4 способа поставить продуктивность выше занятости
17 декабря 2022 г.Как вы себя чувствуете в конце каждого дня?
Хотели бы вы, чтобы у вас было больше времени? или вы просто счастливы, что используете время с пользой?
Вы устали от того, что делаете слишком много дел, или полны энергии, когда делаете несколько дел хорошо?
Потерять ясность в отношении ценности, которую вы создали, или чувство выполненного долга от полного знания этого.
Раздражение и разочарование из-за отсутствия контроля над своим расписанием или спокойствие и спокойствие из-за чувства контроля над своей жизнью.
Занятость создает иллюзию продуктивности. Когда вы попадаете в «ловушку занятости», вам становится труднее понять, что продуктивность не зависит от количества часов, которые вы потратили; это время, потраченное на создание ценности.
Занятость также вызывает привыкание. Это избавит вас от дискомфорта, связанного с трудными делами — делами, которые будут продвигать вас вперед, но заставят выйти за пределы зоны комфорта. Занятость – это отличный повод не выполнять работу, которую вы боитесь или которую вам особенно трудно выполнять.
Джеффри Шварц, психиатр и исследователь в области нейропластичности и ее применения к обсессивно-компульсивному расстройству, пишет в You Are Not Your Brain -
<цитата>То, что вы сейчас делаете и как вы фокусируете свое внимание, влияет на ваш мозг и то, как он устроен. Всякий раз, когда вы неоднократно избегаете каких-то откровенно болезненных ощущений, ваш мозг узнает, что эти действия являются приоритетными, и генерирует мысли, импульсы, побуждения и желания, чтобы вы продолжали делать их снова и снова. Его не волнует, что действие в конечном счете вредно для вас… Это означает, что если вы повторяете одно и то же действие снова и снова — независимо от того, оказывает ли это действие положительное или отрицательное влияние на вас — вы укрепляете мозговые цепи, связанные с этим действием. и более мощный.
Как только вы принимаете занятость как образ жизни, ваша бессознательная часть мозга вступает во владение — она изучает ваше поведение и отношение, а также то, как вы реагируете на трудные ситуации на работе. Долгие часы работы, принятие всех приглашений на встречи и никогда не говорящие «нет» больше не являются решениями, которые вы принимаете сознательно, ваш мозг на автопилоте принимает эти решения за вас. Это все равно, что возвращаться домой с работы вечером, не помня, как они туда попали. Пока ваше сознание усердно работало над планированием других важных событий в вашей жизни, именно ваше подсознание благополучно доставило вас домой.
Работа на автопилоте без паузы и размышлений не только приводит к неверным решениям, но и влияет на ваше психическое здоровье и личное благополучие. Сознательная практика поведения, которая устраняет элемент занятости и заменяет его конструктивным выбором, делает жизнь не только веселее, но и более продуктивной.
Вот 4 способа поставить продуктивность выше занятости
Как оставаться продуктивным, а не быть занятым
Правильно расставьте приоритеты
Когда вы не знаете, чего хотите, или у вас нет четко определенных приоритетов, вместо сосредоточенных усилий ваше внимание слишком напрягается. Выполнение слишком большого количества дел может занять вас, но когда эти действия не соответствуют вашим целям, они не приносят ни удовлетворения, ни роста.
В краткосрочной перспективе занятость может снять боль от отсутствия четкой цели. Однако в долгосрочной перспективе такой бездумный образ жизни вредит вашему психическому здоровью и личному благополучию. Вы можете подумать, что слишком много работы влияет на ваше здоровье и душевное спокойствие, но не понимаете, что причиной тому является отсутствие четко определенных приоритетов.
Переход от занятости к производительности требует целенаправленности, а не просто плыть по течению и решать проблемы по мере их возникновения. Знание своих приоритетов дает вам направление и возможность принимать решения, чтобы знать, когда сказать «да» или «нет».
