Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота

22 июля 2022 г.

Управлять малым бизнесом никогда не было легко, но малые и средние предприятия сейчас находятся под большим давлением, чем когда-либо прежде. Продолжающееся воздействие COVID-19 и связанных с ним ограничений продолжают ощущаться, что в сочетании с ростом стоимости жизни и общей неопределенностью создает сложную среду.

Чтобы выжить и процветать в этом климате, предприятиям необходимо обеспечить максимальную эффективность своей деятельности, сводя к минимуму напрасные усилия и оптимизируя свои процессы для достижения максимальной эффективности. Мы уже видели это в действии с появлением облачных вычислений и программного обеспечения как услуги, но есть множество областей, в которых бизнес можно оптимизировать и сделать более экономичным.

Одним из наиболее трудоемких элементов бизнеса является повторяющиеся ручные процессы и рабочие процессы, обычно основанные на обработке документов. Например, когда получен счет за товары и услуги, его необходимо зарегистрировать, а затем сверить с соответствующим заказом на покупку, чтобы убедиться в его правильности. Затем он перенаправляется команде по работе с клиентами, которая утверждает и выдает платеж, а также регистрирует его соответствующим образом.

Повседневная деятельность организации состоит из бесчисленного множества подобных процессов, но когда каждый из них приходится выполнять вручную на каждом этапе, время, которое они занимают, может быстро возрасти. Автоматизация рабочего процесса может снять большую часть этой нагрузки, используя технологии и инструменты для быстрого перемещения документов с одного этапа на другой.

Это особенно важно, когда речь идет о подписи. Документы, требующие подписи, как правило, являются наиболее важными для бизнеса — договоры купли-продажи, поставки запасов, трудовые договоры и т. д. — и когда эти важные документы обрабатываются вручную, это может привести к эффектам домино, которые задержат выполнение важных действий. Принятие электронных подписей и их включение в автоматизированные рабочие процессы означает, что важные процессы не будут задерживаться важной формой, находящейся в чьем-то почтовом ящике и ожидающей действий.

SignNow

(Изображение предоставлено SignNow)

Инструменты автоматизации рабочих процессов, такие как airSlate Business Cloud, позволяют значительно ускорить выполнение повторяющихся задач за счет использования шаблонов для создания и обрабатывать документы по заранее установленным правилам. Например, вы можете настроить рабочий процесс таким образом, чтобы, когда потенциальный клиент помечается как конвертированный в вашей системе CRM, автоматически генерировалось соглашение о контракте с правильными данными, извлеченными из его записей CRM, которые можно было бы немедленно отправить им для электронной обработки. подпись через signNow, компонент электронной подписи airSlate Business Cloud, что сокращает время между завершением и выставлением счета.

Этот вариант использования стал возможен благодаря интеграции с рядом CRM-систем, и чем больше инструментов и сервисов может подключиться к платформе автоматизации рабочих процессов, тем больше гибкости открывается. Например, интеграция signNow с Notarize позволяет клиентам не только получать документы с цифровой подписью, но и заверять их у нотариуса всего за 15 минут в режиме 24/7. Он также имеет интеграцию с основными поставщиками SaaS, включая Microsoft, Google, AWS, Zapier и Salesforce, что означает, что его можно использовать для подключения нескольких различных отделов и функций в вашем бизнесе.

SignNow

(Изображение предоставлено SignNow)

Эти платформы также могут помочь смягчить последствия нехватки кадров. Ускоряя ключевые процессы, сотрудники могут выполнять больше задач за более короткий период, не требуя от компаний дополнительных инвестиций в персонал. Автоматизация трудоемких операций, выполняемых вручную, дает персоналу больше времени, чтобы сосредоточиться на областях, в которых они могут внести свой вклад и внести реальную пользу, проявляя свой творческий потенциал. В качестве дополнительного бонуса это часто привлекает сотрудников и может помочь снизить текучесть кадров из-за таких проблем, как выгорание.

Использование этих инструментов также не создаст ненужной нагрузки на ИТ-ресурсы вашей организации. Поскольку в airSlate Business Cloud используются принципы проектирования без кода, их может создать любой член команды, независимо от технических возможностей; рабочие процессы создаются с использованием интуитивно понятных графических интерфейсов, раскрывающихся списков и инструментов перетаскивания без необходимости знания программирования. Вам не нужно инвестировать в разработчиков или дополнительный ИТ-персонал, чтобы воспользоваться преимуществами, поскольку отдельные отделы могут создавать определенные рабочие процессы для самообслуживания своих собственных потребностей.

Такие инструменты, как signNow, не только ускоряют существующие рабочие процессы, но и обеспечивают дальнейшую цифровую трансформацию, закладывая основу, на которую можно накладывать другие процессы. Например, после того как вы автоматизировали документооборот в своем бизнесе, вам будет проще применить те же принципы автоматизации к другим областям бизнеса, используя такие инструменты, как роботизированная автоматизация процессов, для повышения эффективности без необходимости долгого обучения.

Когда дело доходит до ведения малого бизнеса, время — деньги, и чем меньше времени ваши сотрудники тратят на сортировку документов и обработку подписей, тем больше у них будет пропускной способности для изучения новых способов внедрения инноваций и развития компании. Благодаря удалению утомительных ручных задач разумное развертывание инструментов автоматизации рабочих процессов, таких как signNow, может сократить нагрузку на ваших сотрудников и повысить их производительность. , и сделать ваш бизнес более компактным, счастливым и эффективным.


Оригинал
PREVIOUS ARTICLE
NEXT ARTICLE