Законна ли передача факсов? Да, но есть ограничения

При правильном подходе факсимильная рассылка может стать мощным инструментом маркетинга и коммуникации. Вот несколько причин, почему:

Гарантированная доставка и высокие показатели открытия: в отличие от писем, которые могут затеряться в папках со спамом или остаться непрочитанными, факсы доставляются непосредственно на устройство получателя. Для охвата определенной аудитории: факс по-прежнему широко используется пожилыми людьми и отдельными лицами в таких отраслях, как здравоохранение и финансы. Юридические уведомления и доставка документов: факс по-прежнему является допустимым и общепринятым методом отправки юридических документов, контрактов или других важных уведомлений.

В некоторых случаях факсимильная рассылка является более надежным способом передачи сообщения, но вам нужно знать, как сделать это законно.

Факс строго регламентирован, а штрафы за «нежелательные факсы» огромны — это не электронная почта, по которой можно просто отправлять сообщения.

Массовая факсимильная рассылка: традиционная против облачной

До появления интернета факс был одним из самых быстрых и надежных способов донести информацию до кого-либо. Предприятия отправляли по факсу уведомления, формы и конфиденциальную информацию, поскольку это была почти мгновенная передача.

Но они не могли сделать это в масштабе. Каждый факс-аппарат был подключен к стационарной линии и модему коммутируемого доступа. Отправителю приходилось вручную вводить номера факсов получателя или использовать заранее запрограммированный список и передавать документ постранично. Этот процесс занимал много времени, был подвержен ошибкам, таким как занятость линий и сбои в передаче, и не имел таких функций, как планирование, отслеживание или подробная отчетность.

Сегодня предприятия могут транслировать факс через интернет, с мобильного телефона, в любое время и в любом месте — все, что требуется, это стабильное подключение к интернету. Они просто выбирают получателей из списка контактов или загружают список, отправляют или планируют факсы, и все готово.

Новый подход гораздо удобнее, а облачная факсимильная связь интегрируется с такими инструментами, как CRM, и поставляется со встроенными инструментами отслеживания и соответствия. После оптимизации процессов факсимильной связи в облаке расходы снижаются. Интернет-связь, как правило, дешевле, чем отправка факсов по телефонным линиям, особенно для факсимильных рассылок.

Передача факсов является законной, а ненужных факсов — нет.

Чтобы использовать этот мощный инструмент законно, вам нужно знать разницу между «мусорным факсом» и легальными факсами. Отправка непрошеных или нежелательных факсов является незаконной и может привести вас к неприятностям.

Такие нормативные акты, как Закон о защите прав потребителей телефонных услуг (TCPA), Закон о предотвращении нежелательной факсимильной связи 2005 года и Закон о борьбе со спамом 2003 года — некоторые из тех же нормативных актов, которые регулируют использование электронной почты, — определяют, как использовать факс на законных основаниях.

В каждом акте есть что осветить, поэтому мы просто выделим наиболее важные моменты:

Получите проверяемое письменное согласие: получите явное разрешение на подписку перед отправкой любых маркетинговых факсов. Это означает бумажную форму, подписанную получателем, подтверждение по электронной почте с четкой ссылкой для подписки или другой проверяемый метод. Будьте прозрачны: четко укажите свое имя, адрес, номер телефона и цель факса в заголовке передачи. Не используйте вводящие в заблуждение строки темы или содержание, чтобы заставить получателей прочитать ваш факс. Предлагайте четкий и простой отказ: включайте заметный вариант отказа в каждый факс, объясняя, как отписаться от будущих сообщений. Убедитесь, что это легко понять и выполнить с помощью номера телефона, ссылки на веб-сайт или ответа по электронной почте. Ведите точные списки «не отправлять факсы»: регулярно проверяйте свой список по стандартным отраслевым реестрам «не отправлять факсы» и удаляйте всех, кто отказывается от подписки. Ведите подробные записи: ведите учет каждой рассылки факса, включая содержание, список получателей, документацию по подписке и подтверждение доставки. Эти записи могут спасти вам жизнь, если вы когда-нибудь столкнетесь с юридическими проблемами.

Нормативные акты могут меняться, поэтому следите за последними требованиями Федеральной комиссии по связи (FCC), чтобы защитить свой бизнес.

Типы услуг факсимильной трансляции

Теперь, когда вы понимаете правовую базу, давайте рассмотрим два варианта массовой отправки факсов: с использованием выделенной системы вещания или с использованием интегрированных услуг VoIP.

Специализированные системы факсимильной трансляции

Большинство хороших онлайн-факс-сервисов поддерживают факсимильную рассылку и поставляются с ценными вспомогательными функциями, такими как управление документами, планирование, отслеживание и инструменты соответствия. Покупка одного из них может быть хорошим вариантом, если вы довольны своей технической настройкой, но вам нужен лучший способ отправки факсов.

Специализированные факсимильные системы предлагают специализированные функции, такие как:

Расширенный таргетинг и персонализация. Управление отказом. Интеграция списка «Не отправлять факсы». Подробные журналы передачи.

Эти функции обеспечивают соответствие факсимильного вещания соответствующему законодательству и имеют важное значение для предприятий с повышенной нормативной нагрузкой, таких как здравоохранение или юридические услуги. Кроме того, выделенная инфраструктура может обрабатывать большие объемы, чтобы гарантировать своевременную доставку факсов по назначению.

Услуги VoIP-телефонии для факсимильной трансляции

Многие, но не все службы VoIP-телефонии позволяют отправлять факсы, и им часто не хватает функций и возможностей специализированных систем факс-вещания. Это может затруднить массовую отправку факсов или соблюдение правил факсимильной связи.

Отправка факсов через VoIP возможна, но ненадежна. Обычно поставщики VoIP предлагают факсимильную связь как дополнительную услугу, поскольку это буквально другая услуга, работающая на отдельной инфраструктуре.

Если вы уже используете VoIP, проверьте, предлагает ли ваш провайдер интегрированную услугу факса. Например, RingCentral включает факс в свои планы Advanced и Ultra, поэтому отдельная подписка не нужна. У него также есть отдельный план факса, который поддерживает до 3000 факсов на пользователя в месяц.

Другой вариант — Nextiva, которая предлагает решение для онлайн-факса под названием vFax. Это автономное приложение позволяет вам отправлять и получать факсы через ваш компьютер или подключаться к факсимильному аппарату.

СМОТРИТЕ: наш обзор Nextiva, обзор RingCentral и сравнение Nextiva и RingCentral, чтобы узнать больше.

Какая настройка факса вам подходит? Если вы отправляете факсы только изредка или проводите кампании с небольшим объемом, простого решения VoIP может быть достаточно. Однако выделенная служба факсимильного вещания — явный победитель для масштабных целевых кампаний с требованиями соответствия.

Изучите требования к соблюдению требований отрасли и оцените затраты, чтобы определить наилучший вариант.