Реализация RPA: как бизнес сокращают расходы с помощью автоматизации

Автоматизация роботизированных процессов (RPA)-это тип бизнес-автоматизации, которая использует «Боты» программного обеспечения для выполнения повторяющихся и трудоемких задач, таких как ввод данных, заполнение формы и генерация сообщений, практически без вмешательства человека.

Предприятия находятся под давлением, чтобы сократить расходы и делать больше с меньшими затратами. RPA делает это проще, автоматизируя обычную работу, уменьшая ошибки и позволяя командам масштабироваться без найма большего количества людей.

Эти боты RPA быстрые, не совершают ошибок и не работают за часами, не жалуясь. Следовательно, причина 53% предприятий приняли RPA, согласно отчету об исследовании автоматизации разведки Deloitte 2022.

Реализация RPA является обязательной для любого бизнеса, желающего сэкономить деньги и время. В этой статье вы узнаете, как она работает, с чего начать и как получить наилучшие результаты.

Бизнес для RPA

Почему RPA имеет значение сейчас

Исследования показывают, что сотрудники проводят 10–25% своего времени на повторяющуюся работу, такие как создание и обмен рутинными отчетами, ввод данных, копирование и вставка. Это потраченный впустую талант и неправильные активы, завернутые в один.

С ростом инфляции, затрат на рабочую силу и командами, находящимися под давлением, чтобы обеспечить больше с меньшими затратами, предприятия попадают между целями роста и сокращением ресурсов.

Каждый хочет увеличить прибыль, опередить конкурентов и масштаб. Но это сложно, когда накладные расходы держат грибы, и люди уже растянуты.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) обеспечивает выход.

Такая задача, как сопоставление счетов или миграция данных, которая занимает 10 часов, чтобы выполнить один бот RPA за считанные минуты, без ошибок. Это сила автоматизации бизнеса.

Это не только экономит время, но и на этот раз также может быть инвестирована в работу по получению доходов, усиливая отдачу от инвестиций.

По мере роста затрат давление, вы больше не хотите эффективности и сильной прибыли. Они вам нужны. Реализация RPA - это то, как вы туда попадаете.

Идеальные процессы для RPA

Как только вы начнете изучать автоматизацию роботизированных процессов, вы можете автоматизировать все и все в вашем бизнесе. Но не все должно быть передано ботам.

Например, обзоры эффективности или решения о найме. Части процесса могут быть автоматизированы, но они по -прежнему требуют человеческого суждения и контекста, чтобы оставаться справедливыми и точными.

Лучшими кандидатами на реализацию RPA являются:

• Задачи, которые работают в больших объемах в день, такие как извлечение данных из тысяч счетов или обновление записей клиентов.

• Процессы, основанные на правилах, которые выполняют четкие шаги, такие как применение налоговых правил во время выставления счетов или создание стандартных отчетов о заработной плате.

• Задачи выполняются одинаково каждый раз (повторяющиеся), такие как перемещение данных между системами или освежающими отчетами.

• Труто-потребляющие задачи, такие как составление отчетов в конце месяца из нескольких источников или сортировка вложений электронной почты в папки.

Промышленность приносит пользу больше всего

Автоматизация роботизированных процессов может принести пользу многим секторам, но исследования показали, что некоторые сектора достигают лучшей доходности, чем другие. Секторы и отрасли, которые попадают в эту категорию, включают:

1. Финансы и аудит:Bots Open Accounts, проверки KYC, выверка транзакций и генерация отчетов. АИсследование по сорока 8.fiftyобнаружил, что RPA в финансовых аудитах уменьшил человеческую ошибку на 67% в 2023 году и привел к более быстрой и более точной финансовой отчетности.

2. Здравоохранение:Рабочие в сфере здравоохранения долгое время были перегружены. RPA может помочь снизить некоторые из этого давления, выполняя мирские задачи, такие как планирование назначений и примирение счетов и претензий.

3. Логистика:Логистические команды используют RPA -боты для отслеживания заказов, обновления инвентаризации и отправки оповещений отправки.

4. Страхование:Страховые компании используют ботов для обработки претензий, проверки данных о клиентах и ​​продления полисов. Страховщики сократили эксплуатационные расходы на 30-40% и достигают до 99% с этими ботами, как указаноВ этом отчетеПолем

5. Обслуживание клиентов:Вы могли взаимодействовать с одним из этих ботов раньше, даже не зная об этом. Эти боты маршрут билеты на жалобы клиентов, записи обновления и отправляют оповещения о статусе. Они ускоряют ответы и повышают удовлетворенность клиентов.

