Как проверять новых добровольцев онлайн

Когда кто-то проявляет интерес к волонтерству в вашей некоммерческой, библиотечной или другой программе, он хочет быстро почувствовать себя вовлеченным. Или, по крайней мере, они хотят понять, действительно ли они хотели бы сыграть эту роль. Это верно как для онлайн, так и для личных возможностей.

Как некоммерческая организация, вы хотите узнать как можно раньше, подходит ли кандидат, и вы хотите, чтобы этот человек ориентировался на информацию, необходимую ему, чтобы стать отличным волонтером, как можно скорее.

Скорее всего, по крайней мере некоторые из операций вашей некоммерческой организации все еще осуществляются удаленно, включая управление волонтерами.

На самом деле, даже когда личное волонтерство и адаптация снова станут нормой, вы все равно можете сделать процесс намного более эффективным, делая большую часть его в Интернете. Вот несколько советов о том, как быстро и эффективно привлечь новых волонтеров в вашу некоммерческую организацию.

Четко укажите роль или задачу волонтера в описании возможности

Это может показаться очевидным, но очень важно четко указать объем и детали возможности волонтера при публикации на сайте подбора волонтеров, таком как VolunteerMatch, All for Good, или [сайт волонтеров United Way] (https://www.unitedway.org/get-involved/volunteer), или ваш веб-сайт:

• Продолжительность волонтерской деятельности

• Характер услуги или деятельности

• Почему задача важна для вашей программы или клиентов

• Примерно сколько часов в неделю или месяц состоит из работы

• Необходимые навыки, необходимые волонтеру

По большей части люди не будут претендовать на роли, которые они не могут выполнять, если они ясно видят ожидания от этой роли.

Ясность здесь также поможет привлечь кандидатов, которые на самом деле отлично подходят для вашей волонтерской работы. Твердое и честное описание возможности следует рассматривать как первый уровень отбора подходящего кандидата.

Сделать приложение доступным в Интернете

Разрешить людям заполнять и подавать заявку на волонтерство полностью онлайн. Не требуйте, чтобы они распечатывали заявление, заполняли его вручную, сканировали и отправляли вам в виде вложения электронной почты. На самом деле, лучше всего не просить соискателей-добровольцев загружать что-либо онлайн, кроме короткого резюме.

Дополнительные шаги, требующие загрузки и выгрузки, а не что-то более автоматизированное и упрощенное, оттолкнут хороших кандидатов, которые хотят, чтобы процесс подачи заявки был простым, удобным и не слишком обременительным. Сделайте приложение полностью доступным через форму на вашем сайте.

Кроме того, сделайте некоторые поля обязательными для заполнения и не беспокойтесь о том, что заявка будет слишком длинной. На самом деле, само приложение может быть отличным инструментом проверки, чтобы определить, хорошо ли человек внимателен к деталям, имеет ли он достойные навыки письма и другие подобные таланты.

Убедитесь, что ваша форма доступна, в том числе для людей, которые используют программы чтения с экрана из-за нарушения зрения, и людей, которые не могут использовать две руки для навигации в Интернете. В противном случае вы можете лишиться потрясающего таланта людей с ограниченными возможностями.

Отправьте автоматический ответ с объяснением следующих шагов в процессе адаптации

Когда кто-то проявляет интерес к волонтерству, вы можете подготовить предварительно написанное электронное письмо для немедленного ответа на его сообщение. Например, если вы используете сайт подбора волонтеров, в вашем электронном письме может быть запрос на отправку людей к форме заявки на вашем веб-сайте.

Или сообщение может подтвердить заинтересованность человека в волонтерстве и задать ему один или два дополнительных проверочных вопроса перед отправкой в ​​приложение. Вот примеры:

• Что вы искали, когда нашли наши возможности волонтерства?

• Какие волонтерские задачи вам нравятся? А какие волонтерские задачи вам НЕ нравятся?

