Электронная почта ClickUp или официальное письмо: 5 вопросов, которые помогут вам принять решение
27 апреля 2023 г.Учитывая, что Missive — это полноценный почтовый клиент, а ClickUp Email — лишь небольшая часть ClickUp, который в первую очередь представляет собой программное обеспечение для управления задачами, сравнение этих двух программ только на основе функций электронной почты может показаться несправедливым.
Тем не менее, это имеет смысл, если вы уже используете ClickUp (и/или Missive) и хотите:
* Сократите расходы, используя только ClickUp для работы и управления электронной почтой * Оптимизируйте свой рабочий процесс с помощью одной программы вместо двух
Я придумал пять вопросов, чтобы помочь вам решить, исходя из потребностей вашего бизнеса, следует ли вам использовать только электронную почту ClickUp или официальное письмо.
1. От каких функций вы отказываетесь, когда переключаете управление электронной почтой с Missive на ClickUp Email?
Динамические переменные в шаблонах электронной почты
Missive позволяет использовать динамические переменные при создании ответов по электронной почте (или шаблонов). в ClickUp). Переменной может быть имя, фамилия, дата или любая другая информация об отправителе или получателе электронной почты.
Missive идет еще дальше благодаря своей опции «по умолчанию», которой у ClickUp нет. Это удобно, если вы забыли ввести важную информацию в Missive, например, имя клиента.
При построении ответа вы можете указать для Missive еще один вариант использования, если имя вашего клиента недоступно. Если значением по умолчанию является «там», ваше электронное письмо теперь будет выглядеть как «Привет, там».
В ClickUp, если имя недоступно, переменная останется пустой, а в письме будет просто написано «Привет».
В ClickUp динамические переменные доступны только для автоматических электронных писем.
Чтобы использовать их, вам сначала нужно поставить задачу для запуска электронной почты. Общие триггеры включают изменение статуса задачи и наступление крайнего срока.
Затем вы создадите свой шаблон электронной почты и установите значения для динамических переменных, таких как [название задачи], [имя исполнителя] и [срок выполнения].
Когда вы вручную создаете шаблон в ClickUp, вы не можете использовать динамические переменные, вам придется использовать текстовые заполнители и заменять их при отправке электронного письма.
==Динамические переменные также позволяют создавать унифицированные подписи электронной почты==
Вы можете устанавливать подписи электронной почты как в Missive, так и в ClickUp, но, поскольку в Missive используются динамические переменные, вы можете создавать шаблоны подписей электронной почты, которые можно использовать во всей вашей организации, что упрощает настройку подписей для новых членов команды.
Вы можете использовать динамические переменные, чтобы вставлять имена и изображения в подпись письма.
ClickUp позволяет вам настраивать подписи только для каждого используемого вами адреса электронной почты, если вы находитесь на бизнес-плане или выше. Вы можете добавить несколько подписей для каждого адреса электронной почты.
Централизованная папка "Входящие" в письме
У Missive есть три функции, которые помогут вам упорядочить папку "Входящие":
- Входящие команды. Общий почтовый ящик, в котором разговоры сортируются по уникальным стопкам для разных команд. У вас может быть почтовый ящик под названием "Служба поддержки", куда будут направляться все электронные письма службы поддержки.
- Входящие: легко управляйте всеми беседами, требующими вашего личного внимания.
- Ярлыки: можно применять к любому разговору, чтобы идентифицировать его для дальнейшего использования. Когда вы получаете электронное письмо от человека, заинтересованного в вашем продукте или услуге, вы можете пометить его как "Потенциальный клиент".
В ClickUp электронные письма в основном связаны с задачами, у них нет централизованного почтового ящика (пока).
Missive также позволяет вам объединять разговоры вручную, а также определять правила для объединения нужных вам сообщений, что экономит вам много времени.
В ClickUp самое близкое к объединению разговоров — это пересылка соответствующих электронных писем, чтобы они отображались в качестве комментариев к задаче. Вы также можете перенаправить разговоры в список, чтобы они отображались как новые задачи в ClickUp.
Для этого откройте задачу или список и найдите уникальный адрес электронной почты. Скопируйте письмо в свою учетную запись Gmail, Outlook, Office 365 или IMAP. Вы должны сохранить название задачи или списка в своих контактах, чтобы их было легче найти.
Затем вам нужно настроить фильтры в своем почтовом ящике, чтобы, например, все электронные письма, содержащие слова цена, цена или сколько, пересылались в уникальный список или электронное письмо с заданием, которое вы скопировали из ClickUp.
Еще одной выдающейся функцией Missive является их способность автоматически назначать электронные письма сотрудникам с помощью Round-Robin Assignment функция, которая равномерно распределяет разговоры между членами команды. Если есть два сотрудника по продажам, первый разговор о продажах идет к сотруднику А, второй - к сотруднику Б, третий - к сотруднику А и так далее.