Вы видите здесь шаблон. Эти сектора разделяют общность: высокодолувая, основанная на правилах работа, которая требует скорости, точности и контроля затрат. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) обеспечивает все три.

Как реализация RPA сокращает затраты

Экономия денег является одной из самых больших причин, по которой предприятия обращаются к автоматизации роботизированных процессов (RPA). Итак, давайте посмотрим на конкретные способы реализации RPA напрямую сокращает расходы для организаций:

1. Снижение ручного труда:RPA автоматизирует такие задачи, как обработка счетов, ввод данных и обновление электронных таблиц. Эти рабочие места, естественно, требуют часов работы, и привлекут несколько человек, но боты RPA могут выполнять одну и ту же работу за небольшую часть времени, с вмешательством человека или без него. По мере того, как ваша компания растет, вам не нужно будет нанимать больше людей для обычной работы или слишком тонкого растягивания ваших существующих сотрудников. RPA освобождает вас и вашу команду задач, которые должны быть автоматизированы, что позволяет вам сосредоточиться на задачах, которые требуют более когнитивных усилий и помогают развивать бизнес.

2. Более низкие показатели ошибок:Ошибки случаются, особенно когда люди выполняют рутинную работу больших объемов. Что ж, эти незначительные ошибки, которые люди время от времени допускают.TST TechnologyГоворит, что предприятия теряют около 3,1 триллиона долларов в год из -за них. RPA снижает этот риск, потому что боты каждый раз следуют одним и тем же правилам. Они не пропускают шаги, неверно прочитают поля, не забывают обновлять записи или делают все, что отклоняется от первоначальных инструкций, которые им дали. Таким образом, как только вы настраиваете RPA в своем бизнесе, вы получите меньше исправлений, меньше времени потрачены на время и более низкие затраты на исправление ошибок.

3. Более быстрое выполнение процесса:Боты работают 24 часа в сутки без перерывов. Они быстро обрабатывают большие объемы и остаются сосредоточенными, не уставаясь и не отвлекаются. Это может дать вам отличное преимущество перед вашими конкурентами, потому что вы можете обеспечить большую ценность, не используя больше ресурсов в любой момент времени. Например, компания, которая автоматизирует поддержку клиентов с помощью RPA, сможет решить проблемы для тысяч пользователей гораздо более быстро, чем конкурент, полагаясь на 5-10 человек.

4. Снижение операционных накладных расходов:При автоматизации роботизированных процессов вы уменьшаете необходимость постоянного человеческого надзора. Меньше часов тратится на обучение, надзор и ручную поддержку. Вы также тратите меньше на найм на повторяющиеся роли. Это освобождает как ваших людей, так и ваш бюджет, чтобы сосредоточиться на более высокой стоимости.

5. Улучшенная соответствие и готовность к аудиту:Каждое действие, которое принимает бот, регистрируется автоматически. Это облегчает отслеживание активности, генерировать аудиторские следы и следовать правилам соответствия. Поскольку процесс основан на правилах, существует меньший риск отсутствия шага или ввода неверных данных. Это сокращает затраты на аудит и предотвращает штрафы.

Процесс реализации RPA: пошаговое руководство

Таким образом, вы убеждены, что не использовать RPA для масштабирования вашего бизнеса сама по себе. Как вы можете это изменить?

Шаг 1: Найти возможности автоматизации

Начните с определения больших объемов, повторяющихся и основанных на правилах процессов. Подумайте о задачах, где сотрудники тратят много времени на ручной ввод данных или перемещение информации между системами. Если вам нужны идеи, это некоторые задачи, которые предприятия используют RPA для:

1. Обрабатывать счета.

2. Обновить записи клиентов.

3. Генерировать обычные отчеты.

4. Извлеките данные из документов или электронных писем.

5. Примирительные финансовые транзакции.

6. На борту новых сотрудников.

7. Управление запросами обслуживания клиентов.

8. Отслеживание уровней инвентаризации.

9. Отправить уведомления.

10. Автоматизируйте обработку заработной платы.

11. Проверить информацию о клиентах.

12. Запланировать встречи.

13. Мониторинг производительности системы.

