4 причины не использовать факс-сервер и 3 лучших решения

Факс-сервер — это физический или виртуальный сервер, который используется для управления отправкой, получением и хранением факсов по цифровой или аналоговой сети. Факс-серверы когда-то считались стандартным оборудованием в большинстве офисов, но в наши дни они практически устарели.

Вместо этого на рынке сейчас появилось множество более совершенных решений, так что нет необходимости иметь дело с факс-серверами и той головной болью, которую они изначально создают.

Четыре причины не использовать факс-сервер

1. Инфраструктуру факсимильной связи сложно масштабировать

Одна из самых сложных вещей при внесении изменений в настройки офисных коммуникаций — это масштабирование. Это может быть настоящей неприятностью для факс-серверов, поскольку требует тщательного планирования, чтобы не получить серьезно запутанную коммуникацию.

Кроме того, масштабирование факс-сервера часто требует значительных инвестиций в новые технологии, включая дополнительные факс-платы, модемы и серверы для обработки возросшего объема факсов, проходящих через ваш офис.

Онлайн-факс-сервисы позволяют полностью избежать этой проблемы, предлагая гораздо более плавную масштабируемость без необходимости дополнительных инвестиций в оборудование. Это делает облачные сервисы гораздо более приспособленными для удовлетворения растущих потребностей бизнеса в коммуникации.

2. Ограниченная гибкость

Проще говоря, факс-серверы хороши только для отправки и получения факсов. Это означает, что они не очень полезны в современных офисных коммуникациях, где людям нужно отправлять и получать сообщения на различных платформах и устройствах.

Поскольку факс-серверы не предназначены для взаимодействия с различными типами устройств, которые мы используем сегодня, они могут столкнуться со значительными препятствиями, когда речь заходит об офисной связи.

Попытка втиснуть факс-сервер в ваши бизнес-операции может нарушить ваши рабочие процессы или потребовать от вас поиска обходных путей для адаптации к устаревшей технологии. В то же время, это также требует от вас риска потерять отслеживание любого документа, который не является частью вашей облачной системы.

Короче говоря, поддержание совместимости с развивающимися технологическими стандартами и протоколами может стать для налоговых служб сложной задачей, за которую просто не стоит браться.

Напротив, многие онлайн-решения обладают гораздо большей гибкостью, позволяя пользователям отправлять и получать факсы по электронной почте, онлайн-платформам и даже приложениям. Например, сотрудники могут отправлять факсы с iPhone, где бы они ни находились.

Онлайн-факсы также хранятся централизованно и могут быть доступны вашей команде. Это значительно упрощает организацию и доступ к файлам. Удаленные работники могут получить все, что им нужно, не приходя в офис.

3. Расходы на обслуживание факс-сервера

Поскольку факс-серверы зависят от оборудования, они требуют постоянного обслуживания, что может поглотить бюджет. И поскольку это оборудование устаревает и теряет актуальность, не всегда может обслуживать его старый техник — поэтому вам, вероятно, нужно найти специалиста.

Может возникнуть соблазн обойти этот конкретный недостаток, просто не обслуживая свои факс-серверы так часто, но это может быть дорогостоящей ошибкой. Простои и сбои системы могут легко нарушить работу бизнеса и повлечь за собой дополнительные расходы на устранение неполадок и ремонт.

В конце концов, факс не требует большой пропускной способности, но соединение должно быть стабильным. Небольшие задержки или проблемы приводят к тому, что факсы не отправляются и не принимаются.

Онлайн-решения для факсимильной связи полностью обходят эту проблему, поскольку не требуют специального оборудования и предлагают предсказуемые модели ценообразования на основе подписки с минимальными первоначальными инвестициями.

4. Риски безопасности

Чем старше технология, тем больше вероятность, что ее взломали или взломали по пути — а если нет, она все равно может содержать уязвимости, которые делают ее более вероятной для взлома в первую очередь. Факс-серверы не являются исключением из этого правила, и у людей было много времени, чтобы выяснить, как их взломать и использовать их уязвимости.

К сожалению, передача конфиденциальной информации по традиционным телефонным линиям и незащищенным сетям увеличивает риск перехвата и использования ваших данных хакерами и мошенниками, а традиционные факс-серверы мало что могут сделать для снижения этого риска.

Конечно, облачные и онлайн-решения для факсимильной связи также имеют свои уязвимости безопасности, но они также имеют передовые протоколы безопасности и используют современные методы шифрования для защиты информации.

Кроме того, в зависимости от сервиса, многие онлайн-решения для факсимильной связи соответствуют отраслевым нормам безопасности, и эти решения также регулярно обновляются в ответ на возникающие угрозы.

