10 советов, как сделать так, чтобы ваши таблицы Excel выглядели профессионально и функционально

Большинство пользователей Excel согласятся, что эта программа — настоящая находка, когда дело касается создания электронных таблиц.

Однако результаты часто могут быть неоправданно скучными для просмотра. К счастью, Excel поставляется со всеми встроенными инструментами, которые вам нужны, чтобы сделать ваши электронные таблицы отполированными, профессиональными и приятными для глаз.

Сегодня это не просто приятно, а необходимо. Улучшая представление вашей электронной таблицы, вы также усиливаете свое влияние при сообщении результатов.

1. Начните с вдохновения

Используйте шаблон: изучите встроенные шаблоны Excel или поищите вдохновение в Интернете. Шаблоны предоставляют готовые проекты, которые сэкономят вам время и будут выглядеть стильно для заинтересованных сторон вашего бизнеса.

2. Использование основных шрифтов

Выбирайте понятные шрифты: использование понятных, читаемых шрифтов, таких как Calibri или Arial, может гарантировать, что вы создадите профессиональный вид. Избегайте использования декоративных шрифтов, которые загромождают вашу электронную таблицу и затрудняют ее чтение.

Ограничьте количество стилей шрифтов: используйте максимум два шрифта — один для заголовков и один для основного текста — чтобы сохранить чистоту дизайна и не отвлекать внимание читателя.

Меняйте размеры шрифтов: используйте более крупные размеры шрифтов (например, 14–16 pt) для заголовков и меньший, постоянный размер (например, 10–12 pt) для основного текста. Это сделает вашу электронную таблицу более усваиваемой с первого взгляда.

СМОТРИТЕ: 87 советов и рекомендаций по Excel для новичков и профессионалов

3. Структура с целью

Центрирование заголовков: используйте функцию «Объединить ячейки» или «Центрировать по выделенному фрагменту», чтобы создать профессиональный центрированный заголовок.

Начните с ячейки B2: оставьте строку 1 и столбец A пустыми для визуально сбалансированного макета с дополнительным белым пространством.

Добавьте пустые строки и столбцы: в сложных электронных таблицах вы можете разбить плотные данные пустыми строками или столбцами, чтобы улучшить общую читаемость электронной таблицы.

4. Используйте выравнивание стратегически

Выровняйте текст для ясности: отформатируйте ячейки и выберите параметры, которые позволят вам выровнять текст в соответствии с вашими потребностями. Например, текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа — по правому. В результате вам может потребоваться привести таблицы в порядок, задав заголовкам такое же выравнивание, как и содержимому таблицы.

Аккуратные таблицы: форматируйте таблицы так, чтобы текст и числа были визуально единообразны во всех строках и столбцах.

5. Заголовки и выделение

Выделите заголовки жирным шрифтом: Заголовки, которые выделяются из основного текста, могут сделать вашу электронную таблицу более удобной для чтения. Выделение их жирным шрифтом — быстрый и простой способ сделать это.

Применяйте цвет экономно: цвета можно использовать для выделения ключевых строк или столбцов, делая электронную таблицу более привлекательной и удобной для чтения. Однако не переусердствуйте; это может привести к противоположному эффекту.

6. Сетка и границы

Настройте линии сетки: все эти линии, разделяющие все эти числа, могут выглядеть запутанными. Например, отображая только линии вокруг столбца результатов, вы можете значительно улучшить читаемость своей электронной таблицы.

Используйте полосы зебры: если вы создаете электронную таблицу со множеством столбцов, читателям иногда может быть сложно сопоставить данные в правой части документа с категориями, перечисленными слева. Тонкое затенение чередующихся строк помогает глазу следить за информацией на странице.

7. Сохраняйте цвета читаемыми

Придерживайтесь темного текста на светлом фоне: это обеспечивает читаемость и лучшие результаты печати. ​​Избегайте ярких или конфликтующих цветовых схем.

Попробуйте тонкие фоновые эффекты: простое оформление фона, например, сдержанный эффект погружения, может сделать вашу электронную таблицу более визуально привлекательной. Однако будьте осторожны, чтобы не вставлять какие-либо украшения, которые могут отвлекать от данных.

8. Таблицы и диаграммы

Используйте функцию таблицы: если ваши данные требуют этого, вы можете вставить таблицы в свою электронную таблицу Excel. Это даст глазу отдохнуть от основной информации в документе. Используйте акцентный цвет, чтобы связать таблицу с остальной частью электронной таблицы.

Выравнивайте графики и таблицы: чтобы поддерживать безупречный, организованный макет, убедитесь, что все диаграммы, графики и таблицы начинаются с одной строки или столбца.

СМ.: Как скопировать формат для столбцов и строк листа Excel

9. Добавьте профессиональные штрихи

Добавьте изображение: добавление изображения, например небольшого логотипа компании, в угол электронной таблицы может придать ей профессиональный вид.

Назовите свои рабочие листы: переименуйте вкладки рабочих листов, чтобы четко описать их содержимое, обеспечивая профессиональный и организованный вид.

10. Проявляйте сдержанность.

Не переусердствуйте: не переусердствуйте со шрифтами, цветами или эффектами. Цель — профессиональная и легко читаемая электронная таблица, поэтому сохраняйте дизайн чистым и функциональным.

Каких результатов следует ожидать от профессионально оформленной электронной таблицы?

Хорошо представленные электронные таблицы повышают ясность и профессионализм, одновременно способствуя эффективности. Привлекательная электронная таблица — это не только эстетика; в конечном счете, она должна улучшать удобство использования и принятия решений.

Хорошо спроектированная электронная таблица облегчает чтение и понимание данных, сокращая количество ошибок и экономя время. Чистое форматирование, единообразный стиль и правильное выравнивание помогают пользователям быстро находить ключевую информацию, а тонкое использование цветов и шрифтов может подчеркнуть важные моменты, не перегружая пользователя.

Для людей, создающих отличные таблицы, выигрыш стоит усилий. Великолепно выглядящая таблица может оставить сильное впечатление, демонстрируя ваше внимание к деталям, одновременно упрощая передачу идей и эффективное вовлечение коллег, клиентов или заинтересованных сторон.