8 способов, с помощью которых программное обеспечение PSA делает вашу фирму, предоставляющую услуги, более прибыльной

Индустрия профессиональных услуг привлекает большое количество новых игроков для входа в этот сегмент. Чтобы успешно ориентироваться на расширяющемся рынке и развивать свой бизнес, компаниям, предоставляющим инженерные услуги, управление проектами и профессиональные услуги, постоянно требуются инструменты, и именно здесь на сцену выходит использование программного обеспечения для автоматизации профессиональных услуг (PSA).

Программное обеспечение специально разработано, чтобы помочь вам оптимизировать ваши операции и дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на лучшем обслуживании ваших клиентов. Он также поддерживает разработку выигрышной стратегии и получение дохода. Автоматизация профессиональных услуг создается как программное обеспечение для управления проектами и программное обеспечение для управления ресурсами, объединенное в одну платформу.

Программное обеспечение PSA может гарантировать, что вы получите правильные результаты от автоматического отслеживания оплачиваемых часов до выставления счетов на основе шаблонов. Кроме того, повышение точности выставления счетов означает более удовлетворенных клиентов и уменьшение количества ошибок, что делает циклы выставления счетов более точными и прозрачными.

Иными словами, платформа автоматизации бизнеса заставляет вас хорошо выглядеть как для клиентов, так и для сотрудников. Но как именно это работает? Давайте обсудим некоторые способы, которыми программное обеспечение PSA помогает автоматизировать ваш бизнес.

1. Укрепление разнообразной рабочей силы

Одной из ключевых задач, выполняемых программным обеспечением для автоматизации профессиональных услуг, является помощь нужному человеку в правильном проекте в нужное время. Менеджеры по обслуживанию понимают, что один из лучших способов увеличить прибыльность проекта — это использовать ресурсы. Везде, где это возможно, переключение на менее дорогостоящий ресурс или замена более опытных членов команды в условиях плотного и напряженного графика, безусловно, может существенно повлиять на прибыльность проекта и общую удовлетворенность клиентов.

Чтобы в полной мере использовать свою рабочую силу, менеджерам по обслуживанию необходимо иметь полное представление о своем портфеле проектов и пуле ресурсов. Менеджеры получают высокий уровень представления о доступности ресурсов, навыках и стоимости, чтобы иметь возможность сопоставить нужный проект в нужное время с нужным ресурсом.

Мало того, платформа автоматизации обслуживания предоставляет менеджерам возможность использовать множество различных критериев при поиске подходящего человека для выполнения задачи. Ресурсы могут быть представлены менеджерам в зависимости от того, насколько точно они соответствуют текущим требованиям, будь то географическое положение, доступность, стаж работы или даже конкретные наборы навыков.

Кроме того, выработка рабочих решений на основе данных в режиме реального времени устраняет дорогостоящий «фактор догадок», связанный с выделением ресурсов на проекты, и дает более четкое представление о вариациях и колебаниях вашего пула ресурсов.

2. Работа с проектами с фиксированной ценой

Измеряйте рентабельность в середине проекта и отслеживайте прогнозируемые доходы бюджета в режиме реального времени. Если говорить о проектах с фиксированной ценой, то это может быть благом и проклятием для сервисных фирм, но при правильном управлении ими у них есть шанс получить высокую прибыль. Однако любые просчеты могут привести к падению маржи или даже к ее отрицательным значениям. Наличие надежной системы играет решающую роль в управлении портфелем проектов с фиксированной ценой для получения конкурентного преимущества, иначе это может превратиться в авантюру.

На самом деле сервисные фирмы, использующие надежную платформу автоматизации услуг, способны внимательно следить за своими проектами с фиксированной ценой. Это помогает им мгновенно выявлять проблемы и предотвращать дорогостоящие корректирующие действия. Менеджеры проектов знают фактический объем усилий, затраченных на сегодняшний день, наряду с прогнозируемыми инвестициями, необходимыми для завершения проекта.

3. Искоренение утечки доходов

Программное обеспечение для автоматизации обслуживания устраняет возможности утечки доходов и гарантирует, что каждый час оплачивается с помощью процесса ввода времени. Решения PSA предоставляют удобные интерфейсы для ввода времени, доступные через несколько устройств, а также заметные напоминания и индикаторы пропущенного времени. И когда время вводится в систему, система подтверждает, что каждый оплачиваемый час работы включается в счет.

Системы утверждения могут охватывать корректировки сроков подачи, затем появляются отчеты об отклонениях, которые могут указать, где было отправлено больше или меньше времени, чем планировалось, а процесс выставления счетов предупредит менеджеров, если неоплаченные представления времени не прошли через процесс.

