Создание отличной коммуникационной стратегии для вашей некоммерческой организации
2 марта 2023 г.Каждая часть еженедельной деятельности некоммерческой организации, от собраний команды до управления волонтерами и работы с спонсорами, требует хорошего взаимодействия. Может быть чрезвычайно сложно создать правильную среду для процветания команд, если сообщения теряются или не доходят до нужной аудитории.
Существует огромное количество технологий, доступных для поддержки ваших коммуникационных усилий, и определение того, какие из них лучше всего подходят для ваших нужд, может оказаться непростой задачей.
Ознакомьтесь с кратким руководством по средствам коммуникации в вашей некоммерческой организации.
Внутренние коммуникации
Начните с анализа потребностей и приоритетов вашей команды. Попытайтесь определить области, в которых ваша команда испытывает трудности с общением или может нуждаться в некоторой поддержке. Например, есть ли потребность в более эффективной мгновенной связи? Не хватает скоординированного управления рабочим процессом?
Также важно знать, кому нужен доступ к внутренним каналам связи. Это только ваш оплачиваемый персонал или более широкий круг волонтеров, членов правления или других заинтересованных сторон?
Как только эти потребности будут установлены, вы можете начать решать, где техническая поддержка будет полезна вашей команде.
Внутренний обмен сообщениями
Для общения в режиме реального времени Slack — отличный и хорошо зарекомендовавший себя инструмент. Он позволяет быстро и легко отправлять сообщения коллегам, обмениваться файлами и создавать каналы для определенных отделов или проектов.
Microsoft Teams — еще одна полезная платформа, включающая обмен мгновенными сообщениями, совместное использование файлов, планирование и интегрированные возможности видеоконференций.
Teams также имеет возможность создавать выделенные группы и разработан как всеобъемлющее приложение для доступа ко всем вашим инструментам повышения производительности в одном месте.
Microsoft Outlook отлично подходит для внутренней и внешней электронной почты, а также со встроенным календарем. Обратите внимание, что и Teams, и Outlook входят в состав пакетов повышения производительности, таких как Microsoft 365 и Office 365.
Если вам нужна помощь в начале работы с Teams, TechSoup предлагает курсы< /a> чтобы помочь вам и вашей команде освоить его функции.
Встречи и видеоконференции
Zoom — это, вероятно, самый известный инструмент для удаленных собраний, благодаря простоте использования и множеству полезных интеграций, которые делают его одним из лучших выбор для многих.
Это отличный универсальный инструмент, обеспечивающий доступ одним щелчком мыши к собраниям, секционным заседаниям и гибкость для проведения личных встреч, встреч в небольших группах или крупных вебинаров.
Недавнее обновление Zoom принесло несколько замечательных новых функций, но настоящей изюминкой являются автоматически генерируемые живые подписи, помогающие чтобы сделать встречи более доступными.
Альтернативой является Webex от Cisco, предлагающий безопасные видеовызовы, а также полезные интеграции, позволяющие обмениваться файлами и редактировать их в Платформа. Для совместной работы отличной функцией Webex является интерактивная доска, которую можно использовать в качестве инструмента совместной работы в любой момент во время совещания.
Как упоминалось выше, Microsoft Teams также имеет встроенную функцию видеовстреч и конференций, которая включает аналогичную интеграцию с доской. Teams поддерживает собрания до 10 000 человек и является хорошим выбором как для небольших, так и для очень крупных онлайн-мероприятий.
Microsoft Teams также включена в вашу подписку на Office 365 или Microsoft 365, поэтому она доступна вам без дополнительной платы.
Если вы предпочитаете приложения и интерфейс Google для продуктивной работы, Google Meet органично вписывается в остальные его функции. Это упрощает совместную работу в режиме реального времени, спонтанные проверки и запланированные встречи.
Он также предлагает виртуальные комнаты, посвященные конкретным проектам, так что вы можете в любой момент зарегистрироваться для регистрации.
