Памятка Google Workspace: что это такое и как это работает?
19 мая 2023 г.Google Workspace — это набор приложений для общения и совместной работы, созданных для людей в организациях. Основные коммуникационные приложения Google Workspace, такие как Gmail и Google Meet, широко используются во всем мире, как и приложения для совместной работы, такие как Google Docs, Sheets, Slides и Forms. Приложения для совместной работы были созданы с самого начала, чтобы позволить нескольким людям одновременно редактировать документ, электронную таблицу или презентацию.
Что такое Google Workspace?
Учетные записи Google Workspace создаются и управляются администратором, в отличие от стандартных бесплатных учетных записей Gmail или Google, которые может создать физическое лицо. Администратор имеет значительный контроль над настройками Google Workspace по умолчанию, доступом к приложениям и настройками безопасности. Workspace позволяет применять разные конфигурации к разным группам людей — или, в терминах Workspace, к разным организационным единицам. Google Workspace можно настроить для обслуживания организаций, которые также имеют дело с конфиденциальными данными. Например, администратор может запретить автономное хранение данных Workspace, таких как электронная почта, элементы календаря и файлы на Диске.
ПОСМОТРЕТЬ: Набор для найма: Cloud Engineer (TechRepublic Premium)
Какие приложения входят в состав Google Workspace?
Следующие приложения входят в состав основного предложения для большинства версий Google Workspace. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом приложении, нажмите на название ссылки, чтобы перейти на соответствующую страницу Google Workspace.
Одним из важных аспектов приложений Workspace является скорость. Google предлагает ярлыки .new, которые при вводе в поле URL-адреса современного браузера создают новый элемент указанного типа. Например, cal.new создает новое событие Календаря Google, а doc.new создает новый Документ Google.
- Gmail: самая популярная в мире служба электронной почты
Календарь: решение для планирования (cal.new)
Оборудование Meet/Meet: групповые видео- и аудиоконференции (meet.new)
Чат/Пространства: Командные беседы и проекты
Диск: частное облачное хранилище, которое также позволяет использовать общие диски и файлы.
Документы: Совместные документы (doc.new)
Таблицы: электронные таблицы для совместной работы (sheet.new)
Слайды: совместные презентации (slide.new)
Формы: настраиваемые формы и опросы (form.new)
Keep: совместные заметки (note.new или keep.new)
Сайты: веб-сайты для совместной работы (site.new)
Следующие предложения не представлены в качестве основных приложений Workspace, но часто доступны в зависимости от используемой версии Google Workspace. В некоторых случаях для этого требуются дополнительные покупки.
- Группы и группы для бизнеса: списки адресов электронной почты и управление доступом
Облачный поиск: поиск в Google Workspace
Vault: хранение данных и обнаружение электронных данных
Jamboard/оборудование Jamboard: совместная визуальная доска (jam.new)
Голосовое/голосовое оборудование: виртуальная телефонная система
Скрипт приложений: автоматизация бизнес-процессов
AppSheet: разработка приложений без кода
Класс: структурированные учебные пространства для учителей и учеников
Домены: регистрация доменов со встроенной регистрацией и настройкой Google Workspace.
ПОСМОТРЕТЬ: Как использовать Google Meet (бесплатный PDF) (TechRepublic)
Что мне нужно для доступа к Google Workspace?
Современный браузер (настоятельно рекомендуется Chrome)
На настольных платформах, таких как Windows и macOS, доступ к приложениям Google Workspace можно получить с помощью современного веб-браузера. В большинстве случаев организации, использующие Workspace, также захотят стандартизировать браузер Google Chrome. Вход в учетную запись Workspace с помощью браузера Chrome не только дает вам доступ к приложениям Workspace, но также позволяет использовать некоторые функции Chrome. Например, если это разрешено администратором, люди могут настроить Gmail, Документы, Таблицы и Презентации для локальной синхронизации для автономной работы. Многие другие современные браузеры, такие как Microsoft Edge, Firefox Browser и Safari, позволяют людям использовать большинство функций приложений Google Workspace в Интернете.
ПОСМОТРЕТЬ: Как стать опытным пользователем Google Docs (бесплатный PDF) (TechRepublic)
Google Диск для компьютера
Для систем Windows и macOS Google предлагает Google Диск для рабочего стола (ранее Google Drive File Stream), который позволяет людям просматривать файлы и папки на Диске с помощью локально установленного приложения. Это делает навигацию по элементам, хранящимся на Диске, очень похожей на навигацию по локальной файловой системе.
