Подробное руководство по тайм-менеджменту PMO: практические советы по повышению производительности
17 февраля 2023 г.Время – неотъемлемая часть нашей жизни и наш самый ценный ресурс. Неважно, говорим ли мы о личных или связанных с работой планах. Честно говоря, обычно дело не в планах, а в планировании. Вы можете найти десятки и десятки различных руководств, которые в основном просто расскажут вам о «лайфхаках», таких как «просто сосредоточься», «поддерживай мотивацию» или «не обращай внимания на маленькие билеты и делай сначала большие». Не поймите меня неправильно, я не отрицаю ценности этих утверждений, но в них отсутствуют конструктивные практические шаги.
Вот почему я решил создать руководство для нашего PMO, но оно также подойдет всем, кто ищет способы повысить их продуктивность. Это конкретное руководство основано на всемирно известном канбане Toyota, законе Паркинсона и матрице приоритетов действий, которые я предлагаю вам использовать в качестве руководящих принципов для управления своим временем. Чтобы применить эти принципы на практике, я собрал несколько правил, разработанных на основе личного и профессионального опыта. Это поможет вам внедрить более важные принципы в свою повседневную жизнь.
1. Сохраняйте сильный менталитет
Если вы читаете эту статью, скорее всего, вы уже знакомы с методологией Kanban, поэтому я не буду повторять теорию. Вместо этого я хочу сосредоточиться на истории, причинах и особенно результатах, поскольку они очень важны для этого руководства.
В конце 1940-х годов высшее руководство Toyota заметило, что рабочие на их предприятиях выгорают, их эффективность падает, а уровень самоубийств начал расти. Компания начала исследовать проблему, узнав больше о распорядке дня рабочего, который включал в себя прикрепление дверей к кузову автомобиля. Каждый рабочий получал новую партию автомобильных дверей каждый час, независимо от того, закончили ли они крепить предыдущую дверь. В результате многим работникам была доставлена новая работа, в то время как они все еще работали над текущими задачами. Эта ситуация вызвала значительный стресс у каждого работника. Все они находились в постоянном напряжении, так как каждый рабочий день они не могли выполнить свою работу вовремя, а на горизонте появлялось все больше и больше задач. Кроме того, механики не могли видеть, что их работа дала какие-либо результаты. Это сочетание было в буквальном смысле роковым.
Чтобы решить эту проблему, Тайичи Оно придумал очень простое решение, вдохновленное сетью супермаркетов Wiggy Piggy, которую он наблюдал в США. Он ввел правило, согласно которому нельзя начинать новую часть работы, пока не будет завершена предыдущая. Он также посоветовал прикреплять канбан-карты к каждому готовому продукту, и после того, как он будет продан, карточки возвращаются на производственную линию. Члены команды могли работать над новым элементом только тогда, когда карточка, сигнализирующая о спросе на него, возвращалась к ним, и только после того, как количество ожидающих карточек Канбана достигло определенного порога. К каждому материалу, используемому в процессе производства, также была прикреплена собственная канбан-карта, чтобы сигнал о спросе в конечном итоге проходил по всей производственной цепочке, заканчиваясь внешними поставщиками.
Это имело огромный успех не только в улучшении производственной линии, но и (что наиболее важно для этого руководства) в повседневной рутине рабочих, их психическом здоровье и понимании того, сколько важной работы они могут выполнять каждый день. В своем руководстве я рекомендую использовать Канбан именно по этим причинам. Это поможет вам следовать первому правилу: сохраняйте твердый менталитет.
2. Всегда устанавливайте крайние сроки
Так началось эссе, опубликованное в The Economist в 1955 году. Этот закон не обязательно является методом тайм-менеджмента сам по себе, но это не значит, что он не может помочь нам в стремлении оптимизировать личные рабочие процессы.
Закон Паркинсона имеет широкое значение, но мы можем перевести закон простыми словами: время, необходимое для выполнения работы, равно прямо пропорционально времени, отведенному на его выполнение. Подумайте об этом на секунду. Сколько раз вы теряли часы только потому, что задача была переоценена? Сколько раз у вас была задача, которую нужно было выполнить за день, но вы делали это только в самые последние часы? Сколько раз вы жертвовали качеством задачи из-за того, что ее недооценивали и на вас давили сроки? Прелесть закона Паркинсона в том, что мы сталкиваемся с его последствиями каждый день, и не обязательно в рабочих вопросах.