Сотрудничество
Оперативная совместная работа над проектами — ключевая потребность организаций, работающих удаленно.
Совместная работа над документами, электронными таблицами и презентациями упрощается благодаря облачным инструментам повышения производительности, а вы можете обеспечить ясность и простоту с помощью инструмента управления проектами.
Документы Google предлагают редактирование и совместное использование в режиме реального времени, а также возможности комментариев и предложений, которые позволяют каждому высказать свое мнение без слишком много писем, летающих туда-сюда.
Приложения в решениях Office или Microsoft 365, такие как PowerPoint, Word и Excel, имеют те же функции. Эти инструменты для совместной работы также являются неотъемлемой частью Microsoft Teams и некоторых других приложений для повышения производительности, входящих в состав Office.
Возможности включают возможность оперативной совместной работы, включая совместное редактирование документов, комментарии и @упоминания, а также интеграцию с другими инструментами повышения производительности.
Для нужд управления проектами Asana поможет вам управлять рабочими процессами и четко видеть, кто за что отвечает. Это позволяет быстро увидеть, как продвигается проект, не отслеживая его, и гарантирует, что каждый понимает свою роль в проекте.
Внешние коммуникации
Далее рассмотрите свои каналы для общения за пределами ваших сотрудников и волонтеров. Это могут быть грантодатели, члены сообществ, которым вы служите, а также потенциальные и действующие активисты и доноры.
Занимаясь внешней коммуникацией, важно знать, с кем вам нужно связаться.
Какую информацию вы хотели бы, чтобы ваша аудитория получила, и что вы хотите от них? Вашей целью может быть вовлечение, увеличение пожертвований или увеличение количества волонтеров. Что бы это ни было, это должно информировать вас о вашей работе с общественностью.
Электронная почта и социальные сети
Ваша электронная почта и общение в социальных сетях часто являются первым контактом человека с вашей организацией. Чтобы помочь вам управлять этими важными первыми впечатлениями, вы можете использовать возможности управления маркетингом Constant Contact.
К ним относятся инструменты, которые помогут вам создавать отличные электронные письма для конкретных целей или кампаний, отслеживать взаимодействие и получать отзывы от вашего сообщества.
Кроме того, GetResponse может помочь вам охватить новую аудиторию с помощью ваших кампаний по электронной почте, создать целевые страницы, ориентированные на ваши цели, и использовать вебинары для повышения осведомленности. вашей организации.
Веб-сайт
Первым шагом к созданию привлекательного и информативного веб-сайта является поиск платформы для его создания и размещения.
Wix подходит для создателей веб-сайтов с любым уровнем опыта. Его инструменты позволяют создавать из шаблонов или с нуля, но в любом случае вы можете настроить свой сайт так, чтобы он выглядел именно так, как вы хотите.
Вы можете повысить привлекательность своих информационных материалов и веб-сайта, посвятив время визуальным элементам. Adobe Creative Cloud содержит множество приложений, позволяющих создавать великолепные фотографии, графику и видео, чтобы привлечь внимание аудитории.
Консультация по новому веб-сайту может дать вам знания, необходимые для начала работы, в то время как наша Услуга безопасности и хостинга предоставляет домен и постоянную безопасность. Мы также можем проверить состояние вашего веб-сайта и поддерживать его, устраняя проблемы по мере их возникновения.
Сбор средств и управление донорами
То, как вы общаетесь с потенциальными и существующими спонсорами, может способствовать развитию или разрушению ваших отношений с ними.
Если их взаимодействие с вашей организацией заставит их почувствовать, что их ценят, и убедит их в том, что их вклад имеет значение, вы создадите лояльность и поддержку в своем пуле спонсоров.
Поэтому управление донорами и сбор средств должны стать важной частью вашей коммуникационной стратегии.
Существует множество инструментов, специально предназначенных для сбора средств и управления донорами.
