Полное руководство по безбумажной работе
9 ноября 2022 г.С тех пор, как 1 и 0 первого обмена электронной почтой прошли через Интернет, люди предвидели безбумажное будущее, в котором документы живут на компьютерах, а каждый лоток «Входящие» является виртуальным. Благодаря современным сверхтонким планшетам, облачным сетям хранения данных и мобильным приложениям переход на безбумажную документацию стал более жизнеспособным, чем когда-либо прежде.
Чтобы воплотить идею безбумажного офиса (или домашнего офиса) в реальность, вам нужно будет освоить некоторые доступные комплекты и приложения. Вам также нужно будет потратить некоторое время на разработку процессов для входящих и существующих документов, с которыми необходимо иметь дело.
Преобразование документов
Если вы собираетесь полностью придерживаться безбумажного принципа, вам нужно что-то сделать с горами бумажной работы, которые у вас уже есть. На выбор предлагаются десятки планшетных сканеров, и один из них может быть даже встроен в ваш принтер. Но Doxie Go (США 199 долларов, 169 фунтов стерлингов, около 218 австралийских долларов) тоже стоит посмотреть. Этот перезаряжаемый портативный сканер может работать как с ПК, так и без него, и быстро справится с вашими документами.
Программное обеспечение, входящее в комплект поставки Doxie Go, также удобно, оно позволяет объединять страницы, экспортировать файлы в формате PDF и загружать отсканированные изображения в облачное хранилище, такое как Evernote или Dropbox. Широко признанный формат PDF должен быть выбран для ваших документов, особенно если вы можете получить программное обеспечение OCR (оптическое распознавание символов), которое может каталогизировать текст на страницах. Каталогизируя и называя документы по мере их поступления, вы можете избежать возникновения узких мест в дальнейшем.
В вашем путешествии от перегруженности документами к безбумажной нирване важно, чтобы вы не просто меняли физический беспорядок на цифровой. Возможность упорядочивать создаваемые вами документы и выполнять поиск по ним жизненно важна, поэтому посвятите серьезное время разработке системы, которая вас удовлетворит.
Evernote — это олицетворение безбумажной революции, позволяющее собирать всевозможные изображения, документы и ссылки в одной всеобъемлющей библиотеке цифровых блокнотов. Прелесть Evernote заключается в его неограниченной гибкости, что означает, что вы можете использовать его самыми разными способами. Базовая учетная запись бесплатна, но если вы решите перейти на премиум-план за 3 фунта стерлингов в месяц (5 долларов США, 11 австралийских долларов), вы получите автономный режим, инструменты для совместной работы и возможность поиска в PDF-файлах и других документах. Evernote включает в себя функцию тегов, как и Gmail, поэтому вы можете настроить серию тегов, чтобы поддерживать порядок в своих цифровых документах. Конечно, вам не нужно слишком усложнять ситуацию, если простой набор папок Windows выполняет свою работу, но, как всегда, убедитесь, что у вас есть резервные копии, если вы уничтожаете оригиналы.
Конкурент Microsoft Evernote OneNote (39,99 фунтов стерлингов, 49,99 долларов США, 59,99 австралийских долларов) работает по тому же принципу, хотя поддержка прикрепления файлов доступна только в настольной версии приложения. Для малого бизнеса на рынке полноценные системы управления документами, такие как PaperPort Professional. (99,99 фунтов стерлингов, 199 долларов США, 199,95 австралийских долларов) и FileCenter Pro (199,95 долларов США, около 121 фунтов стерлингов, 219 австралийских долларов) предлагают более продвинутые функции базы данных с автоматическим сканированием и преобразованием текста.
Эволюция мобильного телефона в миниатюрный компьютер означает, что у вас уже есть экран, который всегда с вами. Но для просмотра больших документов на ходу новейший iPad Air (начиная с по цене 399 фунтов стерлингов, 499 долларов США, 598 австралийских долларов) трудно превзойти. Apple проделала впечатляющую работу по уменьшению веса и увеличению толщины iPad, и ранее мы описывали его как «настолько близкое к совершенству планшета, насколько это возможно». Какой бы планшет или мобильный телефон у вас ни был, существует множество приложений, готовых и ожидающих, чтобы сделать ваши документы доступными в любое время и в любом месте. Есть Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, OneDrive и вышеупомянутый Evernote, и это лишь некоторые из них. Все эти приложения основаны на облачных системах хранения, что означает, что ваши документы не заблокированы на жестком диске. Эти сервисы синхронизируют файлы между устройствами и компьютерами, сохраняя при этом резервную копию в облаке. Их также можно использовать для обмена документами через Интернет. Все упомянутые варианты хранения имеют свое применение, но на данный момент выделяется Google Диск. Вы получаете 15 ГБ дискового пространства бесплатно, он работает практически на любой платформе, а встроенные инструменты редактирования. Диск также получает бонусные баллы, поскольку его приложение для Android может сканировать документы с помощью камеры на вашем телефоне или планшете и преобразовывать их в PDF-файлы с возможностью поиска.
Какой бы ни была ваша домашняя или офисная обстановка, теперь у вас должно быть более четкое представление о том, как можно уменьшить количество летающей вокруг бумаги. Мы рекомендуем разработать подходящую систему, прежде чем вы начнете покупать оборудование и загружать приложения. Решите, что вам нужно каталогизировать, как вы должны иметь к этому доступ и как организовать это, когда оно станет цифровым. После этого вы можете выбрать подходящую комбинацию аппаратного и программного обеспечения.
Модели линейки ScanSnap от Fujitsu выполняют аналогичную задачу и могут обрабатывать большие пакеты документов за один раз, если вы готовы платить больше. Вы можете приобрести прошлогоднюю модель iX500 примерно за 370 фунтов стерлингов (495 долларов США, 524 австралийских доллара) онлайн.
Управление документами
Просмотр документов
Оригинал
