Интеграция Dynamics 365 Business Central в Teams

10 июня 2023 г.

Dynamics — платформа Microsoft, сочетающая управление взаимоотношениями с клиентами и планирование ресурсов предприятия для продаж, обслуживания, управления проектами и операциями, — предназначена не только для крупных организаций. Dynamics 365 Business Central ориентирован на малый и средний бизнес и имеет многие из тех же инструментов, функций и интеграций.

Перейти к:

Business Central в Outlook, Excel и Power Automate Пользователи Microsoft 365 знакомятся с основами Управление интеграцией Business Central

Business Central в Outlook Excel и Power Automate

Перспектива

Малые и средние предприятия могут найти Business Central в Outlook. Когда вы получаете электронное письмо от поставщика, вы можете щелкнуть Contact Insights на панели инструментов Outlook, чтобы получить подробную информацию, например историю покупок, просроченные счета, информацию о том, обычно ли вы предоставляете им скидку, и документы, которые могут иметь отношение к разговору, все на панели. внутри Outlook.

SEE: узнайте, как поделиться своим календарем в Outlook.

Вы можете получать и читать счета в Outlook, публиковать их в Business Central непосредственно из Outlook и получать от AI предложения о позициях, которые можно включить, или просматривать коммерческое предложение, когда вам нужно ответить на запрос счета.

Excel

Существует надстройка Dynamics Office, которая позволяет использовать Excel для анализа данных из Business Central. Вы даже можете отредактировать данные в Excel, если обнаружите ошибку в сведениях о клиенте или продукте и отправьте изменение обратно в Business Central. Вы можете сделать то же самое с Microsoft Teams, вводя данные в виде адаптивной карты или выполняя поиск деловых контактов непосредственно в Teams.

Если вам нужна еще большая интеграция, Viva Sales передает данные между Teams, Outlook и CRM-системами, такими как Dynamics и Salesforce, с помощью искусственного интеллекта.

Мощная автоматизация

Вы можете использовать Power Automate для настройки рабочего процесса, который отправляет сообщение в Microsoft Teams, когда новая сделка подписана и записана в Business Central, чтобы все знали о клиенте.

К счастью, для этого процесса не нужны навыки программирования, что бывает редко в небольших организациях. В настоящее время в предварительной версии для клиентов из США и ЕС параметр естественного языка в Power Automate позволяет создавать рабочий процесс такого рода, описывая, что вы хотите, чтобы он делал.

Однако для настройки рабочих процессов между Business Central и Power Automate требуется облачная версия Business Central; это не будет работать с локальной версией.

Пользователи Microsoft 365 знакомятся с основами

В 2021 году Microsoft изменила условия лицензии для Dynamics 365, поэтому любой, у кого есть лицензия Microsoft 365 в организации, может просматривать содержимое Dynamics внутри Microsoft Teams. По состоянию на ноябрь 2022 года то же самое относится и к Business Central.

Небольшие организации часто имеют более ограниченные бюджеты и не хотят покупать лицензии для людей, которые не будут тратить много времени на работу в Business Central, даже несмотря на то, что содержащаяся там информация о клиентах, бизнес-данных и бизнес-процессах будет полезна во многих случаях. рабочие разговоры.

Как сказала в прошлом году TechRepublic корпоративный вице-президент Microsoft по маркетингу бизнес-приложений Эмили Хе, «Команды — это место сбора, где люди собираются вместе, чтобы выполнить работу, но пока они выполняют работу, им также нужен доступ к ресурсам».

Согласно отчету Forrester об общем экономическом воздействии на Business Central, такие преимущества, как повышенная прозрачность операций и то, как «лица, принимающие решения, (могут) просматривать ключевые бизнес-данные, отчеты и показатели в режиме реального времени», могут дать им больше уверенности в том, что они знают фактическое состояние бизнеса. бизнес.

Пользователи Teams с лицензией Teams в рамках подписки на Microsoft 365 Business или Enterprise могут установить приложение Business Central и просматривать контент, который коллеги, имеющие доступ к Business Central, вставляют в канал Teams без необходимости получения лицензии.

SEE: узнайте все, что вам нужно знать о Microsoft Teams.

Содержимое Business Central будет отображаться как адаптивная карточка, если это информация, документ, такой как заказ на продажу, простой список (который нельзя детализировать с помощью отдельной страницы сведений) или записи ListPlus, такие как выписки о сверке банковских счетов, которые объединяют несколько записей, которые вам нужно увидеть вместе.

Это может привести к тому, что больше сотрудников будут запрашивать доступ к Business Central, что позволит им искать клиентов, поставщиков и другие деловые контакты внутри Teams, а также позволит им просматривать дополнительные сведения или открывать полную страницу в Business Central по ссылке. в командах

Однако вам нужна лицензия Business Central для этих опций, а также для редактирования данных Business Central. Без него вы видите только те сведения, которые видны на компактной версии карточки, и вы не можете щелкнуть, чтобы получить дополнительные сведения из Business Central даже в приложении в Teams (рис. A).

Рисунок А

Вы можете просматривать данные Business Central, которые другие пользователи передают в Teams, без лицензии, но если вы хотите иметь возможность искать Business Central из Teams, вам все равно потребуется лицензия. Изображение: Мэри Бранскомб

Управление интеграцией Business Central

Чтобы управлять интеграцией Business Central, вам необходимо включить доступ к Microsoft 365 в настройках Business Central, так как по умолчанию он отключен. Пока вы этого не сделаете, даже сотрудники с доступом к Business Central могут не видеть карточки со ссылками, которые они вставляют в Teams.

В Business Central выберите Настройки | Центр администрирования | Среды и выберите используемую среду Business Central.

На странице сведений о среде в разделе Доступ с лицензиями Microsoft 365 щелкните Изменить и установите ползунок в положение Вкл. Затем нажмите Сохранить.

Вы можете выбрать, какие разрешения будут иметь эти пользователи Microsoft 365 для работы с данными Business Central. Если вы не хотите, чтобы пользователи сами устанавливали приложение Business Central в Teams, вы можете развернуть его автоматически.

Кроме того, вам может потребоваться убедиться, что предварительный просмотр URL-адресов включен в политике обмена сообщениями Teams, которую можно изменить в центре администрирования группы. В противном случае пользователи будут видеть только ссылки, а не карточки с подробностями из Business Central. Это включено по умолчанию, но вы могли изменить политику.

Обновления в Business Central

Первая волна выпуска Business Central (доступна с апреля этого года) упрощает для администраторов настройку доступа к пользователям Microsoft 365 с помощью нового пошагового мастера, который обрабатывает все эти детали.

Совместное использование данных в Teams из Business Central в этом выпуске также стало проще. Раньше вам нужно было нажать «Поделиться в Teams» в веб-клиенте Business Central, который использовал гораздо более длинный URL-адрес по сравнению с ручным копированием ссылки вручную на объект Business Central или записью и вставкой ее в Teams. Microsoft упрощает этот процесс и предоставляет улучшенное представление информации Business Central в виде эскизов на карточках, отображаемых в Teams.

---

Оригинал