Можно ли отправить чек по факсу? Да. Следуйте этим шагам, чтобы сделать это безопасно

Вероятно, существует дюжина способов отправки денег, которые проще, чем отправка чека по факсу. Тем не менее, все еще возможно и законно отправить чек по факсу — и вы можете оказаться в ситуации, когда это ваш единственный выбор.

Если вам когда-нибудь понадобится отправить чек по факсу, важно выполнить несколько шагов, чтобы убедиться, что все будет работать правильно и вы делаете это безопасно.

Что нужно знать, прежде чем отправлять чек по факсу

Большинство людей отказались от факсимильной связи, но эта технология все еще работает и существует.

Некоторые компании (обычно на жестко регулируемых рынках) и некоторые государственные учреждения все еще полагаются на возможность работать с факсимильными чеками. Есть люди, которые предпочитают отправлять чеки по факсу, когда им нужно заплатить компании чеком к определенному сроку и они не смогут отправить его вовремя.

Поскольку факс отправляется мгновенно, он может помочь вам избежать штрафов за просрочку, если вы окажетесь в такой маловероятной ситуации. Кроме того, отправка чека по факсу также безопасна, поскольку оставляет бумажный след, подтверждающий, что вы отправили чек к определенной дате.

Прежде чем отправить чек по факсу, следует сделать несколько вещей, чтобы все прошло гладко.

Убедитесь, что компания принимает чеки. В большинстве случаев, если вы отправляете чек по факсу компании, это происходит потому, что они специально просили вас об этом; если они этого не сделали, дважды проверьте, прежде чем отправлять факсимильный чек, который не будет принят. Сделайте фотокопию чека. Большинству факсимильных аппаратов требуется полноразмерная бумага для отправки факсов, поэтому чек, скорее всего, будет слишком мал для того, чтобы пропустить его через аппарат. Сначала сделайте копию чека на бумаге для принтера и сохраните оригинал. Найдите факсимильный аппарат или службу онлайн-факса. Вы можете отправлять факсы практически с любого компьютера или мобильного телефона, если вы пользуетесь службой онлайн-факса, или вы можете пойти в типографию или магазин UPS, чтобы воспользоваться аналоговым факсимильным аппаратом. Если у вас дома есть собственный многофункциональный принтер (МФУ), вы можете отправить факс с его помощью. Составьте черновик титульного листа факса. Факсам нужны титульные листы, чтобы получатель знал, что он получает. Напишите, что вы отправляете чек на определенную сумму, и укажите причину отправки чека, например, «Оплата по счету 123». Заполните чековую записку. Это может быть также «Оплата по счету 123» или любая другая причина, по которой вы отправляете чек. Это указывается в поле «Оплата» самого чека. Держите контактную информацию компании под рукой. Очевидно, вам понадобится номер факса, но вы также захотите связаться с компанией по телефону или электронной почте, как только отправите факс, чтобы убедиться, что он прошел.

Помните о потенциальных проблемах безопасности при отправке факсов онлайн и примите меры по их смягчению. Хотя большинство облачных факсимильных сервисов очень безопасны, стоит потратить время, чтобы убедиться, что выбранный вами сервис надежен и имеет меры безопасности.

Для максимальной безопасности ищите сервисы, которые существуют уже некоторое время, а также те, которые разработаны для соответствия отраслевым нормам, таким как HIPAA. Хотя вы вряд ли отправите какую-либо медицинскую информацию вместе с вашим чеком, простое соблюдение этих видов нормативных мер является хорошим признаком того, что он достаточно безопасен, чтобы покрывать и финансовые вопросы.

Как лучше всего отправить чек по факсу?

Вы можете отправить факс традиционным способом, используя аналоговый факсимильный аппарат, или воспользоваться услугой онлайн-факсимильной связи.

Большинство людей предпочитают использовать онлайн-факс-сервис в наши дни из-за удобства и отсутствия оборудования. Я знаю, что я так делаю. Например, онлайн-опции позволяют вам отправлять факсы с вашего iPhone или Android. Это обычно намного удобнее, чем искать факс-аппарат или заказывать факс-модем, чтобы ваш компьютер мог отправлять факсы.

Онлайн-факс-сервисы, как правило, очень безопасны — особенно если вы используете тот, который был разработан для отправки финансовых, юридических или медицинских документов. Они, как правило, также очень дешевы, с диапазоном цен в зависимости от объема документов, которые вам нужно отправить.

Кроме того, онлайн-факс-сервисы позволяют вам отправлять и получать факсы из любой точки мира, и без необходимости платить за факсимильный аппарат, бумагу или тонер. Весь процесс больше похож на отправку скана по электронной почте, чем на традиционный процесс отправки факса — вы просто вводите номер телефона вместо адреса электронной почты.

Если вы работаете с бизнесом, который требует, чтобы вы отправляли факсы через аналоговый аппарат в первую очередь, то вы не можете сделать многого с этим. В конечном счете, вам, возможно, придется отправлять факс, используя предпочтительный метод человека или компании, которой вы отправляете чек.

Как отправить чек по факсу с помощью онлайн-сервиса

Отправка с помощью хорошего онлайн-факса проста. Существует ряд легкодоступных и недорогих факсимильных сервисов, доступных в сети, от базовых сервисов, которые отправляют простые факсы, до более сложных сервисов с расширенной безопасностью, историей факсов, уведомлениями по электронной почте и многим другим.