Три лучших альтернативы внутреннему факс-серверу

1. Онлайн-решения для факса

Онлайн-факс-решения являются на сегодняшний день золотым стандартом замены факс-серверов. Они позволяют компаниям делать все то же самое, что они могли бы делать с помощью традиционной настройки факса, только с гораздо большей степенью безопасности и удобства.

Иногда называемый интернет-факсом или виртуальным факсом, онлайн-факс работает так же, как отправка электронной почты. Вы просто открываете программное обеспечение или платформу, выбираете документ, который хотите отправить, а затем нажимаете кнопку, чтобы отправить его на факсимильный аппарат или онлайн-факс другого человека.

Основные преимущества онлайн-решений по отправке факсов включают в себя:

Экономическая эффективность: онлайн-факсимильные сервисы обычно предлагают подписку или оплату по факту использования, и это намного дешевле, чем необходимость покупать, обслуживать и обновлять все это оборудование и программное обеспечение. Масштабируемость: если вам нужно добавить еще одну линию к вашему онлайн-факсимильному сервису, все, что вам нужно сделать, это сообщить об этом вашему провайдеру. Нет необходимости устанавливать дополнительное оборудование или покупать новое программное обеспечение. Гибкость: ключевое слово в онлайн-факсимильных сервисах — «онлайн». Поскольку все происходит по сети, вы и ваша команда можете получать доступ к факсам из любого места, где есть подключение к Интернету. Безопасность: онлайн-факсимильные сервисы, как правило, очень безопасны, с протоколами шифрования и мерами конфиденциальности данных. В зависимости от того, какой сервис вы выберете, вы даже можете найти варианты, которые соответствуют отраслевым нормам безопасности, таким как HIPAA.

2. Услуги VoIP

Услуги Voice over Internet Protocol (VoIP) позволяют вам совершать и принимать звонки через Интернет, а не по традиционным телефонным линиям, и их также можно использовать для отправки факсов. Это работает путем отправки цифровых данных на факсимильный аппарат другого человека, где они могут быть преобразованы или переведены обратно в аналоговые сигналы через его службу VoIP или аналоговый телефонный адаптер (ATA), который помогает факсимильному аппарату читать их.

В отличие от традиционного факсимильного аппарата, служба VoIP-факса не распечатывает автоматически все полученные данные, а сохраняет их в виде файла в облачной системе, что означает, что вы можете получить к ним доступ из любого места и распечатать их, когда захотите.

К основным преимуществам услуг VoIP-телефонии относятся:

Экономическая эффективность: как и онлайн-факсимильные услуги, услуги VoIP-телефонии обычно обходятся недорого, и большинство из них работают по модели подписки, которую вы можете легко увеличить или уменьшить по мере необходимости. Полная интеграция: поскольку услуги VoIP-телефонии выполняют множество других функций, помимо факсимильной связи, они являются отличным вариантом для предприятий, которые хотят максимально интегрировать свои операции. С помощью услуг VoIP-телефонии ваша команда может получить доступ к своей телефонной службе, факсам, управлению документами и многому другому в одном месте. Расширенные функции: услуги VoIP-телефонии поставляются с широким спектром расширенных функций, которые делают факсимильную связь более эффективной, причем преобразование факса в электронную почту является одним из самых полезных. Это позволяет отправлять ваши факсы на вашу электронную почту, где вы даже можете ответить на них. Многие услуги VoIP-телефонии также предлагают онлайн-подписание документов, что может быть очень удобно, если вы отправляете по факсу такие вещи, как контракты.

Важно отметить, что многие службы VoIP-телефонии также предоставляют услуги факса — но не все из них. Проведите исследование, чтобы убедиться, что любая рассматриваемая вами служба имеет все необходимые вам функции.

3. Системы управления документами

Системы управления документами (СУД) не предназначены специально для отправки факсов, но их все равно можно использовать для этой цели, что делает их хорошей альтернативой факс-серверу.

Они работают очень похоже на онлайн-факсовые службы, в которых вы можете загрузить документ в DMS, а затем отправить его как виртуальный факс. Факсы, которые вы получаете, также можно отправлять напрямую в DMS, где их можно категоризовать вместе с остальными файлами.

Основные преимущества DMS включают в себя:

Удобство: если вы уже используете DMS для управления документами и вам нужно отправлять факсы, имеет смысл использовать одну и ту же платформу для выполнения обеих функций. Встроенная интеграция: факсы отправляются и принимаются непосредственно из DMS, что означает, что вам не нужно беспокоиться о копировании файлов из факсимильного сервиса или извлечении файлов из DMS для отправки через факсимильный сервис. Простая организация: если у вас уже есть хорошая иерархия в DMS, факсы отлично впишутся, без необходимости создавать еще один процесс.

Я ничего не имею против факс-серверов лично, просто я не думаю, что это лучший способ для большинства офисов обрабатывать факс. Существует слишком много лучших вариантов.