Приложения для Android, iOS и iPadOS
Несколько приложений Google Workspace доступны для установки в системах Android, iOS и iPadOS. Например, Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat и Keep можно загрузить и установить либо из Google Play (Android), либо из iOS App Store (Apple).
Примечание. В настоящее время не существует мобильных приложений ни для Google Sites, ни для Google Forms, хотя веб-сайты или формы, созданные этими приложениями, хорошо работают на мобильных устройствах.
ПОСМОТРЕТЬ: iCloud или OneDrive: что лучше для пользователей Mac, iPad и iPhone? (бесплатный PDF) (TechRepublic)
Необязательно: оборудование и Chrome Enterprise
Многие организации, использующие Google Workspace, также приобретают сопутствующие товары, такие как Chromebook, оборудование Google Meet, устройства Jamboard или телефонное оборудование Google Voice. Все эти устройства и связанные с ними службы могут быть подключены к учетной записи Workspace вашей организации для настройки администратором Workspace.
Chromebook (и другие устройства с Chrome OS в различных форматах, например планшеты или устройства 2-в-1) позволяют пользователям входить в систему с помощью учетной записи Google Workspace, а затем получать полный доступ ко всем приложениям Workspace. На большинстве современных устройств Chromebook можно запускать приложения для Android, на многих — приложения для Linux, а на некоторых более дорогих устройствах — приложения для Windows с помощью стороннего программного обеспечения. Элементы управления Chrome Enterprise позволяют администратору полностью управлять и развертывать Chrome и устройства Chrome.
ПОСМОТРЕТЬ: все шпаргалки и руководства для умных людей TechRepublic (TechRepublic)
Какие выпуски Google Workspace доступны?
Google различает версии Workspace по количеству учетных записей, типу организации клиента и возможностям. Во-первых, выпуски Business доступны только для организаций, которым требуется до 300 учетных записей пользователей. Организациям, которым требуется более 300 учетных записей, следует обратиться в Google, чтобы ознакомиться с версиями Enterprise. Если вы хотите использовать Workspace для одного пользователя, вы можете выбрать Google Workspace Individual, но вы также можете выбрать любую версию Business или Enterprise.
Во-вторых, некоторые выпуски доступны только для определенных типов организаций, таких как некоммерческие и образовательные организации.
В-третьих, лимиты хранилища, лимиты Meet (количество участников и возможность записи), возможности управления (конфигурация безопасности и отчеты) и доступ к определенным приложениям, как правило, увеличиваются по мере перехода от выпусков Starter к Standard и Plus.
ПОСМОТРЕТЬ: Zoom против Microsoft Teams, Google Meet, Cisco WebEx и Skype: выбор подходящих приложений для видеоконференций (TechRepublic)
Цены различаются в зависимости от вашей организации и версии Google Workspace. Например, образовательные учреждения и некоммерческие организации могут иметь право на бесплатное использование некоторых выпусков Workspace, хотя эти организации также могут перейти на платные версии для расширения возможностей и элементов управления.
Ниже приведен подробный список предлагаемых изданий; для получения информации о ценах посетите страницу цен Google. Помимо перечисленных выпусков, Google также продвигает Google Workspace для государственных учреждений, Google Workspace для здравоохранения и Google Workspace для предприятий розничной торговли.
Google Workspace Индивидуальный
В середине июня 2021 года Google анонсировала новую индивидуальную версию, которая включает услуги бронирования и маркетинг по электронной почте, а также доступ к основным приложениям Workspace. Индивидуальная версия Google Workspace имеет смысл, когда одному человеку нужны приложения Workspace и ему не нужно добавлять дополнительные учетные записи или управлять ими. Например, Индивидуальное издание будет иметь смысл для человека, работающего неполный рабочий день, или для индивидуального предпринимателя. Стоимость Google Workspace Individual составляет 9,99 долларов США в месяц или 99,96 долларов США при оплате за год.
Редакции Google Workspace Business (от 1 до 300 аккаунтов)
Большинство небольших организаций выберут один из этих трех планов:
- Business Starter: 7,20 долларов США за пользователя в месяц или 72 доллара США за пользователя с годовой оплатой.
Бизнес-стандарт: 14,40 долларов США за пользователя в месяц или 144 доллара США за пользователя с годовой оплатой.
