7 лучших бесплатных шаблонов управления цифровыми активами

Шаблоны управления цифровыми активами отлично подходят для хранения файлов, организации, совместной работы в команде и контроля версий. Независимо от того, работаете ли вы самостоятельно или в команде, централизованные активы позволяют каждому легко находить то, что ему нужно.

Вот лучшие шаблоны для различных инструментов и вариантов использования.

monday.com: Шаблон управления цифровыми активами со встроенной функцией совместной работы в команде

monday.com — отличная система управления проектами для небольших и средних команд. Бесплатный план включает всего два рабочих места, что достаточно для пробы, но ограничено по сравнению с другими поставщиками.

Чтобы максимально эффективно использовать этот шаблон DAM, вам, скорее всего, придется перейти на платный тарифный план.

Подробнее на monday.com: Обзор monday.com | monday.com против Jira | monday.com против Notion.

Мне нравится этот шаблон, потому что он централизует ваши креативные активы, позволяя отделам маркетинга и продаж быстро находить то, что им нужно. Вы также можете хранить несколько версий каждого файла, так что вы можете переключаться между разными версиями одного и того же файла, если вам это нужно.

Это не только помогает поддерживать порядок, но и гарантирует, что все члены команды используют соответствующие файлы.

Однако, лучшая часть monday.com заключается в том, что вы можете управлять процессом создания новых активов с той же платформы. Вы сможете помечать членов команды, когда вам понадобится новый креатив, и вы сможете управлять рабочим процессом с помощью зависимостей задач, автоматизации и уведомлений.

Шаблон позволяет легко сортировать по типу файла (например, изображение или видео), категории, владельцу, статусу или любым другим настраиваемым полям, которые вы решите добавить.

Несмотря на свою мощь и гибкость, этот шаблон управления цифровыми активами невероятно прост в использовании. Настройка занимает всего несколько минут, и в целом он кажется очень интуитивным.

Wrike: шаблон управления цифровыми активами для агентств

Wrike — это мощная система управления проектами, специально разработанная для агентств, фрилансеров и предприятий сферы услуг, которые работают с клиентами. Это высокомасштабируемое решение для управления активами, запросами и контролем версий для десятков или даже сотен клиентов.

Есть щедрый бесплатный план, который поддерживает неограниченное количество пользователей и внешних соавторов. Однако вам нужно будет обновиться для гостевых одобрений и сторонних интеграций.

Подробнее о Wrike: Обзор Wrike | Wrike против monday.com | Wrike против Smartsheet.

Во-первых, вы сможете настроить разные папки для всех ваших творческих активов. Вы можете создать папку для каждого клиента, а затем подпапки для конкретных проектов или вы можете организовать их так, как вам нравится.

Оттуда Wrike позволяет вам настраивать динамические формы ввода. Когда клиенту что-то нужно, он может заполнить форму, и вы автоматически получите задачу, назначенную нужному человеку.

Допустим, вы хотите, чтобы определенный человек в вашей команде обрабатывал видеозапросы для определенного клиента. Возможно, вы также хотите, чтобы кто-то другой обрабатывал элементы брендинга, такие как логотипы, цветовые схемы и выбор шрифтов.

Такая настройка невероятно упрощает задачу, избавляя от длинных цепочек электронных писем.

А поскольку Wrike — это система управления проектами, вы сможете отслеживать запросы от начала до конца, устанавливать сроки выполнения, оставлять комментарии и связывать все воедино.

Knack: шаблон без кода для проектных активов

Knack — это конструктор приложений без кода, который является довольно новым игроком в этой области. Он хорошо работает, если вы в настоящее время используете электронную таблицу для управления цифровыми активами, но готовы к обновлению или вам нужен лучший способ оставаться организованным.

К сожалению, Knack не предлагает бесплатный тарифный план.

Но вы можете попробовать любой план с 14-дневным пробным периодом. И в отличие от других поставщиков Knack не взимает плату за пользователя, что делает его невероятно доступным даже по мере роста вашей команды.

Поскольку Knack создан с использованием баз данных, он невероятно гибкий. Этот шаблон позволяет легко организовать активы по проектам, но вы можете легко адаптировать его, чтобы организовать их так, как вам хочется.

Однако организация по проектам хороша, потому что все легко найти. Работаете над определенным проектом? Вы точно знаете, куда зайти, чтобы увидеть все доступные ресурсы, загрузить тот, который хотите использовать, и вернуться к работе.

Это также означает, что не возникнет путаницы, если у вас есть похожие активы, используемые по-разному в разных проектах.

Шаблон предлагает управление версиями, пользовательские теги и бесшовное сотрудничество между командами. Вы также можете назначать менеджеров проектов и настраивать элементы управления администратора — еще больше продвигая подход, ориентированный на проект.