Вам не нужен стационарный телефон для отправки факсов с помощью онлайн-сервиса. Вам просто нужно подключение к Интернету, провайдер факсов разместит всю традиционную инфраструктуру, необходимую для отправки и получения факсов.

Если вы используете телефонную службу Voice over Internet Protocol (VoIP), ваш провайдер может предложить функции онлайн-факса, которые вы можете использовать сразу же, без необходимости подписываться на что-то новое. Помните, что факс — это отдельная от VoIP услуга, не каждый провайдер ее предлагает, а факс может быть дополнительной услугой.

СКАЧАТЬ это сравнение функций VoIP-решений от TechRepublic Premium

Хотя точные шаги по отправке факса с помощью онлайн-сервиса будут различаться в зависимости от выбранного вами сервиса, в целом они будут одинаковыми.

Шаг 1: Приведите документацию в надлежащий формат

В то время как традиционный факсимильный аппарат работает как копировальный аппарат или принтер с верхней подачей бумаги, требуя от вас вставить документ в устройство, которое затем сканирует и выдает его с другой стороны, для использования онлайн-факса вам необходимо отсканировать или сфотографировать документы с помощью телефона.

Конкретный используемый вами онлайн-факс-сервис определит, в каком формате должны быть ваши документы. Некоторые поставщики поддерживают широкий диапазон типов и размеров файлов, тогда как другие более ограничены. Если вы сомневаетесь, используйте PDF.

Если получателю требуется титульный лист факса, обязательно включите его. Это займет всего несколько секунд. Не стесняйтесь использовать шаблон титульного листа факса.

Шаг 2: Введите номер факса и нажмите «Отправить».

Обычно это происходит на следующем экране, и вы вводите на цифровой клавиатуре номер факса компании или лица, которому вы отправляете факс, точно так же, как вы это делаете, когда собираетесь позвонить по телефону.

Обязательно добавьте все расширения или коды стран, если вы отправляете факс за пределы США.

После того, как вы рассмотрели все важные детали, нажмите «Отправить». Ваш чек уже в пути.

Шаг 3: Подтвердите, что ваш чек был отправлен по факсу

Большинство служб факсимильной связи автоматически отображают страницу подтверждения после отправки факса, но иногда вам может потребоваться запросить ее в зависимости от службы или настроек вашей службы онлайн-факсимильной связи.

В любом случае вам следует получить это подтверждение и связаться с компанией, чтобы убедиться не только в том, что отправленный вами факс был получен, но и в том, что они могут четко прочитать номер счета и маршрут на чеке.

Как отправить чек по факсу с помощью традиционного факса

По-прежнему возможно отправить чек с помощью традиционного факсимильного аппарата, и некоторые компании все еще требуют, чтобы вы делали это таким образом. Процесс очень похож на отправку онлайн-факса, с несколькими заметными изменениями.

Шаг 1: Найдите факсимильный аппарат

Если у вас дома или в офисе нет факсимильного аппарата, вы часто можете найти его в коворкинг-пространствах, офисных магазинах и публичных библиотеках. UPS, FedEx и другие магазины печати и доставки обычно имеют публичные факсимильные аппараты. Если вам нужно найти место, чтобы сделать фотокопию чека, это также может быть хорошим вариантом.

Отправка конфиденциальной информации, например чека, по общедоступной сети имеет свои риски. Если что-то вас не устраивает в факсимильном аппарате Cospace, например, лучше воспользоваться услугами UPS, поскольку вы знаете, что компания вложила значительные средства в безопасность сети.

Шаг 2: Поместите факсимильные документы в устройство подачи в верхней части аппарата.

Найдя факсимильный аппарат, поместите документы (включая титульный лист, фотокопию чека и все остальное, что вам нужно отправить) в устройство подачи документов в верхней части аппарата лицевой стороной вверх.

На устройстве должен быть значок, показывающий, где находится верх, но если вы не уверены, обратитесь к владельцу устройства или к руководству; в противном случае вы можете отправить пустой факс.

Шаг 3: Введите номер факса и нажмите «Отправить».

Факсимильные аппараты имеют цифровую клавиатуру, как и традиционные стационарные телефоны, поэтому используйте ее для ввода номера лица или компании, которым вы отправляете факс. Опять же, не забудьте добавить любые расширения или коды стран по мере необходимости.

Когда вы будете довольны, что все правильно, нажмите «Отправить». На большинстве машин это выглядит как большая зеленая кнопка, и на ней обычно написано «Отправить» или «Старт».

Шаг 4: Получите страницу подтверждения или проверьте журнал факса.

Большинство факсимильных аппаратов автоматически распечатывают страницу подтверждения после того, как ваш факс будет отправлен, но если тот, который вы используете, этого не делает, вам может потребоваться проверить журнал факсов. Аппарат должен вести учет всех отправленных и полученных факсов, и вы часто можете заставить аппарат распечатать копию этого журнала, чтобы у вас был бумажный след.

Обязательно свяжитесь с компанией, чтобы убедиться, что ваш факс прошел и его можно прочитать с их стороны. Еще одна хорошая идея — убедиться, что человек или компания, которым вы отправляете факс, знают, что он придет, чтобы они могли следить за вашим факсом и не оставлять его в аппарате, где любопытные люди могут его подсмотреть.