В ClickUp нельзя автоматически назначать адреса электронной почты участникам.
Мощные возможности автоматизации в Missive
Если вы используете продуктивный план Missive или выше, вы можете использовать функцию «Правила», чтобы автоматизировать свои электронные письма, устанавливая правила, которые запускают действия для различных сценариев.
Если письмо приходит в выходные, отправьте автоответчик.
Если электронное письмо не было открыто в течение 3 часов в будний день, отправьте уведомление.
Missive также позволяет запланировать отправку электронных писем на более позднюю дату.
:::подсказка Правила Missive не просто основаны на задачах, вы можете построить столько сложных условий, которые позволяют автоматизировать практически все; отправка писем в определенные даты, дни недели, в определенное время, а также в определенные часовые пояса. Это лучше всего подходит для рабочих процессов, которые включают в себя много двусторонней связи, особенно между членами команды и клиентами.
Напротив, автоматизация ClickUp гораздо более структурирована, она происходит только внутри задач и не может быть настроена или вложена в подгруппы. Автоматизация электронной почты ClickUp лучше всего подходит для жестких рабочих процессов, включающих такие вещи, как заявки в службу поддержки, заявки в ИТ-отдел или электронные письма для регистрации.
:::
Псевдоним адреса электронной почты в письме
Missive позволяет добавлять любое количество псевдонимов для каждой из ваших учетных записей электронной почты, и каждый псевдоним может иметь уникальную подпись.
Это означает, что вы можете использовать бесплатную учетную запись Missive и добавлять различные варианты псевдонимов вашей компании — support@yourdomain.com, hello@, info@, admin@ — которые вы также можете бесплатно получить у своего поставщика услуг электронной почты.
В ClickUp вы можете интегрировать только учетные записи электронной почты Google, Outlook или IMAP. Чтобы подключить псевдоним адреса электронной почты, вам необходимо создать учетную запись электронной почты для псевдонима адреса электронной почты, а затем добавить его в ClickUp, что может стоить вам дополнительных 6 долларов США за учетную запись в месяц. Имейте в виду, что вы можете иметь только две учетные записи электронной почты на рабочую область, если вы используете тарифный план Business или выше в ClickUp, а любые дополнительные учетные записи электронной почты стоят 2 доллара США в месяц за каждую.
:::подсказка ClickUp не позволяет пользователям отправлять электронные письма из мобильного приложения, но позволяет Missive.
:::
2. Сколько можно сделать с помощью электронной почты ClickUp?
Учитывая, что в ClickUp Email отсутствуют все функции, его использование может ухудшить совместную работу вашей команды. Вам всегда придется вручную пересылать электронные письма в ClickUp, что может быть пустой тратой времени.
Электронные письма также легко проваливаются в ClickUp, особенно если на них нет ответов (ответы вызывают уведомления и упрощают поиск ваших электронных писем. Если никто не отвечает на ваше электронное письмо в ClickUp, вам придется вручную просмотрите все свои задачи, чтобы найти отправленное вами электронное письмо.)
Кроме того, вы не можете объединять похожие разговоры в ClickUp, что может привести к беспорядку в папке «Входящие». Если ваша служба поддержки клиентов получает два электронных письма с одним и тем же запросом в один и тот же день, вы можете легко соединить их в Официальном сообщении, и один и тот же человек будет работать над обоими. Вы не можете сделать это на ClickUp.
:::подсказка Missive интегрируется с Whatsapp, SMS, Facebook, Instagram, Twitter и Missive Live Chat.
Общение ClickUp ограничено электронной почтой, комментариями и формами ClickUp. Комментарии ClickUp предназначены только для пользователей с доступом к рабочим областям ClickUp, а формы ClickUp допускают только одностороннюю связь.
:::
Напротив, ClickUp лучше интегрирован в ваш ежедневный список задач и, следовательно, лучше создает задачи из электронной почты. Например, расширение ClickUp для Chrome может отслеживать время, делать скриншоты, действовать как блокнот, добавлять веб-сайты в задачи и быстро преобразовывать электронные письма в задачи.
== автоматизация электронной почты ClickUp зависит от задачи, которая должна быть запущена для электронная почта для отправки. Это работает лучше всего, если у вас есть структурированный/последовательный рабочий процесс, который очень ориентирован на задачи==, следует за рядом шагов и не имеет большого количества вариаций.
Примером может служить процесс передачи жалоб клиентов членам команды. Вы просто настраиваете фильтры входящих сообщений для пересылки всех электронных писем, поступающих на адрес support@yourdomain.com, на указанную задачу или в список в ClickUp.