На приведенном выше графике показано, как время, отведенное для конкретной задачи, влияет на количество усилий, которые будут затрачены на нее. Вы можете видеть, что слишком много отведенного времени заставляет вас откладывать и начинать работу только в последние минуты/часы/дни, а это означает, что вы тратите много времени впустую, потому что крайний срок был установлен слишком далеко вперед. С другой стороны, если задача недооценена и крайний срок установлен слишком рано, это вызовет разочарование, сверхурочную работу и стресс. Вот почему люди часто жертвуют качеством ради нереалистичных сроков.
В этом руководстве я рекомендую всем следовать этому закону, находя золотую середину, где вы можете выполнять различные задачи в наиболее эффективные временные рамки. Как это сделать? Всегда выполняйте следующие три шага для своих задач:
2.1 Определение крайнего срока
Когда я еще учился в колледже, мне приходилось делать много лабораторных работ каждую неделю. Таким образом, крайний срок составлял пять дней для каждой лаборатории. В итоге я оставил все на последний день. Я потратил впустую всю неделю, и в последний день я собирался, концентрировался и собирал все свои ресурсы, чтобы закончить задачу.
Хотя этот пример по-прежнему показывает, насколько я был непродуктивен, он также демонстрирует решающую силу дедлайна. Всегда устанавливайте крайние сроки и никогда не берите задачи без таковых.
2.2 Выполнение работы
Как только вы установите крайние сроки для своей задачи, вы должны сосредоточить свои усилия на ее выполнении. Убедитесь, что вы тратите почти все свое время на выполнение задач.
2.3 Пересмотреть оценку
После того, как вы закончите свою работу, вам нужно сделать шаг назад и оценить, был ли установлен крайний срок. Как бы просто это ни звучало. Если вы почувствовали нехватку времени, то продлите дедлайн в будущем на аналогичные задачи. В то же время, если вы что-то сделали раньше срока или почувствовали, что могли бы использовать свое время более эффективно, просто сократите срок в следующий раз. Это повысит вашу продуктивность.
3. Расставляйте приоритеты, делегируйте полномочия и увольняйте
Долгое время я использовал матрицу Эйзенхауэра, чтобы расставлять приоритеты. Это означает, что я использовал срочность и влияние, чтобы расставить приоритеты в своих задачах, что неплохо. Однако проблема здесь в том, что определить срочность не так просто, и обычно это требует больших усилий, особенно у младших специалистов. Я до сих пор использую матрицу Эйзенхауэра для долгосрочного планирования, но разработал другой подход для повседневной деятельности. Вместо матрицы Эйзенхауэра я предлагаю использовать аналогичный подход: матрицу приоритетов действий. Ключевое различие между двумя методами заключается в их оси X. Матрица приоритетов действий предлагает оценивать усилия, а не побуждения. Вот пример того, как выглядит матрица.
Как видите, в зависимости от Воздействия и Усилия вы сможете разделить все свои задачи на четыре типа:
* «Быстрые победы» — это самые привлекательные задачи. Приоритизируйте их как можно выше. * «Крупные проекты» — задачи, которые дают высокую отдачу, но требуют очень много времени. Это руководство предлагает всегда разбивать его на более мелкие части. Часто вы обнаружите, что крупный проект можно легко разделить на несколько быстрых побед. * «Вставки» — не стоит слишком беспокоиться об этих задачах. Выполняйте их, если у вас есть свободное время. Но обычно гораздо лучше делегировать их. * «Неблагодарный» — ваши убийцы времени. Отложите эти дела, пока они не начали отнимать ваше драгоценное время.
Этот подход позволит вам не только планировать задачи и расставлять приоритеты, но и предоставлять инфраструктуру для их ограничения и разделения на более мелкие и, следовательно, выполнимые задачи.
Ежедневные правила, которые помогут вам следовать принципам
Этот раздел ответит на вопрос: "Итак, как я управляю своим днем на практике?". Позвольте мне упомянуть пару правил, которые помогают реализовать принципы, описанные выше.
- Отключите многозадачность.
