5 лучших инструментов управления документами, которые вы захотите использовать в 2024 году
6 января 2024 г.Ведение бизнеса требует работы с большим количеством документов. Вам необходимо обрабатывать финансовые файлы, подписывать контракты и управлять ими, хранить необходимые документы и многое другое.
Управление этими документами является сложной задачей, в первую очередь потому, что вы имеете дело с конфиденциальной информацией без надлежащего программного обеспечения для управления документооборотом.
Существуют различные типы бумажных организационных инструментов, и они используются для разных целей. Итак, вам нужно найти тот, который соответствует вашим потребностям. В статье будут представлены несколько систем электронного документооборота на ваше рассмотрение
Microsoft SharePoint для общего доступа и совместной работы
Компания существует уже некоторое время, обеспечивая высокую производительность различным фирмам. Office – это стандартный пакет для владельцев бизнеса, но SharePoint — это программа, которую можно использовать. когда сотрудничество необходимо. Поскольку 12,7% людей работают дома полный рабочий день и 28,2% используют гибридную модель: такой инструмент позволяет им обмениваться документами и повышать эффективность совместной работы.
Одной из интересных функций является возможность устанавливать разрешения для файлов конфиденциального характера. Поэтому вы можете спокойно работать с товарищами по команде, не ставя под угрозу компанию, если члены вашей команды находятся в разных местах.
Если у ваших сотрудников нет ключа для входа в документы, они не смогут увидеть, что находится внутри. Решение для управления документами эффективно интегрируется с дополнительными продуктами Office, что упрощает его использование владельцами бизнеса.
* Более 200 миллионов пользователей.
Гуру PDF для простого преобразования и редактирования файлов
Иногда вам необходимо получить доступ к статье и отредактировать ее. Для контракта требуется новая печать, или вам придется скорректировать количество в PDF-документе. Тем не менее, преобразование и редактирование PDF-документов требует больше усилий.
Не все PDF-файлы доступны для редактирования, и в большинстве случаев вы можете только просматривать документ. Чтобы что-либо добавить или изменить, скопируйте содержимое и создайте новый файл, формат которого может испортиться.
Однако благодаря полезным системам электронного управления документами, таким как PDF Guru, все становится намного доступнее. Все, что вам нужно сделать, это загрузить свою статью и преобразовать ее в нужную версию. После этого вы можете изменить, объединить и сжать файл.
Если у вас есть несколько контрактов и вы хотите без проблем конвертировать их, PDF Guru должен стать неотъемлемой частью вашего арсенала.
Документы PDF относительно безопасны, поэтому большинство владельцев бизнеса используют этот формат для работы с документами. При создании файлов на платформе используется надежное шифрование, обеспечивающее безопасность ваших цифровых данных.
Более того, у вас есть возможность добавлять пароли к документам PDF, что отлично подходит для конфиденциальной информации. Доступ может быть ограничен или запрещен, если вы не хотите, чтобы другие изменяли содержимое файла.
Помимо защиты паролем, PDF Guru может создавать и добавлять электронные подписи к документам в кратчайшие сроки. Вы можете напечатать, нарисовать или даже загрузить изображение, содержащее подпись. Это отличный вариант для обеспечения подлинности документа, что полезно при удаленном сотрудничестве с деловыми партнерами.
Поскольку многие компании используют документы Word вместо PDF, могут возникнуть случаи, когда вам придется переключаться между форматами. Например, если поставщик или партнер в основном предоставляет документацию в Excel или Word, вам, возможно, придется переделать эти документы в соответствии с вашей политикой.
PDF Guru также помогает конвертировать PDF в Word, Excel, изображения и многие другие доступные форматы. Преобразование из PDF в PDF возможно, если вы сначала знаете, как это сделать.
В конечном счете, все зависит от требований вашего клиента. PDF Guru работает в облаке, что делает его простым выбором для компаний, которым не хватает места на компьютере. Это также упрощает обмен документами.
Интерфейс прост в использовании: вы можете переключаться между режимами преобразования по своему усмотрению. Помимо редактирования и объединения документов, программа разбивает или сжимает файлы меньшего размера для безопасной передачи.
* Более 140 тысяч пользователей с момента основания компании (2023 год).
MasterControl для обеспечения соответствия требованиям и безопасности
Если вы работаете в регулируемой отрасли, например в фармацевтике, медицине или производстве напитков и продуктов питания, MasterControl – это программное обеспечение для управления документооборотом, которое помогает соблюдать законы. Этот инструмент соответствует FDA 21 CRF, часть 11, который сохраняет ваши электронные подписи в тайне.