Business Plus: 21,60 долларов США за пользователя в месяц или 216 долларов США за пользователя с годовой оплатой.
Основные отличия планов заключаются в следующем:
- Объем хранилища: Starter имеет 30 ГБ на пользователя, Standard — 2 ТБ на пользователя в пуле, а Plus — 5 ТБ на пользователя в пуле.
Максимальное количество участников видеовстречи: Starter позволяет 100 участников Meet, Standard — 150 участников Meet, Plus — 500 участников Meet.
Возможности записи Meet: недоступны для Starter, но доступны для учетных записей Standard и Plus.
Дополнительные сведения о различиях в объеме хранилища для разных планов см. в статье Хранилище Google Workspace: 3 важные вещи, которые вам нужно знать. Кроме того, вы получаете дополнительный доступ к Google Vault и дополнительным элементам управления конечными точками.
ПОСМОТРЕТЬ: Google Workspace и Microsoft 365: параллельный анализ с контрольным списком (TechRepublic Premium)
Редакции Google Workspace Enterprise (от 1 до любого количества учетных записей)
Организациям, которым требуется более 300 учетных записей, потребуется версия Enterprise, которая предоставляет доступ к дополнительным техническим средствам безопасности и управления, а также практически неограниченное хранилище. Небольшие организации, которым нужен доступ к этим функциям, могут подписаться на выпуск Enterprise, поскольку для учетных записей Enterprise Standard или Enterprise Plus не требуется минимального количества учетных записей пользователей. Однако эти функции обычно наиболее полезны в организациях с большим количеством людей и устройств. Google не предоставляет опубликованных цен на эти выпуски, поэтому вам необходимо связаться с их отделом продаж.
Редакция Google Workspace Essentials (для организаций с существующими решениями для работы с электронной почтой и календарем)
Вы можете сохранить свое текущее решение для работы с электронной почтой и календарем, например Microsoft 365, и добавить Google Workspace Essentials. Это позволяет сотрудникам вашей организации совместно использовать Документы, Таблицы, Формы, Презентации, Meet, Сайты и Keep, которые они могут использовать вместе с устаревшими решениями. Essentials Starter могут бесплатно использовать до 25 человек в организации.
Версия Google Workspace Frontline
Редакция Frontline, разработанная для обеспечения связи между рядовыми работниками и другими сотрудниками, включает доступ к основным приложениям Workspace, таким как Gmail, Calendar, Chat, Meet, Docs, Sheets, Slides и Sites, а также к функциям управления конечными точками для защиты данных на мобильных устройствах. устройства. Однако хранилище ограничено 2 ГБ на учетную запись. Google не публикует цены на версию Frontline и требует, чтобы потенциальные клиенты связывались с отделом продаж.
Редакции Google Workspace Education (только для соответствующих образовательных учреждений)
Соответствующие требованиям учреждения, такие как школы K-12, а также колледжи и университеты, могут подать заявку на бесплатный доступ к Google Workspace for Education Fundamentals. Это не только дает учащимся, преподавателям, администраторам и сотрудникам доступ к приложениям для совместной работы Workspace, но также, что важно, включает доступ к Google Classroom. Приложение Google Classroom предоставляет учителям структурированный способ обмена уроками со учащимися, учащимся выполнять и сдавать работу, а учителям оценивать и оставлять отзывы о своей работе.
Предлагаемые выпуски Education включают:
- Google Workspace for Education Fundamentals: бесплатно для соответствующих учреждений
Google Workspace for Education Standard: 3 доллара США на учащегося в год.
Преподавание и обучение: 4 доллара США за лицензию в месяц
Google Workspace for Education Plus: 5 долларов США на учащегося в год (ранее – G Suite Enterprise for Education).
ПОСМОТРЕТЬ: Советы по Google Classroom: как удаленно создавать классы и управлять ими (бесплатный PDF) (TechRepublic)
Некоммерческие версии Google Workspace (только для сертифицированных некоммерческих организаций)
Организации, подавшие заявку и соответствующие требованиям, могут бесплатно использовать Google Workspace для некоммерческих организаций, который по сути представляет собой версию Google Workspace для начинающих. Однако Google также предоставляет некоммерческим организациям возможность перейти на другие версии со значительной скидкой. Планы и цены для квалифицированных и утвержденных некоммерческих организаций включают:
- Google Workspace для некоммерческих организаций: бесплатно для соответствующих организаций.
