6 способов оптимизации корпоративных процессов

Технологические достижения, такие как генеративный искусственный интеллект, облачные вычисления и робототехника, уже давно повышают эффективность в различных отраслях. В результате руководители глобальных операций активно внедряют инструменты и стратегии автоматизации наряду с продолжающейся модернизацией ИТ, чтобы повысить эффективность процессов в своих организациях.

Интеллектуальная автоматизация, которая на протяжении многих лет является ключевым направлением практики различных организаций, в значительной степени способствовала им достижению операционного совершенства. В этой статье я поделюсь практическими советами о том, как повысить эффективность в различных бизнес-контекстах с помощью интеллектуальной автоматизации и других решений.

Как автоматизация повышает эффективность процессов?

Эффективность имеет решающее значение для устойчивого предприятия, и для ее достижения требуется переход к автоматизированным процессам, основанным на аналитике. Интеллектуальная автоматизация – один из важнейших видов деятельности, который оптимизирует операции, а также позволяет предприятиям получить конкурентное преимущество.

Только интеллектуальная автоматизация процессов оценивается в 14,4 миллиарда долларов в этом году, а к 2030 году она может достичь 29,5 миллиардов долларов.

Все больше компаний внедряют решения по автоматизации, чтобы повысить эффективность бизнес-процессов благодаря преимуществам автоматизации.

* Последовательность и точность. Автоматизация обеспечивает согласованность и точность процессов, исключает ошибки, возникающие из-за усталости или отвлекающих факторов, а также снижает несоответствие качества.

* Увеличение скорости и производительности. Автоматизированные системы работают намного быстрее, чем люди, особенно при выполнении повторяющихся задач. Улучшенная обработка документов повышает скорость и точность выполнения задач.

* Экономия затрат. Несмотря на первоначальные инвестиции, автоматизация приводит к существенному долгосрочному сокращению затрат. Это сокращает затраты на рабочую силу, сводит к минимуму сверхурочную работу и уменьшает количество дорогостоящих ошибок. Существует прямая и косвенная экономия средств, например ускорение подачи документов в финансовых службах.

* Масштабируемость. Автоматизированные процессы легко масштабируются в зависимости от колебаний спроса. Это особенно полезно для отраслей с переменной рабочей нагрузкой, таких как розничная торговля или финансы.

* Анализ данных и аналитика. Автоматизация генерирует обширные данные для углубленного анализа и понимания. Он выявляет узкие места, неэффективность и области для улучшения. Это обеспечивает упреждающий подход на основе данных для непрерывной оптимизации процессов.

Как видите, автоматизация повышает эффективность процессов за счет согласованности, скорости, экономии затрат, масштабируемости и анализа данных. В совокупности эти преимущества делают его мощным инструментом для оптимизации операций, уменьшения количества ошибок и повышения общей производительности.

Как повысить эффективность процессов за счет автоматизации

Важные решения требуют четкого обоснования. Это означает, что, прежде всего, предприятия должны тщательно контролировать эффективность своих процессов, чтобы выявлять узкие места. Ниже приведены 6 основных шагов, которые помогут вам освоить этот процесс.

Шаг 1. Сформируйте команду лидеров

Установление лидерства в области управления и инноваций имеет решающее значение для повышения эффективности процессов, поскольку эта команда будет направлять компанию через оптимизацию и развитие инновационной культуры.

В их задачи входит:

• Настройка видения. Четкое определение целей повышения эффективности, таких как снижение затрат или увеличение времени цикла. А также создать убедительную концепцию, которая станет дорожной картой для всех сотрудников.

* Управление изменениями. Лидеры несут ответственность за эффективное доведение видения и целей до всех заинтересованных сторон, от высшего руководства до сотрудников. Это предполагает прозрачность необходимости перемен и преимуществ, которые они принесут.

* Преодоление сопротивления. Сопротивление изменениям, даже положительным, может возникнуть из-за недостаточной осведомленности. Руководство должно сообщать об изменениях, их влиянии на сотрудников и общем направлении команды и бизнеса. Это понимание должно предшествовать изменению, чтобы обеспечить успешное внедрение.

* Управление рисками. Изменения всегда несут риски, и должен быть план их устранения. Руководство оценивает угрозы и потенциальное воздействие на предприятие, разрабатывая планы действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы минимизировать сбои.

* Формирование и расширение возможностей команд. Лидеры собирают межфункциональные команды для конкретных проектов по улучшению процессов. Помимо создания таких команд, руководство дает им возможность принимать решения и осуществлять изменения в рамках своих проектов.

* Мониторинг производительности. Руководство определяет и отслеживает показатели, позволяющие постоянно оценивать прогресс и определять области, требующие особого внимания.

* Культура постоянного совершенствования. Лидеры подают пример приверженности постоянному совершенствованию, активно участвуя и поддерживая инициативы по повышению эффективности. Они поддерживают правильную культуру, поощряя и вознаграждая сотрудников за предложения и внедрение улучшений процессов.