Моя единственная претензия заключается в том, что интерфейс Knack кажется немного неуклюжим по сравнению с другими вариантами.

Airtable: расширенный шаблон для управления несколькими брендами и суббрендами

Airtable — это передовая платформа баз данных, которая отличается высокой масштабируемостью, гибкостью и мощностью. Она работает аналогично Knack, где базы данных являются основой всего. Подобно электронной таблице, этот подход отлично подходит для управления активами.

Кроме того, Airtable предлагает надежный бесплатный план с возможностью подключения до пяти редакторов, 1000 записей на базу и 100 ежемесячных запусков автоматизации.

Этого более чем достаточно для тестирования, а небольшие команды могут некоторое время пользоваться бесплатным планом.

Подробнее об Airtable: Airtable против Asana | Airtable против Smartsheet | Airtable против monday.com.

Этот шаблон хорошо подходит для больших библиотек и активов со строгими правилами использования. Однако вы можете легко удалять, редактировать или добавлять поля, чтобы он работал на вас.

Если вы, например, крупная медиакомпания, у вас может быть материнская компания, владеющая несколькими веб-сайтами, журналами и другими цифровыми активами. Этот шаблон Airtable позволяет легко хранить все отдельно, одновременно применяя универсальные стандарты бренда по всем направлениям.

Такая настройка также упрощает работу, если у вас есть бренд-менеджеры или создатели контента, работающие со всем вашим портфелем брендов.

Это устраняет путаницу и гарантирует использование правильных файлов для соответствующих проектов.

С помощью предварительно настроенных тегов вы сможете помечать файлы только для внутреннего использования, что является удобной функцией, если вы хотите гарантировать, что некоторые ресурсы будут недоступны внешним пользователям.

Самый большой недостаток Airtable — его сложность. Хотя вы можете начать использовать этот шаблон за несколько щелчков, вы, скорее всего, захотите настроить его. В конце концов, это и есть истинная сила Airtable. Возможность настройки и тот факт, что есть дюжина разных способов сделать все, могут сделать начало работы хлопотным.

Но как только вы освоитесь и запустите приложение, его будет довольно легко использовать в повседневной жизни.

Stackby: простой шаблон для категоризации цифровых активов

Stacbky выглядит и ощущается во многом как Airtable, потому что это так — он построен на реляционных базах данных, что делает его идеальным для управления цифровыми активами. Однако Stackby новее и менее развит, что приводит к более низкой цене.

Он абсолютно бесплатен для отдельных лиц и небольших команд с некоторыми ограничениями, но с бесплатным планом вы получите гораздо больше возможностей, чем с Airtable.

В целом, это отличный выбор, если вам не нужны расширенные функции Airtable и вы хотите сэкономить.

Шаблон управления цифровыми активами Stackby — это отличный шаг, если вы в настоящее время используете общую папку Google Workspace или учетную запись Dropbox для обмена файлами. Он достаточно прост, чтобы не казаться подавляющим, но при этом достаточно гибок, чтобы вам не пришлось обновляться на что-то лучшее позже.

Каждый актив имеет свое имя, тип файла, тему и соответствующих соавторов. Вы также сможете отслеживать статус, язык, дату последнего обновления и многое другое.

Из коробки он имеет почти все поля, которые вам понадобятся. Но вы можете легко добавлять новые, редактировать существующие или удалять те, которые вам не нужны. Кроме того, вы можете сортировать и группировать активы так, как вам хочется, будь то по статусу, дате или типу файла.

Этот шаблон также поставляется с базой данных для отслеживания проектов. Это хорошо, потому что позволяет привязывать активы к проектам.

Вы не только сможете отслеживать статусы активов, но и сможете увидеть все активы, которые относятся к определенному проекту, в одном месте. Больше не нужно искать или копаться в десятках папок, чтобы найти то, что вам нужно.

Функция поиска Stackby не такая продвинутая, как на других платформах, но она есть, если вам действительно понадобится помощь в поиске чего-либо.

Softr: настраиваемый шаблон, оптимизированный для конечного пользователя

Все инструменты, которые мы рассмотрели до сих пор, обладают высокой степенью настраиваемости, но это может запутать конечного пользователя. Во многих случаях они смогут перемещать столбцы, удалять записи и потенциально совершать ошибки, которые могут сломать всю систему.

Softr — это другое. Он позволяет вам создать интерактивный пользовательский интерфейс поверх ваших данных.

Конечный пользователь может видеть ваши данные и работать с ними, но у него не будет доступа ко всем данным или возможности изменить структуру ваших данных.

Он отлично подходит для пользовательских CRM-систем, систем отслеживания запасов, приложений для управления проектами, инструментов управления цифровыми активами и других типов бизнес-приложений, если вы готовы потратить время на его изучение.