Теперь я знаю, что многие должности включают навыки многозадачности в свое описание, в то время как многие специалисты включают их в свои резюме. В этом руководстве я настоятельно рекомендую сосредоточиться на одном рабочем элементе за раз. Распределение вашего внимания, внимания и ресурсов на две отдельные задачи одновременно приводит к снижению качества работы, срыву сроков и увеличению давления на вас. В результате вы можете оказаться в стрессовой ситуации и перегружены работой, пытаясь решить, что вам нужно сделать, и тратя гораздо больше времени, чем если бы выполняли каждую задачу по очереди. Чтобы следовать этому правилу, вам нужно установить ограничение для столбца «Выполняется», равное единице, при использовании Канбана для управления вашей рутиной.
2. Правило 15 минут
Это может показаться спорным, но по моему опыту, большинство вопросов, которые вы получаете в рабочих чатах, можно просто решить, если оставить их на некоторое время. Спешные решения никогда не приносили пользы. Кроме того, в половине случаев ваши коллеги, сигнализировавшие о «катастрофе», коротко сообщат вам что-то вроде: «NWM, я уже починил». Итак, это правило 15 минут, которое я использую каждый день: не торопитесь с ответами на каждый вопрос и дайте членам вашей команды накопить больше информации, прежде чем предпринимать какие-либо действия.
3. Работайте итеративно.
Еще раз настоятельно рекомендую заниматься ежедневным планированием. В этом случае вам придется разбить все свои действия на довольно маленькие куски, что в самом начале будет занозой в заднице. Но как только вы привыкнете к этому, вы увидите все преимущества этого метода. Вы также можете настроить его на еженедельную итерацию. Всегда работайте итеративно и помните, что каждая итерация начинается с планирования и заканчивается анализом. Анализ ваших оценок, объема проделанной работы и потока каждой итерации имеет такое же, если не большее значение, чем планирование. Поэтому никогда не забывайте проводить ретроспективу своей деятельности. Что я делаю на практике, так это ежедневные встречи по планированию и еженедельную ретроспективу моего рабочего процесса. Это дает мне огромное преимущество с точки зрения гибкости. Кроме того, я по-прежнему могу корректировать свои оценки, расставлять приоритеты и расставлять приоритеты, не тратя на это слишком много времени.
4. «Разбивайте вещи». Всегда разбивайте свои задачи, если можете. Старайтесь, чтобы ваши задачи были как можно меньше, чтобы сделать вас более гибкими, и избегайте больших оценок, потому что чем они больше, тем менее точными они будут.
5. Преобразование задачи в слот. Относитесь к своим задачам как к временным интервалам в календаре. Таким образом, вы автоматически назначите крайний срок для каждой задачи. Не забудьте включить все ваши встречи в качестве задач. Это поможет вам понять, когда у вас есть время для вещей. Всегда держите небольшие промежутки между задачами, чтобы позволить себе приспособиться. Вы не хотите быть перегружены. Кроме того, при планировании важно помнить, что утро — это время, когда тело способно сделать больше всего, и было бы неплохо не тратить это время впустую и посвятить его работе.
6. Используйте инструменты управления задачами. Прежде всего создайте для себя доску канбан, чтобы отслеживать свои действия. Должна работать любая доска (например, Jira Notion, Monday, Asana и т. д.); вы даже можете иметь настоящую доску с заметками или использовать блокнот, если вам не нужно тратить слишком много времени на его обслуживание. Моим личным предпочтением с недавнего времени является сервис TickTick. Мне это особенно нравится, поскольку позволяет добавлять задачи в виде слотов календаря. Если вы используете что-то другое, просто убедитесь, что вы установили оценки, отметьте затраченное время (для будущего анализа) и относитесь к столбцу дел как к отдельному дню в календаре. Вы должны тратить 5-10 минут каждое утро, заполняя эту колонку задачами. Не забывайте ежедневно обновлять свою доску и всегда возвращайтесь хотя бы раз в неделю, чтобы проанализировать свои результаты, скорректировать оценки и отметить всю выполненную работу.
Ожидаемые результаты
Если вам удастся следовать всем правилам и применять принципы в своей повседневной жизни, я гарантирую, что вы сможете стать намного продуктивнее, меньше нервничать и заметите, что у вас остается достаточно времени для дополнительных занятий. . Я сам постоянно использую это руководство и время от времени обновляю его. На данный момент это помогает мне работать 65–70 часов в неделю и при этом находить время для личных дел и хобби. Я надеюсь, что это руководство оказалось вам полезным и сослужит вам хорошую службу.
Оригинал