<цитата>Начните с цели. Начать с конца в уме означает начать с четкого понимания вашего пункта назначения. Это значит знать, куда вы идете, чтобы лучше понимать, где вы сейчас находитесь, и чтобы ваши шаги всегда были в правильном направлении - Стивен Р. Кови
Он добавляет
<цитата>«Насколько отличается наша жизнь, когда мы действительно знаем, что для нас очень важно, и, помня об этом, каждый день умудряемся быть и делать то, что действительно важнее всего. Если лестница не прислонена к нужной стене, каждый шаг, который мы делаем, только быстрее приводит нас в неправильное место».
Занятость — это жизнь без цели. Чтобы быть продуктивным, нужно быть целеустремленным. Понимание своих целей и того, куда вы направляетесь, поможет вам перестать быть занятым и начать продуктивно работать.
Время до блокировки
Все благие намерения умирают, когда вы работаете на автопилоте. Переход от одной проблемы к другой, от одной встречи к другой, от одного кризиса к другому не оставляет времени для важных приоритетов.
Согласно закону Паркинсона работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение. Когда вы не целеустремленно используете свое время, вы обязаны заполнить его незначительными делами, которые утомляют вас в конце каждого дня (следовательно, заняты) без добавления ценности.
Чтобы быть продуктивным, нужно воплотить в жизнь свои намерения. Вам нужно принять меры. Хорошей стратегией для этого является создание намерений реализации.
Питер Голлвитцер, психолог и исследователь того, как цели и планы влияют на познание, эмоции и поведение, описывает реализацию намерений как составление заранее плана о том, когда и где вы собираетесь действовать. Другими словами, когда возникает ситуация x, я выполню ответ y. Исследования показывают, что, просто написав план, в котором точно указано, когда и где вы намерены предпринять какие-либо действия, вы с большей вероятностью доведете их до конца.
Намерение реализации = Я [СДЕЛАЮ ДЕЙСТВИЕ] в [ВРЕМЯ] в [МЕСТО]
Например:
* Я буду работать над новой продуктовой стратегией с 9:00 до 11:00 в понедельник, среду и пятницу в конференц-зале. * Я буду кодировать новую функцию с 11:00 до 14:00 с понедельника по пятницу за своим рабочим столом. * Я подготовлю техническую презентацию с 15:00 до 18:00 в понедельник и вторник в столовой.
После того, как вы определили намерения по реализации, предварительно заблокируйте время в своем календаре. Предварительная блокировка времени в календаре для важных дел избавляет от необходимости принимать решение на лету (что в большинстве случаев приводит к неправильному выбору) и вместо этого заниматься этими делами, когда появляется время.
<цитата>Выделите время – это инструмент для выбора того, на чем вы хотите сосредоточиться, накопления энергии для этого и разрыва привычного цикла, чтобы вы могли более осознанно относиться к тому, как вы живете. Даже если вы не полностью контролируете свой график — а немногие из нас это делают, — вы абсолютно точно можете контролировать свое внимание — Джейк Кнапп
Оптимизировать время, затрачиваемое на встречи
Если в вашем календаре много совещаний, вы обязательно будете заняты. Ваша должность может потребовать от вас посещения большого количества совещаний, но подумайте внимательно, действительно ли все эти собрания стоят вашего времени?
Упакованные календари заставляют вас чувствовать себя важными, они заставляют вас чувствовать себя ценными. Вы можете сказать себе: «Я так занят. У меня есть важные вещи, чтобы сказать и сделать. Я должен приносить пользу».
Но здесь действует правило 80/20 (также называемое принципом Парето) — только 20% ваших встреч дают 80% ваших результатов. Ричард Кох объясняет принцип 80/20 следующим образом: «Принцип 80/20 утверждает, что меньшинство причин, затрат или усилий обычно приводит к большинству результатов, отдачи или вознаграждения. Буквально это означает, что, например, 80 процентов того, чего вы достигаете на работе, приходится на 20 процентов затраченного времени. Таким образом, для всех практических целей четыре пятых усилия — его доминирующая часть — в значительной степени не имеют значения. Это противоречит тому, что обычно ожидают люди».