Хотя эти элементы могут показаться неважными или незначительными, в мире конкурентных услуг легко забыть зарегистрировать незапланированный звонок клиента или поддержку в нерабочее время. Еще одним важным фактором является то, что если ваша организация ведет свой бизнес с помощью электронной доски или в Excel, утечка доходов может стать огромной проблемой, если ее вовремя не устранить. С помощью решения для управления доставкой отслеживается каждый рабочий час, и каждый ресурс несет ответственность.

4. Обеспечьте масштабируемый рост

Рентабельность сервисной фирмы зависит от многих конкурирующих факторов, и контролировать ее самостоятельно не так просто. Благодаря надежным процессам и системам они смогут правильно управлять ими для получения значительной прибыли. Сервисные фирмы, которые тщательно и поминутно отслеживают ход выполнения проекта, обеспечивают подотчетность как ресурсов, так и менеджеров, а также распределяют рабочую нагрузку между членами команды, постоянно могут достигать более высокой рентабельности проекта, чем их конкуренты.

По мере расширения сервисных фирм эффективность их системы реализации проектов будет определять, насколько увеличится выручка. найдет свой путь к конечному успеху.

5. Аварийные сигналы рабочего процесса

Работая в организации, каждый отдел ежедневно занимается поставленными перед ним задачами. Нам всем нужно дружеское напоминание о том, что что-то новое готово к работе. Оповещения о рабочих процессах поддерживают коммуникационные сети, работающие в вашей организации, и гарантируют, что ничего не останется незавершенным.

Программное обеспечение для автоматизации бизнеса позволяет размещать автоматические сообщения практически для каждой роли и каждого действия. Оповещения могут быть получены несколькими способами, например, для отдела обслуживания — получен новый заказ на обслуживание, отдел продаж — готов к работе для новой возможности, запущена маркетинговая кампания по электронной почте, и бухгалтерия может иметь информацию о новых выставленных счетах или отклоненном платеже.

Только подумайте, сколько времени вы можете сэкономить, контролируя каждую часть вашего бизнеса, используя оповещения рабочего процесса.

6. Журнал аккаунта

Когда дело доходит до программного обеспечения PSA или ERP, CRM является лишь небольшой частью этого. Но это гарантирует, что вы будете выглядеть умно, особенно в журнале учета.

У каждого наверняка бывали ситуации, когда он не мог вспомнить, о чем он и покупатель в последний раз говорили. А затем хотят увидеть статус запроса на обслуживание, когда они не уверены, что все детали были в том предложении, которое было отправлено.

Теперь все это можно сделать без проблем с журналами счетов. Каждая точка соприкосновения из входящих или исходящих электронных писем, SO, отправленных счетов, входящих телефонных звонков и многого другого с каждым клиентом, потенциальным клиентом или партнером фиксируется, фиксируется дата/время и регистрируется.

7. Прайс-лист в режиме реального времени

Чтобы принимать лучшие решения, платформы автоматизации бизнеса имеют несколько способов быстрого получения обновленной и точной информации, для которой в режиме реального времени отличный пример.

Благодаря интеграции с первоклассным прайс-листом вы можете просматривать тысячи товарных позиций в любой категории и просматривать информацию о продуктах в режиме реального времени. Вам также предоставляются изображения с высоким разрешением, которые вы можете вставить в свои распечатанные котировки. Изображения с высоким разрешением помогают вашей команде продаж быстрее генерировать предложения и помогают вашим клиентам точно знать, что они получают.

Кроме того, хорошее программное обеспечение PSA позволит вам вводить рекомендуемые часы установки при добавлении элементов из онлайн-каталога. Эти две функции делают ваши предложения более точными и последовательными.

8. Мобильное приложение

Сервисный техник может видеть любые и все подписанные SO, следить за информацией об учетной записи, а также использовать функцию GPS для планирования своего маршрута и достижения следующего клиента. В результате не будет упущенных деталей и пропущенных встреч, а значит счастливых техников и довольных клиентов.

Вывод

Благодаря способности помогать организациям обеспечивать прибыльное и успешное взаимодействие с клиентами, система PSA имеет огромное значение. Один из других эффективных способов, которыми PSA помогает [организациям, предоставляющим профессиональные услуги] (https://www.replicon.com/polaris-psa/professional-services-automation-software), заключается в реализации наибольшей ценности существующего ресурсного времени, также известный как оплачиваемое использование.