Сопоставление ваших текущих рабочих процессов поможет вам найти области вашего бизнеса, которые должны быть автоматизированы.

Также рассмотрим возврат инвестиций (ROI). Автоматизация небольшой, простой задачи может не сэкономить столько, сколько автоматизация сложного, трудоемкого. Этот первый шаг гарантирует, что вы нацелены на правильные области для максимального снижения затрат.

Шаг 2: Выберите соответствующий инструмент RPA

Когда вы выясняете, что вы хотите автоматизировать, следующий шаг - выбрать правильноеИнструмент RPAдля ваших нужд. Есть множество инструментов на выбор, поэтому перед тем, как устроиться на любой, ответьте на них:

• Инструмент RPA вписывается в ваши текущие системы?

• Это масштабируется с вашим бизнесом?

• Какую поддержку предоставляет поставщик?

Некоторые инструменты создаются для относительно простых задач, в то время как другие предназначены для продвинутой автоматизации. Использование удобного для пользователя и хорошо поддерживаемого инструмента сэкономит вам много головных болей и расходов в долгосрочной перспективе.

Чтобы помочь вам начать, взгляните на эту таблицу, которая суммирует пять наиболее широко используемых инструментов RPA:

Все сводится к вашим требованиям, ранее существовавшим системам и уровню сложности задач, которые вы намерены автоматизировать при выборе наиболее подходящего инструмента. Не торопитесь, изучите каждый вариант и проведите несколько тестовых проектов с несколькими вариантами, прежде чем принять окончательное решение. RPA и экономия стоимости в значительной степени проходят на этом этапе.

Шаг 3: Разработка и тестирование ботов

Это самая техническая часть: с вашим выбранным инструментом RPA вы создадите ботов, которые автоматизируют процесс (ES), идентифицированные на шаге 1.

Во -первых, всегда лучше провести «доказательство концепции» (POC), автоматизируя небольшую часть задачи. Как только бот будет разработан, вы должны строго проверить его. Вы хотите убедиться, что боты выполняют все ожидаемые процессы без ошибок, также охватывая все возможные сценарии и кромки. Это строгое тестирование, которое сэкономит вам дорогостоящие ошибки в будущем и обеспечит предоставление обещаний эффективности, производимых с помощью автоматизации.

Шаг 4: Развертывание и мониторинг

После завершения этапа тестирования пришло время развернуть ботов. Развертывание бота обычно выполняется в поэтапном подходе: развернуть несколько ботов в контролируемой среде, а затем расширить развертывание по мере роста уверенности в ботах.

После развертывания вам необходимо контролировать производительность ботов на постоянной основе:

1. Быстро обнаруживают и исправляют ошибки:Хотя боты обычно очень точны, непредвиденные обстоятельства все еще могут возникнуть в любом случае. Например, макет веб -сайта может измениться, или недавнее обновление программного обеспечения может ухудшить способность бота взаимодействовать с программой. Непрерывный мониторинг позволяет быстро идентифицировать проблемы, позволяя вам решить их, прежде чем они вызовут дорогостоящие задержки или ошибки.

2. Будьте в курсе:В бизнес -области изменение происходит часто. Новые решения и политика продолжают часто появляться. Боты RPA тесно связаны с их первоначальными инструкциями, что вполне нормально, за исключением случаев, когда эти инструкции больше не соответствуют текущим бизнес -требованиям. В результате ваши боты могут в конечном итоге работать против ваших целей или стать неэффективными для задач, с которыми они ранее выполняли хорошо. Благодаря непрерывному мониторинге вы можете определить, остаются ли ваши боты в соответствии с вашими текущими бизнес -процессами и целями и соответствующим образом обновить их инструкции.

Шаг 5: масштабировать и оптимизировать

После того, как ваша первоначальная реализация RPA будет работать гладко, вы можете подумать о коробке. Ищите больше отделов или процессов, которые могут быть автоматизированы. Чем больше вы автоматизируете, тем больше экономии затрат вы наблюдаете по всей вашей компании.

Продолжайте контролировать KPI, связанные с вашими автоматизированными процессами:

• Вы достигаете целей снижения затрат?

• Ваша эффективность повышается?

Используйте эти данные в цикле обратной связи, чтобы непрерывно улучшить: точно настройте свои боты и найдите больше возможностей для автоматизации. Это гарантирует, что ваш RPA постоянно обеспечивает максимальную стоимость и экономию затрат в реальном времени.

