Почему малый бизнес должен перейти на облачный учет

Глобальные расходы на облачные вычисления достигли 1,3 триллиона долларов США за последние несколько десятилетий. Основным фактором, способствующим этому, является пандемия. По данным Microsoft, мы испытали неожиданный рост использования цифровых технологий после начала пандемии. Только за первые два месяца произошли двухлетние технологические преобразования.

Облачные вычисления были одной из ведущих технологий, используемых предприятиями на этом этапе. С помощью облачного учета предприятия могут удаленно выполнять бухгалтерские и бухгалтерские задачи и снизить требования к безопасности.

По этим причинам облачный учет стал популярной технологией для бухгалтерских фирм и фирм CPA. Разбираемся как.

Что такое облачный учет?

Облачный учет — это сочетание двух вещей: облачных вычислений и программного обеспечения для бухгалтерского учета. В то время как мы используем программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks, для автоматизации нескольких видов деятельности, облачные вычисления дают ему новое определение.

Доступ к каждой функции инструмента учета осуществляется через интернет-соединение с помощью облака. Это делает облачный учет масштабируемым, осуществимым, доступным и безопасным.

Почему малому бизнесу следует рассмотреть возможность облачного учета?

Как малый бизнес, вы можете воспользоваться преимуществами облачных вычислений. От снижения затрат на бухгалтерские операции до устранения угроз безопасности можно оптимизировать несколько бизнес-процессов. Узнайте больше, чтобы понять, как:

1. Удобная работа

Подумайте об этом, в облаке вашим пользователям будет удобно работать. У них есть возможность доступа к QuickBooks или любому другому бухгалтерскому инструменту из любого места. Просто откройте партнерский портал или браузер, войдите в облачную сеть и получите доступ к данным и приложениям.

Для малого бизнеса это означает нанимать удаленных сотрудников, не думая о безопасности и удаленном доступе.

1. Мультидоступ

Облачный учет позволяет использовать один файл на нескольких конечных точках.

Как это работает?

При облачном учете вся архитектура учета находится на удаленных серверах. Это означает, что доступ к вашему программному обеспечению осуществляется из централизованного ресурса, доступ к которому может получить каждый сотрудник одинаковым образом.

Итак, когда два сотрудника одновременно открывают один файл, они оба используют один и тот же файл, но виртуальную копию. Любые изменения в файле происходят в режиме реального времени, которые практически сразу отражаются в документе.

Когда несколько сотрудников одновременно получают доступ к одному и тому же файлу, возможности совместной работы в бизнесе улучшаются.

1. BYOD Работает

В малом бизнесе не всегда есть возможность регулярно обновлять оборудование. Однако разрешение BYOD означает только риск для безопасности бизнеса.

Для этого крупные организации могут подготовить ноутбуки с поддержкой VPN, к которым можно безопасно получить доступ. Тем не менее, деньги и тяжелая работа в области ИТ, которые стоят за этой задачей, слишком велики.

Для малого бизнеса проще использовать облачный учет и разрешить BYOD. Поскольку мы уже получаем доступ к бухгалтерскому программному обеспечению через Интернет, его можно безопасно открывать на любом конечном устройстве.

1. Доступно

Малые предприятия должны работать над бюджетом, чтобы правильно тратить средства на основную деятельность. Облачный учет помогает снизить затраты на оборудование для бизнеса.

Вам не требуется огромная ИТ-команда, несколько аппаратных единиц или архитектура безопасности. Облачный провайдер управляет, обслуживает и обновляет хостинг, что снижает затраты на эти действия.

1. Безопасность

Провайдер облачного хостинга защищает сеть облачных серверов с помощью передовых мер безопасности. Например, TLS 1.3 и 256-битное шифрование для передачи данных и многофакторная аутентификация для доступа к ПО.

Существует множество других мер безопасности, в том числе:

• Обнаружение и предотвращение вторжений

• Сквозное шифрование

• Многофакторная аутентификация

• Контроль доступа, программные брандмауэры

• Исправление и обновление ОС

• Физическая безопасность сервера

Рекомендуемая литература: Безопасность облачных вычислений: ее значение, преимущества и функции

1. Резервное копирование Поддержка

Облачный учет включает в себя регулярное резервное копирование, которое создается и поддерживается поставщиком облачных услуг. С помощью этих регулярных резервных копий, хранящихся с избыточностью, вы сможете восстановить свои данные даже после аварии.

Например, наводнение уничтожило ваши компьютеры, и вам нужно немедленно приступить к работе. В этом случае облачный учет помогает извлекать данные из резервной копии, и вы можете позволить BYOD начать работу, когда ваша команда будет готова.

1. Бесшовная Поддержка

Одним из преимуществ использования облачного учета является возможность получения экспертной поддержки. У облачного провайдера есть ИТ-специалисты, которые помогут вам быстро решить проблемы с облачным учетом.

Если вам нужно масштабировать свои ресурсы или получить данные, эта команда поддержки, как известно, предлагает быстрые и ценные ответы.

1. Масштабируемость

Облачный учет помогает увеличить объем хранилища и ресурсов, когда они вам понадобятся. Это означает, что если вам нужно больше места для хранения и ресурсов во время налогового сезона, вы можете позвонить поставщику и получить хранилище по требованию.

Вам не нужно приобретать дополнительное оборудование или программное обеспечение для того же самого. Если вам не требуется это хранилище, вы также можете уменьшить свои ресурсы, чтобы оптимизировать расходы.

Вопросы, которые следует задать при переходе в облако

Когда вы переходите на облачный хостинг, вот несколько важных вопросов, которые вы должны задать своему провайдеру облачного хостинга.

• Какой тип структуры безопасности используется для сохранения облачных серверов и данных на них?

• Предлагаете ли вы поддержку масштабирования по требованию и ИТ-консультации?

• Как быстро отвечает ваша служба поддержки?

• Как долго мне нужно ждать завершения облачного развертывания?

• Какова структура ценообразования? Как вы его разбиваете?

• Как вы будете рассчитывать ежемесячную плату, когда я буду проводить масштабирование и удаление накипи?

• Как вы делаете резервные копии моих данных на нескольких серверах?

• Где расположены ваши облачные серверы?

Вопросы, которые вы должны оценить внутри компании:

• Каковы мои требования?

• Какой тип хранилища и ресурсов мне нужен?

• Нужно ли мне также приобретать подписку на программное обеспечение для бухгалтерского учета?

• Как часто мне нужно масштабировать?

• Должен ли я получить индивидуальный план?

• Каков мой бюджет на облачный учет?

• Насколько ИТ-подготовлен на моем рабочем месте?

Вывод

Облачный учет — это способ работы в цифровом мире. С новыми и различными сбоями каждый день облачный учет создает безопасную гавань для малого бизнеса, чтобы работать без проблем.

Это позволяет удаленно, масштабируемо, осуществимо и безопасно выполнять основные операции. Найдите провайдера, подходящего для вашей организации, и начните размещать свое бухгалтерское ПО в облаке.