Представьте, насколько продуктивной была бы ваша работа, если бы вы могли сократить эти незначительные 80 % и удвоить свои усилия на тех 20 %, которые действительно приносят пользу.
Не посещайте встречу только потому, что вас пригласили другие, и не назначайте встречу по вопросам, которые можно обсудить и решить по электронной почте, в чате или по телефону.
Меньшее количество совещаний не только снижает нагрузку на ваш график, но и дает вам пространство для ума, необходимое для качественной работы. Когда вы все время работаете без перерыва, ваш измученный мозг не может обрабатывать новую информацию; вы не можете принимать правильные решения.
Чтобы перестать быть занятым и начать продуктивно работать, загляните в свой календарь и выполните следующие действия:
- Делегаты: определите, какие встречи стоит посетить. Эти встречи только вы можете сделать? Какие встречи вы можете делегировать? Кто еще может занять ваше место?
2. Наведите порядок: какие встречи даже не требуются? Вычеркните их.
3. Сократите: какие из ваших совещаний продолжаются более 30 минут? Зачем им столько времени? Есть ли у вас встречи еженедельно или раз в две недели, частоту которых можно сократить?
4. Присутствовать. Выделите те, которые абсолютно важны и которые можете посетить только вы.
Выполнение этого действия в первые несколько раз может быть пугающим. Не сдавайся. Повторяя в течение дней, недель и месяцев, вы, естественно, научитесь делать это хорошо. Это также сэкономит вам массу времени в будущем.
Проверьте реальность
Наконец, чтобы стать лучше, вам нужно измерять свои успехи.
Ваше представление о себе может не соответствовать действительности. Выявление ваших областей улучшения требует много работы. Указывать на собственные недостатки не всегда легко. Вместо того чтобы полагаться на свою интуицию, используйте данные для измерения своей эффективности.
Отличная стратегия для этого — раскрасить календарь. Разделите то, как вы проводите время, на разные сегменты, используя эти цвета (вы также можете использовать разные цвета):
- Зеленый: все важные, но не срочные задачи. Время, потраченное на выполнение задач, соответствующих вашим долгосрочным целям.
- Оранжевый: все важные и срочные задачи. Время, потраченное на антикризисное управление.
- Желтый: все неважные, но срочные задачи. Время, потраченное на действия в соответствии с приоритетами, определенными другими, или на выполнение чужих ожиданий.
- Красный: все задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. Время, потраченное на работу, которую вообще не следует делать.
Обозначая цветом то, как вы тратите свое время, вы можете одним взглядом на календарь определить, на что уходит большая часть вашего времени — на работу, которая продвигает вас вперед, или просто на то, чтобы быть занятым.
Занятость становится образом жизни, если вы не обращаете внимания. Следуя этим 4 советам — определяя свои приоритеты, предварительно блокируя время, оптимизируя время, проводимое на встречах, и выполняя проверку реальности — ваша работа может быть значимой и результативной, не нанося ущерба вашему психическому здоровью и личному благополучию.
Обзор
- Занятость создает иллюзию продуктивности, которая поглощает ваше время и энергию, не продвигая вас вперед и не добавляя ценности.
- Если вы не знаете, чего хотите, или у вас нет четко определенных приоритетов, ваши усилия расходятся во многих направлениях. Если вы слишком разбросаны по слишком большому количеству мест, вы устаете, но не создаете ценности.
- Для того, чтобы быть продуктивным, требуется преднамеренность. Это требует целенаправленного выделения времени для полезной работы и сокращения несущественных действий. Для этого укажите в календаре намерения по реализации и время предварительной блокировки.
- Оптимизируйте время, затрачиваемое на встречи, разделив их на четыре сегмента: делегирование полномочий, устранение беспорядка, сокращение и присутствие.
- Разметьте свой календарь цветом по типу работы (срочная и важная) и используйте его, чтобы привести восприятие в соответствие с реальностью. Измерение того, как вы работаете, — единственный способ исправить ситуацию и улучшить ее.
Ранее опубликовано здесь.
Оригинал