4 совета, которые помогут вам стать более организованным разработчиком

Как разработчики, мы склонны быть очень подробными и организованными, когда речь идет о наших профессиональных требованиях. Мы делаем подробные записи на собраниях, очень строго следуем процессам Scrum нашей команды и делаем все возможное, чтобы предоставлять хорошую документацию и достойные сообщения о коммитах по мере внесения изменений.

Все они важны сами по себе, но по мере продвижения по карьерной лестнице вы обнаружите, что есть мелочи, которые начинают мешать. Такие вещи, как куча важных снимков экрана или документов, скопившихся на вашем рабочем столе или в папке загрузок, годы и годы заметок без структуры папок/тегов или почтовый ящик с тысячами ненужных писем, могут сделать простые действия в течение дня очень сложными. .

В этой статье я поделюсь тем, что я сделал, чтобы решить эту проблему.

Но… зачем вам быть организованным как разработчику?

Почему все это действительно имеет значение, спросите вы.

По моему опыту, основное различие между любым техническим руководителем и старшим разработчиком заключается в способности технического руководителя быстро и эффективно получать информацию о платформах, технологиях или компании.

На протяжении большей части своей карьеры я предполагал, что эти люди были просто особой породой гениев, к которым я никогда не мог стремиться, однако по мере развития моей карьеры я оказывался в ситуациях, когда я мог реально ответить на сложные вопросы такого рода. Я не мог каждый раз отвечать на них чисто по памяти, но умел быстро и эффективно находить ответ. Будь то напоминание о решении, принятом на совещании 6 месяцев назад, или напоминание кому-то, почему мы выбрали для проекта именно ту или иную технологию; знание того, где было записано это решение и как его искать, быстро стало ключом. Мои ответы на встречах изменились с «позвольте мне посмотреть это и вернуться к вам» на просто предоставление ответа на лету.

Если вы находитесь на пороге продвижения по карьерной лестнице, такая практика может легко помочь вам в продвижении или разрушить его.

С чего начнем?

Во-первых, составьте список всего, что в вашей рабочей жизни может стать беспокойным или загроможденным. Многие из этих загроможденных моментов или процессов кажутся незначительными, и их исправление может показаться бесполезным, но вы заметите, что по мере того, как список беспорядка становится все длиннее и длиннее, он может стать гораздо более серьезной проблемой, если его оставить без внимания.

Недавно я устроился на новую работу и воспользовался возможностью с чистого листа, чтобы внедрить очень строгие организационные принципы в области, которые были загромождены на моей предыдущей работе, такие как:

• Электронная почта (очевидно)

• Примечания

• Закладки

• Файловое хранилище

Это области, с которыми я взаимодействовал ежедневно, и для них было очень легко быстро загромождаться. Что еще хуже, даже несмотря на то, что они все еще были полностью пригодными для использования, однажды загроможденные, они вызывали стресс при взаимодействии с ними. Иногда этот стресс не проявлялся. У меня не было панической атаки каждый раз, когда я открывал свою электронную почту, но чистый почтовый ящик «бьет по-другому». Я понял, что беспорядок в этих разных местах вызывает больше стресса, чем я думал.

TLDR

Некоторое время назад я прошел курс, как сделать встречи более полезными. Меня тошнило от постоянных «совещаний, которые можно было бы провести по электронной почте», и я хотел найти способы оптимизировать свой рабочий процесс, чтобы мои встречи были более эффективными и значимыми для всех участников.

Одним из ключевых выводов для меня было то, что собрание должно иметь единую, четко определенную цель. В моей повседневной жизни в качестве разработчика или просто человека с устройствами я обнаружил, что в конечном итоге у меня есть много важных вещей, сваленных в огромную кучу. Эта куча нечитаема, она напряжена и нецелесообразна. Если вы хотите иметь возможность легко находить все и вся в своем цифровом мире, все должно храниться в структуре папок, имеющей единственную, четко определенную цель.

