АТС: 7 кратких фактов, которые должна знать каждая компания

Телефонные системы PBX используют как аппаратное, так и программное обеспечение для соединения таких устройств, как маршрутизаторы, телефоны, адаптеры и серверы. Термин появился еще во времена ручных коммутаторов и коммутационных шнуров, но со временем технология значительно развилась.

Современные системы, такие как IP-АТС и VoIP-АТС, предлагают более экономичные и многофункциональные решения, повышающие производительность, такие как возможности записи вызовов и отправки голосовых сообщений на электронную почту.

Если вы хотите обновить свои традиционные телефонные линии до АТС, это руководство расскажет вам все, что нужно знать, чтобы сделать этот процесс максимально простым.

1. Существует три типа систем АТС:

Для владельца бизнеса самое важное решение, которое необходимо принять в начале процесса внедрения, — это выбрать локальную АТС, хостинговую АТС или гибридную АТС.

Давайте рассмотрим каждый из них подробнее:

Локальная АТС

Также известная как legacy PBX или traditional PBX, это аппаратная система, которая находится в вашем офисе. Она подключается к телефонной сети общего пользования (PSTN) с помощью телефонных линий Primary Rate Interface (PRI). Обычно она имеет значительную первоначальную стоимость и требует постоянного обслуживания.

Хостинговая АТС

Обычно называемая облачной АТС или виртуальной АТС, размещенная АТС — это облачная телефонная система, которая управляет звонками и коммуникационными услугами вашей компании. Вместо физического оборудования на месте, ваша телефонная система управляется сторонним поставщиком в его центрах обработки данных.

С ним вы получите доступ к расширенным функциям телефона, таким как голосовая почта, маршрутизация вызовов и конференц-связь, без необходимости в сложном и дорогостоящем оборудовании физически в вашем офисе. Системы Hosted PBX масштабируемы и, как правило, более экономичны для малого или среднего бизнеса.

Гибридная АТС

Гибридная АТС объединяет традиционную офисную телефонную систему с интернет-функциями. Она позволяет вам сохранить обычные офисные телефоны и использовать онлайн-инструменты для дополнительных возможностей и вариантов удаленной работы. Гибридная АТС особенно полезна для компаний, желающих перейти на размещенную систему.

2. Размещенная АТС проще в управлении

Hosted PBX — это действительно система plug-and-play, благодаря мощности VoIP (передача голоса по интернет-протоколу). Вместо того, чтобы бороться с трудностями локальной системы, вы можете наслаждаться удобством облачного решения.

Все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать учетную запись и подписаться на план у провайдера, как и на любой другой онлайн-сервис, который вы используете. Вы также можете легко масштабировать свой план в зависимости от роста бизнеса или сезонных всплесков. Кроме того, по мере появления новых функций или возможностей доступ к ним становится таким же простым, как запуск обновления программного обеспечения.

В отличие от этого, локальная АТС требует много работы для запуска и запуска, начиная от первоначальной установки и настройки и заканчивая текущим обслуживанием. Если у вас нет выделенного ИТ-персонала, вам может потребоваться нанять внешнего специалиста для обслуживания. Это может привести к потенциальному простою или сбоям в работе вашего сервиса и съедать ваш бюджет.

3. Вы можете добавить VoIP к аналоговой АТС

Если вы хотите реализовать возможности VoIP на устаревшей аналоговой АТС, вы можете использовать шлюз протокола SIP.

По сути, SIP поддерживает связь через Интернет. Он позволяет передавать голосовые и мультимедийные данные, что делает его основой услуг VoIP. Он также используется для настройки, изменения и завершения сеансов в реальном времени, таких как голосовые вызовы по сетям IP.

Когда кто-то совершает звонок с использованием устаревшей аналоговой АТС, шлюз SIP преобразует аналоговый сигнал в цифровые пакеты. Затем эти цифровые пакеты направляются через Интернет к месту назначения, будь то другой VoIP-телефон, мобильное устройство или даже традиционный стационарный телефон.

VoIP имеет множество преимуществ для бизнеса, в том числе:

Доступ к новым функциям: лучшие услуги VoIP-телефонии предлагают расширенные функции, которые могут быть недоступны в традиционных аналоговых телефонных системах. Сюда входят такие функции, как видеоконференции, запись звонков, переадресация звонков, маршрутизация звонков и транскрипция голосовой почты в электронную почту. Масштабируемость: эти системы обладают высокой масштабируемостью, что позволяет компаниям добавлять новые линии или расширения по мере необходимости без ограничений физической проводки. Экономия средств: VoIP часто обходится дешевле, особенно для междугородних и международных звонков. Совместимость с удаленной работой: сотрудники могут легко подключаться к телефонной системе компании из любой точки мира, где есть подключение к Интернету, что делает ее подходящей для удаленной работы.

4. VoIP PBX предлагает аналитику вызовов в реальном времени

Данные о звонках в режиме реального времени могут пролить свет на важные аспекты вашей деятельности, такие как объем звонков и время ожидания клиентов, которые напрямую влияют на удовлетворенность клиентов.