У Softr есть бесплатный план для одного приложения и до десяти пользователей. Этого более чем достаточно, чтобы начать работу с шаблоном ниже и протестировать его.

Как уже упоминалось, этот шаблон добавляется к вашим существующим данным, поэтому вам понадобится создать базу данных с помощью одного из инструментов, с которыми интегрируется Softr (Airtable, Google Sheets, monday.com и т. д.).

Оттуда ваша команда может использовать Softr для добавления новых активов, редактирования существующих активов, загрузки файлов, создания новых версий и многого другого без доступа к вашим базовым данным. Это дает вам полный контроль и гибкость в отношении того, как ваши пользователи просматривают и взаимодействуют с вашими активами.

Вы также получите модульные элементы управления доступом. Это может быть полезно для менеджеров и сотрудников, клиентов и внутренних пользователей, фрилансеров или даже людей, которые работают над одним или двумя проектами одновременно.

Шаблон отлично подходит для начала, но его можно легко настроить, что позволит вам создать практически любой рабочий процесс по вашему желанию.

Самый большой недостаток? Трудно освоить, и может потребоваться много времени, чтобы все настроить.

Можете ли вы управлять цифровыми активами с помощью Excel, Word или PDF-файла?

Сначала это может работать нормально, но я не рекомендую это в долгосрочной перспективе. Особенно если вы работаете в команде. Вы не получите никаких совместных функций, и вы фактически не сможете ничего хранить.

В лучшем случае вы сможете добавить ссылку на актив, но вам придется хранить ее где-то еще. Это не будет работать для контроля версий, потоков утверждения или чего-то подобного. Это на самом деле больше похоже на список активов, который не дает никаких дополнительных преимуществ по сравнению с использованием папки в Google Drive или Dropbox.

Вместо таблицы, которая не будет работать, я решил включить шаблон, который поможет вам решить, нужна ли вам полноценная система управления цифровыми активами.

Менее чем за пять минут вы узнаете, нужна ли вам полная система. Все, что вам нужно сделать, это ответить на каждый вопрос «да» или «нет». Это автоматически подсчитывает ваш счет.

Но расчеты не такие простые, как «каждый ответ «да» равен пяти баллам». Они взвешиваются на основе важности и ценности, которую полная система принесет в различных ситуациях. Например, наличие выделенного бюджета важно, но не так важно, как необходимость контроля версий.

Если вы набрали более 25 баллов, есть большая вероятность, что решение DAM принесет большую пользу и поможет оптимизировать управление активами.

В чем разница между шаблоном управления цифровыми активами и программным обеспечением DAM?

Шаблоны управления цифровыми активами работают с различными типами инструментов, которые вы, возможно, уже используете, такими как программное обеспечение для управления проектами, решения для онлайн-сотрудничества, платформы реляционных баз данных и конструкторы бизнес-приложений.

С другой стороны, программное обеспечение для управления цифровыми активами существует исключительно для управления активами.

Другими словами, шаблоны заставляют работать другие типы инструментов — специализированное программное обеспечение обладает всеми необходимыми функциями, такими как внутреннее хранилище, отслеживание метаданных и другие расширенные функции.

Большинству компаний вполне достаточно шаблона, особенно если вы только начинаете заботиться о большей прозрачности своих активов.

Зачастую это даже предпочтительнее, поскольку его легче интегрировать в существующие процессы и рабочие процессы.

Крупным предприятиям или тем, кто управляет сотнями или тысячами активов с детализированными требованиями к разрешениям и контролем версий, скорее всего, потребуется (и у них есть бюджет на это) специальное программное обеспечение.

Как организовать свои цифровые активы

Независимо от того, используете ли вы шаблон или полноценное программное обеспечение, вы должны иметь возможность добавлять теги, категории и другую информацию к каждому активу, чтобы было легче найти то, что вам нужно.

Некоторые команды предпочитают организовывать по проектам, другие могут иметь отдельные категории для активов бренда, контента социальных сетей и избранных изображений для постов в блогах. Агентства могут предпочесть организацию по клиентам и иметь вложенные подпапки внутри.

Большинство шаблонов и специализированных инструментов позволяют добавлять пользовательские поля для отслеживания любой необходимой вам информации. Это может включать в себя такие вещи, как:

Тип файла. Тема. Статус. Проект. Дата загрузки. Дата последнего редактирования. Владельцы или соавторы. Бренд. Клиент. Права использования. Команда или отдел. Номер версии. Ключевые слова или теги.

Чем больше информации вы отслеживаете, тем больше времени требуется для добавления новых активов. Однако более подробные сведения позволяют каждому легче находить то, что ему нужно.

Как видите, вариантов много — возможно, вам придется попробовать несколько, чтобы выбрать наиболее подходящий.