Давайте наведем порядок

Эл. адрес

Начнем с самой очевидной и распространенной проблемы: беспорядок в электронной почте.

Я был привязан к inbox-zero в своем личном кабинете так много лет, что даже не могу вспомнить время, когда это не было для меня «вещью». Тем не менее, на работе я всегда позволяю своей электронной почте создавать.

Что такое нулевой почтовый ящик?

Inbox-zero — это именно то, как это звучит: достижение точки, когда у вас нет писем в папке «Входящие». Это не означает, что вы удаляете все свои электронные письма, это означает, что вы не торопитесь, чтобы реагировать на каждое электронное письмо, которое вы получаете по мере его поступления.

Электронные письма, которые необходимо сохранить, можно добавить в папку (или «пометить» в Gmail), а затем заархивировать из папки «Входящие». Ненужные письма можно удалить. Электронные письма, с которыми вам абсолютно необходимо действовать, но которые в настоящее время не могут оставаться в папке «Входящие», обрабатываются в кратчайшие сроки.

У меня почти никогда не бывает более 5 электронных писем в папке «Входящие», и обычно к концу дня я могу сбросить их до нуля каждый день.

Почему мне не удалось добиться нулевого почтового ящика на работе?

До недавнего времени я всегда чувствовал, что хочу, чтобы моя рабочая электронная почта была полной, доступной для поиска, документированной картиной моего времени в качестве сотрудника в компании [x]. Если клиент спрашивает о решении, которое было принято на случайной встрече два года спустя, я хочу иметь возможность найти в своей электронной почте заметки и дать ответ.

Когда я приступила к своей последней работе в марте 2022 года, я долго и упорно думала об этом желании и пришла к двум основным моментам, которые заставили меня посмеяться:

1. За последние 12 лет работы инженером-программистом мне всего несколько раз приходилось рыться в почтовом ящике в поисках старых решений.

1. Нулевой почтовый ящик, если все сделано правильно, на самом деле не удаляет вашу электронную почту, поэтому ее все равно можно найти.

Когда дело дошло до дела, проблемы, которая мешала мне обнулить почтовый ящик на работе, почти не существовало. Это было то, что я полностью выдумал и убедил себя, что это реальная проблема. Осознав это, я решил, что БОЛЕЕ важно, а не менее важно обнулить мой рабочий аккаунт.

Итак, как мне эффективно обнулить входящие сообщения в моей рабочей учетной записи?

Как и во многих других случаях, я считаю, что лучший способ сделать это — начать с широкого и более четкого определения по мере развития ваших потребностей. Не пытайтесь переосмыслить проблему и придумать все возможные сценарии за воротами, разберитесь с тем, что перед вами.

Откройте электронное письмо, определите его цель, затем создайте тег или папку для этой цели. Я начал с тегов и папок для самых очевидных сегментов: квитанций, гарантий, счетов и т. д. Начните с просмотра своей почты и отфильтруйте все эти сообщения в свои теги, либо прочитав строку темы, либо отсканировав каждое электронное письмо и определив его цель. Обычно я делаю это вручную, потому что хочу просмотреть все, прежде чем оно покинет мой почтовый ящик, но вы также можете настроить правила Gmail, чтобы это и для вас.

По мере того, как вы проходите этот процесс, и ваш почтовый ящик становится меньше, вы начнете находить новые сегменты, которые могут вам понадобиться. Внутренние сообщения электронной почты, технические обновления, журналы GitHub, уведомления о сборке Jenkins и т. д. Вы также сможете начать принимать разумные решения о том, какие из них можно автоматизировать с помощью некоторых умных правил электронной почты, а какие вы хотите оставить вручную, чтобы что вы можете убедиться, что вы просматриваете электронные письма перед их архивированием.