Сбор информации такого типа может оказаться серьезной проблемой — если не невозможной — с помощью традиционных систем УАТС. Но с телефонными системами VoIP PBX данные всегда у вас под рукой.

Ваш аккаунт VoIP предоставит вам немедленный доступ к обширной аналитике вызовов и информации в режиме реального времени. Это позволит вам быстро и легко определять тенденции вызовов, оценивать производительность агентов и гарантировать, что ваши клиенты получат быстрое и эффективное обслуживание, которого они ожидают.

Такой уровень понимания позволяет вашему бизнесу оставаться гибким и отзывчивым, что в конечном итоге улучшает общее качество обслуживания клиентов.

5. Облачная АТС может сэкономить вам деньги

Системы облачной АТС дешевле традиционных вариантов по многим причинам, но самое большое преимущество заключается в том, что вам не нужно покупать много оборудования для их внедрения. С телефонной системой АТС на основе облака вы можете использовать устройства, которые уже есть у вашей команды, такие как настольные телефоны, программные телефоны, мобильные устройства и гарнитуры.

Расходы, связанные с масштабированием операций, также ниже с облачной системой PBX. Если вы планируете добавить больше телефонных линий или новых пользователей, нанять сотрудников в разных странах или общаться с международными клиентами и заказчиками, облачная PBX — это бюджетный вариант.

Это связано с тем, что провайдеры VoIP позволяют вам регулировать полосу пропускания и настраивать ваши функции без необходимости каких-либо изменений физической инфраструктуры в вашем офисе. Вы можете добавлять новых пользователей и удалять их в любое время прямо из своей онлайн-учетной записи.

Облачные решения для совместной работы часто оказываются наиболее экономичными в расчете на месяц.

Когда вы ищете поставщика PBX, важно учитывать дополнительные расходы, которые вы можете платить за другое программное обеспечение, которое уже используется. Например, вы можете объединить программное обеспечение для видеоконференций, инструменты для записи звонков, совместное использование файлов и решения для виртуальной доски с вашей VoIP PBX.

Переходя на унифицированное решение, вы можете получить доступ к широкому спектру каналов связи и инструментов совместной работы на одной платформе. Это оптимизирует операции для агентов по вызову, объединяет расходы в один ежемесячный счет и экономит деньги, помогая вам отказаться от дорогостоящих однофункциональных программных продуктов.

6. Хостинговая АТС подключается к другому программному обеспечению.

Переход на новые инструменты коммуникации может показаться сложным, особенно если у вашей команды есть установленные системы. Хорошей новостью является то, что размещенная служба АТС предлагает интеграцию с наиболее популярными сторонними приложениями. Эти соединения оптимизируют рабочий процесс вашей команды и сводят к минимуму ручной ввод данных, экономя время и усилия.

Nextiva, например, предлагает рынок приложений, который подключается к самым популярным приложениям для продаж и маркетинга, таким как Zoho и Salesforce. При интеграции эти платформы извлекают соответствующие контактные данные, что упрощает пользователям доступ к информации о клиентах во время звонков или взаимодействия со службой поддержки.

7. Правильная АТС зависит от операций

Теперь, когда вы знаете все о различных системах АТС и о том, что они могут делать, в какую из них вам следует инвестировать? Ответ зависит от того, как работают ваша компания и команды.

Если вы используете стационарные телефоны только для местных звонков или уже потратили много денег на существующую инфраструктуру, традиционное решение может оказаться лучшим вариантом.

Но если вашей команде нужно совершать звонки по всей стране или за границу, работать удаленно или иметь доступ к функциям отслеживания вызовов, вам нужна размещенная АТС, подключенная к провайдеру VoIP. Размещенные системы также являются лучшим вариантом для предприятий, начинающих с нуля.

Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при выборе провайдера VoIP:

Надежность: современная АТС полезна только тогда, когда она работает. Важно выбрать услугу, которая большую часть времени находится в сети. Ищите поставщика, который обещает 99,999% времени безотказной работы или лучше. Гибкость: современные телефонные системы могут работать с обычными настольными телефонами VoIP или программными телефонами, которые вы можете использовать на своем компьютере или смартфоне. Это означает, что у вас есть варианты, как совершать и принимать звонки. Поддержка: если что-то пойдет не так с вашей телефонной системой, вам нужна команда, которой вы можете доверять, чтобы помочь вам. Стоимость: при выборе услуги убедитесь, что она соответствует вашему бюджету. Ищите поставщика, который предлагает тарифные планы, которые вы можете себе позволить, и спросите о скидках при годовой оплате. Безопасность: чтобы обеспечить безопасность вашей телефонной системы, найдите поставщика, который осуществляет круглосуточный мониторинг и имеет специальные сертификаты, такие как SOC 2 или ISO/IEC 27001, что означает, что они соответствуют определенным стандартам безопасности. Вы также можете подумать о таких функциях, как шифрование вызовов, чтобы сохранить конфиденциальность ваших звонков.

Правильное решение PBX может разблокировать ключевые области вашего бизнеса. Оно может позволить удаленную работу, помочь вам получить больше клиентов и обеспечить лучший опыт, что делает его ценным активом для вашей компании.