Сообщать плохие новости своему боссу? Вот 7 стратегий, которые помогут завоевать доверие и при этом хорошо выглядеть

Работа не будет веселой, если это будет просто прямая линия туда, куда нам нужно идти.

Это ухабистая поездка, взлеты и падения, изгибы и повороты, которые делают весь опыт более полезным и полезным.

Если бы мы никогда не ошибались, как бы мы научились отличать правильное от неправильного? Если бы мы никогда не проигрывали, как бы мы когда-либо чувствовали кайф, который приходит с достижением успеха? Если бы мы никогда не сталкивались с трудностями, как бы мы научились преодолевать неудачи?

Разочарования, неудачи, неожиданные результаты и плохие новости могут на какое-то время создать ощущение подавленности, но именно они подталкивают нас к достижению вершин. Они вдохновляют нас работать лучше. Они создают острые ощущения, связанные с преодолением препятствий и превращением их в возможности.

Попытки избежать плохих новостей или спрятать их под ковер в надежде, что они исчезнут сами по себе, сделают только хуже. Проблема не решится сама собой. Задержка только подольет масла в огонь и приведет в ярость тех, на кого она повлияла. И они будут правы, чувствуя это. Ведь избегая того самого дела, которое требует всего вашего внимания в критический момент, вы тем самым показываете, что вам нельзя доверять.

В то время как объявление плохих новостей в нужное время укрепило бы ваши отношения с людьми в организации и дало бы вам возможность продемонстрировать свои лидерские качества, избегание этого имеет прямо противоположный эффект. Люди начинают сомневаться в ваших способностях. Некоторые могут даже посчитать вас некомпетентным. Другие могут выразить глубокое недовольство вашей незрелостью.

Сокрытие плохих новостей от начальника привлечет к вам много внимания, именно того внимания, которого вы пытались избежать в первую очередь, не говоря откровенно о проблемах. Ваш босс и многие другие в организации в конце концов узнают об этом.

Итак, в следующий раз, когда вам придется сообщить плохие новости своему боссу и у вас возникнет соблазн отложить их, помните следующее: в ваших собственных интересах и интересах организации вы сделаете шаг вперед, преодолеете свои страхи и поступите правильно. предмет.

Когда дело доходит до рискованных, спорных и эмоциональных разговоров, опытные люди находят способ донести до общественности всю необходимую информацию (от себя и других) — Керри Паттерсон

Я понимаю, что сообщать плохие новости своему боссу не совсем весело. Представление о том, как они отреагируют, что они скажут и как они осудят вас, может быть ужасающим и достаточно разумным, чтобы попытаться скрыть это. Но зная, что с помощью правильных стратегий вы можете изменить ситуацию и даже завоевать их доверие и уважение, вы сможете преодолеть свои страхи и предпринять необходимые шаги.

Лучший способ сообщить плохие новости

Вот некоторые из стратегий, которые работали для меня на протяжении многих лет, и они помогут и вам, когда вы переключите свое внимание с «избегания плохих новостей» на «начали добиваться результатов».

1. Понимать, что считается плохими новостями и требует их внимания

Одна большая ошибка, которую мы все совершаем, заключается в том, что мы недостаточно понимаем, что нужно знать нашим начальникам, когда и как. Что, если ваше определение срочного и плохого не соответствует тому, что они считают срочным и плохим? В конечном итоге вы можете докучать им информацией, которая им безразлична, или пропустить то, что им нужно сказать.

Представьте, что вы вытащили своего начальника с совещания, чтобы рассказать свою точку зрения на плохую историю, только чтобы понять, что вашего начальника на самом деле не волнует этот вопрос, и он определенно не заслуживает прерывания во время собрания.

Отношение к тому, чтобы оставить все на усмотрение наших менеджеров и ожидать, что они извлекут информацию без активной передачи данных, является источником большого количества недопонимания и неправильных решений на работе.

Начните с того, что загляните в жизнь вашего менеджера. Задавайте им вопросы, чтобы понять, что требует их внимания, насколько допустима задержка с сообщением плохих новостей и как лучше всего с ними связаться. Электронное письмо было бы лучше всего для небольшой проблемы (когда это больше похоже на FYI). Что-то со средней или высокой серьезностью может потребовать звонка или личного обсуждения.

