Задачи и события в Google Календаре: основные различия и пояснения по использованию

Вы используете Google Calendar? Я использую. На самом деле, я полагаюсь на него каждый день, чтобы быть организованным и двигаться вперед. Почти все, что я добавляю в свои различные Google Calendars, является событием. Время от времени задача более способна удовлетворить мои потребности.

Если вы когда-либо задумывались о событиях и задачах, вы, вероятно, задавались вопросом: «В чем разница?» Вот моя точка зрения на вопросы, которые вы можете себе задать.

СМ.: Комплект для найма: Cloud Engineer (TechRepublic Premium)

В чем основное отличие задач от событий в Google Календаре?

Хотя и события, и задачи отображаются в вашем календаре — и обе могут служить вашим нуждам — это совершенно разные функции. Разница между ними очень очевидна, если вы используете Google Calendar так, как это задумано. Другими словами, если ваш календарь используется для планирования встреч, то события — это встречи, а задачи — это то, что вам нужно сделать.

Но если вы похожи на меня и используете Google Calendar для организации задач, которые вам нужно выполнить, разница становится немного размытой. Это, конечно, зависит от того, какие детали вам нужно сохранить для задачи. Например, я использую Google Calendar для составления плана каждой статьи, которую мне нужно написать для всех моих клиентов. Для этих записей мне нужно использовать события. Почему? Потому что часто я добавляю заметки к задаче, чтобы точно знать, что я делаю. Я включаю исследовательскую информацию, контакты, ссылки, загрузки и многое другое. Я могу сделать это с помощью событий.

Могу ли я добавлять подробности или вложения к задачам, как это делается с событиями?

С задачами вы очень ограничены в том, что можете добавить. Фактически, задача может включать только заголовок, дату/время, описание и категорию. Теперь, со многими вещами, которые я добавляю в Google Calendar, задача идеально подходит. Однако я склонен по умолчанию использовать события просто потому, что они более гибкие.

СМ.: Используйте эти шаблоны календаря контента, чтобы превратить Google Таблицы (или другие приложения) в центр для вашего графика публикаций. (TechRepublic)

Задачи становятся более настойчивыми в обмен на меньшую детализацию

Однако одно из приятных свойств задач заключается в том, что они остаются в вашем календаре, никогда не затемняясь — даже если прошло установленное время — пока вы не отметите их как выполненные. После того, как вы отметили задачу как выполненную, она останется в вашем календаре затемненной, как прошлые события. Вы также можете отметить задачу как незавершенную, чтобы вернуть ее на передний план.

Итак, считайте события хлебом и маслом вашего Google Calendar, а задачи — маленькими напоминаниями о том, что вам нужно сделать в течение дня. Вы оцените наличие и того, и другого вместе, как только интегрируете события и задачи в свой рабочий процесс.

Как создать задачу в Google Календаре?

После того, как вы вошли в свой Google Calendar в браузере, перейдите в меню Create в левом верхнем углу. Выберите его, чтобы отобразить выпадающее меню, и выберите Task из списка. Вы также можете выбрать Event или другие функции здесь.

На Android, iPhone или iPad коснитесь пустого места в календаре и воспользуйтесь подсказкой «+ Задача».

Могу ли я устанавливать напоминания о задачах в Google Календаре?

Вы не можете устанавливать напоминания о предстоящих задачах. Хорошей альтернативой может быть создание нескольких задач. Функция задач раньше называлась напоминаниями, поэтому создание напоминания о задаче может быть излишним. Задачи нельзя настроить так, чтобы они включали звуки уведомлений, как это делают события.

Могу ли я классифицировать или выделять цветом задачи в Google Календаре?

Цветовое кодирование задач в Google Calendar может быть выполнено ограниченным образом. Вы можете редактировать цвет всех задач, связанных с вашим календарем, одновременно. Сделайте это в браузере компьютера, посетив «Задачи» в разделе «Мои календари», выбрав параметры (с тремя вертикальными точками или меню в виде фрикадельки) и выбрав из доступных цветов.

Это может быть полезно для представления, в котором календари нескольких сотрудников или отделов отображаются в одном представлении. Однако все задачи должны быть одного цвета. Чтобы добавить цветные метки к событиям на мобильных устройствах, вам сначала нужно будет создать эти метки на компьютере. Вы можете изменить цвета событий по отдельности.

Тот же процесс применяется к категоризации задач. Задачи можно категоризировать только по календарю (в разделе «Мои календари»). События можно категоризировать индивидуально по типу проекта или любой другой метке.

Могу ли я преобразовать задачу в событие в Google Календаре?

Задачи и события — это отдельные элементы. Не существует автоматического способа конвертировать одно в другое внутри только Google Calendar. Некоторые службы автоматизации, такие как Zapier, могут конвертировать задачи внутри Gmail в события.

Как управлять повторяющимися задачами и повторяющимися событиями?

И задачи, и события можно запланировать на повторение. Меню для каждого из них выглядят немного по-разному.

Чтобы управлять повторяющейся задачей, щелкните ее и выберите Изменить задачу в правом верхнем углу плитки. Там вы можете изменить дату и повторение. Общие задачи или подзадачи не могут повторяться.

Чтобы управлять повторяющейся встречей, щелкните ее и выберите Изменить событие в правом верхнем углу плитки. Параметры времени и повторения будут чуть ниже названия события.

Примечание редактора: эта статья была обновлена ​​Меган Крауз в 2024 году.