Как трансформация системы закупок помогает достичь устойчивых бизнес-результатов?

17 марта 2023 г.

Закупки включают в себя больше, чем поиск и покупку. Он охватывает разнообразную корпоративную деятельность, направленную на быстрое и эффективное приобретение товаров и услуг для поддержания операций. Эти действия могут включать выявление потребностей, проверку потенциальных поставщиков, обработку запросов, ведение переговоров о сделках, получение разрешений, размещение заказов, управление поставками и тщательное документирование транзакций.

Плохое планирование и человеческие ошибки могут привести к тому, что процессы закупок будут растрачивать ценные ресурсы и приводить к финансовым потерям для организаций. К счастью, появились современные программные решения для закупок, которые оптимизируют эти процессы и повышают эффективность. Узнайте, как преобразование системы закупок может принести пользу вашей организации и помочь вам добиться значительной экономии средств.

Что такое трансформация системы закупок?

Трансформация системы закупок или цифровая трансформация закупок включает в себя использование передовых цифровых технологий, таких как автоматизация и искусственный интеллект, для оптимизации процессов закупок. Благодаря интеграции облачного программного обеспечения для закупок эта модернизация позволяет отделам закупок активно способствовать достижению стратегических бизнес-целей.

Оцифровка процесса закупок устраняет жесткие и изолированные устаревшие ERP-системы, устраняя разрыв между планированием цепочки поставок и ее выполнением. Это способствует созданию среды для сотрудничества между функциями закупок и цепочки поставок, повышая прозрачность цепочки поставок за счет постоянного предоставления заинтересованным сторонам актуального и надежного источника информации.

Почему необходима трансформация системы закупок?

Несколько бизнес-тенденций, появившихся за последние пару лет, сделали трансформацию системы закупок необходимой для компаний, которые хотят оставаться актуальными и конкурентоспособными. Вот некоторые из этих тенденций:

* Культура удаленной работы

Возможно, пандемия положила начало эволюции модели работы на дому, но она никуда не денется. Сегодня предприятия хотят, чтобы их сотрудники могли выполнять свои обязанности удаленно, и устаревшие процессы закупок просто не могут этого сделать. Современное программное решение для облачных закупок может обеспечить четкую связь между отделами и членами команды, чтобы гарантировать эффективную работу каждого для достижения общей цели, даже из разных мест.

* Растущие требования к отделам закупок

Из-за динамичного характера современной корпоративной среды отделы закупок теперь стремятся делать больше, чем просто сокращать расходы или управлять тактическим отделом. Сегодня ожидается, что группы по закупкам будут работать как стратегический бизнес-партнер, создающий ценность, который повышает конкурентоспособность, гибкость бизнеса, финансовую прозрачность и устойчивость процессов. Единственный способ достичь этих целей — внедрить современные процессы закупок.

* Проблемы закупок, с которыми сталкиваются покупатели B2B

Согласно исследованию 2022 года, основные проблемы с закупками, с которыми сегодня сталкиваются покупатели B2B, включают проблемы с доставкой, мошеннические расходы, соблюдение установленных правил расходов, сложные рабочие процессы покупки и утверждения, а также задержку сверки счетов. Большинство этих проблем связано с процессами закупок, которые осуществляются независимо от финансовых операций и цепочки поставок. Современное программное обеспечение для закупок может облегчить сотрудничество и синхронизацию этих разрозненных процессов.

* Нехватка квалифицированных ИТ-специалистов

В наши дни ИТ-специалистов и разработчиков не хватает. Эта нехватка ИТ-специалистов вызывает растущую озабоченность у организаций, которые продолжают полагаться на устаревшие рабочие процессы управления закупками и устаревшие системы ERP, требующие постоянного внимания и регулярной технической поддержки.

Влияние устойчивых методов закупок на эффективность бизнеса n

Организации могут модернизировать свои процессы закупок, интегрировав современное программное обеспечение для закупок и оптимизировав цикл от источника до расчетов. Это может привести к снижению затрат на закупки за счет заключения лучших сделок, устранения недостатков, приводящих к задержке поставок, и повышения эффективности цепочки поставок за счет более эффективного управления ресурсами.

Качественно проведенная цифровая трансформация закупок поможет компаниям сэкономить время и деньги, сохранить конкурентоспособность и обеспечить высокий уровень обслуживания и удовлетворенности клиентов.

Дорожная карта устойчивого преобразования системы закупок

Подробная дорожная карта имеет решающее значение для успешной трансформации системы закупок, обеспечивающей быструю окупаемость инвестиций. В нем должны быть изложены цели, требования к ресурсам и разумные сроки выполнения, что позволит компаниям подходить к модернизации процессов структурированным образом. Дорожная карта должна охватывать следующие аспекты:

* Цели

Перечислите цели отдела закупок и организации и подчеркните важность этих целей.

* Преимущества

Укажите краткосрочные и долгосрочные преимущества модернизации процессов закупок в вашей организации, выделив отраслевые факторы и финансовые последствия для организации.

* Ресурсы

Укажите ресурсы, необходимые для успешной трансформации системы закупок. Это должно включать расходы, а также потребности в персонале.

* Хронология

Создайте структурированный график завершения преобразования, предвидите возможные задержки и определите, как они будут устранены.

* Люди

Определить, какие отделы будут затронуты оцифровкой всех процессов закупок, обеспечить надлежащее обучение и поддерживать открытые каналы связи в организации, чтобы информировать сотрудников об изменениях.

* Процессы

Оцените существующие процессы, чтобы выявить существующие недостатки и указать, как эти недостатки влияют на эффективность закупок. Выясните, какие из этих существующих процессов можно спасти, а какие требуют комплексного пересмотра.

* Технологии

Проверьте производительность существующей технологической инфраструктуры, чтобы подтвердить ее совместимость с новым программным обеспечением для облачных закупок. Внесите необходимые изменения и сообщите о них заинтересованным командам.

Программное обеспечение для закупок: открытие процесса трансформации закупок n

Приобретение компетентного программного решения для закупок – это самый быстрый способ начать процесс преобразования системы закупок в вашей организации.

n Современные программные решения для закупок автоматизируют различные процессы, чтобы оптимизировать цикл от источника до оплаты и сэкономить много времени. Эти программные решения гарантируют, что все соответствующие стороны и заинтересованные стороны находятся на одной странице, эффективно управляя общением и сотрудничеством между бизнесом и поставщиками во время закупок.

Это поощряет открытость, способствует командной работе и гарантирует, что все вовлеченные стороны имеют доступ к точным, актуальным и актуальным данным о закупках. Результатом являются передовые процессы закупок, минимальные сбои в цепочках поставок и улучшенная итоговая прибыль. п

---

Оригинал