DonorPerfect объединяет ваши данные о сборе средств, помогая вам сэкономить время и принимать более взвешенные решения при работе с общественностью. Little Green Light больше специализируется на отслеживании контактной информации и координации мероприятий и обращений.
Keela уделяет особое внимание построению значимых отношений с вашими избирателями, автоматизации рабочих процессов и предоставлению действенной информации о деятельности вашей аудитории. Какой бы ни была ваша цель по сбору средств, вы можете найти подходящую технологию для своих нужд.
Прямые трансляции
Организация онлайн-мероприятий может стать отличным способом привлечь сторонников и создать сообщество спонсоров и сторонников. Bevy – это платформа для общественных мероприятий, поддерживающая встречи небольших сообществ и масштабные мероприятия с участием более 100 000 человек.
Он предоставляет приглашения, которые позволяют потенциальным посетителям прочитать о мероприятии, ответить на приглашение и присоединиться всего двумя щелчками мыши.
Это обеспечивает отличное взаимодействие с аудиторией еще до начала мероприятия, а профессиональную атмосферу мероприятий Bevy усиливают виртуальные столы для общения и стенды спонсоров.
Microsoft Teams может поддерживать мероприятия с участием до 10 000 человек, проводить презентации, вебинары, онлайн-сбор средств и широкий спектр других крупномасштабных мероприятий. события.
Чат во время встречи и поднятие руки позволяют организаторам организованно взаимодействовать с посетителями, а вы можете сделать записи или стенограммы доступными после мероприятия.
Zoom может поддерживать мероприятия с участием до 1000 человек с помощью надстройки "Большие собрания". Гибкость делает платформу идеальной для проведения крупных совещаний, презентаций и панельных мероприятий в стиле конференций.
Виртуальная доска, чат и комнаты обсуждения предоставляют множество вариантов для облегчения обсуждения и совместной работы, и гости могут присоединиться с настольного компьютера, мобильного телефона или по телефону.
Планирование и стратегия
Поскольку вы анализируете свои коммуникационные усилия и планируете будущее, важно иметь некоторую ясность относительно ваших планов роста на следующие несколько лет. Какой бы ни была ваша стратегия, ваши коммуникационные планы должны расти и масштабироваться вместе с ней.
Создайте контент-стратегию для всех имеющихся у вас торговых точек и подумайте, как вы можете использовать эти платформы, чтобы увеличить вовлеченность и привлечь новых сторонников.
Запланируйте регулярные встречи с вашей командой, чтобы следить за стратегиями, и уделяйте приоритетное внимание инвестициям в технологии, которые помогут вам расти.
Созданный для поддержки роста вашей организации, HubSpot представляет собой высокомасштабируемый инструмент, предоставляющий исчерпывающую информацию об эффективности ваших коммуникационных усилий.
Это платформа управления отношениями с составляющими (CRM) с рядом инструментов, предназначенных для маркетинга, управления контентом, обслуживания клиентов и многого другого.
Как создать эффективную коммуникационную стратегию?
Ваша стратегия должна начинаться с понимания вашей аудитории, потребностей вашей команды и целей вашей организации. Оттуда вы можете выбрать правильные инструменты для каждой области вашей организации и начать внедрять их со своими сотрудниками и волонтерами.
Хотите ли вы улучшить внутреннюю коммуникацию, активнее участвовать в социальных сетях или увеличить пожертвования, вы можете разработать стратегию для достижения своих целей.
Хорошая коммуникация может стать ключом к более эффективной командной работе, перспективным стратегиям и лучшему маркетингу. В зависимости от потребностей и бюджета вашей организации существует ряд инструментов и стратегий, которые помогут вам создать надежные каналы связи как внутри компании, так и за ее пределами.
Зная свою команду, аудиторию и цели, вы сможете выбрать технологию, отвечающую потребностям вашей организации.
Эми Хупер
Совместно опубликовано здесь
Фото Елены Руам на странице Unsplash
Оригинал