Как отслеживать время и расходы вашей некоммерческой организации

Если вы управляете некоммерческой организацией, вам не чужда идея носить в своей организации много шляп и усердно работать, чтобы обеспечить бесперебойную работу ряда различных процессов в любой момент времени. Но трудно переоценить важность правильного учета времени и расходов в вашей некоммерческой организации. Неправильное обращение с этим процессом может иметь серьезные последствия, если все сделано неправильно.

Если записи о времени и расходах не ведутся должным образом, это может привести к неправильной оплате труда сотрудников, невыполнению аудиторских проверок, потере грантов или возникновению юридических проблем в вашей организации. По всем этим и многим другим причинам важно иметь правильные процессы и технологии.

В этом сообщении блога мы рассмотрим некоторые передовые методы отслеживания рабочего времени и расходов сотрудников вашей некоммерческой организации.

Отслеживание рабочего времени сотрудников вашей некоммерческой организации

Федеральный закон требует, чтобы работодатели вели учет рабочего времени каждого работника, не освобожденного от налога. Вы можете использовать любой метод отслеживания времени, который вам нравится, при условии, что он является точным и последовательным.

Один из способов отслеживать время сотрудников — требовать, чтобы они предоставляли табели учета рабочего времени.

Это достаточный вариант, хотя есть несколько вещей, которые следует учитывать, если вы выберете этот маршрут. Например, вам потребуется настроить стандартный шаблон электронной таблицы, чтобы у сотрудников было постоянное место для ввода времени начала, обеденного перерыва и времени окончания каждую неделю. Им также понадобится место для заметок, когда они берут оплачиваемый отпуск, или для заметок, когда запланирован отпуск.

Наконец, вам нужно будет хранить табели учета рабочего времени в безопасном месте, таком как Box, Google Drive или SharePoint в соответствии с федеральным законом.

Однако этот метод может показаться слишком «ручным», если вам также потребуются дополнительные шаги, такие как утверждение табеля учета рабочего времени руководителем. Утверждение рекомендуется, если оно соответствует размеру вашей некоммерческой организации. Погоня сотрудников и менеджеров за их обновленными табелями учета рабочего времени может занять много времени, и может быть сложно внести изменения в табели учета рабочего времени после того, как они были отправлены или обработаны.

По этим причинам вы можете рассмотреть возможность менее ручного учета рабочего времени.

Идеальная система отслеживания времени будет предлагать множество функций, которые автоматизируют процесс отслеживания. Если возможно, вы должны интегрировать отслеживание времени в свои системы расчета заработной платы, чтобы упростить обработку платежей. Любая информационная система управления персоналом (HRIS), такая как Gusto (лучше для небольших организаций), [ADP] (https://www.techsoup.org/adp) или PayCom, будет иметь эту возможность.

Хорошие решения HRIS позволят вам настроить рабочие процессы, которые предупредят сотрудников о необходимости заполнить свои табели учета рабочего времени, а затем автоматически отправят заполненные формы своим руководителям для утверждения. Системы предупредят соответствующих администраторов, если шаг не был предпринят.

Кроме того, решения HRIS соответствуют меняющимся законам об отслеживании рабочего времени, поэтому вам не нужно этого делать. Они позволят вам создавать отчеты и просматривать временные тренды для более крупного анализа рабочей силы и оставлять коммуникационный след, чтобы каждый участник процесса был в курсе.

[ClickTime] (https://www.techsoup.org/clicktime) также предлагает упрощенные табели учета рабочего времени для удобного отслеживания времени, а также параметры отчетности, которые помогают предоставлять грантодателям необходимую им информацию.

Независимо от того, что вы решите, это лучший подход для вас, самая важная часть отслеживания времени — убедиться, что все вовлеченные стороны находятся на одной волне. Написание политик или процедур и их проверка в процессе адаптации или в справочнике — отличный способ для сотрудников убедиться, что они проходят процесс правильно.

Отслеживание расходов в вашей некоммерческой организации

Точно так же, как важно вести точный учет рабочего времени сотрудников, очень важно отслеживать свои расходы в мельчайших деталях. Расходы можно разделить на два типа:

1. Возмещение работникам наличных платежей, которые они произвели в ходе ведения бизнеса.

1. Платежи поставщикам услуг или продавцам за услуги или продукты, приобретенные организацией.

Часть расходов оплачивается за счет грантовых средств, часть – за счет внутренних бюджетов ведомств. Важно отслеживать, откуда происходят платежи. Спонсорам грантов обычно требуются отчеты о расходах по проекту, которые были представлены в бюджете проекта.

В соглашении о предоставлении гранта должны быть четкие инструкции о том, как это сделать. Внутренние бюджеты отделов должны быть сбалансированы для общего финансового состояния вашей организации. Это не позволит вам тратить слишком много или слишком мало и может служить инструментом для планирования бюджета на следующий год.

Отслеживать расходы можно так же просто, как вести текущий список в электронной таблице, которая будет отслеживать такую ​​информацию:

• Дата запроса

• Кто запрашивает оплату или возмещение

• Что закупается

• Сколько платят

• Кто одобряет сделку

• Какой отдел или грант является источником оплаты

Существуют также программные приложения, которые обеспечивают более сложный способ управления расходами, и многие эффективные инструменты могут быть бесплатными и с открытым исходным кодом, например, InvoiceNinja и HomeBank. Вы можете просмотреть восемь бесплатных [решений для управления расходами] с открытым исходным кодом (https://www.goodfirms.co/blog/the-top-8-free-and-open-source-expense-management-software) здесь.

[QuickBooks] (https://www.techsoup.org/intuit) также может помочь вашей организации отслеживать расходы на работу, связанную с грантом, или потребности в бюджете программы с помощью функции «Классы/Работа». Существует несколько интеграций, которые могут помочь удовлетворить потребности в отслеживании времени.

Если программное обеспечение для управления расходами доступно в компании, поставляющей программное обеспечение для бухгалтерского учета, изучите доступные модули для вашего продукта. Это может немного увеличить ваши расходы, но может сделать координацию подачи отчетов о расходах и возмещения расходов поставщикам или вашим сотрудникам более точными и эффективными.

Когда вы рассматриваете свой подход к отслеживанию расходов, важно помнить как о ваших сотрудниках, так и о поставщиках, с которыми вы работаете. С этой целью:

1. Оперативно возмещайте расходы своим сотрудникам в соответствии с политикой вашей организации. Например, расходы должны представляться каждый месяц, расходы не будут возмещены, если они старше трех месяцев и так далее.

1. Оплачивайте счета от продавцов и поставщиков услуг в соответствии с инструкциями в их счетах или контрактах на их услуги. Например, обратите внимание на срок; платежная информация, такая как номера банковских счетов, номера счетов, рассрочка и частота платежей.

Хорошей практикой является наличие политики управления расходами, в которой четко указано, что требуется и кто несет ответственность за представление и утверждение возмещений и платежей. Вы можете включить эту политику в свое руководство для сотрудников, но в любом случае она должна быть в свободном доступе для всех сотрудников, и все сотрудники должны понимать, что требуется.

Сценарист: Лиз Форбс и Дженнифер Беккет

Совместно опубликовано здесь: https://blog.techsoup.org/posts/tracking-time-and-expenses-at-your-nonprofit