Мое эмпирическое правило заключается в том, что если я помещаю что-то в папку, не читая их более одного раза, я, вероятно, могу установить для этого правило и просто просматривать эту папку еженедельно. Если я трачу время на чтение электронной почты, я не устанавливаю правила, чтобы не забыть о существовании правила и не пропустить сообщение.

Я думаю, что ключ здесь в том, чтобы делать все шаг за шагом. Если вы просматриваете папку «Входящие» с 2 миллионами электронных писем, будет невероятно сложно попытаться разделить их все на группы. Начните с нескольких предметов, которые, как вы знаете, у вас есть. переместите их и наблюдайте, как количество входящих сообщений начинает падать. Прежде чем вы это узнаете, у вас будет хороший ритм, и вы будете на пути к более чистому почтовому ящику.

Преимущества нулевого почтового ящика на работе

Некоторые побочные эффекты, которые я заметил в ходе этого процесса на протяжении многих лет и которые могут представлять интерес, заключаются в следующем:

• Я получаю гораздо меньше маркетинговых электронных писем: электронные письма, которые я мгновенно удаляю, даже не прочитав более двух раз, я отписываюсь от них. Это ограничило количество маркетинговых писем, которые я получаю, просто больше не игнорируя их.

• Меньше стресса: Когда я открываю папку "Входящие", я вижу лишь несколько писем, требующих действий. Если я нахожусь в процессе покупки дома, у меня могут быть уведомления только о новых домах, которые появятся на рынке в этот день, и я могу просмотреть их в тот же вечер. Если бы мне нужно было делать покупки на чей-то день рождения, в моей электронной почте может быть только несколько квитанций, которые мне нужно отфильтровать. Или, в лучшие ночи, у меня может быть только электронное письмо от друга или коллеги или от подписки, которую я ценю, которую я могу прочитать, когда день замедлится. Электронная почта стала [почти] приятной.

• Я не отстаю: Каждое электронное письмо, которое требует действий, очень очевидно. Они единственные вещи в моем почтовом ящике! Больше нет пропущенных сообщений или забытых процессов. Все решается четко, эффективно и в срок.

• Там, где вам это нужно: Наконец, поскольку вы посвятили некоторое время определению четко определенных целей для любого электронного письма, которое вам нужно сохранить, их легко найти. Если вам нужно найти важное бизнес-решение, принятое в последнюю минуту год назад, вы точно знаете, где его искать.

Примечания

Ведение заметок является частью вашей профессиональной повседневной жизни. Или, если это не так, это должно быть. Я использую Apple Notes для большинства своих заметок, это может быть приличным приложением… но оно также может быть очень загроможденным и раздражающим. Он прост в использовании и синхронизируется со всеми моими устройствами, поэтому для всех неконфиденциальных заметок это очень удобно.

Очевидно, что если вас беспокоит конфиденциальность, выберите приложение, одобренное вашей организацией. Но какое бы приложение вы ни использовали, вы столкнетесь с одними и теми же проблемами: куча заметок ничего не стоит.

Подумайте о реальной, физической бумаге. Насколько полезными будут ваши заметки, если вы поместите все свои заметки в один блокнот, вы никогда не будете добавлять какие-либо закладки или систему тегов, чтобы отметить, где находятся заметки или откуда они, это просто стопка заметок?

А теперь сравните это с созданием заметок на стикерах и упорядочением их по категориям.

Какой из них будет проще использовать, когда вам нужно найти быстрый ответ на чей-то вопрос?

Используйте тот же подход к своим цифровым заметкам. Не просто пишите заметки и позволяйте им складываться в какую-то «общую» категорию, будьте точны и преднамеренны в отношении того, куда вы их помещаете, чтобы их было легко найти, прочитать, найти и выполнить действие.

Звучит великолепно на бумаге, но как мы это делаем?