Заранее обговорив эти ожидания с вашим руководителем, вы сможете направить свое время и энергию на решение проблем, когда возникнет неприятная ситуация, а не на размышления о том, нужно ли вашему начальнику знать об этом.

1. Не вините и не толкайте кого-то под автобус

Неспособность признать свою собственную роль и обвинять других в том, как что-то получилось, являются естественной тактикой защиты, но они только переключают ваше внимание с плохих новостей на игру с обвинением.

Когда вы не признаете свою вину, ваш разум ищет решения с намерением скрыть проблему или доказать свою невиновность, а не искать творческие способы решения реальной проблемы.

Обвинение — важный вопрос во многих трудных разговорах. Будь то на поверхности или внизу, разговор вращается вокруг вопроса о том, кто виноват. Кто плохой человек в этих отношениях? Кто сделал ошибку? Кто должен извиниться? Кому дозволено праведно возмущаться? Сосредоточение внимания на вине — плохая идея, потому что это мешает нам узнать, что на самом деле вызывает проблему, и сделать что-то значимое для ее исправления — Дуглас Стоун.

Не оправдывайтесь. Не давайте оправдания. Излагайте факты, а не ваши предположения или мнения.

1. Держите эмоции под контролем

Когда приходят плохие новости, эмоциональные переживания естественны, но позволяя этим эмоциям поглощать вас, вы можете лишить себя способности мыслить рационально. Сохранение спокойствия и собранности в трудной ситуации отражает ваши лидерские качества и заставит вашего босса больше доверять вам во всем, что вы хотите донести.

Также важно следить за своим тоном голоса — вы говорите паникой, тревогой, стрессом или яростью?

Понаблюдайте за своим языком тела — неужели это плохо, когда вы говорите своему начальнику, что не чувствуете контроля над ситуацией? Слишком быстрая речь, движения вперед и назад, вспотевший лоб и ерзание говорят об отсутствии уверенности в себе, вызывая у собеседника чувство беспокойства и превращая плохую ситуацию в еще худшую.

Эми Кадди предлагает эту мощную идею в Присутствии, которую вы должны помнить, сообщая плохие новости своему боссу:

Когда наш язык тела уверен и открыт, другие люди отвечают тем же, бессознательно усиливая не только свое восприятие нас, но и наше восприятие самих себя.

1. Привлеките их внимание

Никаких светских разговоров. Никаких окольных путей. Скажи прямо и скажи прямо: «Есть плохие новости о…»

Когда вы используете эти слова, вы сразу же привлекаете внимание своего босса. Вы не оставляете шансов на интерпретацию или возможность того, что они могут пропустить информацию.

Как только вы привлечете их внимание, они будут заинтересованы в том, что вы хотите сказать.

1. Не думайте, что у них есть контекст

Некоторые менеджеры не участвуют в повседневных операциях и могут не иметь полного контекста, чтобы понять всю серьезность ситуации, когда вы хотите поделиться плохими новостями. Подумайте о:

Они были в контакте с работой, которую вы делаете в последнее время?

Какие вопросы они задавали в связи с этим конкретным направлением работы в прошлом?

Вместо того, чтобы сразу переходить к проблеме или вываливать на них слишком много информации, попытайтесь определить, сколько информации им нужно, чтобы установить необходимый контекст и понять серьезность проблемы.

Как только контекст будет установлен, изложите свое понимание того, почему произошло что-то плохое. Здесь важна ясность и краткость.

1. Дайте им почувствовать, что все под контролем

Ваш босс определенно хочет знать проблему, но он также хотел бы услышать некоторые решения. Итак, будьте готовы предложить несколько решений с достаточным количеством данных, чтобы помочь им понять, почему одно решение может быть лучше другого.