Документы, над которыми вы работаете совместно, будут иметь журналы аудита с отметками времени, преимущества электронной подписи и многое другое, чтобы гарантировать соблюдение правил.
Большинство потерь и головной боли любой компании, большой или маленькой, происходят во время проверок. Неисправности возникают из-за утерянных версий или необъяснимых модификаций, которые должны соответствовать отраслевым нормам. Эти системы управления документами позволяют автоматизировать отметки времени, чтобы между документами не было расхождений.
Помимо автоматического контроля документов, инструмент также подключен к различным API, которые вы можете использовать. Это полезный выбор, если в вашей компании имеется несколько сторонних систем. Кривая обучения относительно крутая, но с ней будет легко справиться, как только люди ее поймут.
Сервис основан на облаке, что делает его подходящим для корпоративных предприятий, сотрудники которых находятся в разных географических регионах. Файлы хранятся в зависимости от времени, в течение которого они были изменены, что упрощает отслеживание в случае проверки.
В долгосрочной перспективе это поможет сэкономить деньги на ресурсах и избежать возможных штрафов из-за утерянных версий или неточностей.
* более 1000 коммерческих партнеров.
isoTracker для управления версиями
При поиске систем контроля документации этот инструмент помогает сделать организацию лучше. Это облачное приложение, подходящее для малых и средних предприятий, имеет центральное хранилище документов, позволяющее отслеживать потенциальные изменения. Это избавит вас от больших проблем, когда ваши документы требуют постоянного улучшения, и не позволит вам случайно работать со старыми файлами.
Программа включает в себя несколько интеграций, которые позволяют вам видеть каждый документ. Например, вы можете интегрироваться в стороннее приложение для преобразования Документов Google в PDF. Таким образом, каждый раз, когда появляется новая версия, вы сможете ее отслеживать.
isoTacker позволяет автоматически перемещать файл с одного этапа вашего рабочего процесса на дополнительные этапы. Кроме того, инструмент планирует напоминания, если требуются дальнейшие действия. Если вы хотите, уведомления будут отправляться на рассмотрение и утверждение, и вы даже можете настроить инструкции по публикации, как только все будет одобрено.
isoTracker — это облачная программа, поэтому вам не нужно устанавливать или обновлять определенное приложение на компьютере. Это сводит к минимуму задержку установки и поддерживает актуальность инструмента. Вам не нужно обновлять приложение, что экономит ваше время вручную.
* Более 5000 коммерческих пользователей.
Google Диск для хранения и доступности
Поскольку Google Диск содержит более 5 триллионов файлов по всему миру, разумно ожидать, что рабочие места изменятся. на онлайн-основу. Большинство людей предпочитают вести бизнес из дома или работать вместе с экспертами со всей планеты, поэтому платформа для хранения необходимой документации стала незаменимой.
Одним из решений для управления документами, которое остается надежным на протяжении многих лет, является Google Drive. Облачный инструмент позволяет вам безопасно хранить наиболее важные документы, предоставляя членам вашей команды доступ к ним при необходимости. Платформа обеспечивает повышенную конфиденциальность, поэтому посторонние лица могут не получить доступ к вашим файлам без разрешения.
Вы можете хранить все документы, от DOCX до PDF и JPG, и создавать папки, обеспечивая тщательную организацию. Все файлы синхронизируются автоматически, поэтому после загрузки документа члены вашей команды смогут получить к нему доступ.
Чтобы избежать потерь, на Диске также сохраняются предыдущие версии документов. Таким образом, если последняя запись повреждена или неверна, вы можете получить доступ к предыдущей и восстановить свою информацию. Это предотвращает задержки, поскольку вам не придется переделывать файл с нуля.
Платформа работает как в настольной, так и в браузерной версии. Если у вас есть персональный компьютер, вы можете установить приложение, и оно синхронизирует ваши самые важные папки.
Говорят, что если вы используете чужой компьютер, вы можете войти в учетную запись Google и загрузить туда файлы. Это означает, что документы доступны через подключение к Интернету, имя пользователя и пароль.
* Более 5 миллиардов пользователей Всемирной паутины
Итог
Поддержание порядка в документах необходимо для бесперебойной работы бизнеса. Поэтому вам следует использовать подходящие системы управления документами. Чем больше у вас интеграций, тем более плавной будет работа, но основное внимание следует уделять эффективности.
Выберите инструмент, который, по вашему мнению, наиболее соответствует вашим потребностям, и начните работать оттуда. н
Оригинал