Как упоминалось ранее, я использую Apple Notes для большинства своих заметок, хотя я также использую Google Suite и [Evernote] (https://evernote.com/), и все три имеют один и тот же процесс, хотя параметры находятся в разные локации. Поэтому я собираюсь объяснить свой процесс как можно более общим образом, надеясь, что его можно применить к любой системе ведения заметок, которая вам нравится.

Целевые папки

Итак, вот что я делаю. Я создаю список папок (по аналогии с процессом, описанным в электронном письме), которые представляют собой очень четко определенные целевые блоки. Например, если я встречаюсь по поводу определенного тикета, над которым мне поручили работать, я создам папку для этого тикета, и все заметки о собрании для этого тикета будут вместе в этой папке. Если я разговариваю со своим менеджером о своем карьерном росте или встречаюсь с ИТ-специалистом по поводу возникшей у меня технической проблемы, все они помещаются в соответствующие папки.

Сами заметки содержат важную информацию для текущих разговоров, но именно в папках происходит настоящее волшебство.

Все имеет иерархию

Когда у меня есть длинный (и постоянно растущий) список целевых папок, я начинаю создавать из них иерархии.

Например, после нескольких недель работы у меня может быть 3-4 папки с заявками, над которыми я работал. Они попадают в папку с именем «dev». Мои разговоры с моим менеджером о развитии карьеры можно было бы поместить в папку «личностное развитие». Заметки, взятые из учебных курсов, помещаются в «учебную папку».

По мере того, как списки растут, я стараюсь хранить вещи в наиболее удобном для них месте. Это позволяет легко анализировать и искать заметки, а также упрощает действия с ними, если необходима информация.

Записывать все

На данный момент у вас есть беззаботная экосистема для просмотра заметок, и просто для ясности: в этом и был смысл. Ведение заметок не должно быть стрессом. Процесс проверки после, когда вы пытаетесь найти ту ценную информацию, которая вам отчаянно нужна для завершения проекта или проведения годовой проверки: это стресс.

Эта организационная структура снимет стресс с процесса чтения, что означает одно: у вас может быть БОЛЬШЕ заметок. В более хаотичной среде вы можете делать меньше заметок, чтобы не запутаться и не выйти из-под контроля, но со строгой организационной схемой вы можете делать больше заметок, и вы должны это делать.

Я делаю заметки практически обо всем, что делаю в течение дня. К каждому билету, над которым я работаю, добавлены некоторые примечания. На каждой встрече, которую я посещаю, есть заметки. В начале и в конце каждого дня я делаю «стенд-заметки», в которых фиксирую, что я сделал накануне и что собираюсь сделать в этот день (полезно и для утренних стендапов). У меня есть заметки о курсах электронного обучения, заметки о личных встречах с вышестоящими менеджерами, заметки об интересных вещах, которые я случайно узнал, и заметки о системах и процессах, которые, по моему мнению, следует улучшить. И все их легко найти, найти и прочитать.

Когда у меня есть вопрос, мысль или проблема, я могу найти ответ в своих заметках или сделать новую заметку, чтобы объяснить это. И жизнь никогда не имела большего смысла.

Закладки

Это простой, но тот, который становится очень полезным в будущем. На прошлой работе у меня были сохранены десятки закладок для разных необходимых наборов документации или внутренних сайтов, мне нужно было запомнить. Некоторые из них я добавлял в закладки более одного раза, потому что забывал, что уже добавил их в закладки. Поиск закладок занял целую вечность до такой степени, что я просто не стал бы этого делать. Я искал на наших внутренних сайтах то, что искал, и создавал новую дублирующую закладку вместо того, чтобы просто находить закладку, которую я уже создал. Это не только неэффективно, но и ошеломляюще глупо.

Промыть и повторить

Я не хочу стать заезженной пластинкой, поэтому я пропущу большую часть деталей, но я думаю, что смысл в том, чтобы действительно ехать домой, заключается в «целеустремленности». Все, что вы храните для собственной выгоды, вы храните для определенной цели. Убедитесь, что вы полностью осознаете эту цель, и жизнь станет проще.