Если соискатель не отвечает, скорее всего, он уже потерял интерес к волонтерской работе с вами или не понимает важности выполнения поставленных задач. Для кандидата гораздо лучше «призрак» вас в этот момент, чем после того, как он приступил к выполнению задания.

Создать ознакомительное видео

Видео — отличный способ поприветствовать новых кандидатов в волонтеры и предоставить им основную информацию, которую они должны знать о вашей организации. В то же время это может помочь создать культуру вашей некоммерческой организации.

Важно, чтобы это ознакомительное видео было коротким — оно не должно длиться более 10 минут, но в идеале пять минут. Если у вас нет ресурсов, чтобы сделать красивое видео, ничего страшного. Даже базовая анкета может служить цели, если в ней представлены ключевые люди из вашей некоммерческой организации, с которыми могут работать волонтеры.

Некоторые программы используют автоматическое электронное письмо с подтверждением (см. выше), чтобы направлять новых заявителей на просмотр этого видео. Затем они скажут: «После просмотра видео выполните три шага, описанных в конце, чтобы мы знали, что вы заинтересованы».

На самом деле, этими шагами могут быть вопросы, упомянутые выше. Опять же, если заявитель не отвечает, вполне вероятно, что он уже потерял интерес к волонтерству. Гораздо лучше знать это, прежде чем тратить больше времени на кандидата или планировать проект, связанный с его участием.

Создайте онлайн-сообщество

Интернет-сообщество для волонтеров имеет важное значение. Добровольцы могут общаться друг с другом, делиться советами, задавать вопросы и получать важные новости. Бесплатные варианты размещения частных интернет-сообществ только для участников включают Группы Google, Groups.io и LinkedIn.

Группы Facebook также являются вариантом, но обратите внимание, что они привязаны к личным учетным записям людей в социальных сетях, и волонтеры могут не захотеть смешивать личную онлайн-деятельность с волонтерством.

Вы можете подождать с приглашением нового кандидата в сообщество, пока он не выполнит хотя бы одно небольшое задание для программы. Но некоторые некоммерческие организации приглашают новых волонтеров, как только они выполнили все вышеупомянутые шаги.

В любом случае, это отличный способ привлечь волонтеров к работе в вашей организации, а не только к выполнению задачи. Возможно, вы захотите сначала поделиться новыми ролями волонтеров в своем онлайн-сообществе, чтобы дать текущим, проверенным и проверенным волонтерам возможность первым проявить интерес, прежде чем вы начнете набирать новых людей.

Таким образом, поддержание онлайн-сообщества — отличный способ удержать хороших волонтеров, а также найти надежных ветеранов для новых проектов. Это также отличный способ задать быстрые вопросы, связанные с другими вещами в вашей некоммерческой организации.

Например: «Привет, что ты думаешь о новом логотипе?» Это отличный способ получить мгновенную, простую и ценную обратную связь — и для этого вам даже не нужно создавать комитет.

Будьте готовы

Время, потраченное на подготовку всего этого, резко сократит время, необходимое для отбора и адаптации новых добровольцев. Большую часть процесса также можно легко интегрировать в программное обеспечение для управления волонтерами, которое вы можете использовать, или даже автоматизировать, со всей информацией, поступающей в частную электронную таблицу Google. При наличии правильных процессов волонтеры сразу же почувствуют поддержку и с большей вероятностью останутся.

Эти шаги помогут установить, что культура вашей некоммерческой организации отличается отзывчивостью, поддержкой и ориентирована на качество. Вы также увидите большее удержание волонтеров из-за того, как вы заставили их чувствовать себя, а четкие ожидания и немедленное вовлечение — единственный способ начать работу.

Об авторе

Джейн Крэйвенс — международный консультант, исследователь и инструктор, [давно сотрудничающая с TechSoup] (http://forums.techsoup.org/cs/members/jcravens42/). Она является автором [Последнего руководства по виртуальному волонтерству] (http://www.coyotebroad.com/vvbook.shtml).

Совместно опубликовано [здесь].