==Missive работает лучше всего, если ваш рабочий процесс основан на диалогах/правилах== и включает в себя более сложные задачи с приложенными условиями. При подключении нового клиента рабочий процесс на основе правил позволяет настраивать анкеты в рамках этого процесса.
Вы также можете запускать уведомления по электронной почте на основе различных событий (в отличие от изменения статуса задачи в ClickUp), таких как сообщение электронной почты, которое не открывается после 24 часа, срок выполнения задачи приближается или каждую третью пятницу месяца.
3. Электронная почта ClickUp или официальное письмо: что дешевле?
План ClickUp Free Forever предоставляет вам одну бесплатную учетную запись электронной почты, но она ограничена 100 действий по автоматизации в месяц.
Безлимитный план ClickUp (9 долларов США на участника в месяц) позволяет отправлять неограниченное количество электронных писем и дает вам одну бесплатную учетную запись на каждую рабочую область. Любые дополнительные аккаунты будут стоить 2 доллара США в месяц за аккаунт.
Вы должны иметь план ClickUp Business Plan (19 долларов США в месяц на пользователя) или выше, чтобы получить доступ к 2 бесплатным учетным записям на рабочую область, шаблоны электронной почты и подписи. Как и в безлимитном плане, любые дополнительные учетные записи будут стоить дополнительно 2 доллара США за учетную запись в месяц. При использовании плана Business или более поздней версии вы также можете удалить водяной знак, отправленный с помощью ClickUp, прикрепленный к каждому электронному письму.
ClickUp Business Plus (29 долларов США в месяц) и ClickUp Enterprise Plans (индивидуальные цены) имеют настраиваемые разрешения для электронной почты, такие как возможность выбирать, какие пользователи могут отправлять электронные письма, и добавлять учетные записи электронной почты в ClickUp. .
Напротив, бесплатный план Missive позволяет создавать шаблоны электронной почты, подписи, добавлять до трех участников и использовать две личные учетные записи для каждого участника. Вы можете использовать до двух общих учетных записей и бесплатно добавлять неограниченное количество псевдонимов. Если у вас небольшая команда, вы можете использовать только бесплатный план.
С Стартовым планом Missive за 14 долларов США в месяц на пользователя вы можете добавить до 5 участников из своей организации и связать 5 общих аккаунтов. Добавление 5 дополнительных аккаунтов будет стоить вам дополнительно 15 долларов США в месяц.
С их продуктивным планом за 18 долларов в месяц вы можете добавить до 50 участников, 5 общих аккаунтов и получить доступ к правилам, которые помогут вам автоматизировать рабочий процесс.
:::подсказка Вы можете получить больший контроль над своей почтой за меньшие деньги в Missive.
Если у вас есть десять адресов электронной почты, которые используются пятью командами, и девять из них являются псевдонимами, вы можете легко использовать бесплатный план на Missive. Это разбивка затрат, на которую вы будете смотреть в ClickUp по сравнению с платными планами в Missive:
Безлимитный план ClickUp: 63 доллара США в месяц, но вы не сможете создавать шаблоны электронной почты или подписи.
Стартовый план Miss: 70 долларов США в месяц за добавление 5 участников команды и девяти псевдонимов, но у вас не будет доступа к правилам.
Бизнес-план ClickUp: 111 долларов США в месяц, но у вас не будет динамических переменных, мощных правил автоматизации и возможности отправлять электронные письма из мобильного приложения.
:::
4. Можно ли интегрировать ClickUp с Missive?
Missive включает интеграцию с ClickUp, которая позволяет создавать, назначать и обновлять задачи в папке "Входящие".
Как только вы закончите настройку интеграции, данные из двух приложений будут синхронизированы, что даст вам доступ ко всем вашим рабочим пространствам ClickUp, папкам, членам команды, срокам и спискам в Missive. СОП-документы ClickUp будут встроены в боковую панель Missive, что позволит вам использовать оба инструмента одновременно.
5. Какие улучшения мы можем ожидать в будущем от ClickUp Email и Missive?
ClickUp планирует ввести централизованный почтовый ящик, который позволит вам просматривать, отправлять, отвечать и упорядочивать электронные письма. Эта функция приблизит ClickUp Email к уровням Missive с точки зрения функциональности.
Тем не менее, может пройти некоторое время, прежде чем ClickUp Email усовершенствует свои функции, включив совместный почтовый ящик, динамические переменные, псевдонимы адресов электронной почты, доступность мобильных приложений и другие параметры автоматизации.
До тех пор имеет смысл интегрировать Missive и Clickup, особенно если вы ежедневно имеете дело с большим объемом электронных писем. На данный момент ClickUp представляет ценность как программное обеспечение для управления задачами, но оно может быть не готово удовлетворить все ваши потребности в управлении электронной почтой.
Оригинал