Вы добавляете в закладки множество HR-сайтов, потому что знаете, что информация может пригодиться, когда вы решите расширить свою семью? Затем сохраните их в четко обозначенной папке «HR».

Добавляете ли вы свой сайт расчета заработной платы в закладки для быстрого доступа? Добавьте его на панель закладок в один клик или добавьте в папку «Деньги», чтобы всегда знать, где его найти.

Добавляете ли вы в закладки панели мониторинга статистики вашей команды разработчиков? Сохраните это в папке команды, чтобы вы точно знали, где его найти позже. И если что начинается папка получить переполнены ресурсами, создавать вложенные папки для «Статистики» и «РЕПО» и т.д.

Будьте усердны и целеустремленны в том, что вы храните, и это всегда будет легко найти.

Файловое хранилище

Наконец, давайте поговорим о наших настоящих жестких дисках. Я почти никогда не вижу свой рабочий стол, но когда я вижу, что он переполнен значками, это сразу раздражает. И хотя раздражение и стресс кажутся разными, на самом деле это похожие эмоции, но с разными проявлениями.

Я не буду вдаваться в подробности о том, как оптимизировать параметры хранения и извлечения для вашего жесткого диска, потому что я сомневаюсь, что все, что вы делаете, действительно имеет значение. Итак, давайте сосредоточимся на основах. Я придерживаюсь простой политики: основные разделы вашего компьютера должны быть либо организованы, либо пусты:

• Рабочий стол: только необходимые файлы

• Папка документов: организована

• Папка загрузок: пуста

• Корзина: пусто

Я предпочитаю не загромождать свой рабочий стол, сохраняя на нем только важную информацию. Обычно это означает, что скриншоты, которые мне нужны для предстоящей работы/презентаций, останутся там (потому что именно туда они по умолчанию помещаются в macOS), а затем, если мне придется извлекать или собирать какие-либо личные документы для нерабочих событий (оплачиваемые квитанции для нового ипотека, свидетельство о рождении для нового родителя отпуск и т. д.).

Затем, когда я заканчиваю с этими документами, они уничтожаются, оставляя мой рабочий стол чистым и пустым.

Загрузки и Корзина очищаются каждую неделю. С файлами, размещенными в этих местах, нужно работать быстро. Если мне нужно сохранить загруженный файл, он должен быть организован в моих документах, в противном случае, это, вероятно, просто установщик, и его можно удалить. Мусор это просто мусор. Избавиться от этого.

Это оставляет нас с документами. Все остальное попадает в раздел документов. Это вещи, которые вам нужно сохранить. (Я знаю, что большинство из нас используют какое-то облачное решение для хранения рабочих файлов и выполняют аналогичные действия, но сейчас я просто предполагаю, что мы все храним вещи в нашей основной папке документов Windows/Mac. ).

Еще раз промойте старый и повторите. Найдите цель каждого документа и сохраните его, чтобы его было легко найти, получить, просмотреть и принять меры, когда он вам нужен больше всего.

Шаблоны

Я уверен, что вы уже заметили здесь закономерность. Я беру вещи, которые обычно складываются в огромные кучи, и складываю их в кучки поменьше. Эти кучи становятся все меньше и меньше, пока не будут сгруппированы вместе с целью, которая настолько уникальна в определении, что найти ее и проанализировать не составляет труда.

Цель здесь состоит в том, чтобы создать организационные структуры, которые не требуют абсолютно никакого критического мышления для навигации. Вы должны подумать: «О, что сказал Джим из бухгалтерии 8 мая 2021 года на той встрече по поводу билета № 123151?» И через несколько минут вы сможете получить свои записи с этой встречи, получить ответ и даже не понять, на какой нелепый вопрос вы только что ответили.

Наслаждаться!

Наслаждайтесь суперорганизованной и свободной от стрессов рабочей жизнью.