кредитной карте сотрудника, и расходы по карте могут быть отнесены к назначенному бюджету. Как и в случае с любыми другими платежами, все, что превышает выделенный бюджет, отклоняется, хотя отдельные лица могут запросить разрешение на исключение.
Представление бюджета показывает все бюджеты, связанные с вашей компанией, а простой график подробно показывает сумму бюджета, что было выделено и что было потрачено. Бюджеты могут быть дискретными или повторяться ежемесячно.
BILL Spend & Expense позволяет пользователям настраивать номера одноразовых кредитных карт.
Еще одна функция BILL, которая особенно полезна для технологических компаний, — это возможность настраивать «одноразовые» номера карт, которые можно назначать для регулярных платежей. Большинство технологических компаний несут расходы на хостинг программного обеспечения, услуги подписки и другие текущие расходы; Пользователи BILL могут создать уникальный номер кредитной карты для этих подписок с ежемесячным лимитом, который нельзя превысить. Эти одноразовые номера кредитных карт можно быстро аннулировать, если подписка больше не используется.
Сколько стоит BILL Spend & Expense?
Основные инструменты BILL, платежные карты и возможности составления бюджета бесплатны для подписчиков, поскольку компания зарабатывает деньги за счет комиссий, связанных с транзакциями по кредитным картам. BILL предлагает дополнительные возможности, начиная от оплаты счетов и заканчивая вознаграждениями.
Экономьте время и будьте более продуктивными, используя BILL Spend & Expense.
Управление расходами, возможно, не находится в верхней части вашего списка важных инициатив, но его стоит изучить, поскольку оно дает возможность высвободить административное время, которое можно применить там, где это наиболее важно. Для технологических компаний, испытывающих нехватку времени и ограниченных бюджетов, возможно, самым большим вознаграждением от использования такого программного обеспечения является экономия времени, полученная за счет исключения ручных отчетов о расходах, задержек возмещения и вопросов о чрезмерных расходах, которые были выявлены задолго до того, как были предъявлены обвинения.
Веб-ориентированный и мобильный подход BILL к этим задачам кажется современным и доступным и должен быть более знаком техническим сотрудникам, чем электронные таблицы и формы одобрения.
Оригинал