Шаг 2. Оцените текущую эффективность процесса

На этапе обнаружения сосредоточьтесь на анализе текущего состояния, чтобы найти процессы, подходящие для автоматизации.

1. Изучите выполнение существующих процессов.
2. Участвовать в обсуждениях с заинтересованными сторонами.
3. Анализ показателей, которые уже отслеживает компания.
4. Документируйте текущий процесс.

Исследовательский этап, известный как анализ процессов, помогает определить текущую ситуацию с эффективностью процессов. Анализ данных сочетает в себе науку о данных и аналитику процессов для выявления, проверки и улучшения рабочих процессов. Он использует данные из информационных систем, таких как инструменты ERP или CRM, для создания модели процесса, обеспечивающей детальное представление процессов и их вариантов.

Специализированные алгоритмы анализируют отклонения от стандарта, помогают руководству оценивать эффективность процессов и выявлять возможности роботизированной автоматизации процессов. Такой подход ускоряет реализацию инициатив по автоматизации внутри компании.

Шаг 3. Выявление и устранение недостатков процессов

Как только вы поймете текущие процессы, сосредоточьтесь на выявлении наиболее дефектных из них. Что работает не так? Что влияет на цели команды?

Оптимизировать все процессы одновременно невозможно, поэтому отдавайте предпочтение тем, которые требуют немедленных улучшений. Сосредоточьтесь на процессах, которые медленнее или мешают критически важным аспектам деятельности предприятия. Например, задержки с закупками могут повлиять на доступность ресурсов и привести к серьезным последствиям, например сбоям в цепочке поставок.

Такие методы, как бережливое производство и шесть сигм (или их комбинация, бережливое производство и шесть сигм), эффективны для повышения эффективности и улучшения результатов процессов.



Бережливое производство и шесть сигм ускоряют затраты и повышают эффективность процессов, но различаются подходами:

• Бережливое производство направлено на устранение потерь, а шесть сигм — на сокращение вариаций.
• В бережливом подходе используется меньше технических инструментов, таких как организация рабочего места и постоянное совершенствование. Напротив, «Шесть сигм» опирается на статистический анализ данных, планирование экспериментов и проверку гипотез.

Внедрение часто начинается с бережливого производства, оптимизирующего эффективность рабочего места и сокращающего отходы. Если проблемы не исчезнут, вам пригодятся более продвинутые статистические инструменты Шести Сигм.

Шаг 4. Составьте график реализации

Внедрение улучшений в компании может оказаться сложной задачей из-за повседневной рутины и сопротивления сотрудников устоявшимся практикам. График внедрения представляет собой структурированный план изменений, гарантирует успешную автоматизацию и помогает управлять ожиданиями.

Соблюдение этого графика сводит к минимуму сбои, способствует более плавному переходу и увеличивает вероятность успеха автоматизации. Он устанавливает систематический подход к управлению изменениями и закладывает основу для более эффективной работы.

Шаг 5. Обучите свои команды

Обучение имеет решающее значение для успеха проекта. Команда, управляющая новыми процессами и инструментами, должна хорошо разбираться в их работе. Техническое обучение должно охватывать использование системы, и важно делиться целями изменений, поощряя участие и приверженность команды.

Мотивируйте команду, показывая, как новое решение улучшает повседневную работу. Вовлекайте их в процесс, чтобы обеспечить активное участие. В противном случае проекту может не хватить поддержки со стороны тех, кто непосредственно участвует в повседневной работе.

Шаг 6. Оцените и внесите изменения

Внедрение новых процессов — это не конец ваших усилий. Важно постоянно следить за ними, оценивать влияние и при необходимости вносить коррективы.

Изменение процессов — естественная часть улучшения, а мониторинг ключевых показателей эффективности обеспечивает эффективность. Используйте ключевые показатели эффективности до, во время и после автоматизации, чтобы иметь ретроспективное представление об изменениях. Интеграция систематического подхода в регулярные проверки данных позволяет выявить области, требующие корректировок.

После определения корректировок решающее значение имеют быстрые действия, поскольку задержки могут привести к длительным сбоям в достижении положительных результатов. На этом этапе ключевым моментом является гибкость: она позволяет организации быстро адаптироваться и реагировать на меняющиеся обстоятельства, сводя к минимуму время простоя и сохраняя прогресс в достижении целей.

Подводя итоги

Хотя потенциальные затраты, временные затраты и планирование могут поначалу заставить организации приостановить внедрение автоматизации для повышения эффективности процессов, внедрение методов, обсуждаемых в этой статье, принесет только положительные результаты. Эти стратегии не только приносят краткосрочные выгоды, но и способствуют долгосрочному успеху, в конечном итоге повышая общую эффективность процессов на предприятии.

В динамичных отраслях, где адаптивность имеет решающее значение, профессионализм и инновации становятся ключевыми факторами постоянного совершенствования процессов. Использование этих практик не только способствует успеху организаций, но и обеспечивает устойчивую приверженность эффективности и инновациям.

---

Оригинал