Бизнес-стандарт: 3 доллара США за аккаунт в месяц.
Бизнес Плюс: 5,04 доллара США за аккаунт в месяц.
Корпоративные версии: со скидкой около 70 % от стандартных цен.
Зачем мне платить за Google Workspace, если я могу пользоваться многими функциями бесплатно?
Есть как минимум три причины перейти на платную учетную запись Google Workspace вместо того, чтобы просто использовать бесплатную учетную запись Gmail:
- Брендинг: вы можете настроить Workspace для работы с доменным именем вашей организации. Таким образом, электронные письма, которые вы отправляете, будут отправляться с вашего домена (например, you@exampleorganization.com), а не с адреса gmail.com.
Управление учетными записями: поскольку Workspace позволяет вам централизованно управлять учетными записями, вы можете создавать или удалять учетные записи пользователей, когда сотрудники присоединяются к вашей организации или покидают ее.
Безопасность. Администратор может улучшить параметры безопасности, требуя более длинных паролей, двухфакторной аутентификации и ограничения внешнего общего доступа, а также многих других параметров, снижающих риск нежелательной утечки данных.
Как проще всего настроить Google Workspace?
Для новой организации перейдите в Google Domains, чтобы приобрести доменное имя по вашему выбору. После регистрации доменного имени система предлагает выбрать и настроить учетные записи Google Workspace для домена. Этот метод устраняет несколько шагов настройки сервера доменных имен, которые в противном случае вам пришлось бы выполнять вручную.
ПОСМОТРЕТЬ: команды Windows, Linux и Mac, которые должен знать каждый (бесплатный PDF) (TechRepublic)
Можем ли мы использовать Google Workspace, если раньше мы использовали файлы Microsoft Office?
Да. Google Workspace включает несколько функций для поддержки организаций, у которых есть файлы в форматах файлов Microsoft Office. Google Диск поддерживает хранение многих типов файлов, включая .doc/.docx, .xls/.xlsx и .ppt/.pptx. Google Диск для рабочего стола позволяет открывать и редактировать эти файлы с помощью локально установленного программного обеспечения Office, если хотите.
Google Docs, Sheets и Slides поддерживают встроенное редактирование и совместную работу над файлами Word, Excel и PowerPoint соответственно. Gmail также позволяет быстро сохранять, открывать или редактировать вложения файлов Office, которые вы можете получить.
Какие сторонние приложения работают с Google Workspace?
Если вам нужны дополнительные приложения, работающие с Workspace, вам в первую очередь следует посетить Google Workspace Marketplace — каталог сторонних приложений, поддерживаемый Google. Эти приложения варьируются от приложений для повышения производительности (например, LucidChart Diagrams, MindMeister, Trello) до служб подписи (например, DocuSign, HelloSign), служб хранения (например, Box, Dropbox) и поставщиков резервного копирования (например, Backupify, Spanning Backup) среди сотен других.
Workspace также включает возможность подключения к сторонним приложениям с помощью единого входа и языка разметки утверждений безопасности. Это позволяет сотрудникам вашей организации входить в свою учетную запись Workspace, а затем получать доступ к подключенным сторонним веб-приложениям без дополнительной аутентификации. В некоторых случаях систему можно настроить на автоматическое добавление новой учетной записи в стороннем сервисе при каждом создании новой учетной записи Google Workspace. В каталоге предварительно интегрированных приложений SAML перечислены различные поставщики, предлагающие этот тип интеграции.
Какие есть альтернативы Google Workspace?
Microsoft 365 предлагает аналогичный широкий набор инструментов для совместной работы и общения, удобный для управления предприятием. Microsoft Exchange, Outlook, Word, Excel, PowerPoint и Teams остаются стандартными приложениями, используемыми во многих организациях. Другие гораздо менее распространенные альтернативы Google Workspace включают Zoho Workplace, Nextcloud и KolabNow.
Лица, которым не нужны корпоративные возможности управления электронной почтой и учетными записями, но которые хотят работать с документами, могут рассмотреть альтернативы документам, таблицам и слайдам, такие как LibreOffice или CryptPad. Людям, использующим устройства Apple, следует изучить приложения Apple iWork (например, Pages, Numbers и Keynote).
Станьте экспертом по Google Workspace с комплектом Ultimate Google Workspace Certification Bundle от Академии TechRepublic.
Оригинал