Самое главное при предоставлении решений — спросить их мнение. Решите проблему вместе. Убедитесь, что они чувствуют себя под контролем. Как только вы получите их поддержку, вам обоим будет легче сосредоточиться на следующих шагах, чем тратить время на тщательное изучение плохих новостей. Вы можете сделать это позже, когда ситуация будет под контролем, и у вас будет больше времени, чтобы понять, как такие ситуации можно смягчить в будущем.

1. Практикуйтесь сообщать плохие новости

Практикуйте именно то, что вы собираетесь сказать. Крайне важно, чтобы вы делали это, даже если в течение нескольких минут, потому что, когда вы не практикуетесь, есть вероятность, что вы в конечном итоге скажете то, чего не собирались. Слова, которые вы используете для передачи сообщения, играют решающую роль в определении того, как ваш босс воспримет плохие новости.

Например, вместо того, чтобы сказать: «Я понятия не имею, как это произошло. Мы постарались сделать все возможное, чтобы клиент остался доволен нашими услугами. Но сегодня они решили расторгнуть контракт и выбрать другого партнера», — говорят «У меня плохие новости. Один из наших клиентов [имя клиента] сегодня решил расторгнуть наш контракт. Я потратил некоторое время, пытаясь понять, что могло пойти не так. Я думаю, причина, по которой они не хотят продолжать, это [какая-то причина]. Я планирую еще раз созвониться с ними, чтобы узнать, можем ли мы изменить ситуацию и изменить их решение. У меня есть 3 стратегии, которые я хотел обсудить с вами: стратегия А, стратегия Б и стратегия С. Я думаю, что стратегия Б более перспективна, потому что... Что вы предлагаете?»

Тщательно спланировав то, что вы собираетесь сказать, вам не придется потом сожалеть о неудачном выборе слов. Например, вы не будете обвинять кого-то другого в плохих новостях или делиться информацией, которая не сходится. Вы также можете подумать о некоторых дополнительных вопросах, которые они могут задать, и потратить время на их репетицию. Выполнение всего этого действия не займет больше нескольких минут, и оно будет стоить вашего времени. Если вы будете хорошо подготовлены к тому, чтобы сообщить начальнику плохие новости, это продемонстрирует вашу способность справляться с трудными ситуациями и укрепит доверие к вашему руководителю.

Резюме

1. Задержка или избегание плохих новостей подрывает доверие к вам. Когда вы не признаетесь в трудных ситуациях и не предпринимаете шагов, чтобы все исправить, другие не доверяют вам, а без доверия вы не сможете добиться успеха на работе.

1. Превратив плохие новости из «вещи, которую следует избегать» в «возможность реализовать свой потенциал», вы можете предпринять конструктивные действия, чтобы все исправить, тем самым приобретя новые навыки и укрепив свою компетентность.

1. Первый шаг начинается еще до того, как вы столкнетесь с плохими новостями. Найдите время, чтобы понять, что считается плохими новостями и требует времени и внимания вашего руководителя. Кроме того, установите лучший способ (электронная почта, телефон, личная встреча) для связи с ними.

1. Держитесь подальше от всего, что ведет к поиску виноватых и обвинению. Возьмите на себя ответственность и покажите им, что у вас есть все необходимое, чтобы все исправить.

1. Возьмите под контроль свои эмоции, сохраняя спокойствие и собранность, чтобы ваш руководитель мог сосредоточиться на проблеме и ее решении, а не на ваших эмоциях. Излишняя эмоциональность также помешает вам мыслить рационально.

1. Начните с откровенности, сообщив, что у вас есть плохие новости, которыми вы хотите поделиться. Как только вы завладеете их вниманием, вы сможете более эффективно донести свое сообщение.

1. Ясность и краткость сообщения — ключ к передаче плохих новостей. Установите необходимый контекст, а затем представьте, почему возникла плохая ситуация.

1. Не просто предлагайте решения, спрашивайте их мнение. Заставьте их чувствовать себя под контролем. Ощущение контроля позволит им творчески решить эту проблему вместе с вами.

1. Наконец, не спешите сообщать плохие новости. Найдите минутку, чтобы попрактиковаться в словах, которые вы собираетесь говорить. Без практики вы можете в конечном итоге сказать то, о чем потом пожалеете.

Ранее опубликовано здесь.