Как рассчитать свой RPA ROI

Возврат инвестиций RBA (RPA ROI) является мерой финансовых выгод, полученных из вашего RPA, по сравнению с первоначальной стоимостью его настройки, так и с учетом их обслуживания.

Расчет и отслеживание вашей RPA ROI - это еще один способ проверить, делаете ли вы это правильно, сосредотачиваясь на правильных задачах и эффективно используя его.

Ниже приведено руководство, которое поможет вам сделать именно это:

1. Определите процессы, имеющие право RPA.Это задачи, которые мы упомянули ранее.

2. Оцените время и экономию средств.Рассчитайте сохраненные часы и уменьшенные ошибки от автоматизации.

3. Рассмотрим затраты на реализацию и обслуживание.К ним относятся стоимость лицензий на программное обеспечение, разработку и постоянную поддержку.

4. Отслеживайте ключевые показатели производительности (KPI).Следите за метриками, такими как время обработки, точность и рабочие часы.

Инструменты калькулятора RPA RPA

Расчет вашей RPA ROI может быть сложным, особенно если вам нужно точно вычислить его. Причина проста: помимо прямой финансовой сбережений, RPA также предоставляет несколько косвенных преимуществ, которые трудно определить количественно.

Калькуляторы RPA ROI делают этот сложный расчет менее сложным и легким для управления; Некоторые из них включают в себя:

• Blue Prism RPA Калькулятор значений

• SPHINX RPA ROI Калькулятор

• Калькулятор RPA RPA RPA RPA

• Robomotion RPA ROI -калькулятор

Общие ошибки в расчете ROI

Расчет реальной доходности ваших инвестиций в RPA может быть очень сложным. Легко упускать из виду определенные факторы, которые могут сильно повлиять на ваши числа. Если вы хотите получить точное представление о том, сколько денег RPA экономит для вашего бизнеса, следите за этими общими ловушками:

1. Игнорирование затрат на техническое обслуживание:Многие предприятия обеспокоены первоначальными затратами на настройку RPA, такими как покупка программного обеспечения или наем разработчиков. Но боты не являются решением «Установить и забудьте это». Техническое обслуживание включает в себя регулярные обновления, исправление сбоев при изменении других систем взаимодействия, а также разрешение помощи, когда что -то пойдет не так. Эти задачи требуют времени, а иногда и требуют помощи другой команды, которая может быть внутренне или внешней консультантом.

2. Недооценивая сложность процесса:Распространенной мыслью является то, что все автоматизации легко реализовать. Несмотря на то, что определенные действия, как известно, являются простыми с четкими критериями, таким образом, с учетом быстрой автоматизации, многие встречаются на бизнес -уровне и являются более сложными, чем они кажутся на поверхности. Процесс имеет много исключений, пересекает интерфейсы, которые вряд ли общаются друг с другом, и требует человеческого суждения на основе выбора. Любая такая автоматизация потребует тщательного анализа и планирования, а также более длительного срока реализации. Это может означать, что разработчики в конечном итоге тратят больше часов и денег, чем изначально зарегистрировались, что питается в ожидаемой рентабельности, которую вы ожидали.

Лучшие практики реализации RPA для максимизации рентабельности

Чтобы максимизировать ваши инвестиции в RPA, вам понадобится больше, чем просто боты. Истинная стоимость реализации RPA отражается в планировании, выполнении и улучшении конвейера автоматизации, все это отражено в лучших практиках ниже:

Начните с малого, быстро

Начните с одного или двух процессов, с которыми легко справиться. Это даст команде время для изучения и отладки проблем и легко продемонстрировать ценность RPA для вашей команды. Как только результаты станут последовательными и очевидными, работа может быть быстро распространилась по другим областям бизнеса. Этот подход избегает потери и набирает обороты, не ставя чрезмерные требования к команде.

Выберите правильные процессы

Как мы видели в более раннем разделе, не каждая задача должна быть автоматизирована. Лучшие задачи для автоматизации-это задачи, основанные на правилах, которые имеют повторение в них и не сильно меняются со временем. Они легко автоматизируют и дают быстрые результаты; Например, сопоставление счетов или автоматизация заработной платы экономит время и избегает ошибок. Правильные процессы делают быстрее окупаемости с меньшим стрессом.

Привлекать ключевые заинтересованные стороны

Ищите вклад от тех, кто использует процессы ежедневно. Это поможет оптимизировать рабочие процессы и обходить контрольно -пропускные пункты. Кроме того, когда эти команды считают, что они были вовлечены, они с большей вероятностью поддерживают усилия по автоматизации и способствуют его принятию; Следовательно, это экономит время, снижает затраты на обучение и дает лучшие результаты.

Измерять и оптимизировать непрерывно

Отслеживайте производительность каждого из ваших ботов и систем RPA. Все ли быстрее? Ошибки меньше? Просматривайте данные и при необходимости отрегулируйте настройку. Небольшие корректировки, внесенные с течением времени, сочетат вашу доходность инвестиций (ROI).

Партнер с опытными продавцами RPA

Сотрудничать с поставщиками RPA и консультантами, которые обладают глубокими знаниями и опытом. Они помогут вам в настройке, помогут обойти дорогостоящие ошибки и работать вместе с вашим ростом. Получение правильного совета на раннем этапе сэкономит вам время, деньги и усилия.

Проблемы и соображения

Как вы видели в этой статье, автоматизация роботизированных процессов имеет так много преимуществ. Это, вероятно, даст высокую рентабельность инвестиций (до 200%) при правильном внедрении. Но то, что такое мощное, не так легко или дешево. Прежде чем начать путешествие по автоматизации бизнеса, вы должны рассмотреть следующее:

1. Первые инвестиционные затраты:Покупка программного обеспечения RPA, настройка его и обучающего персонала для использования всего его стоит денег. Но как только боты вступят в производство, эти затраты в конечном итоге окупятся в виде сохраненного времени, высокой пропускной способности и меньше ошибок.

2. Управление изменениями и сопротивление рабочей силы:Некоторые работники могут чувствовать себя неловко в отношении автоматизации. Вы должны общаться с ними и дать им соответствующее обучение, чтобы они рассматривали RPA как поддержку, а не как замену.

3. Интеграция с устаревшими системами:Старые системы могут легко подключаться к новым инструментам. Вам могут понадобиться пользовательские настройки или разъемы, чтобы помочь ботам работать с устаревшим программным обеспечением.

4. Необходимость постоянного технического обслуживания:Ботам нужны регулярные обновления, чтобы не отставать от бизнеса. Без технического обслуживания они могут сломать или произвести ошибки. Сохранение их в форме защищает ваши успехи.

Будущее роста RPA и ROI

RPA-управляемый AI для более умной автоматизации

Объединение RPA сИИ делает ботов, способных обрабатывать вещиболее сложный, чем основные правила. Например, они могут читать электронные письма, понимать намерения и выбрать следующий набор действий. Это ограничивает требование для человеческих работников взаимодействовать со сложными рабочими процессами и тратить дополнительное время на принятие решений. RPA, управляемый AI, также делает RPA-системы легко адаптируемыми к постоянным изменениям, сделанным в вашем бизнесе.

Прогнозирующее моделирование рентабельности ROI и передовая аналитика

Новые инструменты RPA могут предсказать доходность еще до того, как вы разверните бот. Они используют данные, чтобы выяснить, сколько будет сохранено, где будут лежать риски и как вы должны планировать. С этим инструментом в вашем распоряжении вы сможете инвестировать умно, избегать потерь и получить хорошую прибыль от вашей стратегии автоматизации бизнеса.

Заключение:

Мы вступаем в новую эру, когда RPA для предприятий существует в качестве ключевого игрока в инструментах по сокращению затрат и повышения эффективности. Если повторяющиеся работы автоматизированы, будет получено меньше ошибок, будет сохранено время, потраченное на работу, и профессионалы могут сосредоточиться на задачах с более высокой стоимостью. Стратегия автоматизации принесет наибольшее количество преимуществ, если они будут реализованы с хорошими практиками и точными расчетами ROI.

Часто задаваемые вопросы

Что такое автоматизация роботизированных процессов?

Он использует программные «боты» для автоматизации повторяющихся компьютерных задач, таких как ввод данных и генерация отчетов.

Какие виды задач лучше всего подходят для RPA?

Высокие, основанные на правилах и повторяющиеся задачи идеально подходят для автоматизации.

Как реализация RPA снижает затраты?

Он снижает рост затрат на рабочую силу, снижает частоту ошибок, ускоряет процессы и снижает эксплуатационные накладные расходы.